Knjigovodstvo za samozaposlene. U tvojim rukama.

Fotografije, skenovi i PDF-ovi čitaju se lokalno – ugrađenim prepoznavanjem teksta i dodatnim rezervnim OCR-om, bez vanjske usluge umjetne inteligencije. Fotografiju dokumenta obrezuješ izravno na slici. Predlažu se i datum ili razdoblje isporuke te, kod više poreznih stopa, primjerice za jela po 7 % i pića po 19 %, raspodjela po stopi. Pojedinačne datoteke, cijele mape, ZIP arhive i spremljene e-poruke mogu se izravno preuzeti, na računalu i povlačenjem i ispuštanjem iz Findera, Explorera, Apple Maila ili Outlooka.

XRechnung kao UBL ili CII XML te ZUGFeRD i Factur-X PDF-ove preuzimaš lokalno, i s više poreznih stopa.

Postavi više vlastitih računa e-pošte za primanje i slanje. Microsoft 365 i Outlook povezuješ bez lozinke aplikacije izravnom prijavom (OAuth), Gmail i Google Workspace putem IMAP-a i SMTP-a s lozinkom aplikacije, a ostale pružatelje i vlastite domene putem IMAP-a i SMTP-a. Za svaki račun e-pošte odabireš ulaznu poštu, mapu s računima ili sve mape. Prepoznaju se i računi u tekstu poruke i u proslijeđenim porukama; ono što je neki drugi tvoj uređaj već preuzeo, Buchlio prepoznaje kao duplikat. Buchlio nijednu poruku ne označava kao pročitanu. Pod „Slanje i primanje” vidiš kada je svaki sandučić posljednji put provjeren i koje su e-poruke donijele dokumente.

Čitljivi nazivi datoteka i mape po godini, mjesecu i kategoriji. Originalne datoteke ostaju nepromijenjene. Ako je dokument, primjerice bankovna naknada, evidentiran bez datoteke, original kasnije dodaješ kao datoteku ili fotografiju.

Buchlio za stvarno plaćeni iznos u EUR predlaže referentni tečaj ESB-a. Njemački PDV (Umsatzsteuer) u EUR preuzimaš s računa ili ga preračunavaš po BMF-Monatskursu (službeni mjesečni tečaj za PDV koji objavljuje Savezno ministarstvo financija) – i kod Reverse Charge (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja, § 13b UStG) te za vlastite račune zajedno s e-računom (E-Rechnung). Izvorni iznos računa ostaje sačuvan.

Uklonjeni dokumenti završavaju sa svojim podacima i datotekama u košu za smeće. Prema zadanim postavkama 30 dana – podesivo od 7 dana do jedne godine – možeš ih u potpunosti vratiti; nakon toga se datoteke koje više nisu potrebne brišu. Arhivirane, plaćene ili izvezene dokumente Buchlio zadržava do kraja zakonskog roka čuvanja.

Ponude izdaješ i šalješ kao PDF, bilježiš prihvaćanje s datumom i iz toga izvodiš potvrdu narudžbe i račun s još otvorenim količinama. Buchlio sprječava da se naplati više nego što je potvrđeno; prekrižene ili smanjene stavke sljedivo su navedene u PDF-u. Ponude i potvrde narudžbe imaju vlastite nizove brojeva i nikad se ne računaju kao primitak. Na vrhu prikaza Ponude nalaze se poslane ponude koje još čekaju odluku, s krajem njihove valjanosti.

S tvojim dizajnom, automatskim zbrojevima, pregledom uživo, skicama i izvozom u PDF; broj računa koji se može sortirati po vremenu Buchlio dodjeljuje pri izdavanju. S tvojim IBAN-om računi u EUR nose GiroCode koji tvoj kupac skenira aplikacijom za bankarstvo. Izdani računi ostaju nepromijenjeni: „Ispravi račun” ih stornira i otvara kopiju kao novu skicu, knjižna odobrenja (Gutschrift) i storno računi (Stornorechnung) pozivaju se na izvorni račun, a konačni računi (Schlussrechnung) odbijaju plaćene račune za predujam (Anzahlungsrechnung).

Vlastite račune, knjižna odobrenja i storno račune Buchlio uz potpune podatke izravno izdaje kao hibridni ZUGFeRD/Factur-X PDF, uz Leitweg-ID (identifikator usmjeravanja koji javni naručitelji traže na e-računima) ili referencu narudžbe zajedno s ugrađenom datotekom XRechnung – i u stranoj valuti s dodatno iskazanim PDV-om u EUR. Upravo ta datoteka ostaje original za slanje i izvoz. Podatke koji nedostaju Buchlio navodi prije izdavanja. Razvoj automatski provjerava oba formata neovisnim validatorima.

Mjesečni paušal za održavanje ili sljedeći retainer: Buchlio mjesečno, tromjesečno ili godišnje priprema skice računa i podsjeća na odobrenje. Serija može započeti i kasnije, primjerice s idućom obračunskom godinom nekog kupca; Dospijeća prikazuju sljedeći račun pod „Uskoro”. Ništa se ne šalje tiho u pozadini.

Matične podatke održavaš jednom i odabireš ih pri sljedećem računu umjesto da sve ponovno upisuješ. Dvostruke unose usporediš jedan pored drugoga i spojiš ih; postojeći računi i dokumenti ostaju nepromijenjeni.

Prije slanja provjeri račun e-pošte pošiljatelja, primatelja, predmet i poruku; obraćanje se prema tvom izboru upućuje tvrtki ili kontakt osobi. Buchlio prilaže PDF izdanog računa, uz Leitweg-ID dodatno i XRechnung kao XML, te nakon tvog odobrenja šifrirano predaje e-poruku odabranom vlastitom računu e-pošte. Kad se šalje izravno, stiže u bojama tvog profila računa, s tvojim logotipom gore i potpisom dolje; „Ovako e-poruka stiže” prikazuje je unaprijed. Pod „Slanje i primanje” nalazi se svako slanje s primateljem i načinom slanja, uz vraćene poruke i odgovore koje Buchlio prepoznaje pri preuzimanju pošte iz sandučića.

Pretražuj, filtriraj i analiziraj po mjesecima, kategorijama ili valutama. Godišnje izvješće prikazuje primitke, izdatke i višak primitaka te najprije navodi ono što još treba razjasniti.

PDV (Umsatzsteuer) iz primitaka, odbitni pretporez (Vorsteuer) i privremena obveza plaćanja na prvi pogled. Za njemačke samostalne poduzetnike Buchlio dodatno procjenjuje rezervu za porez na dohodak i po želji za Gewerbesteuer (općinski porez na zaradu od obrta) – izričito kao procjenu; evidentirani predujmovi je umanjuju. Ako si Kleinunternehmer (oslobođenje od PDV-a za male poduzetnike, § 19 UStG: bez PDV-a na računima, bez odbitka pretporeza), Buchlio te upozorava kad tvoj promet premaši granice od 25.000 € ili 100.000 € prema § 19 UStG, a Voranmeldung računa uz redovito oporezivanje PDV-om (Regelbesteuerung) od prometa kojim prelaziš 100.000 €; već je taj promet oporeziv.

Po mjesecu ili tromjesečju Buchlio slaže Kennzahlen (numerirana polja na poreznom obrascu u ELSTER-u) obrasca do obveze plaćanja ili viška za povrat (Kz 83) – PDV prema Ist-Versteuerung (PDV nastaje primitkom plaćanja) ili Soll-Versteuerung (PDV nastaje kad je isporuka obavljena), kako je postavljeno u računovodstvenom profilu, pretporez čim postoje račun (Rechnung) i isporuka, a Reverse Charge (PDV duguje kupac umjesto isporučitelja) prema razdoblju isporuke odnosno računu. Isporuke dobara unutar EU (Innergemeinschaftliche Lieferung) nalaze se u Kz 41. Zusammenfassende Meldung (zbirna prijava isporuka i usluga poduzetnicima u drugim zemljama EU) Buchlio navodi po USt-IdNr. (PDV identifikacijski broj za poslovanje unutar EU); računovodstveni paket sadrži je kao CSV za uvoz u Mein ELSTER. Nejasni slučajevi navedeni su uz to kao napomena; vrijednosti u Mein ELSTER prenosiš osobno.

Predujmove PDV-a, povrate te porez na dohodak i Gewerbesteuer evidentiraš kao plaćanje poreza. Ne računaju se ni kao primitak ni kao izdatak: PDV se u Anlage EÜR (obrazac za utvrđivanje dobiti kao razlike primitaka i izdataka, prilaže se poreznoj prijavi) iskazuje u godini prema pravilu od deset dana (Kz 186 i 141), Gewerbesteuer kao neodbitan, a porez na dohodak ostaje privatan.

Laptop, uredski namještaj ili automobil amortiziraš izravno iz dokumenta: računala zajedno s opremom i softverom u jednoj godini, ostalu dugotrajnu imovinu do 800 € neto kao GWG (imovina male vrijednosti, u cijelosti se odbija u godini nabave), a inače linearno od mjeseca nabave. Otuđenja se računaju s preostalom knjigovodstvenom vrijednošću; godišnji paket sadrži popis imovine.

Kod troškova mješovite namjene poput mobitela ili interneta kao izdatak i pretporez računa se samo poslovni dio. Paušale bez dokumenta za rad od kuće (Homeoffice), prehranu na putovanjima i vožnje unosiš u godišnjem izvješću, kao i privatnu uporabu službenog vozila prema pravilu 1 % ili knjizi vožnji. Poslovne poklone (Geschenke) poslovnim partnerima Buchlio provjerava po primatelju poklona u odnosu na granicu od 50 €.

Buchlio provjerava obavezne podatke i izrađuje lokalni računovodstveni paket po mjesecu, tromjesečju ili godini: DATEV skup knjiženja prema SKR03 ili SKR04 (DATEV-ovi standardni kontni planovi), Umsatzsteuer-Voranmeldung, u godišnjem paketu pripremu za Anlage EÜR za ručni unos u Mein ELSTER i popis imovine, uz to izvješće o provjeri i originalne dokumente s kontrolnim zbrojevima. Napomene upozoravaju na dvostruki uvoz u DATEV i navode razdoblja koja su se promijenila od izvoza. Nema izravnog slanja u DATEV ili ELSTER ni stručnog odobrenja od strane DATEV-a; CSV izvozi i potpune lokalne sigurnosne kopije ostaju dostupni.

Plaćanja, djelomična plaćanja i predujmove evidentiraš sa stvarnim datumom i iznosom izravno na dokumentu. Iz toga Buchlio izvodi status otvoreno, djelomično plaćeno i plaćeno. Više računa za plaćanje, poput poslovnog računa i PayPala, ostaje odvojeno u računovodstvenom izvozu.

Izvoz iz tvog internetskog bankarstva u formatu CAMT ili CSV Buchlio čita samo na tvom uređaju. Za svaku transakciju predlaže odgovarajući otvoreni dokument i prepoznaje već evidentirana plaćanja; kao plaćanje sprema se samo ono što potvrdiš. Buchlio za to ne treba vezu s bankom, a od samog izvoda ništa se ne sprema niti prenosi.

Otvorene ulazne račune i izlazne račune u kašnjenju provjeravaš na zajedničkom radnom popisu. Potvrđena djelomična plaćanja smanjuju prikazani preostali iznos. Pod „Uskoro” piše što te čeka u sljedećih 14 dana: računi koji dospijevaju, sljedeći stupanj opomene i novi računi iz tvojih serija. Inbox „Treba obaviti” osim toga prikuplja ono što je kod tvojih dokumenata otvoreno – plaćanja, porezna pitanja, slanje i nove dokumente –, najhitnije prvo.

Hosting, softver, telefon: Buchlio prepoznaje ponavljajuće troškove na temelju tvojih dokumenata, i kad naziv ili iznos ponekad variraju, te pokazuje kada stiže sljedeći račun. Ako neki nedostaje, vidiš to u Dospijećima i kao zadatak u Inboxu te ga naknadno dodaješ kao datoteku, fotografiju ili povlačenjem i ispuštanjem. Tako nijedan odbitni izdatak ne ostaje zaboravljen. Ako za neki mjesec račun ne stigne, primjerice zbog minimalnog iznosa obračuna nekog pružatelja, označavaš ga kao obavljen s „Dokument nije potreban”; otkazane pretplate označavaš kao otkazane putem „…”. Oboje vrijedi na svim tvojim uređajima.

Plan opomena u profilu računa određuje nakon koliko dana dospijevaju podsjetnik za plaćanje (Zahlungserinnerung), 1. i 2. opomena te koji troškovi vrijede. Dospijeća i obavijesti prikazuju dospjeli dopis i otvaraju ga unaprijed popunjen. Zatezne kamate (Verzugszinsen) Buchlio uračunava sljedivo: kod poslovnih kupaca 9 postotnih bodova iznad osnovne kamatne stope i paušal od 40 € umjesto troška opomene (Mahngebühr), kod privatnih kupaca 5 postotnih bodova. Svaki dopis provjeravaš i šalješ ti.

Kupnju na rate putem PayPala ili kredit trgovca evidentiraš jednom prema ugovoru: financijer, datum kupnje, broj rata i mjesečna rata ili ukupna otplata. Buchlio planira dospijeća i kamatne dijelove te prikazuje, primjerice, „Financirano putem: PayPal · Plaćeno 2 od 12 rata”. Dospjele rate nalaze se pod „Treba obaviti”, a na svaku Buchlio jednom podsjeća obaviješću; „Evidentiraj ratu” otvara obrazac unaprijed popunjen za potvrdu, a više dospjelih rata možeš evidentirati i skupno. Otplata glavnice i trošak kamata ostaju odvojeno sljedivi.