Księgowość dla samozatrudnionych. W twoich rękach.

Odczytuj zdjęcia, skany i pliki PDF lokalnie – natywnym rozpoznawaniem tekstu z uzupełniającym zapasowym OCR, bez zewnętrznej usługi AI. Zdjęcie dokumentu przycinasz bezpośrednio na obrazie. Buchlio proponuje też datę lub okres świadczenia, a przy kilku stawkach podatku, np. jedzeniu po 7% i napojach po 19%, podział według stawki. Pojedyncze pliki, całe foldery, archiwa ZIP i zapisane e-maile można przejąć bezpośrednio, na komputerze także metodą przeciągnij i upuść z Findera, Eksploratora plików, Apple Mail lub Outlooka.

Przejmuj lokalnie XRechnung jako XML UBL lub CII oraz pliki PDF ZUGFeRD i Factur-X, także z kilkoma stawkami podatku.

Skonfiguruj kilka własnych kont e-mail do odbierania i wysyłki. Microsoft 365 i Outlook łączysz bez hasła aplikacji, przez bezpośrednie logowanie (OAuth), Gmail i Google Workspace przez IMAP i SMTP z hasłem aplikacji, a innych dostawców i własne domeny przez IMAP i SMTP. Dla każdego konta wybierasz skrzynkę odbiorczą, folder z fakturami lub wszystkie foldery. Rozpoznawane są także faktury w treści wiadomości i w przekazanych dalej wiadomościach; to, co przejęło już inne z twoich urządzeń, Buchlio rozpoznaje jako duplikat. Buchlio nie oznacza żadnej wiadomości jako przeczytanej. W „Wysyłka i odbiór” widzisz, kiedy każda skrzynka była ostatnio sprawdzana i które wiadomości przyniosły dokumenty.

Czytelne nazwy plików i foldery według roku, miesiąca i kategorii. Pliki oryginalne pozostają niezmienione. Jeśli zapiszesz dokument, np. opłatę bankową, bez pliku, oryginał uzupełnisz później jako plik lub zdjęcie.

Dla faktycznie zapłaconej kwoty w EUR Buchlio proponuje kurs referencyjny EBC. Niemiecki VAT (Umsatzsteuer) przejmujesz w EUR z faktury lub przeliczasz według BMF-Monatskurs (oficjalny miesięczny kurs walut do VAT, publikowany przez federalne Ministerstwo Finansów) – także przy Reverse Charge (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy, § 13b UStG) i dla własnych faktur wraz z e-fakturą (E-Rechnung). Pierwotna kwota faktury pozostaje zachowana.

Usunięte dokumenty trafiają wraz z danymi i plikami do kosza. Domyślnie przez 30 dni – z możliwością ustawienia od 7 dni do roku – możesz je w pełni przywrócić; potem niepotrzebne już pliki są usuwane. Zarchiwizowane, zapłacone lub wyeksportowane dokumenty Buchlio przechowuje do końca ustawowego okresu przechowywania.

Wystawiaj oferty jako PDF i wysyłaj je, zapisuj ich przyjęcie z datą i twórz na ich podstawie potwierdzenie zamówienia oraz fakturę z ilościami, które pozostały do rozliczenia. Buchlio nie pozwala zafakturować więcej, niż potwierdzono; wykreślone lub zmniejszone pozycje są przejrzyście widoczne w PDF. Oferty i potwierdzenia zamówienia mają własne serie numeracji i nigdy nie liczą się jako przychód. Na górze w Ofertach widnieją wysłane oferty, które wciąż czekają na decyzję, wraz z końcem ich ważności.

Z twoim projektem graficznym, automatycznymi sumami, podglądem na żywo, wersjami roboczymi i eksportem do PDF; chronologicznie sortowalny numer faktury Buchlio nadaje przy wystawieniu. Gdy podasz swój IBAN, faktury w EUR zawierają GiroCode, który twój klient skanuje aplikacją bankową. Wystawione faktury pozostają niezmienione: „Skoryguj fakturę” stornuje fakturę i otwiera kopię jako nową wersję roboczą, noty kredytowe (Gutschrift) i faktury stornujące (Stornorechnung) odnoszą się do pierwotnej faktury, a faktury końcowe (Schlussrechnung) odejmują zapłacone faktury zaliczkowe (Anzahlungsrechnung).

Własne faktury, noty kredytowe i faktury stornujące Buchlio przy kompletnych danych wystawia od razu jako hybrydowy PDF ZUGFeRD/Factur-X, a z Leitweg-ID (identyfikator routingu wymagany na e-fakturach przez klientów z sektora publicznego) lub numerem zamówienia – wraz z osadzonym XRechnung, także w walucie obcej z dodatkowo wykazanym VAT w EUR. Właśnie ten plik pozostaje oryginałem do wysyłki i eksportu. Brakujące dane Buchlio wskazuje przed wystawieniem. W ramach rozwoju oprogramowania oba formaty są automatycznie sprawdzane niezależnymi walidatorami.

Miesięczny ryczałt za obsługę albo kolejny retainer: Buchlio przygotowuje wersje robocze faktur co miesiąc, co kwartał lub co rok i przypomina o ich zatwierdzeniu. Seria może też zacząć się później, np. od następnego roku rozliczeniowego klienta; Terminy pokazują następną fakturę w sekcji „Wkrótce”. Nic nie jest wysyłane po cichu w tle.

Raz uzupełnij kartoteki i wybieraj z nich przy następnej fakturze, zamiast wpisywać wszystko od nowa. Zduplikowane wpisy porównujesz obok siebie i scalasz; istniejące faktury i dokumenty pozostają niezmienione.

Przed wysyłką sprawdź konto nadawcy, odbiorcę, temat i treść; forma zwrotu jest skierowana, zależnie od twojego wyboru, do firmy lub do osoby kontaktowej. Buchlio dołącza wystawioną fakturę w PDF, przy Leitweg-ID dodatkowo XRechnung jako XML, i po twoim zatwierdzeniu przekazuje e-mail w formie zaszyfrowanej do wybranego własnego konta e-mail. Wysłany bezpośrednio dociera w kolorach twojego profilu faktur, z twoim logo na górze i twoim podpisem na dole; „Tak dotrze e-mail” pokazuje go wcześniej. W „Wysyłka i odbiór” widnieje każda wysyłka z odbiorcą i drogą wysyłki, a do tego zwroty i odpowiedzi, które Buchlio rozpoznaje przy pobieraniu poczty.

Wyszukuj, filtruj i analizuj według miesięcy, kategorii lub walut. Raport roczny pokazuje przychody, wydatki i nadwyżkę, a na początku wymienia to, co jeszcze wymaga wyjaśnienia.

VAT należny (Umsatzsteuer) z przychodów, VAT naliczony (Vorsteuer) do odliczenia i wstępne zobowiązanie podatkowe w jednym miejscu. Dla niemieckich jednoosobowych działalności Buchlio dodatkowo szacuje rezerwę na podatek dochodowy i opcjonalnie na Gewerbesteuer (gminny podatek od działalności gospodarczej) – wyraźnie jako szacunek; zapisane zaliczki ją zmniejszają. Jeśli działasz jako Kleinunternehmer (zwolnienie małych firm z VAT, § 19 UStG: faktury bez VAT, bez odliczania VAT naliczonego), Buchlio informuje cię, gdy twój obrót przekroczy limity 25 000 € lub 100 000 € według § 19 UStG, i od obrotu, którym przekraczasz 100 000 €, liczy Voranmeldung z opodatkowaniem VAT na zasadach ogólnych (Regelbesteuerung); już ten obrót podlega opodatkowaniu.

Za każdy miesiąc lub kwartał Buchlio zestawia Kennzahlen (numerowane pola formularza podatkowego w ELSTER) aż do zobowiązania lub nadwyżki do zwrotu (Kz 83) – VAT należny według Ist-Versteuerung (VAT należny po otrzymaniu zapłaty) lub Soll-Versteuerung (VAT należny w chwili wykonania dostawy lub usługi), zgodnie z ustawieniem w profilu księgowym, VAT naliczony, gdy tylko istnieją faktura (Rechnung) i wykonane świadczenie, a Reverse Charge (VAT rozlicza nabywca zamiast dostawcy) według okresu świadczenia lub faktury. Wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (Innergemeinschaftliche Lieferung) znajdują się w Kz 41. Zusammenfassende Meldung (informacja podsumowująca o dostawach i usługach dla firm z innych krajów UE) Buchlio zestawia według USt-IdNr. (numer identyfikacyjny VAT do transakcji w UE); pakiet księgowy zawiera ją jako CSV do importu w Mein ELSTER. Niejasne przypadki są opisane obok jako wskazówki; wartości przenosisz do Mein ELSTER samodzielnie.

Zaliczki na VAT, zwroty oraz podatek dochodowy i Gewerbesteuer zapisujesz jako płatność podatku. Nie liczą się ani jako przychód, ani jako wydatek: VAT trafia do Anlage EÜR (formularz rachunku zysku metodą kasową: przychody minus wydatki, składany z zeznaniem podatkowym) w roku wynikającym z reguły dziesięciu dni (Kz 186 i 141), Gewerbesteuer jako niepodlegający odliczeniu, a podatek dochodowy pozostaje prywatny.

Laptop, meble biurowe lub samochód amortyzujesz bezpośrednio z dokumentu: komputery wraz z akcesoriami i oprogramowanie w ciągu jednego roku, inne środki trwałe do 800 € netto jako GWG (środek trwały niskiej wartości, odliczany w całości w roku zakupu) w całości w roku nabycia, a pozostałe liniowo od miesiąca nabycia. Wycofane środki trwałe liczą się według pozostałej wartości księgowej; pakiet roczny zawiera ewidencję środków trwałych.

Przy kosztach używanych w sposób mieszany, takich jak telefon komórkowy czy internet, jako wydatek i VAT naliczony liczy się tylko część firmowa. Ryczałty bez dokumentu za pracę w domu (Homeoffice), wyżywienie w podróży i przejazdy wpisujesz w raporcie rocznym, podobnie jak prywatne użytkowanie samochodu firmowego według metody 1% lub książki przejazdów. Prezenty dla kontrahentów (Geschenke) Buchlio sprawdza dla każdej obdarowanej osoby pod kątem limitu 50 €.

Buchlio sprawdza dane obowiązkowe i tworzy lokalny pakiet księgowy za miesiąc, kwartał lub rok: partię księgowań DATEV według SKR03 lub SKR04 (standardowe plany kont DATEV), Umsatzsteuer-Voranmeldung, w pakiecie rocznym przygotowanie formularza Anlage EÜR do ręcznego przeniesienia do Mein ELSTER i ewidencję środków trwałych, a do tego raport kontrolny i oryginalne dokumenty z sumami kontrolnymi. Wskazówki ostrzegają przed podwójnym importem do DATEV i wymieniają okresy, które zmieniły się od eksportu. Nie ma bezpośredniego przesyłania do DATEV ani do ELSTER ani merytorycznego odbioru przez DATEV; eksporty CSV i pełne lokalne kopie zapasowe pozostają dostępne.

Zapisuj płatności, płatności częściowe i zaliczki z faktyczną datą i kwotą bezpośrednio w dokumencie. Buchlio wyprowadza z nich status: do zapłaty, zapłacono częściowo lub zapłacono. Kilka kont płatniczych, np. konto firmowe i PayPal, pozostaje rozdzielonych w eksporcie księgowym.

Eksport CAMT lub CSV z twojej bankowości internetowej Buchlio odczytuje tylko na twoim urządzeniu. Do każdej transakcji proponuje pasujący otwarty dokument i rozpoznaje już zapisane płatności; jako płatność zapisywane jest tylko to, co potwierdzisz. Buchlio nie potrzebuje do tego połączenia z bankiem, a z samego wyciągu nic nie jest zapisywane ani przesyłane.

Sprawdzaj otwarte faktury zakupu i przeterminowane faktury sprzedaży na jednej wspólnej liście zadań. Potwierdzone płatności częściowe zmniejszają wyświetlaną pozostałą kwotę. W sekcji „Wkrótce” widnieje to, co czeka w ciągu najbliższych 14 dni: faktury z nadchodzącym terminem płatności, następny etap wezwań i nowe faktury z twoich serii. Skrzynka „Do zrobienia” zbiera ponadto to, co jest jeszcze otwarte w twoich dokumentach – płatności, kwestie podatkowe, wysyłkę i nowe dokumenty – od najpilniejszych.

Hosting, oprogramowanie, telefon: Buchlio rozpoznaje koszty cykliczne w twoich dokumentach, nawet gdy nazwa lub kwota czasem się zmieniają, i pokazuje, kiedy przyjdzie następna faktura. Jeśli jakiejś brakuje, widzisz to w Terminach i jako zadanie w skrzynce, a uzupełniasz ją plikiem, zdjęciem lub metodą przeciągnij i upuść. Dzięki temu żaden wydatek, który można odliczyć, nie przepada. Jeśli za dany miesiąc nie przychodzi faktura, np. poniżej minimalnej kwoty rozliczenia u dostawcy, oznaczasz ten miesiąc jako załatwiony przyciskiem „Dokument niepotrzebny”; wypowiedziane subskrypcje oznaczasz przez „…” jako wypowiedziane. Oba oznaczenia obowiązują na wszystkich twoich urządzeniach.

Harmonogram wezwań w profilu faktur określa, po ilu dniach przypada przypomnienie o płatności (Zahlungserinnerung), 1. i 2. wezwanie do zapłaty oraz jakie opłaty obowiązują. Terminy i komunikaty pokazują pismo do wysłania i otwierają je wstępnie wypełnione. Odsetki za opóźnienie (Verzugszinsen) Buchlio nalicza w przejrzysty sposób: u klientów biznesowych 9 punktów procentowych powyżej stopy bazowej i ryczałt 40 € zamiast opłaty za wezwanie do zapłaty (Mahngebühr), u klientów prywatnych 5 punktów procentowych. Każde pismo sprawdzasz i wysyłasz samodzielnie.

Zakup na raty przez PayPal lub kredyt kupiecki zapisujesz raz, według umowy: finansujący, data zakupu, liczba rat oraz rata miesięczna lub całkowita spłata. Buchlio planuje terminy i części odsetkowe i pokazuje np. „Finansowane przez: PayPal · Zapłacono 2 z 12 rat”. Raty do zapłaty pojawiają się w „Do zrobienia”, a o każdej Buchlio przypomina raz komunikatem; „Zapisz ratę” otwiera wstępnie wypełniony formularz do potwierdzenia, a kilka rat do zapłaty zapisujesz także zbiorczo. Spłata kapitału i koszty odsetek pozostają przejrzyście rozdzielone.