Kurun, anlayın, çalışmaya devam edin.

Bir Microsoft 365 veya Outlook hesabı için doğrudan Microsoft girişini kullanırsınız. Diğer alan adlarında Buchlio standartlaştırılmış otomatik yapılandırma profillerini ve DNS SRV kayıtlarını sorgular. Outlook bunun ötesinde kendi sağlayıcı profillerini bilir; alan adınız için herkese açık bilgiler yoksa barındırma sağlayıcınızın sunucu bilgilerini bir kez elle girersiniz. Bu, posta kutunuzun bozuk olduğu anlamına gelmez.

Sağlayıcınızın bilgisini kullanın: Doğrudan TLS erişimi genellikle 465 numaralı bağlantı noktasıyla, STARTTLS çoğunlukla 587 numaralı bağlantı noktasıyla kullanılır. IMAP için Buchlio, genellikle 993 numaralı bağlantı noktasında şifreli TLS kullanır. Şifresiz bağlantılar kabul edilmez.

Önce kullanıcı adını, sunucuyu ve bağlantı noktasını kontrol edin. İki faktörlü giriş etkinse bir uygulama şifresi gerekebilir. Gmail, IMAP ve SMTP için Google şifreniz yerine her zaman bir uygulama şifresi ister; yalnızca Google ile giriş yoluyla zaten bağlanmış bir hesabın buna ihtiyacı yoktur. Google Workspace’te yönetim IMAP’i veya uygulama şifrelerini engellemiş olabilir. Microsoft 365 ve Outlook’u sağlayıcıda doğrudan girişle bağlarsınız; Modern Auth zorunluysa normal bir şifre yeterli olmaz.

Hesap yapılandırması, seçilen klasörler, şifreler ve giriş belirteçleri, uygulama yapılandırma klasöründeki bir dosyada şifrelenmiş olarak bulunur; anahtarı sistem anahtar zinciri saklar. Bunların hiçbiri Cloud-Vault’a veya yedeklere yazılmaz. Kaydedilmiş bir şifreyi Buchlio yalnızca onu girdiğiniz sunucu için kullanır; sunucuyu, bağlantı noktasını veya şifrelemeyi değiştirirseniz Buchlio şifreyi yeniden sorar. Mesajlar ve ekler yerel olarak kontrol edilir; erişim bilgilerinin ne tanılama kayıtlarında ne de destek taleplerinde yeri vardır.

Sistem anahtar zincirinde, Buchlio’nun erişim bilgilerinizi şifrelediği anahtar bulunur. Buchlio orada yalnızca bu tek kaydı okuduğu için sistem her hesap için değil, en fazla bir kez sorar. Vazgeçer veya reddederseniz Buchlio otomatik kontrolleri duraklatır ve “E-posta hesapları kilitli” gösterir. Erişimi ancak ayarlardaki “E-posta hesaplarının kilidini aç” yeniden dener.

Giriş yapmadan yeni bir çalışma alanı sizi “Buchlio’ya hoş geldiniz” ile karşılar: “Önce göz at” onu yalnızca salt okunur açar, “Giriş yap ve 7 gün ücretsiz dene” Ayarlar › Hesap ve abonelik altındaki girişe götürür. Giriş tarayıcıda yapılır; orada bir kodu uygulamadaki kodla karşılaştırırsınız. Ardından bir abonelik başlatırsınız; abonelik 7 günlük deneme süresiyle başlar. Yazma erişimiyle “Buchlio’yu kur” sizi beş adımda şu bölümlerden geçirir: “İşletmeniz”, vergi modeli ile Ist-Versteuerung (tahsilat esaslı KDV) veya Soll-Versteuerung (teslim/hizmet esaslı KDV) seçimini içeren “Vergileriniz”, ödeme vadesi ve logoyu içeren “Faturalarınız” ve “Mali müşavir”: DATEV kullanan bir mali müşavirle çalışıyorsanız, orada Beraternummer (mali müşavirin DATEV numarası) ve Mandantennummer (müşterinin DATEV numarası) ile hesap planını girer ve isterseniz DATEV standart atamasını alırsınız; sonunda “Her şey hazır” bir özet sunar. “Devam” her adımı kaydeder, “Daha sonra kur” kurulumu sonlandırır; henüz fatura profili yoksa kurulumu Ayarlar › Faturalar ve vergiler altında “Kurulumu başlat” ile yeniden başlatırsınız. Ardından gelen kutusunda “Sıradaki adımlar” kartı görünür: e-posta hesabı bağlamak, başka bir cihaz bağlamak, ilk yedeği oluşturmak ve mali müşavirle çalışıyorsanız onun DATEV bilgilerini girmek. Tamamlananlar kaybolur, kart gizlenebilir. Ardından Ayarlar › Faturalar ve vergiler altında gönderen, banka bilgileri, vergi durumu, metinler ve fatura tasarımını önizlemede kontrol edin. Uygulama verileri ve orijinaller varsayılan olarak Belgeler / Buchlio içinde bulunur; başka bir depolama konumunu veya Cloud-Vault’u yalnızca kendiniz seçersiniz. Bir bulut hizmeti Belgeler klasörünüzü senkronize ediyorsa, Buchlio ilk açılışta konumu sorar ve yerel bir klasör önerir.

Gelen kutusu “Yapılacaklar” adını taşır ve açık görevleri olan her belgeyi, en acil olan önce listeler: ödeme çakışmaları, vade günü gelmiş arşivlenmiş faturalar (Rechnung), açık geri ödemeler, vadesi gelen taksitler, vadesi geçmiş kendi faturalarınız, vergi durumu veya EUR değeri olmayan ödemeler, gönderilmemiş faturalar, alacak dekontları (Gutschrift) ve iptaller (Storno) ile kontrol edilecek yeni belgeler. Bir satırın düğmesi en önemli görevi yerine getirir; örneğin “Ödeme kaydet”, “1. ihtar yazısını kontrol et” veya “Gönder”; diğerleri “…” menüsünde yer alır. Tümü, Ödemeler, Vergi, Gönderim ve Kontrol filtreleri listeyi daraltır. Gönderim altında “Tümünü gönderildi olarak işaretle”, bir onay sorusundan sonra başka bir yolla gönderdiğiniz listelenen tüm dokümanları işaretler; Buchlio bu sırada hiçbir şey göndermez. Listenin üstünde senkronizasyon çakışmaları, zamanı gelen tekrarlanan faturalar ve tekrarlanan giderlerin son iki aya ait eksik belgeleri, her biri “Belgeyi sonradan ekle” gibi kendi eylemiyle yer alır; gelen kutusundaki sayı bunları da sayar. Senkronizasyon çakışmasındaki bir belge, onu “Çakışmaları kontrol et” ile çözene kadar yalnızca orada görünür. Yazma erişimi olmadan görevler görünür kalır, eylemleri ise görünmez.

Mac’te gelen kutusunda “Belgeleri seç” seçeneğini kullanırsınız: Dosyalar, ZIP arşivleri ve klasörler tek bir seçimde karışık olarak alınabilir. Windows’ta “Belgeleri seç” dosyaları ve ZIP arşivlerini, “Klasör seç” klasörlerin tamamını alır. Akıllı telefonda “Fotoğraf çek”, “Fotoğraf arşivinden” veya “Dosyalar / ZIP” seçeneğini seçersiniz. Bir fotoğrafı “Dokümanı kontrol et” altında doğrudan görüntü üzerinde kırparsınız: Çerçevenin köşe noktalarını ve kenarlarını sürükleyin, dışında kalan alan karartılır. “Sayfa” ile başka sayfalar çekersiniz, “Taramayı kabul et” belgeyi oluşturur. Bilgisayarda dosyaları ve klasörleri doğrudan pencereye de sürükleyebilirsiniz; Apple Mail veya Outlook’taki ekleri de. Apple Mail’den bir e-postanın tamamı kendisi belge olur ve metnini gösterir; Buchlio bu sırada eklerini ayırmaz. PDF’ler, HEIC dahil görüntüler, XML e-faturalar (E-Rechnung) ve kaydedilmiş e-postalar (.eml) desteklenir. UBL/CII olarak XRechnung ile gömülü ZUGFeRD veya Factur-X verileri yapılandırılmış olarak okunur. Belgede önerileri Belge, Tutar ve vergi, Kayıt ve Ödeme gruplarında kontrol eder ve tedarikçi atamasına karar verirsiniz; teslim/hizmet tarihi veya dönemi fatura tarihinin altında yer alır; belge bunu belirtmiyorsa alan fatura tarihini gösterir. Belgeyi ancak “Kaydet ve arşivle” onaylar. Orijinal değişmeden korunur.

Bir restoran veya otel faturası genellikle %7 ve %19 oranlı tutarlar içerir. Belgede “Birden fazla vergi oranı” seçeneğini seçin ve oran başına brüt tutarı girin; Buchlio oran başına net tutarı ve vergiyi hesaplar ve toplam fiyata hâlâ ne kadar eksik olduğunu gösterir. Metin tanıma dağılımı belgenin vergi tablosundan önerir, e-faturalar (E-Rechnung) bunu kendileri getirir. DATEV kayıt dosyasında her oran ayrı bir satırda yer alır.

Banka ücreti veya otopark fişi gibi bir belgeyi doküman olmadan kaydettiyseniz, onu açın ve “Orijinali sonradan ekle” seçeneğini seçin; akıllı telefonda belgenin fotoğrafını da çekebilir, bilgisayarda dosyayı pencereye sürükleyebilirsiniz. Buchlio orijinali değiştirmeden kaydeder ve cihazlarınızla senkronize eder. Kaydedilen değerler korunur, mevcut bir orijinal asla yenisiyle değiştirilmez.

“Fatura oluştur” ile başlayın ve müşteriyi, malları ve hizmetleri ana kayıtlardan alın veya yeni girin. “İlgili kişi (isteğe bağlı)” alanında, adres alanında şirketin altında yer alacak bir kişiyi belirtirsiniz. Tarihi, ödeme vadesini, kalemleri, vergi durumunu ve metinleri canlı önizlemede kontrol edin; telefonda pencerenin üst kısmındaki “Önizleme” bilgiler ile önizleme arasında geçiş yapar. IBAN’ınız fatura profilinde kayıtlıysa, EUR faturasında ödenecek tutar için bir GiroCode bulunur. Fatura numarasını Buchlio fatura kesilirken, 261006-1430-K3M9 gibi zamana göre sıralanabilir biçimde verir; taslakların henüz numarası yoktur. Bilgiler eksiksizse kesilen PDF aynı zamanda bir ZUGFeRD/Factur-X e-faturasıdır (E-Rechnung). Bu PDF, orijinal olarak değişmeden kalır: E-posta, “PDF’i kaydet” ve dışa aktarımlar tam olarak bu dosyayı kullanır.

Kesilmiş faturalar (Rechnung) değişmeden kalır. Örneğin alıcı gibi bir bilgi yanlışsa, faturanın “…” menüsünde “Faturayı düzelt” seçeneğini seçersiniz: Bir onay sorusundan sonra Buchlio bir iptal faturası (Stornorechnung) keser ve bir kopyayı yeni taslak olarak açar; taslak kesilirken yeni bir numara alır. İptal faturasını orijinal faturanın alıcısına gönderirsiniz. Kısmi bir tutarı bir alacak dekontuyla (Gutschrift) düzeltirsiniz: Faturanın “…” menüsünde “Alacak dekontu oluştur” seçeneğini seçin. Buchlio, faturaya atıfta bulunan bir alacak dekontu olarak bir kopya açar; yalnızca alacak dekontuna girecek kalemleri bırakın veya bunları alacak kaydedilecek tutara göre değiştirin. Hiç gönderilmemiş bir test veya hatalı kaydı “…” menüsünde “Test/hatalı kaydı kaldır” ile kaldırırsınız.

Teklifler altında yeni bir teklif (Angebot) oluşturun ve önizlemede kontrol edin. Oluşturulduktan sonra teklif değişmeden kalır; onu bir fatura (Rechnung) gibi e-postayla gönderirsiniz. Müşteriniz kabul ederse kabulü tarihiyle kaydeder ve sipariş onayını (Auftragsbestätigung) oluşturursunuz. Orada kalemleri çıkarabilir veya miktarları azaltabilirsiniz. Ardından “Fatura oluştur”, hâlâ açık olan miktarları bir fatura taslağına aktarır. Teklifler bölümünün üstünde “Karar bekleyenler” altında, gönderilmiş tekliflerden hangilerinin hâlâ yanıt beklediği ve geçerliliklerinin ne zaman sona erdiği yer alır. Bir teklifi “…” üzerinden veya teklifin içinden çöp kutusuna taşırsınız; kabul edilmiş bir teklif ve sipariş onayı veya faturası olan bir teklif korunur.

Buchlio faturaları (Rechnung), alacak dekontlarını (Gutschrift) ve iptal faturalarını (Stornorechnung), bilgiler eksiksiz olur olmaz e-fatura (E-Rechnung) olarak keser. Diğerlerinin yanı sıra gönderenin ve alıcının ülkesi kod veya ad olarak, örneğin DE veya Almanya; bir faturada IBAN’ınız ve Reverse Charge (KDV’yi satıcı değil alıcı öder) veya AB içi teslimat (Innergemeinschaftliche Lieferung) durumunda her iki tarafın USt-IdNr. (AB içi ticaret için KDV kimlik numarası) bilgisi gerekir. Gömülü XRechnung ayrıca gönderenin e-posta adresini ve telefon numarasını, alıcının e-posta adresini ve bir Leitweg-ID (kamu kurumu müşterilerinin e-faturada istediği yönlendirme numarası) veya sipariş referansını gerektirir. Bir şey eksikse Buchlio bu bilgiyi fatura kesilmeden önce belirtir; bunlar olmadan basit bir PDF oluşur. Leitweg-ID’si olan bir alıcıya ancak XRechnung eksiksiz olduğunda fatura kesersiniz.

Hizmetler için “Reverse Charge” (KDV’yi satıcı değil alıcı öder), mal teslimleri için “AB içi teslimat” vergi durumunu seçersiniz – yurt dışına giden malları Buchlio Reverse Charge olarak kabul etmez. Her iki durum da sizin ve müşterinizin USt-IdNr. (AB içi ticaret için KDV kimlik numarası) bilgisini gerektirir. AB içi teslimatta (Innergemeinschaftliche Lieferung) Buchlio vergi muafiyetine ilişkin yasal notu basar ve e-faturayı (E-Rechnung) K kategorisiyle işaretler; Voranmeldung’da (ELSTER’de aylık veya üç aylık verilen KDV ön beyannamesi) satış Kz 41’de (Kennzahl: ELSTER’deki vergi formunda numaralı alan) yer alır.

Fatura taslağında Tekrarlanan bölümünü etkinleştirin ve Aylık, Üç aylık veya Yıllık ile bir sonraki tarihi seçin. Seri daha sonra başlıyorsa, örneğin bir müşterinin bir sonraki fatura yılıyla, fatura tarihini o güne ayarlayın ve taslağı kaydedin: O gün Buchlio onu kesmenizi hatırlatır. Buchlio zamanı gelen tarihleri uygulama açılışında ve kullanım sırasında tanır ve gelen kutusunda “Taslağı aç” ile birlikte “Tekrarlanan faturanın zamanı geldi” gösterir. Kesmek ve göndermek sizin kararınız olarak kalır; Buchlio hiçbir şeyi otomatik olarak göndermez.

Gönderilmemiş faturalar (Rechnung) gelen kutusunda Gönderim filtresi altında yer alır. “Gönder” seçeneğini seçin, alıcıyı, göndereni, konuyu ve mesajı kontrol edin ve gönderimi onaylayın; kesilen PDF’i Buchlio kendisi ekler. Hitabın şirketi mi yoksa ilgili kişiyi mi belirteceğini fatura profilinde E-posta şablonları altında “E-postalarda hitap” ile belirlersiniz; bu, ödeme hatırlatmaları (Zahlungserinnerung) ve ihtarlar (Mahnung) için de geçerlidir. Buchlio dışında zaten gönderilmiş faturaları “…” menüsünde “Gönderildi olarak işaretle” ile, birden fazlasını tek seferde Gönderim filtresi altında “Tümünü gönderildi olarak işaretle” ile işaretlersiniz. Giden ve gelen altında her gönderimi alıcısı ve yoluyla görürsünüz. Buchlio gönderim yaptığınız posta kutusunu kontrol ettiğinde, teslim edilemediği için geri dönen bir e-postayı bildirir ve fatura yeniden Gönderim altında yer alır; müşterinizin yanıtı orada tarihiyle görünür.

Giden ve gelen › Gönderilen altında gönderim kaydı yer alır: seçilen yılın her gönderimi alıcısı ve yoluyla, örneğin SMTP veya Gmail üzerinden; gönderildi olarak işaretlediğiniz dokümanlar da. Yanında durumu yer alır: “Gönderildi”, “Yanıt: …” veya posta sunucusunun mesajıyla “Teslim edilemedi”. Alınan altında her posta kutusu için Buchlio’nun en son ne zaman kontrol ettiğini ve kaç mesaj aldığını görürsünüz; “Şimdi al” hemen kontrol eder. Alma kaydı, bu cihazda belge getiren e-postaları ve tanınan geri dönen e-postalarla yanıtları belirtir. “Hesapları yönet” e-posta hesaplarınıza götürür.

Fatura profilinde “E-posta tasarımı” altında doğrudan gönderilen e-postaların nasıl ulaşacağını belirlersiniz: üstte logonuz, altta ad, adres, telefon, e-posta ve web sitesi içeren bir imzayla HTML e-posta olarak. Profilin vurgu rengi – faturalarınızdakiyle (Rechnung) aynı renk – e-postayı çerçeveler ve arka planı ile bağlantıları renklendirir. Steuernummer (Finanzamt’ın, yani yerel vergi dairesinin işletmenize verdiği vergi numarası) ve USt-IdNr. (AB içi ticaret için KDV kimlik numarası) ile banka bilgilerini onay işaretiyle eklersiniz, yazı tipini Modern, Klasik ve Nötr arasından seçersiniz. “İmzada zorunlu bilgiler” altında GmbH, UG ve ticaret siciline kayıtlı tacirlerin ticari e-postalarda belirtmesi gerekenleri girersiniz; örneğin sicil mahkemesi, sicil numarası ve şirket yöneticileri. Bir önizleme sonucu hemen gösterir ve her gönderimden önce “E-posta böyle ulaşır” altında alıcının tam olarak ne alacağını görürsünüz. Logo e-postanın içindedir, açıldığında hiçbir şey sonradan yüklenmez. Bunun yerine bir e-postayı e-posta uygulamanızda hazırlarsanız Buchlio imzayı metin olarak ekler.

Buchlio Ana kayıtlar altında mükerrer oluşturulmuş kayıtlar bulursa, bunları listenin üstünde olası mükerrerler olarak belirtir. “… kaydını karşılaştır ve birleştir” her iki kaydı yan yana gösterir: hangisinin kalacağını, hangisinin arşivleneceğini, ne zaman oluşturulduklarını ve tüm bilgileri. Farklı bilgiler işaretlenmiştir; kalan kaydın bilgileri geçerlidir, boş olanları Buchlio arşivlenenden tamamlar, iş ortaklarında rolleri birleştirir. “Diğer kaydı tut” tarafları değiştirir; telefonda her bilgi iki değerinin üstünde yer alır. “Birleştir” ikinci kaydı arşivler. Mevcut faturalar (Rechnung) ve belgeler değişmeden kalır ve arşivlenen kayıt arşivden geri yüklenebilir.

Tam bir ödemeyi doğrudan belgede “Tamamen ödendiği tarih” ile kaydedersiniz. Kısmi ödemeler, bir finansman veya bir avans için “Kısmi ödeme veya finansman kaydet” seçeneğini açarsınız; “Ödemeler” penceresinde tüm kayıtları birlikte kaydedersiniz. Buchlio bundan açık, kısmen ödendi ve ödendi durumlarını türetir; tek başına bir fatura tarihi ödeme kanıtı değildir.

“Ödemeler” penceresinde bir finansman seçin ve sözleşmeye göre finansman sağlayıcıyı, finanse edilen tutarı, finansman sağlayıcının satıcıya ödeme yaptığı günü (genellikle satın alma tarihi), taksit sayısını ve aylık taksiti veya toplam geri ödemeyi, isterseniz “İlk taksit tarihi” bilgisini de girin. Fatura (Rechnung), finansman sağlayıcının satıcıya ödeme yaptığı andan itibaren ödenmiş sayılır. Aynı pencerede Buchlio vadeleri ve faiz paylarıyla taksit planını gösterir; sonraki taksiti “Ödendi olarak kaydet” ile, vadesi gelen birden fazla taksiti toplu olarak da kaydedersiniz. Vadesi gelen taksitler ayrıca “Yapılacaklar” altında ve Vadeler bölümünde yer alır, her biri bir kez bildirim olarak da gelir; “Taksit kaydet” formu taksitin tarihi, tutarı ve faiz payıyla açar, siz onaylayana kadar kaydedilmez. Hesap ekstresi eşleştirmesinde Buchlio finansman sağlayıcının tahsilatlarını vadesi gelen taksit olarak önerir. Bir ara ödemeyi “Ara ödeme (normal taksit değil)” ile kaydedersiniz: Açık taksitler bu durumda sözleşmenin kalanını paylaşır; finansman sağlayıcı yeniden hesaplarsa sözleşmeyi “Sözleşmeyi düzenle” altında uyarlarsınız. Gider olarak yalnızca ödenen faizler sayılır, anapara ödemesi kalan borcu azaltır.

Orijinal fatura tutarı korunur. Her ödeme için fiilen ödenen EUR tutarını onaylarsınız; Buchlio bunun için ödeme gününün ECB referans kurunu önerir. Fatura (Rechnung) Alman KDV’si (Umsatzsteuer) gösteriyorsa – Reverse Charge’da (KDV’yi satıcı değil alıcı öder) da – Buchlio bunun EUR değerine ihtiyaç duyar: faturadan alınmış veya “BMF-Monatskurs kullan” (Federal Maliye Bakanlığının KDV için yayımladığı aylık resmî kur) ile teslim/hizmet ayının aylık ortalamasından hesaplanmış olarak. Yabancı para birimli kendi faturalarınız bu değeri fatura kesilmeden önce sorar.

Muhasebe profilinde varsayılan banka hesabının yanında, her biri kendi DATEV hesabıyla PayPal gibi başka ödeme hesapları girersiniz. Bir ödemeyi kaydederken “Ödendiği hesap” altında uygun hesabı seçersiniz; DATEV kayıt dosyası ödemeyi bu hesaba kaydeder.

Gelen kutusunda 200 MB’a kadar bir klasörün tamamını veya bir ZIP arşivini seçin – Mac’te “Belgeleri seç”, Windows’ta “Klasör seç” veya “Belgeleri seç” ile – ya da klasörü pencereye sürükleyin. Buchlio “Belge x/y” ile sizi belgeler boyunca sırayla yönlendirir: “Arşivle ve devam et” mevcut belgeyi onaylar ve sonrakini açar, “Kaydet ve devam et” belgeyi kontrol edilecek olarak bırakır. Zaten mevcut olan dosyaları Buchlio mükerrer olarak tanır.

Vadeler bölümü ödemeniz gereken açık alış faturalarını, devam eden her finansmanın sonraki taksitini ve vadesi geçmiş satış faturalarını bir araya getirir. Zaten onaylanmış kısmi ödemeler açık tutardan düşülür. Vade günü gelmiş arşivlenmiş faturalar (Rechnung), vadesi gelen taksitler ve vadesi geçmiş kendi faturalarınız ayrıca gelen kutusunda “Yapılacaklar” altında yer alır. Vadeler bölümünde bunların altında “Yakında” önümüzdeki 14 gün içinde olacakları gösterir: o tarihte vadesi gelecek gönderilmiş faturalar, bir sonraki ihtar aşaması ve serilerinizin yeni faturaları; ardından tekrarlanan giderler gelir.

Vadeler › Tekrarlanan giderler altında Buchlio, bir tedarikçinin haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık olarak faturalandırdığı giderleri, bir sonraki beklenen tarih ve aylık yaklaşık toplamla gösterir. Bu yılın veya geçen yılın bir tarihine ait belge eksikse, yanında ayla birlikte “Eksik belge” yer alır; son iki aya ait eksik belgeler ayrıca gelen kutusunda görev olarak yer alır. Seriye, gelen kutusunda ise “Belgeyi sonradan ekle” düğmesine tıklamak sonradan ekleme penceresini açar: Dosyayı seçin, pencereye sürükleyin veya belgenin fotoğrafını gelen kutusundaki gibi çekin. Bir tarih için fatura (Rechnung) gelmezse, örneğin tedarikçi asgari tutarının altında faturalandırmadığı için, orada “Belge gerekmiyor” seçeneğini seçin; “Yeniden eksik olarak göster” bunu geri alır. “…” üzerinden son faturayı açar veya seriyi sonlandırıldı olarak işaretlersiniz; sonlandırılmış seriler, yeni bir belge onları yeniden başlatana kadar altta daraltılmış olarak yer alır. Her iki işaret de tüm cihazlarınızda geçerlidir. Buchlio bir seriyi, bir tedarikçinin aynı aralıkla gelen üç belgesinden itibaren, neredeyse aynı belgelerde veya “Düzenli olarak tekrarlanan” olarak işaretlediğiniz belgelerde ise iki belgeden itibaren tanır. Ad, tutar veya gündeki küçük farklılıklar sorun olmaz. Bir tedarikçinin adı birden tamamen değişirse, belgelerini aynı iş ortağına atayın. Sonlandırma işaretlenmeden üç tarih boyunca belge gelmezse seri sona ermiş sayılır.

Fatura profilinde ihtar planınızı belirleyin: ödeme hatırlatmasının (Zahlungserinnerung), 1. ve 2. ihtarın (Mahnung) kaç gün sonra gerektiği ve hangi ücretlerin geçerli olduğu. Vadeler, gelen kutusu ve bildirimler bu durumda vadesi geçmiş bir satış faturası için hangi yazının zamanının geldiğini gösterir ve onu önceden doldurulmuş olarak açar. Temerrüde düşen işletme müşterilerinde Buchlio temel faiz oranının 9 yüzde puan üzerinde faiz (§ 288 Abs. 2 BGB) ve ihtar ücreti (Mahngebühr) yerine €40 götürü tutar, özel müşterilerde 5 yüzde puan hesaplar; yazı hesaplamayı gösterir. İşletme müşterilerinde temerrüt, en geç vadeden ve faturanın (Rechnung) ulaşmasından 30 gün sonra başlar (§ 286 Abs. 3 BGB); fatura teslim edilemediği için geri döndüyse ancak sonraki teslim sayılır. Alıcıyı, göndereni, süreyi ve tutarları kontrol edin. Buchlio orijinal faturayı ekler ve ancak açık onayınızdan sonra seçilen kendi e-posta hesabınız üzerinden gönderir; otomatik olarak hiçbir şey göndermez. Müşteriniz ihtar tutarını öderse bunu tek bir ödeme olarak kaydedersiniz – hesap ekstresi eşleştirmesinde de: Buchlio faturayı ödendi olarak, gecikme faizini (Verzugszinsen), götürü tutarı ve ihtar ücretini ise ayrı, vergi kapsamı dışında bir gelir olarak kaydeder: Anlage EÜR (gelir-gider esasına göre kâr tespiti formu) formunda Kz 103 (Kennzahl: ELSTER’deki vergi formunda numaralı alan), KDV (Umsatzsteuer) yok.

İnternet bankacılığında hesap hareketlerini CAMT (XML, ZIP olarak da) veya CSV olarak dışa aktarın ve Vadeler bölümünde “Hesap ekstresini eşleştir” seçeneğini seçin. Buchlio dosyayı yalnızca cihazınızda okur ve kaydetmez. Bankada işlenmiş her EUR hareketi için uygun açık belgeyi önerir (fatura numarası, tutar, ad, tarih) ve zaten kaydedilmiş ödemeleri tanır. Finansman sağlayıcınızın tahsilatlarını finansmanın en eski açık taksiti olarak önerir (“Taksit 4/12 · Finansman sağlayıcı”) ve bunları taksit planındaki faiz payıyla anapara ödemesi olarak alır. Önerileri tek tek veya tüm kesin olanları tek seferde alın ya da hareketleri kendiniz atayın. Bankanız CAMT sunuyorsa bu en güvenilir yoldur; CSV’yi Buchlio başlık satırından tanır.

Yıllık rapor, “Umsatzsteuer-Voranmeldung (hazırlık)” (Umsatzsteuer-Voranmeldung: ELSTER’de aylık veya üç aylık verilen KDV ön beyannamesi) altında her ay veya çeyrek için formun Kennzahl’lerini (ELSTER’deki vergi formunda numaralı alanlar) matrah, vergi ve ödenecek tutar veya iade edilecek fazlayla (Kz 83) gösterir. KDV (Umsatzsteuer), vergilendirmeyi muhasebe profilinde nasıl ayarladıysanız öyle sayılır: Ist-Versteuerung’da ödemenin tahsil edilmesiyle, Soll-Versteuerung’da ödenmemiş olsa bile teslim veya hizmetin gerçekleştiği ayda. İndirilecek KDV (Vorsteuer), fatura (Rechnung) elde olur ve teslim veya hizmet gerçekleşir gerçekleşmez, ödemeden önce de sayılır; Reverse Charge (KDV’yi satıcı değil alıcı öder), teslim/hizmet veya fatura tarihine göre, ödenmemiş olsa bile sayılır. AB içi teslimatlar (Innergemeinschaftliche Lieferung, Kz 41) ve diğer AB ülkelerindeki işletmelere verilen hizmetler (Kz 21) için Buchlio Zusammenfassende Meldung’u (diğer AB ülkelerindeki işletmelere yapılan teslim ve hizmetlerin bildirimi) USt-IdNr. (AB içi ticaret için KDV kimlik numarası) bazında tam euro olarak, teslimatlar için L ve diğer hizmetler için S ile listeler; teslimatlar faturalarının ayında, en erken teslimatla ve en geç teslimattan sonraki ayda, hizmetler ise ifa edildikleri ayda sayılır – ödenmiş olsun ya da olmasın. Muhasebe paketi bunu Mein ELSTER’e içe aktarmak için CSV olarak içerir. Kleinunternehmer (küçük işletme KDV muafiyeti) olarak Zusammenfassende Meldung vermezsiniz. Kesin olarak atanamayanlar yanında uyarı olarak yer alır. Değerleri Mein ELSTER’e kendiniz aktarırsınız; dönem seçiminin yanındaki “Muhasebe paketi …” o dönemin paketini oluşturur.

Finans bölümünde “Vergi ödemesi kaydet” seçeneğini seçin ve vergiyi, dönemi ve tutarı, KDV’de (Umsatzsteuer) Dauerfristverlängerung (KDV ön beyannamesi süresinin kalıcı olarak bir ay uzatılması) ve otomatik ödeme talimatını da girin. Ödemeler ve iadeler ne gelir ne gider sayılır. KDV, Anlage EÜR’de (gelir-gider esasına göre kâr tespiti formu) Kz 186 (Kennzahl: ELSTER’deki vergi formunda numaralı alan) veya 141’de yer alır; Wirtschaftsjahr’ın (hesap dönemi) sonuna kadar olan bir ay veya çeyrek için, vadesi en geç on gün sonra gelen ve bu süre içinde ödenen bir ön ödeme – takvim yılında 10 Ocak’a kadar – eski Wirtschaftsjahr’a sayılır (§ 11 Abs. 2 S. 2 EStG). Gewerbesteuer (işletme kârı üzerinden belediye ticaret vergisi) indirilemez, gelir vergisi kişisel kalır; ikisi de tahmini vergi karşılığını azaltır. Gider olarak zaten kaydedilmiş bir belgeyi, belgede “Vergi ödemesi” belge türüne geçirirsiniz.

Örneğin bir dizüstü bilgisayar için gideri açın ve “Duran varlık olarak amortismana tabi tut” seçeneğini seçin. Buchlio her duran varlık kategorisi için faydalı ömrü önerir, örneğin bilgisayar ve yazılım için bir yıl. En fazla €800 net değerdeki duran varlık GWG (edinildiği yıl tamamen gider yazılan düşük değerli varlık) olarak edinildiği yıl tamamen sayılır – bilgisayar olmadan kullanılamayan ve bir yıllık faydalı ömürle yine edinildiği yıl tamamen sayılan monitör veya yazıcı gibi bilgisayar aksesuarları hariç –, diğerleri edinme ayından itibaren doğrusal olarak. Varlık elden çıkarsa tarihi ve gerekirse satış faturasını girersiniz. Yıllık rapor amortismanları, yıllık paket duran varlık listesini gösterir; AfA’yı (faydalı ömür boyunca amortisman) mali müşaviriniz kendi duran varlık muhasebesinde kaydeder. Toplu kalemleri ve azalan bakiyeler yöntemiyle AfA’yı Buchlio desteklemez. Temmuz 2025’ten 2027 sonuna kadarki edinimler için Buchlio, ilk vergi beyannamesinden önce mali müşavirinizle seçebilmeniz için azalan bakiyeler yöntemiyle AfA’ya dikkat çeker.

Cep telefonu veya internet gibi karma giderlerin özel kullanım payını belgede girersiniz: Yalnızca işletmeye ait kısım gider sayılır ve indirilecek KDV (Vorsteuer) de yalnızca bu kısım için düşülebilir – Reverse Charge’lı (KDV’yi satıcı değil alıcı öder) AB sağlayıcılarının aboneliklerinde de. Belgesiz götürü tutarları – evden çalışma (Homeoffice), seyahatte yemek, özel otomobille yolculuklar ve ilk işyerine gidişler – yıllık raporda “Yıllık bilgiler” altında kaydedersiniz.

Bir şirket aracını özel olarak da kullanıyorsanız onu yıllık raporda “Yıllık bilgiler” altında girersiniz – yılda bir araç. Buchlio özel kullanımı maliyet sınırıyla %1 kuralına veya yol defterinize göre hesaplar, KDV (Umsatzsteuer) ile ay ay kaydeder ve kârda, Umsatzsteuer-Voranmeldung’da (ELSTER’de aylık veya üç aylık verilen KDV ön beyannamesi) ve Anlage EÜR’de (gelir-gider esasına göre kâr tespiti formu) Kz 106’da (Kennzahl: ELSTER’deki vergi formunda numaralı alan) gösterir – elektrikli ve hibrit otomobillerde liste fiyatının yarısıyla veya dörtte biriyle. %1 kuralı, %50’den fazla işletme kullanımını gerektirir. Kleinunternehmer (küçük işletme KDV muafiyeti) olarak özel kullanım için KDV doğmaz. Araç giderlerini “Araç leasingi”, “Araç vergisi ve sigortası” ve “Araç işletme giderleri” kategorilerinde kaydedersiniz. Araç belgelerinin kendi özel kullanım payı yoktur; özel kullanım yalnızca yıllık bilgilerdeki şirket aracı üzerinden sayılır. Maliyet sınırı için yalnızca bu üç kategorideki giderler ile “Duran varlık: Otomobil” kategorisinin amortismanı ve faizleri sayılır.

Belgede “İş hediyeleri” kategorisini (Geschenke) seçin ve “Hediye alanlar” altına her satıra bir kişi girin. Buchlio tutarı eşit olarak dağıtır ve kişi ve Wirtschaftsjahr (hesap dönemi) başına €50’ye kadar olan hediyeleri Anlage EÜR’de (gelir-gider esasına göre kâr tespiti formu) Kz 174’e (Kennzahl: ELSTER’deki vergi formunda numaralı alan), bunun üzerindekileri indirilemeyen KDV’leriyle (Vorsteuer) birlikte Kz 164’e yazar. İndirilecek KDV için sınır takvim yılına göre sayılır.

Yıllık raporda “Muhasebe paketi” kontrolü açar. Yılı, çeyreği veya ayı seçin; Buchlio dışa aktarmadan önce çözülmesi gerekenleri belirtir ve DATEV kayıt dosyası, Umsatzsteuer-Voranmeldung (ELSTER’de aylık veya üç aylık verilen KDV ön beyannamesi), kontrol raporu ve orijinal belgelerle bir ZIP dosyası oluşturur; yıllık pakette ayrıca Anlage EÜR (gelir-gider esasına göre kâr tespiti formu) hazırlığı ve duran varlık listesi de bulunur. “Önceki dışa aktarımlar” altında bu cihazın önceki dışa aktarımlarını görürsünüz; bir dönem değişmeden zaten dışa aktarıldıysa veya o zamandan beri değiştiyse Buchlio bunu belirtir, çünkü yeniden içe aktarma DATEV’de ikinci bir kayıt dosyası oluşturur.

Uygulamada Destek bölümünü açın ve Hata bildir veya Özellik öner seçeneğini seçin. Bir hatada, temizlenmiş tanılama ve cihaz bilgilerini önceden kontrol ederek isteğe bağlı olarak ekleyebilirsiniz. Erişim bilgileri ve belge içerikleri otomatik olarak eklenmez. Kendi dilinizde yazabilirsiniz; yanıtı da aynı dilde alırsınız.

Destek bölümü en önemli iş akışları için kısa kılavuzlar içerir. E-posta sunucuları veya uygulama şifreleri gibi konularda ayrıca bu yardımı tarayıcıda açabilirsiniz.

Buchlio her şeyi önce yerel olarak görünür çalışma alanınıza kaydeder. Bir Cloud-Vault’u yalnızca kendiniz bağlarsınız. Orijinaller değişmeden kalır, içerik değişiklikleri ise sürüm tabanlı olarak cihazlarınız arasında birleştirilir.

Ayarlar › Depolama ve senkronizasyon altında iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV veya sizin senkronize ettiğiniz bir klasörü seçin. İlk bağlantıda Buchlio’nun mevcut bir Vault’u mu açacağına yoksa mevcut çalışma alanını mı aktaracağına karar verirsiniz. Bir belgenin veya ödemelerinin farklı sürümleri gösterilir ve sessizce üzerine yazılmaz; iki cihazda değiştirdiğiniz ayarları Buchlio ayar bazında birleştirir. Buchlio arka planda senkronize eder; üst çubuktaki “Cloud-Vault · canlı” öğesine dokunursanız hemen senkronize eder. Bağlanırken, senkronize ederken, taşınırken veya bağlantı kesilirken Cloud-Vault kartı o anda ne olduğunu söyler. Bağlı bir Vault’un ilk senkronizasyonu önce Vault’un dosyalarını listelediğini, ardından diğer cihazlarınızın okunan dosyalarıyla bir ilerleme çubuğu gösterir; Buchlio bu sırada kullanılabilir kalır.

Ayarlar › Veriler ve yedekleme altında “Yedek oluştur”, uygulama verilerini ve orijinalleri içeren bir ZIP dosyasını seçtiğiniz bir yerde oluşturur. “Geri yükle” yedeği kontrol eder ve önce bir önizleme gösterir; almadan önce Buchlio mevcut durumun bir güvenlik yedeğini oluşturur. Çalışma alanında veya yedekte orijinaller eksikse, önizleme etkilenen belgeleri belirtir ve “Yine de geri yükle” bunları bu orijinaller olmadan alır; güvenlik yedeği mevcut her orijinali içerir. Belgede “Orijinali yeniden ekle” aynı dosyayı yeniden ekler, bağlı bir Vault onu bir sonraki senkronizasyonda sağlar. Geri yükleme bir bulut bağlantısını keser, bunu sonrasında yeniden bağlarsınız; e-posta hesapları ve diğer erişim bilgileri yedeğe dahil değildir. Yedekleme ve geri yükleme, giriş yapmadan veya etkin abonelik olmadan da mümkündür. Önemli yedekleri ayrıca ayrı bir yerde saklayın.

Buchlio açılışta çalışma alanını bulamazsa, örneğin klasör taşındığı veya bir bulut hizmeti onu henüz sağlamadığı için, nedeniyle birlikte “Buchlio başlatılamadı” gösterir. “Tekrar dene”, klasör yeniden erişilebilir olur olmaz yeniden başlatır. Bilgisayarda “Klasör seç” çalışma alanını yeni konumunda açar. “Yedekten geri yükle” onu bir yedek dosyasından yeniden oluşturur; bilgisayarda isterseniz “Başka klasör seç” ile boş bir klasörde.

Buchlio “Başka bir cihaz daha yeni bir Buchlio biçimi kullanıyor” bildirirse, bu cihazda Buchlio’yu güncelleyin. Güncelleme bu cihaz için zaten yayımlandıysa, Buchlio “Uygulama güncellemesi gerekli” ile bunu ister: Kurulana kadar yalnızca görüntüleme, dışa aktarma ve yedekleme mümkündür. Henüz kullanılamıyorsa, örneğin App Store’daki inceleme sırasında, düzenlemeye devam edebilirsiniz; Buchlio o zamana kadar Vault’tan hiçbir şey almaz ve Vault’a hiçbir şey yüklemez. Güncellemeden sonra senkronizasyon kendiliğinden devam eder. Buchlio Vault’taki bir kaydın farklı bir sürümünü bildirirse, Vault klasöründeki dosyaları düzenlemeyin ve uygulamada Destek altındaki “Senkronizasyon durdu: Vault’ta farklı sürüm” kılavuzunu izleyin.

Acil düzeltmeler için Buchlio bir asgari sürüm belirleyebilir. Daha eski sürümler bu durumda siz güncelleyene kadar salt okunurdur: Veriler, raporlar, dışa aktarımlar ve yedekler kullanılabilir kalır, değişiklikler ve senkronizasyon duraklatılır. “Şimdi güncelle” mağaza sürümlerinde mağazaya, web sitesi sürümünde Ayarlar › Genel altındaki uygulama güncellemelerine götürür.

Buchlio yeni bir sürümü, getirdikleriyle birlikte bildirimlerde bir kez duyurur; ona dokunmak güncellemeyi açar. Mağaza sürümlerini ilgili mağaza günceller. buchlio.de’den indirilen Mac sürümünde Buchlio › Güncellemeleri denetle … menüsünden veya Ayarlar › Genel › Uygulama güncellemeleri altında kendiniz de kontrol eder ve oradan yüklersiniz; Buchlio yüklemeden önce imzayı kontrol eder ve ardından yeniden başlar. Bu sürüm güncellemeleri yalnızca “Uygulamalar” klasöründen yükler: Buchlio’yu doğrudan indirilen dosyadan veya DMG penceresinden başlatırsanız, kendini oraya taşımayı önerir.

Yeni bir sürüm depolama biçimini değiştirirse, Buchlio verilerinizi ilk açılışta otomatik olarak aktarır. Bundan önce Buchlio, çalışma alanınızda Sicherungen / Migrationen altında önceki veritabanının bir kopyasını oluşturur. Vault’taki eski kayıtlar senkronizasyon sırasında okunur ve Vault’taki dosyalar değiştirilmeden aktarılır.

Buchlio çalışma alanınızı giriş yapmadan veya etkin abonelik olmadan da açar, bu durumda yalnızca salt okunur; böylece uygulamayı önceden de deneyebilirsiniz. Başlık çubuğunun altındaki bir uyarı nedeni belirtir ve “Giriş yap” veya “Abone ol” ile yazma erişimine geri götürür. Tüm verileri, görevleri, genel bakışları ve raporları görür, orijinalleri açar, CSV dosyalarını ve muhasebe paketini dışa aktarır, yedek oluşturup geri yükler, dokümanları paylaşır, e-posta ve bulut hesaplarının bağlantısını keser, görünümü değiştirir, güncellemeleri yükler ve desteğe ulaşırsınız. Oluşturma, değiştirme, silme, içe aktarmalar (dosyalar, paylaşma, kamera, e-posta, hesap ekstreleri), e-posta gönderimi, bulut senkronizasyonu, posta kutusu alımı, vade bildirimleri ve otomatik değişiklikler giriş ve etkin abonelik gerektirir; 7 günlük deneme süresi ve ödeme sorunlarında tanınan ek süreler de buna dahildir. Bir deneme süresinin veya iptal edilmiş bir aboneliğin bitiminden üç gün önce bir bildirim sizi uyarır. Henüz senkronize edilmemiş yerel değişiklikler korunur ve yeniden etkinleştirmeden sonra senkronize edilir. Abonelikle bir çevrimdışı doğrulama, yazma erişimini internet bağlantısı olmadan yedi güne kadar onaylar. “Çıkış yap” oturumu ve çevrimdışı doğrulamayı cihazınızdan hemen kaldırır.

Önce her zamanki gibi e-posta kodu, Google veya Apple ile giriş yapın. Ardından Ayarlar › Hesap ve abonelik altında “Hesabı tarayıcıda aç” seçeneğini açın ve “Giriş ve güvenlik” altında “Geçiş anahtarı ekle” seçeneğini seçin; bu, bir girişten sonraki ilk on dakika içinde mümkündür. Face ID, parmak izi veya cihazınızın PIN’iyle onaylayın. Bundan sonra giriş sayfasında e-posta kodu olmadan “Geçiş anahtarıyla giriş yap” seçeneğini seçersiniz. Buchlio bu sırada kimlik doğrulama uygulamasını da sormaz, çünkü geçiş anahtarı cihazı ve Face ID’yi, parmak izini veya PIN’i zaten bir araya getirir. iCloud Anahtar Zinciri veya Google Şifre Yöneticisi gibi senkronize edilen geçiş anahtarları, aynı hesapla tüm cihazlarda çalışır. Bir geçiş anahtarını hesap portalında kaldırırsınız; şifre yöneticinizden ise orada kendiniz silersiniz.

Ayarlar › E-posta hesapları altında bir hesabı kaldırırsınız. Erişim bilgileri ve kontrol durumu bu cihazdan silinir; zaten onaylanmış belgeler korunur. Sağlayıcıdaki izni ayrıca kendiniz iptal edersiniz: Bir uygulama şifresini e-posta hesabınızın güvenlik bölümünde, Gmail için Uygulama şifreleri altında silersiniz. Girişle bağlanmış bir hesabın bağlantısını Google’da Üçüncü taraf uygulama ve hizmetlerle bağlantılar, kişisel Microsoft hesaplarında Uygulama izinleri altında kesersiniz.

Ayarlar › Depolama ve senkronizasyon altında sağlayıcının bağlantısını kesersiniz. Yerel verileriniz korunur, sağlayıcıdaki veriler de; Dropbox’ta Buchlio bu sırada izni de iptal eder. Vault’a artık ihtiyacınız yoksa onu sağlayıcıda silersiniz: Google Drive’da Vault gizli bir uygulama alanındadır, bunu Drive ayarlarında “Uygulamaları yönet” altında Buchlio için “Gizli uygulama verilerini sil” ile kaldırırsınız; Dropbox’ta Buchlio’nun uygulama klasöründe; iCloud Drive’da, Nextcloud/WebDAV’da veya senkronize edilen bir klasörde seçilen Vault klasöründe bulunur. Uygulama erişimini Google’da Üçüncü taraf uygulama ve hizmetlerle bağlantılar, Dropbox’ta Bağlı uygulamalar altında ve Nextcloud’da güvenlik ayarlarındaki uygulama şifresini silerek iptal edersiniz.

Ortağı Ana kayıtlar altında açın. Ona hiçbir belge, fatura (Rechnung) veya teklif (Angebot) atıfta bulunmuyorsa, örneğin bir kişi verilerinin silinmesini talep ettiğinde, “Kalıcı olarak sil” seçeneğini seçersiniz. Buchlio onu önceki sürümleriyle birlikte bu cihazdan, Cloud-Vault’tan ve bir sonraki senkronizasyonda diğer cihazlarınızdan kaldırır; bu geri alınamaz. Eski yedekler siz onları silene kadar onu içermeye devam eder. Ona ait belgeler veya faturalar varsa, saklama yükümlülüğü nedeniyle onu yalnızca arşivleyebilirsiniz; düzenleyici bu durumda nedenini belirtir.

Ayarlar › Hesap ve abonelik altında “Hesabı sil” seçeneğini seçin; hesap portalı doğrudan silme bölümünde açılır. Oradaki girişiniz on dakikadan daha eskiyse yeniden giriş yaparsınız, ardından silme bölümü yeniden açılır. Bir web sitesi aboneliği bu sırada hemen iptal edilir; Apple ve Google aboneliklerini ilgili mağazada ayrıca iptal edersiniz. Hesabın silinmesi ne yerel çalışma alanınızı ne de Cloud-Vault’unuzu siler.

Önce faturalar (Rechnung) ve belgeler için yasal saklama sürelerine dikkat edin. Verileriniz çalışma alanında, varsayılan olarak Belgeler / Buchlio içinde bulunur. Önce uygulamada e-posta hesaplarını ve bulut bağlantılarını kaldırın ve çıkış yapın. Ardından çalışma alanı klasörünü, bulut sağlayıcınızdaki Vault’u (bkz. “Cloud-Vault bağlantımı nasıl keserim?”) ve kendi yedek dosyalarınızı silin.