Postavi, razumij, nastavi raditi.

Za račun Microsoft 365 ili Outlook koristiš izravnu prijavu kod Microsofta. Kod ostalih domena Buchlio provjerava standardizirane profile za automatsku konfiguraciju i DNS SRV zapise. Outlook uz to poznaje vlastite profile pružatelja; ako za tvoju domenu nema javnih podataka, podatke o poslužitelju svog pružatelja hostinga jednom uneseš ručno. To ne znači da je tvoj sandučić neispravan.

Preuzmi podatak svog pružatelja: izravni TLS pristup često se koristi s priključkom 465, STARTTLS najčešće s priključkom 587. Za IMAP Buchlio koristi šifrirani TLS, obično na priključku 993. Nešifrirane veze ne prihvaćaju se.

Najprije provjeri korisničko ime, poslužitelj i priključak. Uz uključenu dvofaktorsku prijavu može biti potrebna lozinka aplikacije. Za IMAP i SMTP Gmail uvijek traži lozinku aplikacije umjesto lozinke tvog Google računa; ne treba je samo račun koji je već povezan prijavom putem Googlea. Kod Google Workspacea administracija je možda blokirala IMAP ili lozinke aplikacija. Microsoft 365 i Outlook povezuješ izravnom prijavom kod pružatelja; uobičajena lozinka nije dovoljna kad je Modern Auth obavezan.

Konfiguracija računa, odabrane mape, lozinke i tokeni za prijavu nalaze se šifrirani u datoteci u konfiguracijskoj mapi aplikacije; ključ za njih čuva privjesak ključeva sustava. Ništa od toga ne zapisuje se u Cloud-Vault ni u sigurnosne kopije. Spremljenu lozinku Buchlio koristi samo za poslužitelj za koji je unesena; ako promijeniš poslužitelj, priključak ili šifriranje, Buchlio je ponovno traži. Poruke i privici provjeravaju se lokalno; pristupni podaci ne pripadaju ni u dijagnostičke zapise ni u upite podršci.

U privjesku ključeva sustava nalazi se ključ kojim Buchlio šifrira tvoje pristupne podatke. Budući da Buchlio ondje čita samo taj jedan unos, sustav pita najviše jednom umjesto za svaki račun. Ako prekineš ili odbiješ, Buchlio pauzira automatske provjere i prikazuje „Računi e-pošte su zaključani”. Tek „Otključaj račune e-pošte” u Postavkama ponovno pokušava pristup.

Bez prijave novi radni prostor pozdravlja te s „Dobro došli u Buchlio”: „Najprije razgledaj” otvara ga samo za čitanje, a „Prijavi se i isprobaj 7 dana besplatno” vodi do prijave pod Postavke › Korisnički račun i pretplata. Prijava se odvija u pregledniku; ondje usporediš kôd s onim u aplikaciji. Zatim sklapaš pretplatu; ona počinje sa 7 dana probnog razdoblja. S pristupom za pisanje „Postavi Buchlio” u pet koraka vodi kroz „Tvoje poduzeće”, „Tvoji porezi” s poreznim modelom te Ist-Versteuerung (PDV nastaje primitkom plaćanja) ili Soll-Versteuerung (PDV nastaje kad je isporuka obavljena), „Tvoji računi” s rokom plaćanja i logotipom te „Porezni savjetnik”: ako radiš s poreznim savjetnikom koji koristi DATEV, ondje unosiš Beraternummer (DATEV-ov broj poreznog savjetnika) i Mandantennummer (DATEV-ov broj klijenta) i kontni plan te po želji preuzimaš DATEV-ovu standardnu dodjelu; na kraju „Sve je spremno” daje sažetak. „Dalje” sprema svaki korak, a „Postavi kasnije” završava postavljanje; dok još ne postoji profil računa, ponovno ga pokrećeš pod Postavke › Računi i porezi s „Pokreni postavljanje”. Nakon toga Inbox prikazuje „Sljedeći koraci”: poveži račun e-pošte, poveži još jedan uređaj, izradi prvu sigurnosnu kopiju i, ako imaš poreznog savjetnika, unesi njegove DATEV podatke. Obavljeno nestaje, a karticu možeš sakriti. Zatim pod Postavke › Računi i porezi u pregledu provjeri pošiljatelja, bankovne podatke, porezni tretman, tekstove i dizajn računa. Podaci aplikacije i originali prema zadanim postavkama nalaze se u Dokumenti / Buchlio; drugo mjesto spremanja ili Cloud-Vault odabireš samo ti. Ako usluga u oblaku sinkronizira tvoju mapu Dokumenti, Buchlio pri prvom pokretanju pita za mjesto i predlaže lokalnu mapu.

Inbox se zove „Treba obaviti” i navodi svaki dokument s otvorenim zadacima, najhitnije prvo: sukobi plaćanja, arhivirani računi (Rechnung) od dana dospijeća, otvoreni povrati, dospjele rate, vlastiti računi u kašnjenju, plaćanja bez poreznog tretmana ili vrijednosti u EUR, neposlani računi, knjižna odobrenja (Gutschrift) i storna te novi dokumenti za provjeru. Gumb u retku obavlja najvažniji zadatak, primjerice „Evidentiraj plaćanje”, „Provjeri: 1. opomena” ili „Pošalji”; ostali se nalaze u izborniku „…”. Filtri Sve, Plaćanja, Porez, Slanje i Provjera sužavaju popis. Pod Slanje „Označi sve kao poslano” nakon potvrde označava sve navedene dokumente koji su poslani drugim putem; Buchlio pritom ništa ne šalje. Iznad popisa nalaze se sukobi sinkronizacije, dospjeli računi iz serije i dokumenti ponavljajućih troškova iz posljednja dva mjeseca koji nedostaju, svaki sa svojom radnjom poput „Dostavi dokument naknadno”; broj uz Inbox i njih uračunava. Dokument u sukobu sinkronizacije pojavljuje se samo ondje dok ga ne riješiš s „Provjeri sukobe”. Bez pristupa za pisanje zadaci ostaju vidljivi, ali njihove radnje ne.

Na Macu u Inboxu odabireš „Odaberi dokumente”: datoteke, ZIP arhive i mape mogu se pomiješati u jednom odabiru. U sustavu Windows „Odaberi dokumente” prihvaća datoteke i ZIP arhive, a „Odaberi mapu” cijele mape. Na pametnom telefonu odabireš „Snimi fotografiju”, „Iz galerije” ili „Datoteke / ZIP”. Fotografiju obrezuješ pod „Provjera dokumenta” izravno na slici: povuci kutne točke i rubove okvira, a ono izvan njega se zatamnjuje. Sa „Stranica” snimaš dodatne stranice, a „Preuzmi sken” izrađuje dokument. Na računalu datoteke i mape možeš povući i izravno u prozor, kao i privitke iz aplikacija Apple Mail ili Outlook. Cijela e-poruka iz Apple Maila sama postaje dokument i prikazuje svoj tekst; njezine privitke Buchlio pritom ne izdvaja. Podržani su PDF-ovi, slike, i HEIC, XML e-računi (E-Rechnung) i spremljene e-poruke (.eml). XRechnung kao UBL/CII te ugrađeni ZUGFeRD ili Factur-X podaci čitaju se strukturirano. U dokumentu provjeravaš prijedloge u skupinama Dokument, Iznos i porez, Knjiženje i Plaćanje te odlučuješ o dodjeli dobavljača; datum ili razdoblje isporuke nalaze se ispod datuma računa; ako ih dokument ne navodi, polje prikazuje datum računa. Tek „Spremi i arhiviraj” potvrđuje dokument. Original ostaje sačuvan nepromijenjen.

Račun iz restorana ili hotela često sadrži iznose po 7 % i 19 %. U dokumentu odaberi „Više poreznih stopa” i unesi bruto iznos po stopi; Buchlio izračunava neto iznos i porez po stopi i pokazuje što još nedostaje do ukupne cijene. Prepoznavanje teksta predlaže raspodjelu iz porezne tablice dokumenta, a e-računi (E-Rechnung) je donose sa sobom. U DATEV skupu knjiženja svaka je stopa u zasebnom retku.

Ako je dokument, primjerice bankovna naknada ili parkirna karta, evidentiran bez datoteke, otvori ga i odaberi „Naknadno dodaj original”; na pametnom telefonu dokument možeš i fotografirati, a na računalu datoteku povući na prozor. Buchlio original sprema nepromijenjen i sinkronizira ga s tvojim uređajima. Evidentirane vrijednosti ostaju, a postojeći original nikad se ne zamjenjuje.

Pokreni „Izradi račun” i preuzmi kupca, proizvode i usluge iz matičnih podataka ili ih unesi iznova. Pod „Kontakt osoba (neobavezno)” navodiš osobu koja se u polju adrese pojavljuje ispod tvrtke. U pregledu uživo provjeri datum, rok plaćanja, stavke, porezni tretman i tekstove; na mobitelu „Pregled” u zaglavlju dijaloga prebacuje između podataka i pregleda. Ako je tvoj IBAN u profilu računa, račun u EUR nosi GiroCode s iznosom za plaćanje. Broj računa Buchlio dodjeljuje pri izdavanju, a može se sortirati po vremenu, primjerice 261006-1430-K3M9; skice ga još nemaju. Uz potpune podatke izdani PDF ujedno je ZUGFeRD/Factur-X e-račun (E-Rechnung). On ostaje nepromijenjeni original: e-poruka, „Spremi PDF” i izvozi koriste upravo tu datoteku.

Izdani računi (Rechnung) ostaju nepromijenjeni. Ako nešto nije u redu, primjerice primatelj, u izborniku „…” računa odaberi „Ispravi račun”: nakon potvrde Buchlio izdaje storno račun (Stornorechnung) i otvara kopiju kao novu skicu, koja pri izdavanju dobiva novi broj. Storno račun šalješ primatelju izvornog računa. Djelomični iznos ispravljaš knjižnim odobrenjem (Gutschrift): u izborniku „…” računa odaberi „Izradi knjižno odobrenje”. Buchlio otvara kopiju kao knjižno odobrenje koje se poziva na račun; ostavi samo stavke koje treba odobriti ili ih promijeni na iznos koji treba odobriti. Nikad poslan testni ili pogrešni unos uklanjaš u izborniku „…” s „Ukloni testni/pogrešni unos”.

Pod Ponude izradi novu ponudu (Angebot) i provjeri je u pregledu. Nakon izdavanja ostaje nepromijenjena; šalješ je e-poštom kao i račun (Rechnung). Ako tvoj kupac prihvati, zabilježiš prihvaćanje s datumom i izradiš potvrdu narudžbe (Auftragsbestätigung). U njoj možeš prekrižiti stavke ili smanjiti količine. „Izradi račun” zatim preuzima još otvorene količine u skicu računa. Na vrhu prikaza Ponude pod „Bez odluke” piše koje poslane ponude još čekaju odgovor i kada im ističe valjanost. Ponudu premještaš u koš za smeće putem „…” ili u samoj ponudi; prihvaćena ponuda i ponuda s potvrdom narudžbe ili računom ostaju sačuvane.

Račune (Rechnung), knjižna odobrenja (Gutschrift) i storno račune (Stornorechnung) Buchlio izdaje kao e-račun (E-Rechnung) čim su podaci potpuni. Potrebni su, među ostalim, zemlja pošiljatelja i primatelja kao kôd ili naziv, primjerice DE ili Njemačka, kod računa tvoj IBAN, a kod Reverse Charge (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja, § 13b UStG) ili isporuke dobara unutar EU (Innergemeinschaftliche Lieferung) USt-IdNr. (PDV identifikacijski broj za poslovanje unutar EU) obiju strana. Za ugrađenu datoteku XRechnung dodatno su potrebni adresa e-pošte i telefonski broj pošiljatelja, adresa e-pošte primatelja te Leitweg-ID (identifikator usmjeravanja koji javni naručitelji traže na e-računima) ili referenca narudžbe. Ako nešto nedostaje, Buchlio navodi taj podatak već prije izdavanja; bez njega nastaje običan PDF. Primatelju s Leitweg-ID-om račun izdaješ tek kad je datoteka XRechnung potpuna.

Za usluge odabireš porezni tretman „Reverse Charge” (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja), a za isporuke robe „Isporuka dobara unutar EU” – robu u inozemstvo Buchlio ne prihvaća kao Reverse Charge. Oba slučaja trebaju tvoj USt-IdNr. (PDV identifikacijski broj za poslovanje unutar EU) i USt-IdNr. tvog kupca. Kod isporuke dobara unutar EU (Innergemeinschaftliche Lieferung) Buchlio ispisuje zakonsku napomenu o oslobođenju od poreza i označava e-račun (E-Rechnung) kategorijom K; u Voranmeldung (prethodna prijava PDV-a, podnosi se mjesečno ili tromjesečno u ELSTER-u) promet je u Kz 41 (Kennzahl: numerirano polje na poreznom obrascu u ELSTER-u).

U skici računa aktiviraj područje Ponavljajuće i odaberi Mjesečno, Tromjesečno ili Godišnje te sljedeći termin. Ako serija počinje tek kasnije, primjerice s idućom obračunskom godinom nekog kupca, postavi datum računa na taj dan i spremi skicu: tog dana Buchlio podsjeća da je izdaš. Buchlio prepoznaje dospjele termine pri pokretanju aplikacije i tijekom korištenja te u Inboxu prikazuje „Račun iz serije dospijeva” s „Otvori skicu”. Izdavanje i slanje ostaju tvoja odluka; Buchlio ništa ne šalje automatski.

Neposlani računi (Rechnung) nalaze se u Inboxu pod filtrom Slanje. Odaberi „Pošalji”, provjeri primatelja, pošiljatelja, predmet i poruku i potvrdi slanje; izdani PDF Buchlio prilaže sam. Hoće li obraćanje navoditi tvrtku ili kontakt osobu, određuješ u profilu računa pod Predlošci e-poruka s „Obraćanje u e-porukama”; ono vrijedi i za podsjetnike za plaćanje (Zahlungserinnerung) i opomene (Mahnung). Račune već poslane izvan aplikacije Buchlio označavaš u izborniku „…” s „Označi kao poslano”, a više njih odjednom pod filtrom Slanje s „Označi sve kao poslano”. Pod Slanje i primanje vidiš svako slanje s primateljem i načinom slanja. Kad Buchlio preuzima poštu iz sandučića putem kojeg šalješ, javlja e-poruku vraćenu kao nedostavljivu, a račun se ponovno nalazi pod Slanje; odgovor tvog kupca ondje se pojavljuje sa svojim datumom.

Pod Slanje i primanje › Poslano nalazi se zapisnik slanja: svako slanje u odabranoj godini s primateljem i načinom slanja, primjerice putem SMTP-a ili Gmaila, i dokumenti označeni kao poslani. Uz to stoji njegovo stanje: „Poslano”, „Odgovor …” ili „Nedostavljivo” s porukom poslužitelja e-pošte. Pod Primljeno za svaki sandučić vidiš kada je Buchlio posljednji put provjeravao i koliko je poruka preuzeo; „Preuzmi sada” provjerava odmah. Zapisnik preuzimanja navodi e-poruke koje su na ovom uređaju donijele dokumente te prepoznate vraćene poruke i odgovore. „Upravljaj računima” vodi do tvojih računa e-pošte.

U profilu računa pod „Dizajn e-poruke” određuješ kako stižu izravno poslane e-poruke: kao HTML e-poruka s tvojim logotipom gore i potpisom dolje s imenom, adresom, telefonom, e-poštom i web-stranicom. Naglasna boja profila, ista kao na tvojim računima (Rechnung), uokviruje e-poruku i boji pozadinu i poveznice. Steuernummer (porezni broj koji porezni ured dodjeljuje poslovanju) i USt-IdNr. (PDV identifikacijski broj za poslovanje unutar EU) te bankovne podatke dodaješ kvačicom, a font biraš između Moderno, Klasično i Neutralno. Pod „Obavezni podaci u potpisu” unosiš ono što GmbH, UG i upisani trgovci moraju navoditi u poslovnim e-porukama, primjerice registarski sud, registarski broj i upravu. Pregled odmah prikazuje rezultat, a prije svakog slanja pod „Ovako e-poruka stiže” vidiš točno što primatelj dobiva. Logotip je u samoj e-poruci, pri otvaranju se ništa ne učitava naknadno. Ako e-poruku umjesto toga pripremaš u svojoj aplikaciji za e-poštu, Buchlio potpis prilaže kao tekst.

Ako Buchlio pod Matični podaci pronađe dvostruko izrađene unose, navodi ih iznad popisa kao moguće duplikate. „Usporedi i spoji …” prikazuje oba unosa jedan pored drugoga: koji ostaje, koji se arhivira, kada su izrađeni i sve podatke. Odstupajući podaci su označeni; vrijede oni iz unosa koji ostaje, prazne Buchlio dopunjuje iz arhiviranog, a kod poslovnih partnera spaja uloge. „Zadrži drugi unos” zamjenjuje strane; na mobitelu svaki podatak stoji iznad svojih dviju vrijednosti. „Spoji” arhivira drugi unos. Postojeći računi (Rechnung) i dokumenti ostaju nepromijenjeni, a arhivirani unos može se vratiti iz arhive.

Potpuno plaćanje evidentiraš izravno na dokumentu putem „U potpunosti plaćeno dana”. Za djelomična plaćanja, financiranje ili predujam otvaraš „Evidentiraj djelomično plaćanje ili financiranje”; u dijalogu „Plaćanja” sve unose spremaš zajedno. Iz toga Buchlio izvodi status otvoreno, djelomično plaćeno i plaćeno; sam datum računa nije dokaz plaćanja.

U dijalogu „Plaćanja” odaberi financiranje i unesi financijera, financirani iznos, dan na koji financijer plaća trgovcu (najčešće datum kupnje), broj rata i mjesečnu ratu ili ukupnu otplatu prema ugovoru, po želji i „Datum prve rate”. Račun (Rechnung) se smatra plaćenim od isplate. U istom dijalogu Buchlio prikazuje plan otplate s dospijećima i kamatnim dijelovima; sljedeću ratu evidentiraš s „Evidentiraj kao plaćeno”, a više dospjelih rata i skupno. Dospjele rate nalaze se osim toga pod „Treba obaviti” i u Dospijećima, svaka jednom i kao obavijest; „Evidentiraj ratu” otvara obrazac s datumom, iznosom i kamatnim dijelom rate, a sprema se tek kad potvrdiš. Pri usklađivanju bankovnog izvoda Buchlio terećenja financijera predlaže kao dospjelu ratu. Izvanrednu otplatu evidentiraš s „Izvanredna otplata (nije redovna rata)”: otvorene rate tada dijele ostatak ugovora; ako financijer ponovno izračuna, ugovor prilagođavaš pod „Uredi ugovor”. Kao izdatak računaju se samo plaćene kamate, a otplata glavnice smanjuje preostali dug.

Izvorni iznos računa ostaje sačuvan. Za svako plaćanje potvrđuješ stvarno plaćeni iznos u EUR; Buchlio za to predlaže referentni tečaj ESB-a na dan plaćanja. Ako račun (Rechnung) iskazuje njemački PDV (Umsatzsteuer), i kod Reverse Charge (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja), Buchlio treba njegovu vrijednost u EUR: preuzetu s računa ili s „Koristi BMF-Monatskurs” (službeni mjesečni tečaj za PDV koji objavljuje Savezno ministarstvo financija) iz mjesečnog prosjeka za mjesec isporuke. Vlastiti računi u stranoj valuti traže tu vrijednost prije izdavanja.

U računovodstvenom profilu uz zadani bankovni račun unosiš i druge račune za plaćanje, primjerice PayPal, svaki s vlastitim DATEV kontom. Pri evidentiranju plaćanja pod „Plaćeno putem” odabireš odgovarajući račun; DATEV skup knjiženja tada knjiži plaćanje na njega.

U Inboxu odaberi cijelu mapu ili ZIP arhivu do 200 MB – na Macu s „Odaberi dokumente”, u sustavu Windows s „Odaberi mapu” odnosno „Odaberi dokumente” – ili povuci mapu u prozor. Buchlio te s „Dokument x od y” vodi redom kroz dokumente: „Arhiviraj i dalje” potvrđuje trenutačni dokument i otvara sljedeći, a „Spremi i dalje” ostavlja ga za provjeru. Već postojeće datoteke Buchlio prepoznaje kao duplikat.

Područje Dospijeća objedinjuje otvorene ulazne račune koje moraš platiti, sljedeću ratu svakog tekućeg financiranja i izlazne račune u kašnjenju. Već potvrđena djelomična plaćanja odbijaju se od otvorenog iznosa. Arhivirani računi (Rechnung) od dana dospijeća, dospjele rate i vlastiti računi u kašnjenju nalaze se osim toga u Inboxu pod „Treba obaviti”. Ispod toga „Uskoro” pokazuje što te čeka u sljedećih 14 dana: poslani računi koji tada dospijevaju, sljedeći stupanj opomene i novi računi iz tvojih serija; slijede ponavljajući troškovi.

Pod Dospijeća › Ponavljajući troškovi Buchlio prikazuje izdatke koje dobavljač naplaćuje tjedno, mjesečno, tromjesečno ili godišnje, sa sljedećim očekivanim terminom i približnim iznosom po mjesecu. Ako za neki termin ove ili prošle godine nedostaje dokument, uz njega piše „Nedostaje dokument” s mjesecom; dokumenti koji nedostaju za posljednja dva mjeseca nalaze se osim toga kao zadatak u Inboxu. Klik na niz, odnosno u Inboxu na „Dostavi dokument naknadno”, otvara prozor za naknadnu predaju: odaberi datoteku, povuci je na prozor ili fotografiraj dokument, kao u Inboxu. Ako za neki termin ne stigne račun (Rechnung), primjerice zato što dobavljač ispod svog minimalnog iznosa ne obračunava, ondje odaberi „Dokument nije potreban”; „Ponovno prikaži kao nedostajuće” to poništava. Putem „…” otvaraš posljednji račun ili označavaš niz kao otkazan; otkazani nizovi nalaze se sažeti ispod, dok ih novi dokument ponovno ne uključi. Obje oznake vrijede na svim tvojim uređajima. Buchlio prepoznaje niz od tri dokumenta istog dobavljača u istom ritmu, a kod gotovo jednakih dokumenata ili onih označenih kao „Redovito se ponavlja” već od dva. Male razlike u nazivu, iznosu ili danu ne smetaju. Ako se dobavljač odjednom zove sasvim drukčije, dodijeli njegove dokumente istom poslovnom partneru. Ako izostanu tri termina bez otkaza, niz se smatra završenim.

U profilu računa odredi svoj plan opomena: nakon koliko dana dospijevaju podsjetnik za plaćanje (Zahlungserinnerung), 1. i 2. opomena (Mahnung) te koji troškovi vrijede. Dospijeća, Inbox i obavijesti tada pokazuju koji dopis dospijeva za izlazni račun u kašnjenju i otvaraju ga unaprijed popunjen. Kod poslovnih kupaca u zakašnjenju Buchlio uračunava kamate od 9 postotnih bodova iznad osnovne kamatne stope (§ 288 Abs. 2 BGB) i umjesto troška opomene (Mahngebühr) paušal od 40 €, a kod privatnih kupaca 5 postotnih bodova; dopis prikazuje izračun. Kod poslovnih kupaca zakašnjenje počinje najkasnije 30 dana nakon dospijeća i zaprimanja računa (Rechnung; § 286 Abs. 3 BGB); ako se račun vratio kao nedostavljiv, računa se tek kasnija dostava. Provjeri primatelja, pošiljatelja, rok i iznose. Buchlio prilaže izvorni račun i šalje tek nakon tvoje izričite potvrde putem odabranog vlastitog računa e-pošte; automatski ne šalje ništa. Ako tvoj kupac plati iznos iz opomene, evidentiraš ga kao jedno plaćanje – i pri usklađivanju bankovnog izvoda: Buchlio knjiži račun kao plaćen, a zatezne kamate (Verzugszinsen), paušal i trošak opomene kao zaseban primitak koji ne podliježe oporezivanju (Anlage EÜR – obrazac za utvrđivanje dobiti kao razlike primitaka i izdataka, prilaže se poreznoj prijavi – Kz 103; Kennzahl: numerirano polje na poreznom obrascu u ELSTER-u; bez PDV-a (Umsatzsteuer)).

U internetskom bankarstvu izvezi transakcije kao CAMT (XML, i kao ZIP) ili CSV i u Dospijećima odaberi „Uskladi bankovni izvod”. Buchlio datoteku čita samo na tvom uređaju i ne sprema je. Za svaku knjiženu transakciju u eurima predlaže odgovarajući otvoreni dokument (broj računa, iznos, ime, datum) i prepoznaje već evidentirana plaćanja. Terećenja tvog financijera predlaže kao najstariju otvorenu ratu financiranja („Rata 4 od 12 · Financijer”) i preuzima ih kao otplatu glavnice s kamatnim dijelom iz plana otplate. Prijedloge preuzmi pojedinačno ili sve sigurne odjednom, ili transakcije dodijeli ručno. Ako tvoja banka nudi CAMT, to je najpouzdaniji put; CSV Buchlio prepoznaje po retku zaglavlja.

Godišnje izvješće pod „Umsatzsteuer-Voranmeldung (priprema)” (prethodna prijava PDV-a, podnosi se mjesečno ili tromjesečno u ELSTER-u) po mjesecu ili tromjesečju prikazuje Kennzahlen (numerirana polja na poreznom obrascu u ELSTER-u) obrasca s poreznom osnovicom, porezom i obvezom plaćanja ili viškom za povrat (Kz 83). PDV (Umsatzsteuer) se računa onako kako oporezivanje postaviš u računovodstvenom profilu: kod Ist-Versteuerung s primitkom plaćanja, kod Soll-Versteuerung u mjesecu isporuke, i kad nije plaćeno. Pretporez (Vorsteuer) se računa čim postoje račun (Rechnung) i isporuka, i prije plaćanja; Reverse Charge (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja) se računa s isporukom odnosno računom, i kad nije plaćeno. Za isporuke dobara unutar EU (Innergemeinschaftliche Lieferung; Kz 41) i usluge poduzećima u drugim zemljama EU (Kz 21) Buchlio navodi Zusammenfassende Meldung (zbirna prijava isporuka i usluga poduzetnicima u drugim zemljama EU) po USt-IdNr. (PDV identifikacijski broj za poslovanje unutar EU) u punim eurima, s L za isporuke i S za ostale usluge; isporuke se računaju u mjesecu svog računa, najranije s isporukom i najkasnije u mjesecu nakon nje, a usluge u mjesecu svog izvršenja – plaćene ili ne. Računovodstveni paket sadrži je kao CSV za uvoz u Mein ELSTER. Kao Kleinunternehmer (oslobođenje od PDV-a za male poduzetnike, § 19 UStG: bez PDV-a na računima, bez odbitka pretporeza) ne podnosiš Zusammenfassende Meldung. Ono što se ne može jednoznačno dodijeliti navedeno je uz to kao napomena. Vrijednosti u Mein ELSTER prenosiš osobno; „Računovodstveni paket …” pokraj odabira razdoblja izrađuje paket za to razdoblje.

U Financijama odaberi „Evidentiraj plaćanje poreza” i navedi porez, razdoblje i iznos, a kod PDV-a (Umsatzsteuer) i Dauerfristverlängerung (trajno produljenje roka za prethodnu prijavu PDV-a za jedan mjesec) i izravno terećenje. Plaćanja i povrati ne računaju se ni kao primitak ni kao izdatak. PDV se u Anlage EÜR (obrazac za utvrđivanje dobiti kao razlike primitaka i izdataka, prilaže se poreznoj prijavi) nalazi u Kz 186 odnosno 141 (Kennzahl: numerirano polje na poreznom obrascu u ELSTER-u); predujam za mjesec ili tromjesečje do kraja Wirtschaftsjahra (poslovna godina) koji dospijeva i plaćen je najkasnije deset dana nakon toga – kod kalendarske godine do 10. siječnja – računa se u prethodnom Wirtschaftsjahru (§ 11 Abs. 2 S. 2 EStG). Gewerbesteuer (općinski porez na zaradu od obrta) nije odbitan, a porez na dohodak ostaje privatan; oba umanjuju procijenjenu poreznu rezervu. Dokument koji je već evidentiran kao izdatak u dokumentu prebacuješ na vrstu dokumenta „Plaćanje poreza”.

Otvori izdatak, primjerice za laptop, i odaberi „Amortiziraj kao dugotrajnu imovinu”. Buchlio za svaku kategoriju imovine predlaže vijek uporabe, primjerice jednu godinu za računala i softver. Do 800 € neto imovina se kao GWG (imovina male vrijednosti, u cijelosti se odbija u godini nabave) u cijelosti računa u godini nabave – osim računalne opreme poput monitora ili pisača, koja se ne može koristiti bez računala i s vijekom uporabe od jedne godine također se u cijelosti računa u godini nabave –, a inače linearno od mjeseca nabave. Ako je imovina otuđena, unosiš datum i po potrebi račun o prodaji. Godišnje izvješće prikazuje amortizaciju, a godišnji paket popis imovine; AfA (amortizacija imovine tijekom vijeka uporabe) knjiži tvoj porezni savjetnik u svom knjigovodstvu dugotrajne imovine. Skupne stavke i degresivnu AfA Buchlio ne obuhvaća. Za nabave od srpnja 2025. do kraja 2027. Buchlio upozorava na degresivnu AfA, da je prije prve porezne prijave odabereš sa svojim poreznim savjetnikom.

Privatni udio mješovitih troškova poput mobitela ili interneta unosiš u dokumentu: samo se poslovni dio računa kao izdatak i samo na njega otpada odbitni pretporez (Vorsteuer) – i kod pretplata kod pružatelja iz EU uz Reverse Charge (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja). Paušale bez dokumenta – rad od kuće (Homeoffice), prehranu na putovanjima, vožnje privatnim automobilom i do prvog mjesta rada – evidentiraš u godišnjem izvješću pod „Godišnji podaci”.

Ako službeno vozilo koristiš i privatno, unosiš ga u godišnjem izvješću pod „Godišnji podaci” – jedno vozilo po godini. Buchlio privatnu uporabu računa prema pravilu 1 % s ograničenjem na stvarne troškove ili prema tvojoj knjizi vožnji, knjiži je mjesec po mjesec s PDV-om (Umsatzsteuer) i prikazuje je u dobiti, prijavi Umsatzsteuer-Voranmeldung (prethodna prijava PDV-a, podnosi se mjesečno ili tromjesečno u ELSTER-u) i obrascu Anlage EÜR (obrazac za utvrđivanje dobiti kao razlike primitaka i izdataka, prilaže se poreznoj prijavi; Kz 106 – Kennzahl: numerirano polje na poreznom obrascu u ELSTER-u) – kod električnih i hibridnih automobila s polovicom ili četvrtinom kataloške cijene. Pravilo 1 % pretpostavlja više od 50 % poslovne uporabe. Ako si Kleinunternehmer (oslobođenje od PDV-a za male poduzetnike, § 19 UStG: bez PDV-a na računima, bez odbitka pretporeza), na privatnu uporabu ne nastaje PDV. Troškove vozila evidentiraš u kategorijama „Leasing vozila”, „Porez i osiguranje vozila” i „Tekući troškovi vozila”. Dokumenti za vozilo nemaju vlastiti privatni udio; privatna uporaba računa se samo putem službenog vozila u godišnjim podacima. Za ograničenje na stvarne troškove računaju se samo troškovi u te tri kategorije te amortizacija i kamate za „Imovina: osobni automobil”.

U dokumentu odaberi kategoriju „Poslovni pokloni” i pod „Primatelji poklona” unesi jednu osobu po retku. Buchlio ravnomjerno raspoređuje iznos i poklone (Geschenke) do 50 € po osobi i Wirtschaftsjahru (poslovna godina) iskazuje u Anlage EÜR (obrazac za utvrđivanje dobiti kao razlike primitaka i izdataka, prilaže se poreznoj prijavi) u Kz 174 (Kennzahl: numerirano polje na poreznom obrascu u ELSTER-u), a iznad toga zajedno s neodbitnim pretporezom (Vorsteuer) u Kz 164. Za pretporez se granica računa po kalendarskoj godini.

U godišnjem izvješću „Računovodstveni paket” otvara provjeru. Odaberi godinu, tromjesečje ili mjesec; Buchlio navodi što treba riješiti prije izvoza i izrađuje ZIP datoteku s DATEV skupom knjiženja, prijavom Umsatzsteuer-Voranmeldung (prethodna prijava PDV-a, podnosi se mjesečno ili tromjesečno u ELSTER-u), izvješćem o provjeri i originalnim dokumentima, a u godišnjem paketu dodatno s pripremom za Anlage EÜR (obrazac za utvrđivanje dobiti kao razlike primitaka i izdataka, prilaže se poreznoj prijavi) i popisom imovine. Pod „Dosadašnji izvozi” vidiš ranije izvoze s ovog uređaja; Buchlio upozorava ako je neko razdoblje već izvezeno nepromijenjeno ili se od tada promijenilo, jer ponovni uvoz u DATEV-u izrađuje drugi skup.

U aplikaciji otvori Podrška i odaberi Prijavi pogrešku ili Predloži funkciju. Kod pogreške možeš nakon prethodne provjere dobrovoljno priložiti očišćene dijagnostičke podatke i podatke o uređaju. Pristupni podaci i sadržaji dokumenata ne prilažu se automatski. Možeš pisati na svom jeziku; odgovor ćeš dobiti na istom jeziku.

Područje Podrška sadrži kratke upute za najvažnije postupke. Za teme poput poslužitelja e-pošte ili lozinki aplikacija možeš dodatno otvoriti ovu pomoć u pregledniku.

Buchlio sve najprije sprema lokalno u tvoj vidljivi radni prostor. Cloud-Vault povezuješ samo ti. Originali ostaju nepromijenjeni, dok se sadržajne promjene spajaju između tvojih uređaja na temelju verzija.

Pod Postavke › Pohrana i sinkronizacija odaberi iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV ili mapu koju sinkroniziraš. Pri prvom povezivanju odlučuješ hoće li Buchlio otvoriti postojeći Vault ili preuzeti trenutačni radni prostor. Odstupajuće verzije dokumenta ili njegovih plaćanja prikazuju se i ne prepisuju se tiho; postavke koje promijeniš na dva uređaja Buchlio spaja po postavci. Buchlio sinkronizira u pozadini; ako dodirneš „Cloud-Vault · uživo” gore na traci, odmah sinkronizira. Pri povezivanju, sinkroniziranju, premještanju ili odspajanju kartica Cloud-Vault pokazuje što se upravo događa. Prva sinkronizacija povezanog Vaulta najprije pokazuje da Vault popisuje svoje datoteke, a zatim traku napretka s pročitanim datotekama tvojih drugih uređaja; Buchlio se za to vrijeme može koristiti.

Pod Postavke › Podaci i sigurnosne kopije „Izradi sigurnosnu kopiju” izrađuje ZIP datoteku s podacima aplikacije i originalima na mjestu koje odabereš. „Vrati” provjerava sigurnosnu kopiju i najprije prikazuje pregled; prije preuzimanja Buchlio izrađuje zaštitnu sigurnosnu kopiju trenutačnog stanja. Ako originali nedostaju u radnom prostoru ili u sigurnosnoj kopiji, pregled navodi pogođene dokumente, a „Ipak vrati” preuzima ih bez tih originala; zaštitna sigurnosna kopija sadrži svaki postojeći original. U dokumentu „Ponovno dodaj original” ponovno dodaje istu datoteku, a povezani Vault isporučuje je pri sljedećoj sinkronizaciji. Vraćanje prekida vezu s oblakom, koju nakon toga ponovno povezuješ; računi e-pošte i ostali pristupni podaci nisu dio sigurnosne kopije. Izrada i vraćanje sigurnosnih kopija mogući su i bez prijave ili aktivne pretplate. Važne sigurnosne kopije dodatno čuvaj na zasebnom mjestu.

Ako Buchlio pri pokretanju ne pronađe radni prostor, primjerice zato što je mapa premještena ili je usluga u oblaku još nije isporučila, prikazuje „Buchlio nije moguće pokrenuti” s razlogom. „Pokušaj ponovno” ponovno pokreće čim je mapa ponovno dostupna. Na računalu „Odaberi mapu” otvara radni prostor na njegovom novom mjestu. „Vrati iz sigurnosne kopije” iznova ga izrađuje iz datoteke sigurnosne kopije, na računalu po želji s „Odaberi drugu mapu” u praznoj mapi.

Ako Buchlio javi „Drugi uređaj koristi noviji format aplikacije Buchlio”, ažuriraj Buchlio na ovom uređaju. Ako je ažuriranje za ovaj uređaj već objavljeno, Buchlio ga traži porukom „Potrebno ažuriranje aplikacije”: do instalacije mogući su samo pregled, izvoz i sigurnosna kopija. Ako još nije dostupno, primjerice tijekom pregleda u App Storeu, možeš nastaviti uređivati; Buchlio do tada ništa ne preuzima iz Vaulta i ništa ne šalje u njega. Nakon ažuriranja sinkronizacija se nastavlja sama od sebe. Ako Buchlio javi drugu verziju nekog unosa u Vaultu, ne uređuj datoteke u mapi Vaulta i u aplikaciji slijedi upute „Sinkronizacija zaustavljena: druga verzija u Vaultu” pod Podrška.

Za hitne ispravke Buchlio može zadati minimalnu verziju. Starije verzije tada su samo za čitanje dok ne ažuriraš: podaci, izvješća, izvozi i sigurnosne kopije ostaju dostupni, a promjene i sinkronizacija pauziraju. „Ažuriraj sada” u verzijama iz trgovina aplikacija vodi u trgovinu, a u verziji s web-stranice do ažuriranja aplikacije pod Postavke › Općenito.

Novu verziju Buchlio jednom najavljuje u obavijestima, s onim što donosi; dodir na obavijest otvara ažuriranje. Verzije iz trgovina aplikacija ažurira odgovarajuća trgovina. U verziji za Mac s buchlio.de možeš i osobno provjeriti putem izbornika Buchlio › Potraži ažuriranja … ili pod Postavke › Općenito › Ažuriranja aplikacije i ondje instalirati; Buchlio prije instalacije provjerava potpis i nakon toga se ponovno pokreće. Ova verzija instalira ažuriranja samo iz mape „Aplikacije”: ako Buchlio pokreneš izravno iz preuzimanja ili iz DMG prozora, nudi da se premjesti onamo.

Ako nova verzija promijeni format spremanja, Buchlio pri prvom otvaranju automatski preuzima tvoje podatke. Prije toga Buchlio izrađuje kopiju dosadašnje baze podataka pod Sicherungen / Migrationen u tvom radnom prostoru. Stariji unosi u Vaultu čitaju se i preuzimaju pri sinkronizaciji, a da se datoteke u Vaultu ne mijenjaju.

Buchlio otvara tvoj radni prostor i bez prijave ili aktivne pretplate, tada samo za čitanje; tako aplikaciju možeš i unaprijed isprobati. Napomena ispod naslovne trake navodi razlog i s „Prijavi se” ili „Pretplati se” vodi natrag do pristupa za pisanje. Vidiš sve podatke, zadatke, preglede i izvješća, otvaraš originale, izvoziš CSV datoteke i računovodstveni paket, izrađuješ i vraćaš sigurnosne kopije, dijeliš dokumente, odspajaš račune e-pošte i oblaka, mijenjaš prikaz, instaliraš ažuriranja i dolaziš do podrške. Dodavanje, mijenjanje, brisanje, uvozi (datoteke, dijeljenje, kamera, e-pošta, bankovni izvodi), slanje e-pošte, sinkronizacija s oblakom, preuzimanje pošte iz sandučića, obavijesti o dospijeću i automatske promjene zahtijevaju prijavu i aktivnu pretplatu; u to se ubrajaju i 7-dnevno probno razdoblje i razdoblja odgode kod problema s plaćanjem. Tri dana prije kraja probnog razdoblja ili otkazane pretplate podsjeća te obavijest. Još nesinkronizirane lokalne promjene ostaju sačuvane i sinkroniziraju se nakon ponovne aktivacije. Uz pretplatu izvanmrežni dokaz potvrđuje pristup za pisanje do sedam dana bez internetske veze. „Odjavi se” odmah uklanja sesiju i izvanmrežni dokaz s tvog uređaja.

Najprije se prijavi kao i obično: kodom putem e-pošte, putem Googlea ili Applea. Zatim pod Postavke › Korisnički račun i pretplata otvori „Otvori korisnički račun u pregledniku” i pod „Prijava i sigurnost” odaberi „Dodaj pristupni ključ”; to je moguće u prvih deset minuta nakon prijave. Potvrdi s Face ID-om, otiskom prsta ili PIN-om svog uređaja. Od tada na stranici za prijavu odabireš „Prijavi se pristupnim ključem”, bez koda putem e-pošte. Ni aplikaciju za autentifikaciju Buchlio pritom ne traži, jer pristupni ključ već povezuje uređaj i Face ID, otisak prsta ili PIN. Sinkronizirani pristupni ključevi, primjerice u iCloud privjesku ključeva ili u Googleovu upravitelju zaporki, rade na svim uređajima s istim računom. Pristupni ključ uklanjaš u portalu korisničkog računa; iz svog upravitelja lozinki brišeš ga ondje osobno.

Pod Postavke › Računi e-pošte uklanjaš račun. Pristupni podaci i stanje provjere brišu se s ovog uređaja; već potvrđeni dokumenti ostaju sačuvani. Odobrenje kod pružatelja dodatno opozivaš osobno: lozinku aplikacije brišeš u sigurnosnom području svog računa e-pošte, za Gmail pod Zaporke aplikacija. Račun povezan prijavom odspajaš kod Googlea pod Veze s aplikacijama trećih strana, a kod privatnih Microsoft računa pod Dozvole aplikacija.

Pod Postavke › Pohrana i sinkronizacija odspajaš pružatelja. Tvoji lokalni podaci ostaju sačuvani, kao i podaci kod pružatelja; kod Dropboxa Buchlio pritom dodatno opoziva odobrenje. Ako ti Vault više ne treba, brišeš ga kod pružatelja: na Google Driveu nalazi se u skrivenom području aplikacije, koje u postavkama Drivea pod „Upravljanje aplikacijama” uz Buchlio uklanjaš s „Izbriši skrivene podatke aplikacije”; na Dropboxu u mapi aplikacije Buchlio; na iCloud Driveu, Nextcloudu/WebDAV-u ili u sinkroniziranoj mapi u odabranoj mapi Vaulta. Pristup aplikaciji opozivaš kod Googlea pod Veze s aplikacijama trećih strana, kod Dropboxa pod Povezane aplikacije, a kod Nextclouda brisanjem lozinke aplikacije u sigurnosnim postavkama.

Otvori partnera pod Matični podaci. Ako se na njega ne poziva nijedan dokument, račun (Rechnung) ni ponuda (Angebot), odabireš „Izbriši trajno”, primjerice kad neki kontakt zatraži brisanje svojih podataka. Buchlio ga zajedno s ranijim verzijama uklanja s ovog uređaja, iz Cloud-Vaulta i pri sljedećoj sinkronizaciji s tvojih drugih uređaja; to se ne može poništiti. Starije sigurnosne kopije i dalje ga sadrže dok ih ne izbrišeš. Ako mu pripadaju dokumenti ili računi, zbog obveze čuvanja možeš ga samo arhivirati; uređivač tada navodi razlog.

Pod Postavke › Korisnički račun i pretplata odaberi „Izbriši korisnički račun”; portal korisničkog računa otvara se izravno na brisanju. Ako je tvoja prijava ondje starija od deset minuta, ponovno se prijaviš, a nakon toga se brisanje ponovno otvara. Pretplata s web-stranice pritom se odmah otkazuje; pretplate kod Applea i Googlea otkazuješ zasebno u odgovarajućoj trgovini. Brisanje korisničkog računa ne briše ni tvoj lokalni radni prostor ni tvoj Cloud-Vault.

Prije toga uzmi u obzir zakonske rokove čuvanja računa (Rechnung) i dokumenata. Tvoji se podaci nalaze u radnom prostoru, prema zadanim postavkama u Dokumenti / Buchlio. Najprije u aplikaciji ukloni račune e-pošte i veze s oblakom i odjavi se. Zatim izbriši mapu radnog prostora, Vault kod svog pružatelja usluga u oblaku (vidi „Kako odspojiti svoj Cloud-Vault?”) i vlastite datoteke sigurnosnih kopija.