Contabilidad para autónomos. En tus manos.

Lee fotos, escaneos y PDF en local, con reconocimiento de texto nativo y un OCR complementario de respaldo, sin ningún servicio externo de IA. La foto de un comprobante la recortas directamente sobre la imagen. También se proponen la fecha o el periodo de la operación y, si hay varios tipos de IVA, por ejemplo comida al 7 % y bebidas al 19 %, el desglose por tipo. Archivos sueltos, carpetas enteras, archivos ZIP y correos guardados se importan directamente; en el ordenador, también arrastrándolos desde el Finder, el Explorador, Apple Mail u Outlook.

Importa en local facturas XRechnung como XML UBL o CII, así como PDF ZUGFeRD y Factur-X, también con varios tipos de IVA.

Configura varias cuentas de correo propias para recibir y enviar. Microsoft 365 y Outlook los conectas sin contraseña de app, iniciando sesión directamente (OAuth); Gmail y Google Workspace, por IMAP y SMTP con una contraseña de app; y otros proveedores y dominios propios, por IMAP y SMTP. En cada cuenta eliges la bandeja de entrada, las carpetas de facturas o todas las carpetas. También se reconocen las facturas que vienen en el texto del mensaje y en mensajes reenviados; lo que otro de tus dispositivos ya haya importado, Buchlio lo reconoce como duplicado. Buchlio no marca ningún mensaje como leído. En «Envío y recepción» ves cuándo se comprobó por última vez cada buzón y qué correos han traído comprobantes.

Nombres de archivo legibles y carpetas por año, mes y categoría. Los archivos originales no se modifican. Si has registrado un comprobante sin documento, como una comisión bancaria, aportas el original más tarde con un archivo o una foto.

Para el importe en EUR realmente pagado, Buchlio propone el tipo de referencia del BCE. El IVA (Umsatzsteuer) alemán en EUR lo tomas de la factura o lo conviertes con el BMF-Monatskurs (tipo de cambio mensual oficial para el IVA que publica el Ministerio Federal de Hacienda), también con Reverse Charge (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor, § 13b UStG) y en tus propias facturas, factura electrónica (E-Rechnung) incluida. El importe original de la factura se conserva.

Los comprobantes eliminados van a la papelera con sus datos y archivos. Durante 30 días por defecto (se puede ajustar de 7 días a un año) puedes restaurarlos por completo; después se eliminan los archivos que ya no se necesitan. Buchlio conserva los comprobantes archivados, pagados o exportados hasta que termina el plazo de conservación legal.

Emite presupuestos en PDF y envíalos, registra la aceptación con su fecha y genera a partir de ellos la confirmación de pedido y la factura con las cantidades aún pendientes. Buchlio impide que se facture más de lo confirmado; las líneas suprimidas o reducidas figuran en el PDF de forma trazable. Los presupuestos y las confirmaciones de pedido tienen sus propias series de numeración y nunca cuentan como ingreso. Arriba, en Presupuestos, están los presupuestos enviados que aún esperan una decisión, con la fecha en que termina su validez.

Con tu diseño, totales automáticos, vista previa en directo, borradores y exportación a PDF; el número de factura, ordenable por fecha, lo asigna Buchlio al emitirla. Con tu IBAN, las facturas en EUR llevan un GiroCode que tu cliente escanea con la app de su banco. Las facturas emitidas no se modifican: «Corregir factura» las anula y abre una copia como borrador nuevo; las notas de crédito (Gutschrift) y las facturas de anulación (Stornorechnung) hacen referencia a la factura original, y las facturas finales (Schlussrechnung) descuentan las facturas de anticipo (Anzahlungsrechnung) pagadas.

Con los datos completos, Buchlio emite tus facturas, notas de crédito y facturas de anulación directamente como PDF híbrido ZUGFeRD/Factur-X, con Leitweg-ID (identificador de enrutamiento que exigen los clientes del sector público en las facturas electrónicas) o referencia del pedido y XRechnung integrada, también en moneda extranjera con el IVA indicado además en EUR. Precisamente ese archivo sigue siendo el original para el envío y la exportación. Buchlio te indica los datos que faltan antes de emitir. En el desarrollo, ambos formatos se comprueban de forma automatizada con validadores independientes.

La tarifa mensual de mantenimiento o el próximo retainer: Buchlio prepara borradores de factura cada mes, cada trimestre o cada año y te recuerda que los apruebes. Una serie también puede empezar más tarde, por ejemplo con el próximo año de facturación de un cliente; Vencimientos muestra la próxima factura en «Próximamente». Nada se envía en segundo plano sin que lo sepas.

Mantén los datos maestros una sola vez y elígelos en la próxima factura en lugar de volver a introducirlo todo. Las entradas duplicadas las comparas lado a lado y las fusionas; las facturas y los comprobantes existentes no se modifican.

Revisa la cuenta remitente, el destinatario, el asunto y el mensaje antes de enviar; el saludo se dirige, según elijas, a la empresa o a la persona de contacto. Buchlio adjunta el PDF de la factura emitida y, si hay una Leitweg-ID, también la XRechnung como XML, y tras tu aprobación entrega el correo cifrado a la cuenta de correo propia que hayas elegido. Si se envía directamente, llega con los colores de tu perfil de facturación, con tu logotipo arriba y tu firma abajo; «Así llega el correo» te lo muestra antes. En «Envío y recepción» figura cada envío con su destinatario y su vía, además de las devoluciones y las respuestas que Buchlio detecta al consultar el buzón.

Busca, filtra y analiza por meses, categorías o monedas. El informe anual muestra los ingresos, los gastos y el excedente, y te indica primero lo que aún falta aclarar.

El IVA repercutido (Umsatzsteuer) de los ingresos, el IVA soportado (Vorsteuer) deducible y el IVA a pagar provisional, de un vistazo. Para empresas individuales alemanas, Buchlio estima además una reserva para el impuesto sobre la renta y, opcionalmente, para la Gewerbesteuer (impuesto municipal sobre los beneficios de la actividad comercial), expresamente como estimación; los pagos a cuenta registrados la reducen. Si eres Kleinunternehmer (exención de IVA para pequeñas empresas, § 19 UStG: facturas sin IVA y sin deducción del IVA soportado), Buchlio te avisa cuando tu volumen de negocio supera los límites de 25.000 € o 100.000 € del § 19 UStG y calcula la Voranmeldung con el régimen general de IVA (Regelbesteuerung) a partir de la operación con la que tu volumen de negocio supera los 100.000 €; esa misma operación ya tributa.

Por mes o por trimestre, Buchlio reúne las Kennzahlen (casillas numeradas de un formulario fiscal en ELSTER) del formulario hasta el importe a pagar o a devolver (Kz 83): el IVA repercutido según Ist-Versteuerung (el IVA se devenga al cobrar) o Soll-Versteuerung (el IVA se devenga al realizar la operación), como esté configurado en el perfil contable; el IVA soportado, en cuanto se dispone de la factura (Rechnung) y se ha realizado la operación; y el Reverse Charge (inversión del sujeto pasivo: el cliente debe el IVA en lugar del proveedor), según el periodo de la operación o la factura. Las entregas intracomunitarias (Innergemeinschaftliche Lieferung) figuran en la Kz 41. La Zusammenfassende Meldung (declaración recapitulativa de entregas y servicios a empresas de otros países de la UE) la desglosa Buchlio por USt-IdNr. (número de identificación a efectos del IVA para operaciones dentro de la UE); el paquete contable la incluye como CSV para importarla en Mein ELSTER. Los casos dudosos aparecen al lado como aviso; los valores los trasladas tú a Mein ELSTER.

Los pagos a cuenta del IVA, las devoluciones y el impuesto sobre la renta y la Gewerbesteuer los registras como pago de impuestos. No cuentan ni como ingreso ni como gasto: el IVA figura en la Anlage EÜR (formulario del beneficio por criterio de caja, ingresos menos gastos, que se presenta con la declaración de la renta) en el año que resulta de la regla de los diez días (Kz 186 y 141), la Gewerbesteuer como no deducible, y el impuesto sobre la renta sigue siendo privado.

El portátil, los muebles de oficina o el coche los amortizas directamente desde el comprobante: los ordenadores, con sus accesorios y el software, en un año; los demás bienes del inmovilizado de hasta 800 € netos, como GWG (bien de escaso valor que se deduce por completo en el año de compra), por completo en el año de adquisición; y el resto, de forma lineal desde el mes de la adquisición. Las bajas cuentan con su valor contable pendiente; el paquete anual incluye el inventario de activos.

En los costes de uso mixto, como el móvil o internet, solo la parte profesional cuenta como gasto y como IVA soportado. Las tarifas planas sin comprobante por teletrabajo (Homeoffice), manutención en viajes y trayectos las introduces en el informe anual, igual que el uso privado del vehículo de empresa según la regla del 1 % o el libro de trayectos. Los regalos de empresa (Geschenke) a contactos comerciales, Buchlio los comprueba por persona obsequiada frente al límite de 50 €.

Buchlio comprueba los datos obligatorios y crea un paquete contable local por mes, trimestre o año: lote de asientos de DATEV según SKR03 o SKR04 (planes de cuentas estándar de DATEV), Umsatzsteuer-Voranmeldung y, en el paquete anual, la preparación de la Anlage EÜR para trasladarla a mano a Mein ELSTER y el inventario de activos, además de un informe de verificación y los comprobantes originales con sumas de comprobación. Los avisos advierten de una importación doble en DATEV e indican los periodos que han cambiado desde la exportación. No hay transmisión directa a DATEV ni a ELSTER, ni validación profesional por parte de DATEV; las exportaciones CSV y las copias de seguridad locales completas siguen disponibles.

Registra pagos, pagos parciales y anticipos con su fecha e importe reales directamente en el comprobante. A partir de ellos, Buchlio deduce si está pendiente, pagado en parte o pagado. Varias cuentas de pago, como la cuenta de empresa y PayPal, se mantienen separadas en la exportación contable.

La exportación CAMT o CSV de tu banca en línea, Buchlio la lee solo en tu dispositivo. Para cada movimiento propone el comprobante pendiente que encaja y reconoce los pagos ya registrados; solo se guarda como pago lo que tú confirmas. Buchlio no necesita para ello ninguna conexión con el banco, y del extracto en sí no se guarda ni se transmite nada.

Revisa en una lista de trabajo común las facturas recibidas pendientes y las facturas emitidas vencidas. Los pagos parciales confirmados reducen el importe restante que se muestra. En «Próximamente» aparece lo que toca en los próximos 14 días: facturas que vencen, la siguiente fase de reclamación y las facturas nuevas de tus series. Además, Entrada («Por hacer») reúne lo que está pendiente en tus comprobantes (pagos, cuestiones fiscales, envíos y comprobantes nuevos), lo más urgente primero.

Hosting, software, teléfono: Buchlio detecta los costes recurrentes en tus comprobantes, aunque el nombre o el importe varíen a veces, y muestra cuándo llega la próxima factura. Si falta una, lo ves en Vencimientos y como tarea en Entrada, y la aportas con un archivo, una foto o arrastrándola. Así no se queda ningún gasto deducible por el camino. Si un mes no llega factura, por ejemplo porque no se alcanza la facturación mínima de un proveedor, lo marcas como resuelto con «No hace falta comprobante»; las suscripciones dadas de baja las marcas como dadas de baja con «…». Ambas cosas se aplican en todos tus dispositivos.

El plan de reclamaciones del perfil de facturación fija tras cuántos días tocan el recordatorio de pago (Zahlungserinnerung) y el primer y el segundo requerimiento de pago, y qué gastos se aplican. Vencimientos y Notificaciones muestran la carta que toca y la abren ya rellenada. Buchlio calcula los intereses de demora (Verzugszinsen) de forma trazable: con clientes empresariales, 9 puntos porcentuales sobre el tipo de interés básico y una cantidad fija de 40 € en lugar de los gastos de reclamación (Mahngebühr); con clientes particulares, 5 puntos porcentuales. Cada carta la revisas y la envías tú.

Una compra a plazos con PayPal o un crédito del comercio lo registras una sola vez según el contrato: financiador, fecha de compra, número de cuotas y cuota mensual o devolución total. Buchlio planifica los vencimientos y la parte de intereses y muestra, por ejemplo, «Financiado a través de PayPal · 2 de 12 cuotas pagadas». Las cuotas vencidas aparecen en «Por hacer», y Buchlio te recuerda cada una con una sola notificación; «Registrar cuota» abre el formulario ya rellenado para que lo confirmes, y varias cuotas vencidas también las registras de una vez. El capital y los gastos por intereses se mantienen separados de forma trazable.