Privacidad de la app y de la cuenta

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Actualizado: 19 de octubre de 2026

Esta información se refiere a la app Buchlio y a la cuenta de Buchlio. Para la web se aplica la información sobre protección de datos de la web.

1. De qué se trata

Esta información se aplica a la app Buchlio (macOS, Windows, iOS, Android), a la cuenta de Buchlio y al portal de la cuenta en account.buchlio.de. Buchlio funciona en local: los comprobantes, las facturas (Rechnung), los pagos, los contactos, el reconocimiento de texto y los informes se quedan en tu dispositivo y, si lo configuras, en tu propio almacenamiento en la nube. Buchlio no recibe estos datos contables.

2. Responsable

PikCode, Mikayil Gacek (Einzelunternehmer)
Mühlstr. 32, 65760 Eschborn, Deutschland
Contacto: support@buchlio.de o el formulario de contacto.

No se ha designado ningún delegado de protección de datos.

3. Qué se queda en tu dispositivo

Espacio de trabajo: Los datos de la app y los archivos originales están en tu espacio de trabajo, por defecto en la carpeta «Buchlio» de tus Documentos. El reconocimiento de texto se hace en el dispositivo. No hay ninguna transmisión a servicios externos de IA. En los ordenadores, Buchlio deja en el espacio de trabajo el archivo .buchlio-computer. Solo contiene un valor de comprobación (SHA-256) del identificador del dispositivo del sistema operativo, ni el identificador en sí ni un nombre de ordenador o de usuario. Así, Buchlio reconoce en el primer inicio si este ordenador fue el último en abrir el espacio de trabajo y no abre sin preguntar la base de datos de otro ordenador. El archivo no forma parte de las copias de seguridad ni del Cloud-Vault; solo sale del dispositivo si un servicio en la nube que elijas sincroniza la carpeta.
Datos de acceso: Los tokens de inicio de sesión y de OAuth y las contraseñas de correo, de app y de WebDAV están cifrados en un archivo de la carpeta de configuración de la app. La clave la custodia el almacén de claves del sistema operativo (Llavero, Administrador de credenciales, Keystore). No llegan al espacio de trabajo, ni a las copias de seguridad ni al Cloud-Vault.
Idioma: El idioma que eliges para la app está en un archivo de la carpeta de configuración de la app de este dispositivo. No llega al espacio de trabajo, ni a las copias de seguridad ni al Cloud-Vault; cada dispositivo tiene el suyo.
Acceso a carpetas (Mac App Store): La versión del Mac App Store solo puede usar carpetas que elijas tú. Para tu espacio de trabajo y un Vault de carpeta, guarda la autorización como marcador de macOS en el contenedor de la app. Los marcadores solo valen en este Mac y no llegan a las copias de seguridad, ni a las exportaciones ni al Cloud-Vault.
Datos sin guardar: Si cambias a otra app con cambios sin guardar en un editor, Buchlio guarda una copia en el almacenamiento local de la app para que puedas recuperarlos si el sistema cierra la app. Los datos de acceso nunca forman parte de ella. La copia se borra al guardar, descartar o cerrar y no sale del dispositivo.
Extractos bancarios: Si eliges en Vencimientos «Conciliar extracto bancario», la app lee el archivo de exportación elegido de tu banca en línea (CAMT/XML, también en ZIP, o CSV) exclusivamente en tu dispositivo. Ni el archivo ni los movimientos que contiene (fecha, importe, nombre, concepto, IBAN de la cuenta) se guardan, se sincronizan ni se transmiten a Buchlio o a terceros; la app no se conecta con tu banco. Solo los pagos que aceptas expresamente los guarda Buchlio como cualquier pago registrado (fecha, importe, cuenta contable) y los sincroniza a través de tu Vault.
Personas obsequiadas en los regalos a contactos comerciales: En la categoría «Regalos de empresa» introduces los nombres de las personas obsequiadas. La normativa fiscal exige este registro (§ 4 Abs. 7 EStG), y solo así comprueba Buchlio el límite de 50 € por persona y Wirtschaftsjahr (ejercicio económico; § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Buchlio guarda los nombres, como todos los demás datos de los comprobantes, en tu espacio de trabajo y, si has conectado un Cloud-Vault, en tu propio almacenamiento en la nube (apartado 8). Figuran en tus exportaciones (CSV de comprobantes, paquete contable) y nunca llegan a Buchlio ni al servicio de cuentas. Se les aplican las mismas reglas de conservación y eliminación que al comprobante.
Persona de contacto de los destinatarios de facturas: En las facturas, las notas de crédito (Gutschrift), los presupuestos (Angebot), las confirmaciones de pedido (Auftragsbestätigung) y los contactos puedes indicar, si quieres, una persona de contacto. Buchlio la imprime en el bloque de dirección debajo de la empresa y la transfiere como contacto del comprador a la factura electrónica (E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD) que envías al destinatario. Se guarda, como los demás datos de facturas y datos maestros, en tu espacio de trabajo y, si has conectado un Cloud-Vault, en tu propio almacenamiento en la nube (apartado 8), y nunca llega a Buchlio ni al servicio de cuentas. Se le aplican las mismas reglas de conservación y eliminación que a la factura o al contacto, según corresponda.
Sin análisis por parte de Buchlio: La app no contiene servicios de publicidad ni de informes de fallos y no envía datos de uso ni datos contables a Buchlio. Automáticamente solo consulta el inicio de sesión y el estado de la suscripción en el servicio de cuentas (apartado 4), en las versiones de las tiendas, el estado de la suscripción en RevenueCat (apartado 5) y si se ha publicado una versión nueva: en la versión de la web, en el canal de actualizaciones; en las versiones del App Store, en Apple (apartado 10). En Android, el reconocimiento de texto de Google envía datos de diagnóstico y de uso a Google (apartado 10). Por lo demás, los datos de diagnóstico solo salen del dispositivo si envías expresamente un informe de error (apartado 6).
Permisos: La app solo usa la cámara y la fototeca si fotografías un comprobante, eliges una imagen o tú guardas la imagen de un comprobante en tus fotos. Solo accede a dispositivos de la red local si configuras allí un servidor WebDAV o de correo. Solo lee archivos si los eliges, los arrastras o los abres con Buchlio. Las notificaciones solo aparecen si las permites.
Eliminación: Eliminas datos en la app (papelera con conservación configurable; los comprobantes archivados, pagados o exportados los conserva hasta que termina su plazo legal de conservación, 8 años tras el final del año del comprobante) o borras la carpeta del espacio de trabajo. Un contacto al que no hace referencia ningún comprobante, factura ni presupuesto lo eliminas definitivamente, por ejemplo a petición del propio contacto: Buchlio lo elimina, con sus versiones anteriores, de este dispositivo, de tu Cloud-Vault y de tus otros dispositivos en la siguiente sincronización. Las copias de seguridad que hayas creado antes lo siguen conteniendo hasta que las elimines. Los contactos con comprobantes solo puedes archivarlos, por la obligación de conservación.

4. Cuenta de Buchlio

Sin iniciar sesión, la app abre tu espacio de trabajo en solo lectura. Para crear y modificar, inicias sesión con una cuenta de Buchlio, con un código enviado a tu dirección de correo, con Google, con Apple o con una llave de acceso que hayas añadido en el portal de la cuenta. El inicio de sesión se hace en el navegador; después, la app recibe un token de sesión.

Datos tratados:
- Dirección de correo e identificador interno de la cuenta.
- Con Google o Apple, el identificador de la cuenta del proveedor y el nombre transmitido y, si procede, la dirección de la foto de perfil; con Apple, posiblemente una dirección de reenvío (relay).
- Tu nombre, si lo indicas en el portal de la cuenta; puedes cambiarlo o eliminarlo allí en cualquier momento.
- Tokens del proveedor guardados cifrados.
- Sesiones con dirección IP e identificador del navegador o de la app (user agent).
- Autorizaciones de dispositivos nuevos.
- Opcionalmente, la autenticación de dos factores: secreto y códigos de recuperación, cifrados.
- Opcionalmente, llaves de acceso: clave pública, identificador de la llave de acceso, contador de firmas, si está sincronizada, vías de transmisión admitidas, momento en que se añadió y el identificador del modelo de autenticador, a partir del cual se muestra, si procede, el nombre de tu gestor de contraseñas. Face ID, la huella dactilar o el PIN del dispositivo los comprueba solo tu dispositivo; Buchlio no recibe nada de ello.
Códigos de inicio de sesión y solicitudes de llave de acceso: Los códigos de inicio de sesión solo se guardan como hash y caducan a los cinco minutos. Una solicitud para añadir o usar una llave de acceso también vale como máximo cinco minutos; al añadirla, contiene el identificador de la cuenta y la dirección de correo. Para protegerse de abusos, el servicio cuenta las solicitudes por dirección (mediante un hash calculado con una clave secreta) y por dirección IP en intervalos cortos.
En el navegador: El portal de la cuenta solo instala cookies técnicamente necesarias para el inicio de sesión y la sesión. Durante el inicio de sesión con código, la pestaña del navegador recuerda la dirección de correo introducida (sessionStorage) para que recargar la página no interrumpa el proceso; se borra tras iniciar sesión o al cerrar la pestaña. Si la eliminación de la cuenta exige volver a iniciar sesión, la pestaña también lo recuerda, hasta que después se vuelve a abrir la eliminación.
Justificante sin conexión: Un justificante firmado confirma el acceso de escritura sin internet durante un máximo de siete días. Contiene el identificador interno de la cuenta, el estado de la suscripción, que decide el acceso de escritura, y, si se ha fijado, la versión mínima de la app, pero ninguna dirección de correo. Se queda en el dispositivo.
Finalidad y base jurídica: Prestación de la cuenta y de tu acceso a la app (art. 6.1.b) RGPD); protección frente a abusos y seguridad del servicio (art. 6.1.f) RGPD).
Plazo de conservación:
- Los datos de la cuenta, hasta que se elimina la cuenta; las llaves de acceso, hasta que las elimines. Una llave de acceso eliminada se queda en tu gestor de contraseñas hasta que la borres allí.
- Las sesiones valen como máximo 30 días desde el último uso; al cerrar sesión terminan al instante. El servicio de cuentas borra automáticamente las sesiones y los códigos de inicio de sesión caducados.
- Los contadores de protección frente a abusos solo valen para intervalos de pocos minutos.
- Las copias de seguridad de la base de datos de cuentas (diarias y antes de cada actualización) se quedan 15 días en el servidor del servicio de cuentas y después se borran.
Idioma: La app comunica su idioma al servicio de cuentas en cada solicitud (Accept-Language) y lo incluye en los enlaces al portal de la cuenta; si no, el portal de la cuenta usa el idioma de tu navegador. El servicio de cuentas responde y envía los códigos de inicio de sesión en ese idioma y no lo guarda.
Registros de funcionamiento: El servicio de cuentas solo registra los errores con la clase de error y la ruta, sin contenidos, direcciones de correo ni tokens.

Inicio de sesión con Google o Apple

Si eliges Google o Apple, inicias sesión directamente en el proveedor. Este transmite a Buchlio el identificador de tu cuenta, tu dirección de correo y, si procede, tu nombre. Google y Apple tratan los datos bajo su propia responsabilidad. La conexión la eliminas en el portal de la cuenta (siempre se mantiene al menos un método de inicio de sesión) o en el propio proveedor.

Eliminar la cuenta

En la app, en Ajustes › Cuenta y suscripción › «Eliminar cuenta», o en el navegador, en el portal de la cuenta, en account.buchlio.de/account, eliminas tu cuenta tras confirmarlo; si iniciaste sesión allí hace más de diez minutos, antes vuelves a iniciar sesión. Sin la app ni el portal de la cuenta, basta un correo a support@buchlio.de desde la dirección de tu cuenta. Entonces ocurre lo siguiente:

Terminan todas las sesiones y autorizaciones de dispositivos.
Una suscripción web se cancela de inmediato; esto no conlleva ningún reembolso.
Recibes una confirmación por correo electrónico.
Se revoca la autorización en Apple. La vinculación con Google la elimina Buchlio; la entrada «Buchlio» entre las aplicaciones de terceros de tu cuenta de Google puedes eliminarla tú allí.
Tus datos se eliminan en RevenueCat y tu cuenta de cliente en Paddle se archiva.
Después se eliminan los datos de la cuenta y de inicio de sesión; de las copias de seguridad de la base de datos desaparecen cuando estas se borran, a los 15 días.

Las suscripciones del App Store o de Google Play las cancelas tú allí. Tu contabilidad local y tu Cloud-Vault no se ven afectados. Los documentos de facturación y de pago que Paddle debe conservar como vendedor se quedan allí.

5. Suscripciones

Compra en la web: El vendedor es Paddle (Paddle.com Market Ltd., Reino Unido), como tu parte contratante para la compra (revendedor y Merchant of Record). Paddle trata los datos de pago, de facturación y fiscales bajo su propia responsabilidad (privacidad de Paddle). El servicio de cuentas crea tu cuenta de cliente en Paddle con la dirección de correo de tu cuenta de Buchlio y el identificador interno de la cuenta. Buchlio recibe identificadores de cliente y de transacción y el estado de la suscripción, ningún dato de pago. Para pagar, el portal de la cuenta te redirige a la página de pago buchlio.de/kaufen (en los demás idiomas, con el código del idioma delante, como buchlio.de/es/kaufen). Esta carga el script de pago Paddle.js y abre en ella el proceso de pago de Paddle; el propio portal de la cuenta no integra ningún script de Paddle.
Compra en las apps: Las suscripciones a través del App Store o de Google Play se gestionan a través de Apple o de Google, según corresponda, que actúan bajo su propia responsabilidad.
Estado de la suscripción: RevenueCat (RevenueCat, Inc., EE. UU.) asigna las compras y el estado de la suscripción a tu cuenta de Buchlio mediante el identificador interno de la cuenta. Para ello se transmiten a EE. UU. el identificador interno de la cuenta y los datos de compra. Para que Buchlio te encuentre si tienes preguntas sobre tu suscripción, el servicio de cuentas transmite además, en cada inicio de sesión y consulta del estado de la suscripción, la dirección de correo de tu cuenta y tu nombre, si se conoce (transmitido por Apple o Google o indicado en el portal de la cuenta), también mientras no tengas ninguna suscripción. RevenueCat actúa como encargado del tratamiento según nuestras instrucciones; la transmisión a EE. UU. está garantizada mediante las cláusulas contractuales tipo de la UE (art. 46.2.c) RGPD). Para ello, las versiones de las tiendas se conectan directamente desde la app con RevenueCat y transmiten el identificador interno de la cuenta, los justificantes de compra de la tienda y datos técnicos como la versión de la app y del sistema, el idioma, el país de la tienda y la dirección IP. Buchlio no comunica a RevenueCat otros atributos ni identificadores publicitarios.
Estado de suscripción guardado: El servicio de cuentas guarda el último estado de suscripción activa confirmado (estado, fecha de caducidad, tienda, renovación, problema de pago, periodo de prueba, momento de la comprobación). Si RevenueCat o Paddle no están disponibles temporalmente, este estado sigue vigente hasta el final del periodo para que no se interrumpa tu acceso de escritura. Se borra en cuanto se confirma una suscripción inactiva y, como muy tarde, al eliminarse tu cuenta.
Base jurídica: Ejecución del contrato (art. 6.1.b) RGPD); para la dirección de correo y el nombre en RevenueCat, nuestro interés legítimo en asignar rápidamente las consultas sobre suscripciones a tu cuenta (art. 6.1.f) RGPD). Conservación por motivos fiscales y mercantiles en el vendedor correspondiente (art. 6.1.c) RGPD).

6. Soporte

Los informes de errores y las propuestas de funciones los envías expresamente desde la app. Se transmiten:

tu mensaje y el tipo de solicitud;
el identificador de la cuenta y la dirección de correo de tu cuenta, para la respuesta;
el idioma de la app, para que la respuesta pueda tenerlo en cuenta;
en un informe de error, solo si lo aceptas, un anexo de diagnóstico que se muestra antes.

El anexo contiene versiones, plataforma, datos resumidos sobre el volumen de datos y la sincronización, el reconocimiento de texto utilizado y hasta diez códigos de diagnóstico. No contiene comprobantes, textos de documentos, datos de acceso, nombres de archivo ni rutas.

La solicitud se entrega por correo electrónico al buzón de soporte. La base jurídica es la tramitación de tu solicitud (art. 6.1.b) y f) RGPD). Conservamos las solicitudes mientras sean necesarias para tramitarlas y para su trazabilidad; las obligaciones legales de conservación no se ven afectadas.

7. Alojamiento y envío de correos

Servidor: El servicio de cuentas funciona en un servidor de Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) en Alemania.
Correos: Los códigos de inicio de sesión y las confirmaciones se envían a través del alojamiento de correo de Hetzner Online GmbH.

8. Almacenamiento propio en la nube

Si conectas un Cloud-Vault, la app transmite tus datos contables directamente al proveedor que hayas elegido. Buchlio no recibe estos datos.

iCloud Drive (Apple, solo en dispositivos de Apple): contenedor de Buchlio en tu iCloud Drive.
Google Drive: solo la zona oculta de datos de la app de Buchlio (drive.appdata). Sin acceso a tus demás archivos.
Dropbox: solo la carpeta de la app de Buchlio.
Nextcloud/WebDAV: la carpeta que elijas en tu propio servidor.
Carpeta sincronizada: una carpeta de tu dispositivo que sincroniza un servicio que elijas.

De estas transmisiones son responsables los proveedores en su función frente a ti; se aplica su información sobre protección de datos. La base jurídica para el uso en la app es el art. 6.1.b) RGPD.

Al desconectar, la app elimina su inicio de sesión de tu dispositivo. Con Dropbox, revoca además la autorización. Los datos en el proveedor se conservan hasta que los borres allí. En Google Drive, eso se hace en «Gestionar aplicaciones», con «Eliminar datos ocultos de la aplicación».

9. Buzones de correo propios

Los buzones los conectas directamente desde la app: por IMAP/SMTP con TLS o iniciando sesión en Microsoft 365 u Outlook. Los mensajes y los adjuntos se revisan en tu dispositivo; el servicio de cuentas no interviene.

Gmail y Google Workspace: Las cuentas de Gmail nuevas, la app las conecta directamente con los servidores IMAP y SMTP de Google (imap.gmail.com, smtp.gmail.com), con tu dirección de correo y una contraseña de app que generas en Google. La contraseña de app está cifrada en tu dispositivo (apartado 3). El inicio de sesión con Google (OAuth) solo lo usa ya la app, para los buzones, en las cuentas de Gmail que ya estén conectadas así; además, con él conecta el Vault de Google Drive (apartado 8). Para esas cuentas de Gmail sigue valiendo: solo acceso de lectura (gmail.readonly), y el permiso de envío (gmail.send), solo si has activado el envío.
Microsoft 365 y Outlook: Al iniciar sesión, Buchlio solo solicita acceso de lectura (Mail.Read). El permiso de envío (Mail.Send) solo se añade si activas el envío.

Buchlio solo envía correos tras tu confirmación.

Solo se guarda lo que se reconoce como factura: la app toma los adjuntos y los correos de factura como comprobantes en tu espacio de trabajo y, si está configurado, en tu Cloud-Vault. Para la siguiente consulta, recuerda el estado de la consulta y los identificadores de los mensajes ya importados. De los correos de los que ha tomado comprobantes, y de las devoluciones y respuestas a correos que has enviado con Buchlio, lleva en tu dispositivo un registro de consultas con remitente, asunto, fecha y nombres de archivo, con un máximo de 200 entradas. Está en los ajustes locales y en tus copias de seguridad, no en el Cloud-Vault. Otros mensajes no los guarda.

Las devoluciones y las respuestas, la app solo las reconoce por las líneas de cabecera (Message-ID, In-Reply-To, References) y por el informe de entrega, nunca por el texto: una devolución anota en el documento enviado «No entregado», con el motivo del informe, y una respuesta, su fecha. Por cada envío, el documento guarda además la dirección del destinatario. Ambas cosas llegan con el documento a tu Cloud-Vault. Si desconectas un buzón, la app elimina sus datos de acceso de tu dispositivo; los comprobantes importados se conservan hasta que los elimines. Una contraseña de app la revocas tú en el proveedor; para Gmail, en «Contraseñas de aplicación», en tu cuenta de Google. En una cuenta de Gmail conectada iniciando sesión con Google, la app revoca además la autorización en macOS y Windows, siempre que Buchlio ya no la use para ninguna otra cuenta de Gmail ni para Google Drive; si no, la revocas tú en tu cuenta de Google.

Datos de las API de Google: El uso y la transmisión de la información que la app recibe de las API de Google se ajustan a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). Buchlio usa estos datos exclusivamente para reconocer facturas en tu dispositivo y enviarlas cuando lo pides. No van a los servidores de Buchlio ni a terceros, y no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de IA. Las facturas tomadas como comprobante, la app solo las guarda en tu espacio de trabajo y en el almacenamiento en la nube que hayas conectado tú.

10. Otras conexiones de la app

Tipos de cambio: Para las monedas extranjeras, la app consulta los tipos de referencia del BCE en el Banco Central Europeo (data-api.ecb.europa.eu). Se transmiten la moneda y la fecha o el mes; el BCE ve tu dirección IP.
Configuración del correo: Al configurar un buzón, la app busca la configuración de servidor adecuada para tu dominio de correo. Para ello consulta la configuración automática de tu proveedor, la base de datos pública de Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net) y el DNS. Solo se transmite el dominio, ninguna contraseña.
Actualizaciones: Al iniciarse y, después, cada seis horas, la app consulta si se ha publicado una versión nueva y la anuncia en Notificaciones: la versión de macOS descargada de buchlio.de, en el canal de actualizaciones de buchlio.de, con los datos de conexión habituales, como la dirección IP (privacidad de la web); las versiones del App Store, mediante la consulta pública de Apple (Apple Inc., EE. UU.; itunes.apple.com), en la que solo llegan a Apple el identificador de la app y los datos de conexión habituales, como la dirección IP (privacidad de Apple). Las versiones de las tiendas solo se pueden instalar a través de la tienda correspondiente. Si tu Cloud-Vault indica un formato más reciente del que conoce la app, esta comprueba como máximo cada cuatro horas si hay una actualización y, entonces, la exige. La base jurídica es nuestro interés legítimo en una app actualizada y en una sincronización que funcione entre tus dispositivos (art. 6.1.f) RGPD).
Reconocimiento de texto en Android: Los dispositivos Android reconocen el texto con Google ML Kit (Google LLC, EE. UU.). El reconocimiento se hace en el dispositivo; las imágenes y los textos reconocidos no se transmiten. Sin embargo, ML Kit envía datos de diagnóstico y de uso a Google: datos del dispositivo (fabricante, modelo, versión del sistema operativo), nombre del paquete y versión de la app, un identificador por instalación que no debe identificarte de forma unívoca ni a ti ni a tu dispositivo, así como tiempos de ejecución, configuración, tamaño de las entradas y salidas y códigos de error. Según indica Google, usa estos datos para el diagnóstico y el análisis de uso, los transmite cifrados y no los comunica a terceros (ML Kit: divulgación de datos). Al hacerlo, pueden transmitirse datos a EE. UU. La base jurídica es nuestro interés legítimo en un reconocimiento de texto fiable en el dispositivo (art. 6.1.f) RGPD).
Compartir: A través del diálogo Compartir del sistema, la app solo pasa archivos a la app elegida tras tu selección.

11. Tus derechos

En las condiciones previstas por la ley, tienes derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos. En la medida en que nos basemos en intereses legítimos, puedes oponerte por motivos relacionados con tu situación particular. Para ello, dirígete al contacto del apartado 2.

Puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. La autoridad competente para nosotros es el Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (Comisionado de Hesse para la Protección de Datos y la Libertad de Información).

No se toman decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles.

12. Cambios

Si cambian las funciones, los proveedores o los plazos, adaptamos esta información. La fecha de arriba indica la versión actual.