Configurar, entender, seguir trabajando.

Para una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook, usas el inicio de sesión directo de Microsoft. Con otros dominios, Buchlio consulta perfiles estandarizados de configuración automática y registros DNS SRV. Outlook conoce además perfiles propios de proveedores; si faltan datos públicos para tu dominio, introduces una vez a mano los datos del servidor de tu proveedor de alojamiento. Eso no significa que tu buzón esté estropeado.

Usa el que indique tu proveedor: el acceso TLS directo se usa a menudo con el puerto 465, y STARTTLS, normalmente con el puerto 587. Para IMAP, Buchlio usa TLS cifrado, por lo general en el puerto 993. No se aceptan conexiones sin cifrar.

Comprueba primero el nombre de usuario, el servidor y el puerto. Con la verificación en dos pasos activada puede hacer falta una contraseña de app. Por IMAP y SMTP, Gmail exige siempre una contraseña de app en lugar de tu contraseña de Google; solo una cuenta ya conectada iniciando sesión con Google no la necesita. En Google Workspace, la administración puede haber bloqueado IMAP o las contraseñas de app. Microsoft 365 y Outlook los conectas iniciando sesión directamente en el proveedor; con Modern Auth obligatorio, una contraseña normal no basta.

La configuración de la cuenta, las carpetas elegidas, las contraseñas y los tokens de inicio de sesión están cifrados en un archivo de la carpeta de configuración de la app; la clave la custodia el llavero del sistema. Nada de ello se escribe en el Cloud-Vault ni en las copias de seguridad. Buchlio usa una contraseña guardada solo para el servidor para el que la introdujiste; si cambias el servidor, el puerto o el cifrado, Buchlio te la vuelve a pedir. Los mensajes y los adjuntos se revisan en local; los datos de acceso no van ni en los registros de diagnóstico ni en las solicitudes de soporte.

En el llavero del sistema está la clave con la que Buchlio cifra tus datos de acceso. Como Buchlio solo lee ahí esa única entrada, el sistema pregunta como máximo una vez y no por cada cuenta. Si cancelas o deniegas, Buchlio pone en pausa las comprobaciones automáticas y muestra «Las cuentas de correo están bloqueadas». Solo «Desbloquear cuentas de correo», en Ajustes, vuelve a intentar el acceso.

Sin haber iniciado sesión, un espacio de trabajo nuevo te recibe con «Te damos la bienvenida a Buchlio»: «Ver primero» lo abre en solo lectura, y «Iniciar sesión y probar 7 días gratis» te lleva al inicio de sesión en Ajustes › Cuenta y suscripción. El inicio de sesión se hace en el navegador; allí comparas un código con el de la app. Después te suscribes; la suscripción empieza con 7 días de prueba. Con acceso de escritura, «Configurar Buchlio» te guía en cinco pasos por «Tu empresa»; «Tus impuestos», con el régimen fiscal y la Ist-Versteuerung (el IVA se devenga al cobrar) o la Soll-Versteuerung (el IVA se devenga al realizar la operación); «Tus facturas», con el plazo de pago y el logotipo; y «Asesoría fiscal»: si trabajas con una asesoría fiscal que usa DATEV, introduces ahí la Beraternummer (número de DATEV de la asesoría fiscal) y la Mandantennummer (número de DATEV del cliente) y el plan de cuentas y, si quieres, aplicas la asignación estándar de DATEV; al final, «Todo listo» lo resume. «Continuar» guarda cada paso y «Configurar más tarde» termina la configuración; mientras no exista un perfil de facturación, la vuelves a iniciar en Ajustes › Facturas e impuestos con «Iniciar configuración». Después, Entrada muestra «Próximos pasos»: conectar una cuenta de correo, conectar otro dispositivo, crear la primera copia de seguridad y, si tienes asesoría fiscal, introducir sus datos de DATEV. Lo que ya está hecho desaparece, y la tarjeta se puede ocultar. Revisa después en Ajustes › Facturas e impuestos el remitente, los datos bancarios, el tratamiento fiscal, los textos y el diseño de la factura en la vista previa. Los datos de la app y los originales están por defecto en Documentos / Buchlio; otra ubicación o un Cloud-Vault solo los eliges tú. Si un servicio en la nube sincroniza tu carpeta Documentos, Buchlio te pregunta por la ubicación en el primer inicio y te propone una carpeta local.

Entrada se llama «Por hacer» y muestra cada comprobante con tareas pendientes, lo más urgente primero: conflictos de pagos, facturas (Rechnung) archivadas a partir de su fecha de vencimiento, devoluciones pendientes, cuotas vencidas, facturas propias vencidas, pagos sin tratamiento fiscal o sin valor en EUR, facturas, notas de crédito (Gutschrift) y anulaciones (Storno) sin enviar, y comprobantes nuevos para revisar. El botón de una fila resuelve la tarea más importante, por ejemplo «Registrar pago», «Revisar: Requerimiento de pago n.º 1» o «Enviar»; las demás están en el menú «…». Los filtros Todos, Pagos, Impuestos, Envío y Revisar acotan la lista. En Envío, «Marcar todo como enviado» marca, tras una confirmación, todos los documentos de la lista que hayas enviado por otra vía; Buchlio no envía nada. Encima de la lista están los conflictos de sincronización, las facturas recurrentes pendientes y los comprobantes que faltan de costes recurrentes de los dos últimos meses, cada uno con su acción, como «Aportar comprobante»; el número junto a Entrada también los cuenta. Un comprobante en conflicto de sincronización solo aparece ahí hasta que lo resuelvas con «Revisar conflictos». Sin acceso de escritura, las tareas siguen visibles, pero sus acciones no.

En el Mac eliges en Entrada «Seleccionar comprobantes»: archivos, archivos ZIP y carpetas van mezclados en una sola selección. En Windows, «Seleccionar comprobantes» admite archivos y archivos ZIP, y «Seleccionar carpeta», carpetas enteras. En el móvil eliges «Hacer foto», «De la fototeca» o «Archivos / ZIP». Una foto la recortas en «Revisar documento» directamente sobre la imagen: arrastra los vértices y los bordes del marco, y lo de fuera se oscurece. Con «Página» capturas más páginas, y «Usar escaneo» crea el comprobante. En el ordenador también arrastras archivos y carpetas directamente a la ventana, igual que los adjuntos de Apple Mail u Outlook. Un correo entero de Apple Mail se convierte él mismo en el comprobante y muestra su texto; Buchlio no extrae sus adjuntos. Se admiten PDF, imágenes (también HEIC), facturas electrónicas (E-Rechnung) en XML y correos guardados (.eml). La XRechnung como UBL/CII y los datos ZUGFeRD o Factur-X integrados se leen de forma estructurada. En el comprobante revisas las propuestas en los grupos Comprobante, Importe e impuesto, Contabilización y Pago, y decides la asignación del proveedor; la fecha o el periodo de la operación están debajo de la fecha de factura, y si el comprobante no indica ninguno, el campo muestra la fecha de factura. Solo «Guardar y archivar» confirma el comprobante. El original se conserva sin cambios.

La factura de un restaurante o de un hotel suele incluir importes al 7 % y al 19 %. Elige en el comprobante «Varios tipos de IVA» e introduce el importe bruto de cada tipo; Buchlio calcula el neto y el impuesto por tipo y muestra lo que aún falta para el precio total. El reconocimiento de texto propone el desglose a partir de la tabla de impuestos del comprobante, y las facturas electrónicas (E-Rechnung) ya lo traen. En el lote de asientos de DATEV, cada tipo figura en una línea propia.

Si has registrado un comprobante sin documento, como una comisión bancaria o un tique de aparcamiento, ábrelo y elige «Aportar original»; en el móvil también puedes fotografiar el comprobante, y en el ordenador, arrastrar el archivo a la ventana. Buchlio guarda el original sin cambios y lo sincroniza con tus dispositivos. Los valores registrados se mantienen, y un original existente nunca se sustituye.

Pulsa «Crear factura» y toma el cliente y los productos o servicios de los datos maestros o regístralos nuevos. En «Persona de contacto (opcional)» indicas una persona que aparece en el bloque de dirección debajo de la empresa. Revisa la fecha, el plazo de pago, las líneas, el tratamiento fiscal y los textos en la vista previa en directo; en el móvil, «Vista previa», en la cabecera del diálogo, alterna entre los datos y la vista previa. Si tu IBAN está en el perfil de facturación, una factura en EUR lleva un GiroCode por el importe a pagar. El número de factura lo asigna Buchlio al emitirla, ordenable por fecha, como 261006-1430-K3M9; los borradores aún no tienen número. Con los datos completos, el PDF emitido es a la vez una factura electrónica (E-Rechnung) ZUGFeRD/Factur-X. Se conserva sin cambios como original: el correo, «Guardar PDF» y las exportaciones usan exactamente ese archivo.

Las facturas (Rechnung) emitidas no se modifican. Si algo no es correcto, por ejemplo el destinatario, eliges en el menú «…» de la factura «Corregir factura»: tras una confirmación, Buchlio emite una factura de anulación (Stornorechnung) y abre una copia como borrador nuevo, que recibe un número nuevo al emitirlo. La factura de anulación se la envías al destinatario de la factura original. Un importe parcial lo corriges con una nota de crédito (Gutschrift): elige en el menú «…» de la factura «Crear nota de crédito». Buchlio abre una copia como nota de crédito que hace referencia a la factura; deja solo las líneas que se deben abonar o cámbialas al importe que se debe abonar. Un registro de prueba o erróneo que nunca se envió lo eliminas en el menú «…» con «Eliminar registro de prueba o erróneo».

En Presupuestos, crea un presupuesto (Angebot) nuevo y revísalo en la vista previa. Una vez emitido, no se modifica; lo envías por correo como una factura (Rechnung). Si tu cliente acepta, registras la aceptación con su fecha y generas la confirmación de pedido (Auftragsbestätigung). Ahí puedes suprimir líneas o reducir cantidades. Después, «Crear factura» lleva las cantidades aún pendientes a un borrador de factura. Arriba, en Presupuestos, figura en «Sin decisión» qué presupuestos enviados aún esperan respuesta y cuándo termina su validez. Un presupuesto lo mueves a la papelera con «…» o desde el propio presupuesto; un presupuesto aceptado y uno con confirmación de pedido o factura se conservan.

Las facturas (Rechnung), notas de crédito (Gutschrift) y facturas de anulación (Stornorechnung), Buchlio las emite como factura electrónica (E-Rechnung) en cuanto los datos están completos. Hacen falta, entre otros, el país del remitente y del destinatario como código o nombre, por ejemplo DE o Alemania; en una factura, tu IBAN; y con Reverse Charge (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor, § 13b UStG) o una entrega intracomunitaria (Innergemeinschaftliche Lieferung), la USt-IdNr. (número de identificación a efectos del IVA para operaciones dentro de la UE) de ambas partes. La XRechnung integrada exige además la dirección de correo y el número de teléfono del remitente, la dirección de correo del destinatario y una Leitweg-ID (identificador de enrutamiento que exigen los clientes del sector público en las facturas electrónicas) o una referencia del pedido. Si falta algo, Buchlio te indica el dato ya antes de emitir; sin él se genera un PDF sencillo. A un destinatario con Leitweg-ID solo le emites la factura cuando la XRechnung está completa.

Para servicios eliges el tratamiento fiscal «Reverse Charge» (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor), y para entregas de mercancías, «Entrega intracomunitaria»; Buchlio no acepta mercancías al extranjero como Reverse Charge. Ambos casos necesitan tu USt-IdNr. (número de identificación a efectos del IVA para operaciones dentro de la UE) y la de tu cliente. En la entrega intracomunitaria (Innergemeinschaftliche Lieferung), Buchlio imprime la mención legal de la exención y marca la factura electrónica (E-Rechnung) con la categoría K; en la Voranmeldung (declaración periódica del IVA, mensual o trimestral, en ELSTER), la venta figura en la Kz 41 (casilla numerada de un formulario fiscal en ELSTER).

En el borrador de factura, activa la sección «Recurrente» y elige Mensual, Trimestral o Anual y la próxima fecha. Si la serie empieza más tarde, por ejemplo con el próximo año de facturación de un cliente, pon la fecha de factura en ese día y guarda el borrador: ese día, Buchlio te recuerda que lo emitas. Buchlio detecta las fechas vencidas al iniciar la app y mientras la usas, y muestra en Entrada «Factura recurrente pendiente» con «Abrir borrador». Emitir y enviar sigue siendo decisión tuya; Buchlio no envía nada automáticamente.

Las facturas (Rechnung) no enviadas están en Entrada, con el filtro Envío. Elige «Enviar», revisa el destinatario, el remitente, el asunto y el mensaje y confirma el envío; el PDF emitido lo adjunta Buchlio. Si el saludo nombra a la empresa o a la persona de contacto lo fijas en el perfil de facturación, en Plantillas de correo, con «Saludo en los correos»; se aplica también a los recordatorios de pago (Zahlungserinnerung) y a los requerimientos de pago (Mahnung). Las facturas ya enviadas fuera de Buchlio las marcas en el menú «…» con «Marcar como enviado», y varias a la vez, con el filtro Envío y «Marcar todo como enviado». En Envío y recepción ves cada envío con su destinatario y su vía. Si Buchlio consulta el buzón desde el que envías, te avisa de un correo devuelto como no entregado, y la factura vuelve a estar en Envío; una respuesta de tu cliente aparece allí con su fecha.

En Envío y recepción › Enviados está el registro de envíos: cada envío del año elegido con su destinatario y su vía, por ejemplo por SMTP o Gmail, también los documentos que has marcado como enviados. Al lado figura su estado: «Enviado», «Respuesta el …» o «No entregado», con el aviso del servidor de correo. En Recibidos ves, por buzón, cuándo lo comprobó Buchlio por última vez y cuántos mensajes ha importado; «Consultar ahora» lo comprueba al instante. El registro de consultas indica los correos que han traído comprobantes en este dispositivo y las devoluciones y respuestas detectadas. «Gestionar cuentas» te lleva a tus cuentas de correo.

En el perfil de facturación, en «Diseño del correo», defines cómo llegan los correos enviados directamente: como correo HTML con tu logotipo arriba y una firma abajo con nombre, dirección, teléfono, correo y sitio web. El color de acento del perfil, el mismo que en tus facturas (Rechnung), enmarca el correo y colorea el fondo y los enlaces. La Steuernummer (número fiscal que el Finanzamt, la oficina tributaria local, asigna a la empresa) y la USt-IdNr. (número de identificación a efectos del IVA para operaciones dentro de la UE), así como los datos bancarios, los añades marcando una casilla, y la tipografía la eliges entre Moderna, Clásica y Neutra. En «Datos obligatorios en la firma» introduces lo que las GmbH, las UG y los comerciantes inscritos deben indicar en los correos comerciales, por ejemplo el tribunal de registro, el número de registro y la gerencia. Una vista previa muestra el resultado al instante, y antes de cada envío ves en «Así llega el correo» exactamente lo que recibe el destinatario. El logotipo va dentro del propio correo; al abrirlo no se carga nada. Si en cambio preparas un correo en tu app de correo, Buchlio añade la firma como texto.

Si Buchlio encuentra en Datos maestros entradas duplicadas, las indica encima de la lista como posibles duplicados. «Comparar y fusionar “…”» muestra ambas entradas lado a lado: cuál se queda, cuál se archiva, cuándo se crearon y todos sus datos. Los datos que difieren están marcados; se aplican los de la entrada que se queda, Buchlio completa los vacíos con los de la archivada y, en los contactos, une los roles. «Conservar la otra entrada» intercambia los lados; en el móvil, cada dato aparece encima de sus dos valores. «Fusionar» archiva la segunda entrada. Las facturas (Rechnung) y los comprobantes existentes no se modifican, y la entrada archivada se puede restaurar desde el archivo.

Un pago completo lo registras directamente en el comprobante con «Pagado por completo el». Para pagos parciales, una financiación o un anticipo, abres «Registrar pago parcial o financiación»; en el diálogo «Pagos» guardas todas las entradas juntas. A partir de ellos, Buchlio deduce si está pendiente, pagado en parte o pagado; una fecha de factura por sí sola no demuestra ningún pago.

Elige en el diálogo «Pagos» una financiación e introduce el financiador, el importe financiado, el día en que el financiador paga al vendedor (normalmente la fecha de compra), el número de cuotas y la cuota mensual o la devolución total según el contrato y, si quieres, también «Primera cuota el». La factura (Rechnung) se considera pagada desde el desembolso. En el mismo diálogo, Buchlio muestra el plan de cuotas con los vencimientos y la parte de intereses; la próxima cuota la registras con «Registrar como pagada», y varias cuotas vencidas, también de una vez. Además, las cuotas vencidas aparecen en «Por hacer» y en Vencimientos, y cada una también una vez como notificación; «Registrar cuota» abre el formulario con la fecha, el importe y la parte de intereses de la cuota, y solo se guarda cuando lo confirmas. Al conciliar el extracto bancario, Buchlio propone los cargos del financiador como cuota vencida. Una amortización anticipada la registras con «Amortización anticipada (no es una cuota regular)»: las cuotas pendientes se reparten entonces el resto del contrato; si el financiador recalcula, ajustas el contrato en «Editar contrato». Como gasto solo cuentan los intereses pagados; el capital reduce la deuda pendiente.

El importe original de la factura se conserva. Para cada pago confirmas el importe en EUR realmente pagado; Buchlio propone para ello el tipo de referencia del BCE del día del pago. Si la factura (Rechnung) indica IVA (Umsatzsteuer) alemán, también con Reverse Charge (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor), Buchlio necesita su valor en EUR: tomado de la factura o, con «Usar el BMF-Monatskurs» (tipo de cambio mensual oficial para el IVA que publica el Ministerio Federal de Hacienda), a partir de la media mensual del mes de la operación. Tus propias facturas en moneda extranjera piden ese valor antes de emitirlas.

En el perfil contable guardas, además de la cuenta bancaria estándar, otras cuentas de pago, como PayPal, cada una con su propia cuenta de DATEV. Al registrar un pago eliges en «Pagado a través de» la cuenta que corresponde; el lote de asientos de DATEV contabiliza entonces el pago en ella.

Elige en Entrada una carpeta entera o un archivo ZIP de hasta 200 MB (en el Mac, con «Seleccionar comprobantes»; en Windows, con «Seleccionar carpeta» o «Seleccionar comprobantes») o arrastra la carpeta a la ventana. Con «Comprobante x de y», Buchlio te guía por los comprobantes uno tras otro: «Archivar y seguir» confirma el comprobante actual y abre el siguiente, y «Guardar y seguir» lo deja por revisar. Los archivos que ya existen, Buchlio los reconoce como duplicados.

La sección Vencimientos reúne las facturas recibidas pendientes que tienes que pagar, la próxima cuota de cada financiación en curso y las facturas emitidas vencidas. Los pagos parciales ya confirmados se descuentan del importe pendiente. Las facturas (Rechnung) archivadas a partir de su fecha de vencimiento, las cuotas vencidas y las facturas propias vencidas aparecen además en Entrada, en «Por hacer». Debajo, «Próximamente» muestra lo que toca en los próximos 14 días: facturas enviadas que vencen entonces, la siguiente fase de reclamación y las facturas nuevas de tus series; a continuación vienen los costes recurrentes.

En Vencimientos › Costes recurrentes, Buchlio muestra los gastos que un proveedor factura cada semana, cada mes, cada trimestre o cada año, con la próxima fecha prevista y un total aproximado al mes. Si para una fecha de este año o del anterior falta el comprobante, aparece «Falta el comprobante» con el mes; los comprobantes que faltan de los dos últimos meses aparecen además como tarea en Entrada. Un clic en la serie, o en Entrada en «Aportar comprobante», abre una ventana para aportarlo: elige el archivo, arrástralo a la ventana o fotografía el comprobante, como en Entrada. Si para una fecha no llega ninguna factura (Rechnung), por ejemplo porque el proveedor no factura por debajo de su importe mínimo, elige ahí «No hace falta comprobante»; «Volver a mostrar como faltante» lo deshace. Con «…» abres la última factura o marcas la serie como dada de baja; las series dadas de baja aparecen plegadas debajo, hasta que un comprobante nuevo las retoma. Ambas marcas se aplican en todos tus dispositivos. Buchlio detecta una serie a partir de tres comprobantes de un proveedor con el mismo ritmo, y ya a partir de dos si los comprobantes son casi iguales o los has marcado como «Se repite periódicamente». Las pequeñas diferencias de nombre, importe o día no importan. Si un proveedor de repente se llama de forma muy distinta, asigna sus comprobantes al mismo contacto. Si faltan tres fechas sin baja, la serie se considera terminada.

Define en el perfil de facturación tu plan de reclamaciones: tras cuántos días tocan el recordatorio de pago (Zahlungserinnerung) y el primer y el segundo requerimiento de pago (Mahnung), y qué gastos se aplican. Vencimientos, Entrada y Notificaciones muestran entonces qué carta toca para una factura emitida vencida y la abren ya rellenada. Con clientes empresariales en mora, Buchlio calcula intereses de 9 puntos porcentuales sobre el tipo de interés básico (§ 288 Abs. 2 BGB) y, en lugar de gastos de reclamación (Mahngebühr), la cantidad fija de 40 €; con clientes particulares, 5 puntos porcentuales; la carta muestra el cálculo. Con clientes empresariales, la mora empieza como muy tarde 30 días después del vencimiento y de la recepción de la factura (Rechnung; § 286 Abs. 3 BGB); si la factura se devolvió como no entregada, solo cuenta la entrega posterior. Revisa el destinatario, el remitente, el plazo y los importes. Buchlio adjunta la factura original y solo la envía tras tu confirmación expresa, a través de una cuenta de correo propia que elijas; no envía nada automáticamente. Si tu cliente paga el importe reclamado, lo registras como un solo pago, también al conciliar el extracto bancario: Buchlio contabiliza la factura como pagada, y los intereses de demora (Verzugszinsen), la cantidad fija y los gastos de reclamación, como ingreso independiente no sujeto a IVA: Kz 103 (casilla numerada de un formulario fiscal en ELSTER) de la Anlage EÜR (formulario del beneficio por criterio de caja, ingresos menos gastos, que se presenta con la declaración de la renta), sin IVA (Umsatzsteuer).

Exporta en la banca en línea los movimientos como CAMT (XML, también en ZIP) o CSV y elige en Vencimientos «Conciliar extracto bancario». Buchlio lee el archivo solo en tu dispositivo y no lo guarda. Para cada movimiento en euros contabilizado propone el comprobante pendiente que encaja (número de factura, importe, nombre, fecha) y reconoce los pagos ya registrados. Los cargos de tu financiador los propone como la cuota pendiente más antigua de la financiación («Cuota 4 de 12 · Financiador») y los registra como amortización con la parte de intereses del plan de cuotas. Acepta las propuestas una a una o todas las seguras de una vez, o asigna tú los movimientos. Si tu banco ofrece CAMT, es la vía más fiable; el CSV, Buchlio lo reconoce por la fila de cabecera.

El informe anual muestra en «Umsatzsteuer-Voranmeldung (preparación)» (declaración periódica del IVA, mensual o trimestral, en ELSTER), por mes o por trimestre, las Kennzahlen (casillas numeradas de un formulario fiscal en ELSTER) del formulario con la base imponible, el impuesto y el importe a pagar o a devolver (Kz 83). El IVA repercutido (Umsatzsteuer) cuenta según cómo configures el criterio de devengo en el perfil contable: con Ist-Versteuerung, con el cobro; con Soll-Versteuerung, en el mes de la operación, aunque no se haya cobrado. El IVA soportado (Vorsteuer) cuenta en cuanto se dispone de la factura (Rechnung) y se ha realizado la operación, también antes del pago; el Reverse Charge (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor) cuenta con la operación o la factura, según corresponda, aunque no se haya pagado. Para las entregas intracomunitarias (Innergemeinschaftliche Lieferung; Kz 41) y los servicios a empresas de otros países de la UE (Kz 21), Buchlio desglosa la Zusammenfassende Meldung (declaración recapitulativa de entregas y servicios a empresas de otros países de la UE) por USt-IdNr. (número de identificación a efectos del IVA para operaciones dentro de la UE) en euros enteros, con L para entregas y S para prestaciones de servicios; las entregas cuentan en el mes de su factura, como muy pronto con la entrega y como muy tarde en el mes siguiente, y los servicios, en el mes de su realización, se hayan pagado o no. El paquete contable la incluye como CSV para importarla en Mein ELSTER. Como Kleinunternehmer (exención de IVA para pequeñas empresas, § 19 UStG: facturas sin IVA y sin deducción del IVA soportado), no presentas ninguna Zusammenfassende Meldung. Lo que no se puede asignar con claridad aparece al lado como aviso. Los valores los trasladas tú a Mein ELSTER; «Paquete contable…», junto a la selección del periodo, crea el paquete del periodo.

Elige «Registrar pago de impuestos» en Finanzas e indica el impuesto, el periodo y el importe; en el IVA (Umsatzsteuer), también la Dauerfristverlängerung (prórroga permanente de un mes del plazo de la Voranmeldung, la declaración periódica del IVA) y la domiciliación. Los pagos y las devoluciones no cuentan ni como ingreso ni como gasto. El IVA figura en la Anlage EÜR (formulario del beneficio por criterio de caja, ingresos menos gastos, que se presenta con la declaración de la renta) en la Kz 186 (casilla numerada de un formulario fiscal en ELSTER) o en la 141, según corresponda; un pago a cuenta de un mes o un trimestre hasta el final del Wirtschaftsjahr (ejercicio económico) que vence y se paga como máximo diez días después –hasta el 10 de enero si coincide con el año natural– cuenta en el Wirtschaftsjahr anterior (§ 11 Abs. 2 S. 2 EStG). La Gewerbesteuer (impuesto municipal sobre los beneficios de la actividad comercial) no es deducible, y el impuesto sobre la renta sigue siendo privado; ambos reducen la reserva fiscal estimada. Un comprobante ya registrado como gasto lo cambias en el propio comprobante con el tipo de comprobante «Pago de impuestos».

Abre el gasto, por ejemplo el de un portátil, y elige «Amortizar como inmovilizado». Buchlio propone la vida útil según la categoría de inmovilizado, por ejemplo un año para ordenadores y software. Hasta 800 € netos, el bien cuenta como GWG (bien de escaso valor que se deduce por completo en el año de compra) por completo en el año de adquisición, salvo los accesorios de ordenador como un monitor o una impresora, que no se pueden usar sin ordenador y, con una vida útil de un año, también cuentan por completo en el año de adquisición; si no, de forma lineal desde el mes de la adquisición. Si se da de baja, introduces la fecha y, si procede, la factura de venta. El informe anual muestra las amortizaciones, y el paquete anual, el inventario de activos; la AfA (amortización de un bien a lo largo de su vida útil) la contabiliza tu asesoría fiscal en su contabilidad de inmovilizado. Buchlio no contempla el fondo colectivo ni la AfA degresiva. Para las adquisiciones de julio de 2025 a finales de 2027, Buchlio te avisa de la AfA degresiva para que la elijas con tu asesoría fiscal antes de la primera declaración de impuestos.

La parte privada de los costes mixtos, como el móvil o internet, la introduces en el comprobante: solo la parte profesional cuenta como gasto, y solo a ella corresponde IVA soportado (Vorsteuer) deducible, también en las suscripciones de proveedores de la UE con Reverse Charge (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor). Las tarifas planas sin comprobante –teletrabajo (Homeoffice), manutención en viajes, trayectos con el coche privado y al primer centro de trabajo– las registras en el informe anual, en «Datos anuales».

Si también usas un vehículo de empresa de forma privada, lo introduces en el informe anual, en «Datos anuales»: un vehículo por año. Buchlio calcula el uso privado según la regla del 1 %, con límite de costes, o según tu libro de trayectos, lo contabiliza mes a mes con IVA (Umsatzsteuer) y lo muestra en el beneficio, en la Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaración periódica del IVA, mensual o trimestral, en ELSTER) y en la Anlage EÜR (formulario del beneficio por criterio de caja, ingresos menos gastos, que se presenta con la declaración de la renta), en la Kz 106 (casilla numerada de un formulario fiscal en ELSTER); en los coches eléctricos e híbridos, con la mitad o la cuarta parte del precio de catálogo. La regla del 1 % exige más de un 50 % de uso para la actividad. Como Kleinunternehmer (exención de IVA para pequeñas empresas, § 19 UStG: facturas sin IVA y sin deducción del IVA soportado), el uso privado no genera IVA. Los costes del vehículo los registras en las categorías «Leasing del vehículo», «Impuesto y seguro del vehículo» y «Gastos corrientes del vehículo». Los comprobantes del vehículo no tienen parte privada propia; el uso privado solo cuenta a través del vehículo de empresa en los datos anuales. Para el límite de costes solo cuentan los costes de esas tres categorías y la amortización y los intereses de «Inmovilizado: turismo».

Elige en el comprobante la categoría «Regalos de empresa» e introduce en «Personas obsequiadas» una persona por línea. Buchlio reparte el importe a partes iguales y anota los regalos de empresa (Geschenke) de hasta 50 € por persona y Wirtschaftsjahr (ejercicio económico) en la Anlage EÜR (formulario del beneficio por criterio de caja, ingresos menos gastos, que se presenta con la declaración de la renta) en la Kz 174 (casilla numerada de un formulario fiscal en ELSTER), y los que superan ese importe, junto con el IVA soportado (Vorsteuer) no deducible, en la Kz 164. Para el IVA soportado, el límite cuenta por año natural.

En el informe anual, «Paquete contable» abre la revisión. Elige año, trimestre o mes; Buchlio indica lo que hay que resolver antes de exportar y crea un archivo ZIP con el lote de asientos de DATEV, la Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaración periódica del IVA, mensual o trimestral, en ELSTER), el informe de verificación y los comprobantes originales y, en el paquete anual, además, la preparación de la Anlage EÜR (formulario del beneficio por criterio de caja, ingresos menos gastos, que se presenta con la declaración de la renta) y el inventario de activos. En «Exportaciones anteriores» ves las exportaciones anteriores de este dispositivo; Buchlio te avisa si un periodo ya se exportó sin cambios o si ha cambiado desde entonces, porque una nueva importación crea en DATEV un segundo lote.

Abre Soporte en la app y elige Informar de un error o Proponer una función. En un error, puedes adjuntar voluntariamente, tras revisarla antes, información de diagnóstico y del dispositivo depurada. Los datos de acceso y el contenido de los comprobantes no se adjuntan automáticamente. Puedes escribir en tu idioma; recibirás la respuesta en ese mismo idioma.

La sección Soporte incluye guías rápidas de los procesos más importantes. En temas como los servidores de correo o las contraseñas de app, también puedes abrir esta ayuda en el navegador.

Buchlio guarda todo primero en local, en tu espacio de trabajo visible. Un Cloud-Vault solo lo conectas tú. Los originales no se modifican, mientras que los cambios de contenido se combinan entre tus dispositivos por versiones.

Elige en Ajustes › Almacenamiento y sincronización iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV o una carpeta que sincronices tú. Al conectar por primera vez, decides si Buchlio abre un Vault existente o toma el espacio de trabajo actual. Las versiones distintas de un comprobante o de sus pagos se muestran y no se sobrescriben en silencio; los ajustes que cambias en dos dispositivos, Buchlio los combina ajuste por ajuste. Buchlio sincroniza en segundo plano; si tocas «Cloud-Vault · al día», arriba en la barra, sincroniza al instante. Al conectar, sincronizar, trasladar o desconectar, la tarjeta Cloud-Vault te dice qué está pasando. La primera sincronización de un Vault conectado muestra primero que el Vault está listando sus archivos y después una barra de progreso con los archivos leídos de tus otros dispositivos; mientras tanto, puedes seguir usando Buchlio.

En Ajustes › Datos y copia de seguridad, «Crear copia de seguridad» genera un archivo ZIP con los datos de la app y los originales en el lugar que elijas. «Restaurar» comprueba la copia de seguridad y muestra primero una vista previa; antes de aplicarla, Buchlio crea una copia de seguridad previa del estado actual. Si faltan originales en el espacio de trabajo o en la copia de seguridad, la vista previa indica los comprobantes afectados, y «Restaurar de todos modos» los restaura sin esos originales; la copia de seguridad previa contiene cada original existente. En el comprobante, «Volver a añadir el original» vuelve a añadir el mismo archivo, y un Vault conectado lo aporta en la siguiente sincronización. La restauración desconecta la conexión con la nube, que después vuelves a conectar; las cuentas de correo y otros datos de acceso no forman parte de la copia de seguridad. Hacer y restaurar copias de seguridad funciona también sin iniciar sesión ni suscripción activa. Guarda además las copias de seguridad importantes en otro lugar.

Si al iniciarse Buchlio no encuentra el espacio de trabajo, por ejemplo porque la carpeta se ha movido o un servicio en la nube aún no la ha descargado, muestra «No se pudo iniciar Buchlio» con el motivo. «Reintentar» vuelve a iniciar en cuanto la carpeta esté de nuevo accesible. En el ordenador, «Elegir carpeta» abre el espacio de trabajo en su nueva ubicación. «Restaurar desde una copia de seguridad» lo vuelve a crear a partir de un archivo de copia de seguridad; en el ordenador, si quieres, con «Elegir otra carpeta», en una carpeta vacía.

Si Buchlio avisa «Otro dispositivo usa un formato de Buchlio más reciente», actualiza Buchlio en este dispositivo. Si la actualización para este dispositivo ya se ha publicado, Buchlio la exige con «Actualización de la app necesaria»: hasta instalarla, solo puedes ver, exportar y hacer copias de seguridad. Si aún no está disponible, por ejemplo durante la revisión en el App Store, puedes seguir editando; hasta entonces, Buchlio no aplica nada del Vault ni sube nada. Tras la actualización, la sincronización continúa sola. Si Buchlio avisa de otra versión de una entrada en el Vault, no edites ningún archivo de la carpeta del Vault y sigue en la app la guía «Sincronización detenida: otra versión en el Vault», en Soporte.

Para correcciones urgentes, Buchlio puede exigir una versión mínima. Las versiones anteriores quedan entonces en solo lectura hasta que actualices: los datos, los informes, las exportaciones y las copias de seguridad siguen disponibles, y los cambios y la sincronización quedan en pausa. «Actualizar ahora» lleva, en las versiones de las tiendas, a la tienda, y en la versión de la web, a las actualizaciones de la app en Ajustes › General.

Buchlio anuncia una versión nueva una vez en Notificaciones, con lo que trae; un toque en el aviso abre la actualización. Las versiones de las tiendas las actualiza la tienda correspondiente. En la versión para Mac de buchlio.de también puedes comprobarlo tú con el menú Buchlio › Buscar actualizaciones… o en Ajustes › General › Actualizaciones de la app e instalarla allí; Buchlio comprueba la firma antes de instalar y después se reinicia. Esta versión solo instala actualizaciones desde la carpeta «Aplicaciones»: si inicias Buchlio directamente desde la descarga o desde la ventana del DMG, te ofrece moverse allí.

Si una versión nueva cambia el formato de almacenamiento, Buchlio adapta tus datos automáticamente la primera vez que lo abres. Antes, Buchlio crea una copia de la base de datos anterior en Sicherungen / Migrationen, dentro de tu espacio de trabajo. Las entradas antiguas del Vault se leen y se adaptan al sincronizar, sin modificar los archivos del Vault.

Buchlio abre tu espacio de trabajo también sin iniciar sesión ni suscripción activa, pero solo en lectura; así también puedes probar la app antes. Un aviso debajo de la barra de título indica el motivo y, con «Iniciar sesión» o «Suscribirse», te devuelve el acceso de escritura. Ves todos los datos, tareas, resúmenes e informes, abres los originales, exportas archivos CSV y el paquete contable, creas y restauras copias de seguridad, compartes documentos, desconectas cuentas de correo y de nube, cambias la apariencia, instalas actualizaciones y contactas con el soporte. Crear, modificar, eliminar, importar (archivos, compartir, cámara, correo, extractos bancarios), enviar correos, sincronizar con la nube, consultar buzones, las notificaciones de vencimientos y los cambios automáticos necesitan iniciar sesión y una suscripción activa; el periodo de prueba de 7 días y los periodos de gracia por problemas de pago también cuentan. Tres días antes de que termine un periodo de prueba o una suscripción cancelada, te lo recuerda una notificación. Los cambios locales aún no sincronizados se conservan y se sincronizan tras la reactivación. Con suscripción, un justificante sin conexión confirma el acceso de escritura hasta siete días sin conexión a internet. «Cerrar sesión» elimina al instante de tu dispositivo la sesión y el justificante sin conexión.

Inicia sesión primero como siempre, con un código por correo, Google o Apple. Abre después, en Ajustes › Cuenta y suscripción, «Abrir la cuenta en el navegador» y elige, en «Inicio de sesión y seguridad», «Añadir llave de acceso»; esto es posible en los diez primeros minutos tras iniciar sesión. Confírmalo con Face ID, la huella dactilar o el PIN de tu dispositivo. A partir de entonces eliges en la página de inicio de sesión «Iniciar sesión con llave de acceso», sin código por correo. Buchlio tampoco te pide entonces la app de autenticación, porque la llave de acceso ya une el dispositivo con Face ID, la huella dactilar o el PIN. Las llaves de acceso sincronizadas, por ejemplo en el Llavero de iCloud o en el Gestor de contraseñas de Google, funcionan en todos los dispositivos con la misma cuenta. Una llave de acceso la eliminas en el portal de la cuenta; de tu gestor de contraseñas la borras tú allí.

En Ajustes › Cuentas de correo eliminas una cuenta. Los datos de acceso y el estado de las comprobaciones se borran de este dispositivo; los comprobantes ya confirmados se conservan. La autorización en el proveedor la revocas además tú: una contraseña de app la borras en la sección de seguridad de tu cuenta de correo; para Gmail, en Contraseñas de aplicación. Una cuenta conectada iniciando sesión la desconectas en Google, en Conexiones con aplicaciones y servicios de terceros, y en las cuentas personales de Microsoft, en Permisos de aplicaciones.

En Ajustes › Almacenamiento y sincronización desconectas el proveedor. Tus datos locales se conservan, y los datos en el proveedor también; con Dropbox, Buchlio revoca además la autorización. Si ya no necesitas el Vault, lo eliminas en el proveedor: en Google Drive está en una zona oculta de la app, que eliminas en la configuración de Drive, en «Gestionar aplicaciones», junto a Buchlio, con «Eliminar datos ocultos de la aplicación»; en Dropbox, en la carpeta de la app de Buchlio; y en iCloud Drive, Nextcloud/WebDAV o una carpeta sincronizada, en la carpeta del Vault elegida. El acceso de la app lo revocas en Google, en Conexiones con aplicaciones y servicios de terceros; en Dropbox, en Aplicaciones conectadas; y en Nextcloud, borrando la contraseña de app en los ajustes de seguridad.

Abre el contacto en Datos maestros. Si ningún comprobante, factura (Rechnung) ni presupuesto (Angebot) hace referencia a él, eliges «Eliminar definitivamente», por ejemplo cuando un contacto pide que se borren sus datos. Buchlio lo elimina, con sus versiones anteriores, de este dispositivo, del Cloud-Vault y, en la siguiente sincronización, de tus otros dispositivos; no se puede deshacer. Las copias de seguridad anteriores lo siguen conteniendo hasta que las elimines. Si tiene comprobantes o facturas asociados, por la obligación de conservación solo puedes archivarlo; el editor indica entonces el motivo.

Elige en Ajustes › Cuenta y suscripción «Eliminar cuenta»; el portal de la cuenta se abre directamente en la eliminación. Si iniciaste sesión allí hace más de diez minutos, vuelves a iniciar sesión y después se abre de nuevo la eliminación. Una suscripción web se cancela entonces de inmediato; las suscripciones de Apple y Google las cancelas por separado en la tienda correspondiente. Eliminar la cuenta no elimina tu espacio de trabajo local ni tu Cloud-Vault.

Ten en cuenta antes los plazos legales de conservación de facturas (Rechnung) y comprobantes. Tus datos están en el espacio de trabajo, por defecto en Documentos / Buchlio. Elimina primero en la app las cuentas de correo y las conexiones con la nube, y cierra sesión. Después elimina la carpeta del espacio de trabajo, el Vault en tu proveedor de nube (consulta «¿Cómo desconecto mi Cloud-Vault?») y tus propios archivos de copia de seguridad.