Skonfiguruj, zrozum, pracuj dalej.

Dla konta Microsoft 365 lub Outlook używasz bezpośredniego logowania Microsoft. Przy innych domenach Buchlio odpytuje standardowe profile autokonfiguracji i rekordy DNS SRV. Outlook zna ponadto własne profile dostawców; jeśli dla twojej domeny brakuje publicznych danych, jednorazowo wpisujesz ręcznie dane serwera od swojej firmy hostingowej. Nie oznacza to, że twoja skrzynka jest uszkodzona.

Przyjmij ustawienie swojego dostawcy: bezpośredni dostęp TLS jest często używany z portem 465, STARTTLS zwykle z portem 587. Dla IMAP Buchlio używa szyfrowanego TLS, zwykle na porcie 993. Połączenia nieszyfrowane nie są akceptowane.

Najpierw sprawdź nazwę użytkownika, serwer i port. Przy włączonym logowaniu dwuskładnikowym może być potrzebne hasło aplikacji. Przez IMAP i SMTP Gmail zawsze wymaga hasła aplikacji zamiast hasła do konta Google; nie potrzebuje go tylko konto już połączone logowaniem przez Google. W Google Workspace IMAP lub hasła aplikacji mogą być zablokowane przez administratora. Microsoft 365 i Outlook łączysz przez bezpośrednie logowanie u dostawcy; przy obowiązkowym Modern Auth zwykłe hasło nie wystarczy.

Konfiguracja konta, wybrane foldery, hasła i tokeny logowania są przechowywane w zaszyfrowanej postaci w pliku w folderze konfiguracji aplikacji; klucz do nich przechowuje systemowy pęk kluczy. Nic z tego nie jest zapisywane w Cloud-Vault ani w kopiach zapasowych. Zapisanego hasła Buchlio używa tylko dla serwera, dla którego zostało wpisane; jeśli zmienisz serwer, port lub szyfrowanie, Buchlio zapyta o nie ponownie. Wiadomości i załączniki są sprawdzane lokalnie; dane dostępowe nie mają miejsca ani w dziennikach diagnostycznych, ani w zgłoszeniach do wsparcia.

W systemowym pęku kluczy znajduje się klucz, którym Buchlio szyfruje twoje dane dostępowe. Ponieważ Buchlio odczytuje tam tylko ten jeden wpis, system pyta najwyżej raz, a nie dla każdego konta. Jeśli anulujesz lub odmówisz, Buchlio wstrzymuje automatyczne sprawdzanie i pokazuje „Konta e-mail są zablokowane”. Dopiero „Odblokuj konta e-mail” w Ustawieniach ponawia próbę dostępu.

Bez logowania nowy obszar roboczy wita cię ekranem „Witamy w Buchlio”: „Najpierw zobacz” otwiera go tylko do odczytu, a „Zaloguj się i testuj 7 dni za darmo” prowadzi do logowania w Ustawienia › Konto i subskrypcja. Logowanie odbywa się w przeglądarce; porównujesz tam kod z kodem w aplikacji. Następnie wykupujesz subskrypcję; zaczyna się ona od 7 dni okresu próbnego. Z dostępem do zapisu „Konfiguracja Buchlio” prowadzi w pięciu krokach przez „Twoja firma”, „Twoje podatki” z modelem podatkowym oraz Ist-Versteuerung (VAT należny po otrzymaniu zapłaty) lub Soll-Versteuerung (VAT należny w chwili wykonania dostawy lub usługi), „Twoje faktury” z terminem płatności i logo oraz „Doradca podatkowy”: jeśli twój doradca podatkowy pracuje z DATEV, wpisujesz tam Beraternummer (numer doradcy podatkowego w DATEV), Mandantennummer (numer klienta w DATEV) i plan kont, a na życzenie przejmujesz standardowe przypisanie DATEV; na koniec „Wszystko gotowe” podsumowuje ustawienia. „Dalej” zapisuje każdy krok, a „Skonfiguruj później” kończy konfigurację; dopóki nie istnieje jeszcze profil faktur, uruchamiasz ją ponownie w Ustawienia › Faktury i podatki przyciskiem „Rozpocznij konfigurację”. Potem skrzynka pokazuje „Co dalej”: połącz konto e-mail, połącz kolejne urządzenie, utwórz pierwszą kopię zapasową i – jeśli współpracujesz z doradcą podatkowym – wpisz dane DATEV. Wykonane punkty znikają, a kartę można ukryć. Następnie sprawdź w Ustawienia › Faktury i podatki nadawcę, dane bankowe, sposób opodatkowania, teksty i wygląd faktury w podglądzie. Dane aplikacji i oryginały znajdują się domyślnie w Dokumenty / Buchlio; inne miejsce zapisu lub Cloud-Vault wybierasz tylko samodzielnie. Jeśli usługa chmurowa synchronizuje twój folder Dokumenty, Buchlio przy pierwszym uruchomieniu zapyta o miejsce i zaproponuje folder lokalny.

Skrzynka nosi nazwę „Do zrobienia” i wymienia każdy dokument z otwartymi zadaniami, od najpilniejszych: konflikty płatności, zarchiwizowane faktury (Rechnung) od dnia ich wymagalności, otwarte zwroty, raty do zapłaty, własne faktury po terminie, płatności bez sposobu opodatkowania lub wartości w EUR, niewysłane faktury, noty kredytowe (Gutschrift) i storna oraz nowe dokumenty do sprawdzenia. Przycisk w wierszu wykonuje najważniejsze zadanie, np. „Zapisz płatność”, „Sprawdź: 1. wezwanie do zapłaty” lub „Wyślij”; pozostałe znajdziesz w menu „…”. Filtry Wszystkie, Płatności, Podatki, Wysyłka i Do sprawdzenia zawężają listę. W filtrze Wysyłka przycisk „Oznacz wszystkie jako wysłane” po potwierdzeniu oznacza wszystkie wymienione dokumenty, które wysłano inną drogą; Buchlio niczego przy tym nie wysyła. Nad listą znajdują się konflikty synchronizacji, kolejne faktury do wystawienia i brakujące dokumenty kosztów cyklicznych z ostatnich dwóch miesięcy, każdy z odpowiednią akcją, np. „Uzupełnij dokument”; liczba przy skrzynce je uwzględnia. Dokument w konflikcie synchronizacji pojawia się tylko tam, dopóki nie rozwiążesz go przez „Sprawdź konflikty”. Bez dostępu do zapisu zadania pozostają widoczne, ale ich akcje nie.

Na Macu wybierasz w skrzynce „Wybierz dokumenty”: pliki, archiwa ZIP i foldery można wybrać razem w jednym wyborze. W systemie Windows „Wybierz dokumenty” przyjmuje pliki i archiwa ZIP, a „Wybierz folder” – całe foldery. Na smartfonie wybierasz „Zrób zdjęcie”, „Z biblioteki zdjęć” lub „Pliki / ZIP”. Zdjęcie przycinasz w widoku „Sprawdź dokument” bezpośrednio na obrazie: przeciągnij narożniki i krawędzie ramki, a obszar na zewnątrz zostaje przyciemniony. Przyciskiem „Strona” dodajesz kolejne strony, a „Przyjmij skan” tworzy dokument. Na komputerze przeciągasz pliki i foldery także bezpośrednio do okna, podobnie jak załączniki z Apple Mail lub Outlooka. Cały e-mail z Apple Mail sam staje się dokumentem i pokazuje swój tekst; Buchlio nie wyodrębnia przy tym jego załączników. Obsługiwane są pliki PDF, obrazy, także HEIC, e-faktury XML (E-Rechnung) i zapisane e-maile (.eml). XRechnung jako UBL/CII oraz osadzone dane ZUGFeRD lub Factur-X są odczytywane w sposób ustrukturyzowany. W dokumencie sprawdzasz propozycje w grupach Dokument, Kwota i podatek, Księgowanie i Płatność oraz decydujesz o przypisaniu dostawcy; data lub okres świadczenia znajdują się pod datą faktury; jeśli dokument ich nie podaje, pole pokazuje datę faktury. Dopiero „Zapisz i archiwizuj” potwierdza dokument. Oryginał pozostaje zachowany bez zmian.

Rachunek z restauracji lub hotelu często zawiera kwoty po 7% i 19%. Wybierz w dokumencie „Kilka stawek podatku” i wpisz kwotę brutto dla każdej stawki; Buchlio oblicza kwotę netto i podatek według stawki i pokazuje, czego jeszcze brakuje do ceny całkowitej. Rozpoznawanie tekstu proponuje podział na podstawie tabeli podatków w dokumencie, a e-faktury (E-Rechnung) przynoszą go ze sobą. W partii księgowań DATEV każda stawka ma osobny wiersz.

Jeśli dokument, np. opłatę bankową lub bilet parkingowy, zapisano bez pliku, otwórz go i wybierz „Dodaj oryginał”; na smartfonie możesz też sfotografować dokument, a na komputerze przeciągnąć plik do okna. Buchlio zapisuje oryginał bez zmian i synchronizuje go z twoimi urządzeniami. Zapisane wartości pozostają, a istniejący oryginał nigdy nie jest zastępowany.

Wybierz „Utwórz fakturę” i przejmij klienta oraz towary lub usługi z kartotek albo wpisz je od nowa. W polu „Osoba kontaktowa (opcjonalnie)” podajesz osobę, która pojawia się w polu adresowym pod nazwą firmy. Sprawdź datę, termin płatności, pozycje, sposób opodatkowania i teksty w podglądzie na żywo; na telefonie „Podgląd” w nagłówku okna przełącza między danymi a podglądem. Jeśli twój IBAN jest zapisany w profilu faktur, faktura w EUR zawiera GiroCode na kwotę do zapłaty. Numer faktury Buchlio nadaje przy wystawieniu, sortowalny chronologicznie, np. 261006-1430-K3M9; wersje robocze nie mają jeszcze numeru. Przy kompletnych danych wystawiony PDF jest jednocześnie e-fakturą ZUGFeRD/Factur-X (E-Rechnung). Pozostaje on niezmienionym oryginałem: e-mail, „Zapisz PDF” i eksporty używają dokładnie tego pliku.

Wystawione faktury (Rechnung) pozostają niezmienione. Jeśli coś się nie zgadza, np. odbiorca, wybierasz w menu „…” faktury opcję „Skoryguj fakturę”: po potwierdzeniu Buchlio wystawia fakturę stornującą (Stornorechnung) i otwiera kopię jako nową wersję roboczą, która przy wystawieniu otrzyma nowy numer. Fakturę stornującą wysyłasz odbiorcy pierwotnej faktury. Część kwoty korygujesz notą kredytową (Gutschrift): wybierz w menu „…” faktury opcję „Utwórz notę kredytową”. Buchlio otwiera kopię jako notę kredytową odnoszącą się do faktury; pozostaw tylko pozycje objęte notą kredytową albo zmień je na kwotę korekty. Nigdy niewysłany wpis testowy lub błędny usuwasz w menu „…” opcją „Usuń wpis testowy lub błędny”.

Utwórz w Ofertach nową ofertę (Angebot) i sprawdź ją w podglądzie. Po wystawieniu pozostaje niezmieniona; wysyłasz ją e-mailem tak jak fakturę (Rechnung). Gdy twój klient ją przyjmie, zapisujesz przyjęcie z datą i tworzysz potwierdzenie zamówienia (Auftragsbestätigung). Możesz w nim wykreślić pozycje lub zmniejszyć ilości. „Utwórz fakturę” przejmuje następnie ilości pozostałe do rozliczenia do wersji roboczej faktury. Na górze w Ofertach w sekcji „Bez decyzji” widnieją wysłane oferty, które wciąż czekają na odpowiedź, wraz z końcem ich ważności. Ofertę przenosisz do kosza przez „…” lub w samej ofercie; oferta przyjęta oraz oferta z potwierdzeniem zamówienia lub fakturą pozostają zachowane.

Faktury (Rechnung), noty kredytowe (Gutschrift) i faktury stornujące (Stornorechnung) Buchlio wystawia jako e-fakturę (E-Rechnung), gdy tylko dane są kompletne. Potrzebne są m.in. kraj nadawcy i odbiorcy jako kod lub nazwa, np. DE lub Niemcy, przy fakturze twój IBAN, a przy Reverse Charge (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy, § 13b UStG) lub wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (Innergemeinschaftliche Lieferung) – USt-IdNr. (numer identyfikacyjny VAT do transakcji w UE) obu stron. Osadzony XRechnung wymaga dodatkowo adresu e-mail i numeru telefonu nadawcy, adresu e-mail odbiorcy oraz Leitweg-ID (identyfikator routingu wymagany na e-fakturach przez klientów z sektora publicznego) lub numeru zamówienia. Jeśli czegoś brakuje, Buchlio wskazuje te dane już przed wystawieniem; bez nich powstaje zwykły PDF. Odbiorcy z Leitweg-ID wystawiasz fakturę dopiero wtedy, gdy XRechnung jest kompletny.

Dla usług wybierasz sposób opodatkowania „Reverse Charge” (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy), dla dostaw towarów „Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów” – towarów wysyłanych za granicę Buchlio nie przyjmuje jako Reverse Charge. Oba przypadki wymagają twojego USt-IdNr. (numer identyfikacyjny VAT do transakcji w UE) i numeru twojego klienta. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (Innergemeinschaftliche Lieferung) Buchlio drukuje ustawową adnotację o zwolnieniu z podatku i oznacza e-fakturę (E-Rechnung) kategorią K; w Voranmeldung (deklaracja zaliczkowa VAT, składana co miesiąc lub co kwartał w ELSTER) obrót znajduje się w Kz 41 (Kennzahl, numerowane pole formularza podatkowego w ELSTER).

Włącz w wersji roboczej faktury sekcję „Cykliczna” i wybierz „Co miesiąc”, „Co kwartał” lub „Co rok” oraz następny termin. Jeśli seria zaczyna się dopiero później, np. od następnego roku rozliczeniowego klienta, ustaw datę faktury na ten dzień i zapisz wersję roboczą: tego dnia Buchlio przypomni o jej wystawieniu. Buchlio rozpoznaje przypadające terminy przy uruchomieniu aplikacji i w trakcie korzystania i pokazuje w skrzynce „Kolejna faktura do wystawienia” z przyciskiem „Otwórz wersję roboczą”. Wystawienie i wysyłka pozostają twoją decyzją; Buchlio niczego nie wysyła automatycznie.

Niewysłane faktury (Rechnung) znajdują się w skrzynce w filtrze Wysyłka. Wybierz „Wyślij”, sprawdź odbiorcę, nadawcę, temat i treść i potwierdź wysyłkę; wystawiony PDF Buchlio dołącza automatycznie. Czy forma zwrotu wymienia firmę, czy osobę kontaktową, ustalasz w profilu faktur w sekcji Szablony e-maili w polu „Forma zwrotu w e-mailach”; dotyczy to także przypomnień o płatności (Zahlungserinnerung) i wezwań do zapłaty (Mahnung). Faktury wysłane już poza Buchlio oznaczasz w menu „…” opcją „Oznacz jako wysłane”, a kilka naraz – w filtrze Wysyłka przyciskiem „Oznacz wszystkie jako wysłane”. W sekcji „Wysyłka i odbiór” widzisz każdą wysyłkę z odbiorcą i drogą wysyłki. Gdy Buchlio pobiera pocztę ze skrzynki, przez którą wysyłasz, zgłasza wiadomość zwróconą jako niedoręczalna, a faktura znów pojawia się w filtrze Wysyłka; odpowiedź twojego klienta jest tam widoczna z datą.

W Wysyłka i odbiór › Wysłane znajduje się dziennik wysyłki: każda wysyłka z wybranego roku z odbiorcą i drogą wysyłki, np. przez SMTP lub Gmail, także dokumenty oznaczone przez ciebie jako wysłane. Obok widnieje jej stan: „Wysłane”, „Odpowiedź z dnia …” lub „Niedoręczalne” z komunikatem serwera poczty. W Odebrane widzisz dla każdej skrzynki, kiedy Buchlio ostatnio ją sprawdzało i ile wiadomości przejęło; „Pobierz teraz” sprawdza od razu. Dziennik pobierania wymienia wiadomości, które przyniosły dokumenty na tym urządzeniu, oraz rozpoznane zwroty i odpowiedzi. „Zarządzaj kontami” prowadzi do twoich kont e-mail.

W profilu faktur w sekcji „Wygląd e-maili” ustalasz, jak docierają e-maile wysyłane bezpośrednio: jako e-mail HTML z twoim logo na górze i podpisem na dole z imieniem i nazwiskiem, adresem, telefonem, e-mailem i stroną internetową. Kolor akcentu profilu, ten sam co na twoich fakturach (Rechnung), tworzy ramkę e-maila i barwi tło oraz linki. Steuernummer (numer podatkowy nadany firmie przez Finanzamt, lokalny urząd skarbowy) i USt-IdNr. (numer identyfikacyjny VAT do transakcji w UE) oraz dane bankowe dodajesz zaznaczeniem pola, a czcionkę wybierasz spośród opcji Nowoczesna, Klasyczna i Neutralna. W „Obowiązkowe dane w podpisie” wpisujesz to, co GmbH, UG i kupcy wpisani do rejestru handlowego muszą podawać w e-mailach firmowych, np. sąd rejestrowy, numer rejestru i zarząd. Podgląd od razu pokazuje wynik, a przed każdą wysyłką w „Tak dotrze e-mail” widzisz dokładnie, co otrzyma odbiorca. Logo jest zawarte w samym e-mailu, przy otwieraniu nic nie jest doładowywane. Jeśli zamiast tego przygotowujesz e-mail w swojej aplikacji pocztowej, Buchlio dołącza podpis jako tekst.

Jeśli Buchlio znajdzie w sekcji Kartoteki wpisy założone podwójnie, wymienia je nad listą jako możliwe duplikaty. „Porównaj i scal …” pokazuje oba wpisy obok siebie: który zostaje, który zostanie zarchiwizowany, kiedy zostały założone i wszystkie dane. Różniące się dane są oznaczone; obowiązują dane wpisu, który zostaje, puste pola Buchlio uzupełnia z archiwizowanego, a u kontrahentów łączy role. „Zachowaj drugi wpis” zamienia strony; na telefonie każda informacja widnieje nad swoimi dwiema wartościami. „Scal” archiwizuje drugi wpis. Istniejące faktury (Rechnung) i dokumenty pozostają niezmienione, a zarchiwizowany wpis można przywrócić w Archiwum.

Pełną płatność zapisujesz bezpośrednio w dokumencie w polu „Zapłacono w całości dnia”. Dla płatności częściowych, finansowania lub zaliczki otwierasz „Zapisz płatność częściową lub finansowanie”; w oknie „Płatności” zapisujesz wszystkie wpisy razem. Buchlio wyprowadza z nich status: do zapłaty, zapłacono częściowo lub zapłacono; sama data faktury nie jest dowodem zapłaty.

Wybierz w oknie „Płatności” finansowanie i wpisz finansującego, sfinansowaną kwotę, dzień, w którym finansujący płaci sprzedawcy (zwykle data zakupu), liczbę rat oraz ratę miesięczną lub całkowitą spłatę według umowy, a na życzenie także „Pierwsza rata dnia”. Faktura (Rechnung) jest uznawana za zapłaconą od dnia wypłaty. W tym samym oknie Buchlio pokazuje harmonogram rat z terminami i częścią odsetkową; następną ratę zapisujesz przyciskiem „Zapisz jako zapłaconą”, a kilka rat do zapłaty także zbiorczo. Raty do zapłaty pojawiają się ponadto w „Do zrobienia” i w Terminach, każda raz również jako komunikat; „Zapisz ratę” otwiera formularz z datą, kwotą i częścią odsetkową raty, a zapis następuje dopiero po twoim potwierdzeniu. Przy uzgadnianiu wyciągu bankowego Buchlio proponuje obciążenia od finansującego jako ratę do zapłaty. Nadpłatę zapisujesz opcją „Nadpłata (nie zwykła rata)”: pozostałe raty dzielą wtedy między siebie resztę umowy; jeśli finansujący przeliczy raty na nowo, dostosujesz umowę w „Edytuj umowę”. Jako wydatek liczą się tylko zapłacone odsetki, a spłata kapitału zmniejsza pozostały dług.

Pierwotna kwota faktury pozostaje zachowana. Dla każdej płatności potwierdzasz faktycznie zapłaconą kwotę w EUR; Buchlio proponuje dla niej kurs referencyjny EBC z dnia płatności. Jeśli faktura (Rechnung) wykazuje niemiecki VAT (Umsatzsteuer), także przy Reverse Charge (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy), Buchlio potrzebuje jego wartości w EUR: przejętej z faktury lub obliczonej przyciskiem „Użyj BMF-Monatskurs” (BMF-Monatskurs: oficjalny miesięczny kurs walut do VAT, publikowany przez federalne Ministerstwo Finansów) ze średniej miesięcznej z miesiąca świadczenia. Własne faktury w walucie obcej pytają o tę wartość przed wystawieniem.

W profilu księgowym obok domyślnego konta bankowego zapisujesz kolejne konta płatnicze, np. PayPal, każde z własnym kontem DATEV. Przy zapisywaniu płatności wybierasz w polu „Zapłacono przez” odpowiednie konto; partia księgowań DATEV księguje wtedy płatność na tym koncie.

Wybierz w skrzynce cały folder lub archiwum ZIP o wielkości do 200 MB – na Macu przyciskiem „Wybierz dokumenty”, w systemie Windows przyciskiem „Wybierz folder” lub „Wybierz dokumenty” – albo przeciągnij folder do okna. Buchlio prowadzi cię kolejno przez dokumenty, pokazując „Dokument x z y”: „Archiwizuj i dalej” potwierdza bieżący dokument i otwiera następny, a „Zapisz i dalej” pozostawia go do sprawdzenia. Już istniejące pliki Buchlio rozpoznaje jako duplikat.

Sekcja Terminy zbiera otwarte faktury zakupu, które musisz zapłacić, następną ratę każdego trwającego finansowania oraz przeterminowane faktury sprzedaży. Już potwierdzone płatności częściowe są odejmowane od otwartej kwoty. Zarchiwizowane faktury (Rechnung) od dnia ich wymagalności, raty do zapłaty i własne faktury po terminie znajdują się ponadto w skrzynce w „Do zrobienia”. Poniżej sekcja „Wkrótce” pokazuje, co przypada w ciągu najbliższych 14 dni: wysłane faktury, których termin płatności wtedy upływa, następny etap wezwań i nowe faktury z twoich serii; dalej następują koszty cykliczne.

W sekcji Terminy › Koszty cykliczne Buchlio pokazuje wydatki, które dostawca nalicza co tydzień, co miesiąc, co kwartał lub co rok, z następnym oczekiwanym terminem i przybliżoną sumą miesięczną. Jeśli dla terminu z tego lub poprzedniego roku brakuje dokumentu, obok widnieje „Brak dokumentu” z miesiącem; brakujące dokumenty z ostatnich dwóch miesięcy pojawiają się też jako zadanie w skrzynce. Kliknięcie serii, a w skrzynce przycisku „Uzupełnij dokument”, otwiera okno uzupełniania: wybierz plik, przeciągnij go do okna lub sfotografuj dokument, tak jak w skrzynce. Jeśli dla danego terminu nie przychodzi faktura (Rechnung), np. dlatego że dostawca poniżej swojej kwoty minimalnej nie wystawia rachunku, wybierz tam „Dokument niepotrzebny”; „Pokaż ponownie jako brakujący” to cofa. Przez „…” otwierasz ostatnią fakturę lub oznaczasz serię jako wypowiedzianą; wypowiedziane serie są zwinięte poniżej, dopóki nowy dokument ich nie wznowi. Oba oznaczenia obowiązują na wszystkich twoich urządzeniach. Serię Buchlio rozpoznaje od trzech dokumentów jednego dostawcy w tym samym rytmie, a przy prawie identycznych dokumentach lub takich, które zostały oznaczone jako „Powtarza się regularnie”, już od dwóch. Drobne różnice w nazwie, kwocie lub dniu nie przeszkadzają. Jeśli dostawca nagle nazywa się zupełnie inaczej, przypisz jego dokumenty do tego samego kontrahenta. Jeśli trzy terminy miną bez dokumentu, a seria nie została wypowiedziana, uznaje się ją za zakończoną.

Ustal w profilu faktur swój harmonogram wezwań: po ilu dniach przypada przypomnienie o płatności (Zahlungserinnerung), 1. i 2. wezwanie do zapłaty (Mahnung) oraz jakie opłaty obowiązują. Terminy, skrzynka i komunikaty pokazują wtedy, które pismo przypada dla przeterminowanej faktury sprzedaży, i otwierają je wstępnie wypełnione. U klientów biznesowych w zwłoce Buchlio nalicza odsetki w wysokości 9 punktów procentowych powyżej stopy bazowej (§ 288 Abs. 2 BGB), a zamiast opłaty za wezwanie do zapłaty (Mahngebühr) – ryczałt 40 €; u klientów prywatnych 5 punktów procentowych; pismo pokazuje obliczenie. U klientów biznesowych zwłoka zaczyna się najpóźniej 30 dni po terminie płatności i doręczeniu faktury (Rechnung; § 286 Abs. 3 BGB); jeśli faktura wróciła jako niedoręczalna, liczy się dopiero późniejsze doręczenie. Sprawdź odbiorcę, nadawcę, termin i kwoty. Buchlio dołącza pierwotną fakturę i wysyła pismo dopiero po twoim wyraźnym potwierdzeniu przez wybrane własne konto e-mail; automatycznie niczego nie wysyła. Gdy twój klient zapłaci kwotę z wezwania, zapisujesz ją jako jedną płatność – także przy uzgadnianiu wyciągu bankowego: Buchlio księguje fakturę jako zapłaconą, a odsetki za opóźnienie (Verzugszinsen), ryczałt i opłatę za wezwanie jako osobny przychód niepodlegający opodatkowaniu (Anlage EÜR – formularz rachunku zysku metodą kasową: przychody minus wydatki, składany z zeznaniem podatkowym – Kz 103, bez VAT (Umsatzsteuer); Kz: Kennzahl, numerowane pole formularza podatkowego w ELSTER).

Wyeksportuj w bankowości internetowej transakcje jako CAMT (XML, także jako ZIP) lub CSV i wybierz w Terminach „Uzgodnij wyciąg bankowy”. Buchlio odczytuje plik tylko na twoim urządzeniu i go nie zapisuje. Do każdej zaksięgowanej transakcji w euro proponuje pasujący otwarty dokument (numer faktury, kwota, nazwa, data) i rozpoznaje już zapisane płatności. Obciążenia od twojego finansującego proponuje jako najstarszą otwartą ratę finansowania („Rata 4 z 12 · finansujący”) i przejmuje je jako spłatę kapitału z częścią odsetkową z harmonogramu rat. Przejmuj propozycje pojedynczo lub wszystkie pewne naraz albo przypisuj transakcje samodzielnie. Jeśli twój bank oferuje CAMT, jest to najbardziej niezawodna droga; CSV Buchlio rozpoznaje po wierszu nagłówka.

Raport roczny pokazuje w sekcji „Umsatzsteuer-Voranmeldung (przygotowanie)” (deklaracja zaliczkowa VAT, składana co miesiąc lub co kwartał w ELSTER) za każdy miesiąc lub kwartał Kennzahlen (numerowane pola formularza podatkowego w ELSTER) z podstawą opodatkowania, podatkiem oraz zobowiązaniem lub nadwyżką do zwrotu (Kz 83). VAT należny (Umsatzsteuer) liczy się zgodnie z metodą rozliczania ustawioną w profilu księgowym: przy Ist-Versteuerung z chwilą wpływu zapłaty, przy Soll-Versteuerung w miesiącu świadczenia, także gdy nie jest ono zapłacone. VAT naliczony (Vorsteuer) liczy się, gdy tylko istnieją faktura (Rechnung) i wykonane świadczenie, także przed zapłatą; Reverse Charge (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy) liczy się z chwilą wykonania świadczenia lub wystawienia faktury, także bez zapłaty. Dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (Innergemeinschaftliche Lieferung, Kz 41) i usług dla firm z innych krajów UE (Kz 21) Buchlio zestawia Zusammenfassende Meldung (informacja podsumowująca o dostawach i usługach dla firm z innych krajów UE) według USt-IdNr. (numer identyfikacyjny VAT do transakcji w UE) w pełnych euro, z L dla dostaw i S dla usług; dostawy liczą się w miesiącu wystawienia faktury, najwcześniej z chwilą dostawy i najpóźniej w miesiącu po dostawie, a usługi w miesiącu ich wykonania – zapłacone lub nie. Pakiet księgowy zawiera ją jako CSV do importu w Mein ELSTER. Jeśli działasz jako Kleinunternehmer (zwolnienie małych firm z VAT, § 19 UStG: faktury bez VAT, bez odliczania VAT naliczonego), nie składasz Zusammenfassende Meldung. To, czego nie da się jednoznacznie przypisać, jest opisane obok jako wskazówka. Wartości przenosisz do Mein ELSTER samodzielnie; „Pakiet księgowy …” obok wyboru okresu tworzy pakiet za ten okres.

Wybierz w Finansach „Zapisz płatność podatku” i podaj podatek, okres i kwotę, a przy VAT (Umsatzsteuer) także Dauerfristverlängerung (stałe przedłużenie terminu deklaracji zaliczkowej VAT o miesiąc) i polecenie zapłaty. Płatności i zwroty nie liczą się ani jako przychód, ani jako wydatek. VAT trafia do Anlage EÜR (formularz rachunku zysku metodą kasową: przychody minus wydatki, składany z zeznaniem podatkowym) w Kz 186 lub 141 (Kennzahl, numerowane pole formularza podatkowego w ELSTER); zaliczka za miesiąc lub kwartał do końca Wirtschaftsjahru (rok obrotowy), wymagalna i zapłacona najpóźniej dziesięć dni później – przy roku kalendarzowym do 10 stycznia – liczy się do poprzedniego Wirtschaftsjahru (§ 11 Abs. 2 S. 2 EStG). Gewerbesteuer (gminny podatek od działalności gospodarczej) nie podlega odliczeniu, a podatek dochodowy pozostaje prywatny; oba zmniejszają szacowaną rezerwę podatkową. Dokument zapisany już jako wydatek przestawiasz w dokumencie na rodzaj dokumentu „Płatność podatku”.

Otwórz wydatek, np. za laptop, i wybierz „Amortyzuj jako środek trwały”. Buchlio proponuje okres użytkowania dla każdej kategorii środków trwałych, np. jeden rok dla komputerów i oprogramowania. Do 800 € netto środek trwały liczy się jako GWG (środek trwały niskiej wartości, odliczany w całości w roku zakupu) w całości w roku nabycia – z wyjątkiem akcesoriów komputerowych, takich jak monitor czy drukarka, których nie da się używać bez komputera i które przy rocznym okresie użytkowania również liczą się w całości w roku nabycia – a w pozostałych przypadkach liniowo od miesiąca nabycia. Gdy środek trwały zostaje wycofany, wpisujesz datę i ewentualnie fakturę sprzedaży. Raport roczny pokazuje amortyzację, a pakiet roczny – ewidencję środków trwałych; AfA (amortyzacja środka trwałego przez okres jego użytkowania) księguje twój doradca podatkowy w swojej księgowości majątku trwałego. Pozycji zbiorczych i degresywnej AfA Buchlio nie obsługuje. Przy zakupach od lipca 2025 do końca 2027 Buchlio wskazuje na degresywną AfA, aby przed pierwszym zeznaniem podatkowym można ją było wybrać wspólnie z doradcą podatkowym.

Udział prywatny w kosztach mieszanych, takich jak telefon komórkowy czy internet, wpisujesz w dokumencie: jako wydatek liczy się tylko część firmowa i tylko na nią przypada VAT naliczony do odliczenia (Vorsteuer) – także przy subskrypcjach od dostawców z UE z Reverse Charge (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy). Ryczałty bez dokumentu – praca w domu (Homeoffice), wyżywienie w podróży, przejazdy prywatnym samochodem i do pierwszego miejsca działalności – zapisujesz w raporcie rocznym w sekcji „Dane roczne”.

Jeśli używasz samochodu firmowego także prywatnie, wpisujesz go w raporcie rocznym w sekcji „Dane roczne” – jeden samochód na rok. Buchlio oblicza prywatne użytkowanie według metody 1% z limitem kosztów lub według twojej książki przejazdów, księguje je miesiąc po miesiącu z VAT (Umsatzsteuer) i pokazuje je w zysku, w Umsatzsteuer-Voranmeldung (deklaracja zaliczkowa VAT, składana co miesiąc lub co kwartał w ELSTER) i w Anlage EÜR (formularz rachunku zysku metodą kasową: przychody minus wydatki, składany z zeznaniem podatkowym) w Kz 106 (Kennzahl, numerowane pole formularza podatkowego w ELSTER) – przy samochodach elektrycznych i hybrydowych z połową lub ćwiercią ceny katalogowej. Metoda 1% wymaga ponad 50% użytkowania firmowego. Jeśli działasz jako Kleinunternehmer (zwolnienie małych firm z VAT, § 19 UStG: faktury bez VAT, bez odliczania VAT naliczonego), od prywatnego użytkowania nie powstaje VAT. Koszty samochodu zapisujesz w kategoriach „Leasing samochodu”, „Podatek i ubezpieczenie samochodu” i „Koszty eksploatacji samochodu”. Dokumenty samochodowe nie mają własnego udziału prywatnego; prywatne użytkowanie liczy się tylko przez samochód firmowy w danych rocznych. Do limitu kosztów liczą się tylko koszty z tych trzech kategorii oraz amortyzacja i odsetki z „Majątek trwały: samochód osobowy”.

Wybierz w dokumencie kategorię „Prezenty dla kontrahentów” i wpisz w polu „Obdarowani” jedną osobę w wierszu. Buchlio dzieli kwotę równo i ujmuje prezenty (Geschenke) do 50 € na osobę w ciągu Wirtschaftsjahru (rok obrotowy) w Anlage EÜR (formularz rachunku zysku metodą kasową: przychody minus wydatki, składany z zeznaniem podatkowym) w Kz 174 (Kennzahl, numerowane pole formularza podatkowego w ELSTER), a powyżej tej kwoty wraz z VAT naliczonym (Vorsteuer), który nie podlega odliczeniu, w Kz 164. Dla VAT naliczonego limit liczy się w roku kalendarzowym.

W raporcie rocznym „Pakiet księgowy” otwiera sprawdzanie. Wybierz rok, kwartał lub miesiąc; Buchlio wymienia, co trzeba rozwiązać przed eksportem, i tworzy plik ZIP z partią księgowań DATEV, Umsatzsteuer-Voranmeldung (deklaracja zaliczkowa VAT, składana co miesiąc lub co kwartał w ELSTER), raportem kontrolnym i oryginalnymi dokumentami, a w pakiecie rocznym dodatkowo z przygotowaniem formularza Anlage EÜR (formularz rachunku zysku metodą kasową: przychody minus wydatki, składany z zeznaniem podatkowym) i ewidencją środków trwałych. W „Dotychczasowe eksporty” widzisz wcześniejsze eksporty z tego urządzenia; Buchlio informuje, jeśli dany okres został już wyeksportowany bez zmian lub zmienił się od tego czasu, ponieważ ponowny import tworzy w DATEV drugą partię.

Otwórz w aplikacji sekcję Wsparcie i wybierz „Zgłoś błąd” lub „Zaproponuj funkcję”. Przy błędzie możesz dobrowolnie dołączyć oczyszczone informacje diagnostyczne i o urządzeniu po ich wcześniejszym przejrzeniu. Dane dostępowe i treść dokumentów nie są dołączane automatycznie. Możesz pisać w swoim języku; odpowiedź otrzymasz w tym samym języku.

Sekcja Wsparcie zawiera krótkie instrukcje do najważniejszych czynności. W przypadku tematów takich jak serwery poczty czy hasła aplikacji możesz dodatkowo otworzyć tę Pomoc w przeglądarce.

Buchlio zapisuje wszystko najpierw lokalnie w twoim widocznym obszarze roboczym. Cloud-Vault łączysz tylko samodzielnie. Oryginały pozostają niezmienione, a zmiany merytoryczne są scalane między twoimi urządzeniami na podstawie wersji.

Wybierz w Ustawienia › Pamięć i synchronizacja iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV lub folder synchronizowany przez ciebie. Przy pierwszym połączeniu decydujesz, czy Buchlio otworzy istniejący Vault, czy przejmie bieżący obszar roboczy. Różniące się wersje dokumentu lub jego płatności są pokazywane i nie są po cichu nadpisywane; ustawienia zmienione na dwóch urządzeniach Buchlio scala osobno dla każdego ustawienia. Buchlio synchronizuje w tle; gdy wybierzesz „Cloud-Vault · na bieżąco” na górnym pasku, synchronizuje od razu. Przy łączeniu, synchronizowaniu, przenoszeniu lub odłączaniu karta Cloud-Vault informuje, co się właśnie dzieje. Pierwsza synchronizacja połączonego Vault pokazuje najpierw, że Vault wyświetla listę swoich plików, a potem pasek postępu z odczytanymi plikami twoich pozostałych urządzeń; Buchlio pozostaje w tym czasie dostępne do użytku.

W Ustawienia › Dane i kopia zapasowa „Utwórz kopię zapasową” tworzy plik ZIP z danymi aplikacji i oryginałami w wybranym przez ciebie miejscu. „Przywróć” sprawdza kopię zapasową i najpierw pokazuje podgląd; przed przejęciem danych Buchlio tworzy kopię bezpieczeństwa obecnego stanu. Jeśli w obszarze roboczym lub w kopii zapasowej brakuje oryginałów, podgląd wymienia dane dokumenty, a „Przywróć mimo to” przejmuje je bez tych oryginałów; kopia bezpieczeństwa zawiera każdy istniejący oryginał. W dokumencie „Dodaj oryginał ponownie” dodaje ten sam plik z powrotem, a połączony Vault dostarcza go przy następnej synchronizacji. Przywracanie rozłącza połączenie z chmurą, które potem łączysz ponownie; konta e-mail i inne dane dostępowe nie należą do kopii zapasowej. Tworzenie i przywracanie kopii zapasowych działa także bez logowania i bez aktywnej subskrypcji. Ważne kopie zapasowe przechowuj dodatkowo w osobnym miejscu.

Jeśli Buchlio przy uruchomieniu nie znajdzie obszaru roboczego, np. dlatego że folder został przeniesiony lub usługa chmurowa jeszcze go nie dostarczyła, pokazuje „Nie udało się uruchomić Buchlio” wraz z przyczyną. „Spróbuj ponownie” uruchamia aplikację ponownie, gdy tylko folder znów będzie dostępny. Na komputerze „Wybierz folder” otwiera obszar roboczy w jego nowym miejscu. „Przywróć z kopii zapasowej” tworzy go od nowa z pliku kopii zapasowej, na komputerze na życzenie przyciskiem „Wybierz inny folder” w pustym folderze.

Jeśli Buchlio zgłasza „Inne urządzenie używa nowszego formatu Buchlio”, zaktualizuj Buchlio na tym urządzeniu. Jeśli aktualizacja dla tego urządzenia jest już dostępna, Buchlio jej wymaga, pokazując „Wymagana aktualizacja aplikacji”: do czasu instalacji możliwe są tylko przeglądanie, eksport i kopia zapasowa. Jeśli nie jest jeszcze dostępna, np. w trakcie weryfikacji w App Store, możesz dalej edytować dane; do tego czasu Buchlio niczego nie przejmuje z Vault ani nic do niego nie przesyła. Po aktualizacji synchronizacja wznawia się sama. Jeśli Buchlio zgłasza inną wersję wpisu w Vault, nie edytuj żadnych plików w folderze Vault i postępuj w aplikacji według instrukcji „Synchronizacja wstrzymana: inna wersja w Vault” w sekcji Wsparcie.

Przy pilnych poprawkach Buchlio może wymagać wersji minimalnej. Starsze wersje działają wtedy tylko w trybie odczytu, dopóki nie zaktualizujesz aplikacji: dane, raporty, eksporty i kopie zapasowe pozostają dostępne, a zmiany i synchronizacja są wstrzymane. „Zaktualizuj teraz” prowadzi w wersjach ze sklepów do sklepu, a w wersji ze strony do aktualizacji aplikacji w Ustawienia › Ogólne.

O nowej wersji Buchlio informuje raz w komunikatach, wraz z opisem nowości; wybranie komunikatu otwiera aktualizację. Wersje ze sklepów aktualizuje odpowiedni sklep. W wersji na Maca z buchlio.de możesz też samodzielnie sprawdzić aktualizacje w menu Buchlio › Sprawdź aktualizacje… lub w Ustawienia › Ogólne › Aktualizacje aplikacji i tam je zainstalować; Buchlio sprawdza podpis przed instalacją, a potem uruchamia się ponownie. Ta wersja instaluje aktualizacje tylko z folderu „Aplikacje”: jeśli uruchomisz Buchlio bezpośrednio z folderu pobranych plików lub z okna DMG, zaproponuje przeniesienie się tam.

Jeśli nowa wersja zmienia format zapisu, Buchlio przy pierwszym otwarciu automatycznie przenosi twoje dane. Wcześniej Buchlio tworzy kopię dotychczasowej bazy danych w folderze Sicherungen / Migrationen w twoim obszarze roboczym. Starsze wpisy w Vault są przy synchronizacji odczytywane i przejmowane bez zmiany plików w Vault.

Buchlio otwiera twój obszar roboczy także bez logowania lub aktywnej subskrypcji, ale wtedy tylko w trybie odczytu; dzięki temu możesz też wcześniej wypróbować aplikację. Informacja pod paskiem tytułu podaje przyczynę i przyciskiem „Zaloguj się” lub „Wykup subskrypcję” prowadzi z powrotem do dostępu do zapisu. Widzisz wszystkie dane, zadania, przeglądy i raporty, otwierasz oryginały, eksportujesz pliki CSV i pakiet księgowy, tworzysz i przywracasz kopie zapasowe, udostępniasz dokumenty, odłączasz konta e-mail i chmury, zmieniasz wygląd, instalujesz aktualizacje i kontaktujesz się ze wsparciem. Tworzenie, zmiany, usuwanie, importy (pliki, udostępnianie, aparat, e-mail, wyciągi bankowe), wysyłka e-maili, synchronizacja z chmurą, pobieranie poczty, komunikaty o terminach i automatyczne zmiany wymagają logowania i aktywnej subskrypcji; 7-dniowy okres próbny i okresy karencji przy problemach z płatnością liczą się jako aktywna subskrypcja. Trzy dni przed końcem okresu próbnego lub anulowanej subskrypcji przypomina ci o tym komunikat. Niezsynchronizowane jeszcze zmiany lokalne pozostają zachowane i zostaną zsynchronizowane po ponownej aktywacji. Z subskrypcją potwierdzenie offline poświadcza dostęp do zapisu do siedmiu dni bez połączenia z internetem. „Wyloguj się” natychmiast usuwa z twojego urządzenia sesję i potwierdzenie offline.

Najpierw zaloguj się jak zwykle kodem z e-maila, przez Google lub Apple. Następnie w Ustawienia › Konto i subskrypcja wybierz „Otwórz konto w przeglądarce”, a w sekcji „Logowanie i bezpieczeństwo” – „Dodaj klucz dostępu”; jest to możliwe w ciągu pierwszych dziesięciu minut po zalogowaniu. Potwierdź za pomocą Face ID, odcisku palca lub kodu PIN urządzenia. Od tej pory na stronie logowania wybierasz „Zaloguj się kluczem dostępu”, bez kodu z e-maila. Buchlio nie pyta przy tym również o kod z aplikacji uwierzytelniającej, ponieważ klucz dostępu już łączy urządzenie z Face ID, odciskiem palca lub kodem PIN. Synchronizowane klucze dostępu, np. w pęku kluczy iCloud lub w Menedżerze haseł Google, działają na wszystkich urządzeniach z tym samym kontem. Klucz dostępu usuwasz w portalu konta; z menedżera haseł usuwasz go samodzielnie w tym menedżerze.

Konto usuwasz w Ustawienia › Konta e-mail. Dane dostępowe i stan sprawdzania zostają usunięte z tego urządzenia; już potwierdzone dokumenty pozostają zachowane. Zgodę u dostawcy cofasz dodatkowo samodzielnie: hasło aplikacji usuwasz w ustawieniach bezpieczeństwa swojego konta pocztowego, dla Gmaila w sekcji Hasła do aplikacji. Konto połączone przez logowanie odłączasz w Google w sekcji Połączenia z aplikacjami i usługami innych firm, a w przypadku prywatnych kont Microsoft w sekcji Uprawnienia aplikacji.

Dostawcę odłączasz w Ustawienia › Pamięć i synchronizacja. Twoje dane lokalne pozostają zachowane, podobnie jak dane u dostawcy; w przypadku Dropbox Buchlio dodatkowo cofa przy tym zgodę. Jeśli nie potrzebujesz już Vault, usuwasz go u dostawcy: w Google Drive znajduje się on w ukrytym obszarze aplikacji, który usuwasz w ustawieniach Drive w sekcji „Zarządzaj aplikacjami” przy Buchlio opcją „Usuń ukryte dane aplikacji”; w Dropbox – w folderze aplikacji Buchlio; w iCloud Drive, Nextcloud/WebDAV lub folderze synchronizowanym – w wybranym folderze Vault. Dostęp aplikacji cofasz w Google w sekcji Połączenia z aplikacjami i usługami innych firm, w Dropbox w sekcji Połączone aplikacje, a w Nextcloud, usuwając hasło aplikacji w ustawieniach bezpieczeństwa.

Otwórz kontrahenta w sekcji Kartoteki. Jeśli nie odnosi się do niego żaden dokument, żadna faktura (Rechnung) ani żadna oferta (Angebot), wybierasz „Usuń ostatecznie”, np. gdy dana osoba żąda usunięcia swoich danych. Buchlio usuwa go wraz z wcześniejszymi wersjami na tym urządzeniu, w Cloud-Vault i przy następnej synchronizacji na twoich pozostałych urządzeniach; tego nie można cofnąć. Starsze kopie zapasowe nadal go zawierają, dopóki ich nie usuniesz. Jeśli należą do niego dokumenty lub faktury, ze względu na obowiązek przechowywania możesz go tylko zarchiwizować; edytor podaje wtedy przyczynę.

Wybierz w Ustawienia › Konto i subskrypcja „Usuń konto”; portal konta otwiera się od razu na usuwaniu konta. Jeśli twoje logowanie w portalu miało miejsce ponad dziesięć minut temu, logujesz się ponownie, a potem usuwanie otwiera się znowu. Subskrypcja ze strony zostaje przy tym natychmiast anulowana; subskrypcje Apple i Google anulujesz osobno w odpowiednim sklepie. Usunięcie konta nie usuwa ani twojego lokalnego obszaru roboczego, ani twojego Cloud-Vault.

Wcześniej zwróć uwagę na ustawowe okresy przechowywania faktur (Rechnung) i dokumentów. Twoje dane znajdują się w obszarze roboczym, domyślnie w Dokumenty / Buchlio. Najpierw usuń w aplikacji konta e-mail i połączenia z chmurą, a następnie się wyloguj. Potem usuń folder obszaru roboczego, Vault u swojego dostawcy chmury (zob. „Jak odłączyć mój Cloud-Vault?”) i własne pliki kopii zapasowych.