La comptabilité des indépendants. Entre vos mains.

Lire photos, scans et PDF en local – avec la reconnaissance de texte native et un OCR de secours complémentaire, sans service d’IA externe. Vous recadrez une photo de justificatif directement sur l’image. Buchlio propose aussi la date ou la période de livraison/prestation et, en cas de plusieurs taux de TVA, par exemple 7 % pour les plats et 19 % pour les boissons, la répartition par taux. Fichiers individuels, dossiers entiers, archives ZIP et e-mails enregistrés se reprennent directement, sur ordinateur aussi par glisser-déposer depuis le Finder, l’Explorateur de fichiers, Apple Mail ou Outlook.

Reprendre en local des XRechnung au format XML UBL ou CII ainsi que des PDF ZUGFeRD et Factur-X, y compris avec plusieurs taux de TVA.

Configurez plusieurs de vos propres comptes e-mail pour la réception et l’envoi. Vous connectez Microsoft 365 et Outlook sans mot de passe d’application, par connexion directe (OAuth), Gmail et Google Workspace via IMAP et SMTP avec un mot de passe d’application, les autres fournisseurs et domaines personnels via IMAP et SMTP. Pour chaque compte, vous choisissez la boîte de réception, le dossier des factures ou tous les dossiers. Les factures dans le corps du message et dans les messages transférés sont aussi reconnues ; ce qu’un autre de vos appareils a déjà repris, Buchlio le reconnaît comme doublon. Buchlio ne marque aucun message comme lu. Sous « Envoi & réception », vous voyez quand chaque boîte mail a été vérifiée pour la dernière fois et quels e-mails ont apporté des justificatifs.

Des noms de fichiers lisibles et des dossiers par année, mois et catégorie. Les fichiers originaux restent inchangés. Si vous avez saisi un justificatif sans document, comme des frais bancaires, vous ajoutez l’original plus tard par fichier ou par photo.

Pour le montant réellement payé en EUR, Buchlio propose le taux de référence de la BCE. Vous reprenez la TVA (Umsatzsteuer) allemande en EUR depuis la facture ou la convertissez avec le BMF-Monatskurs (taux de change mensuel officiel pour la TVA, publié par le ministère fédéral des Finances) – y compris en cas de Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur, § 13b UStG) et pour vos propres factures, facture électronique (E-Rechnung) comprise. Le montant initial de la facture est conservé.

Les justificatifs supprimés arrivent dans la corbeille avec leurs données et leurs fichiers. Pendant 30 jours par défaut – réglable de 7 jours à un an –, vous pouvez les restaurer intégralement ; ensuite, les fichiers devenus inutiles sont supprimés. Buchlio conserve les justificatifs classés, payés ou exportés jusqu’à la fin du délai légal de conservation.

Émettre des devis en PDF et les envoyer, consigner l’acceptation avec sa date et en dériver la confirmation de commande et la facture avec les quantités restant à facturer. Buchlio empêche de facturer plus que ce qui a été confirmé ; les lignes supprimées ou réduites figurent de façon traçable dans le PDF. Les devis et confirmations de commande ont leurs propres séries de numéros et ne comptent jamais comme recette. En haut de la section Devis figurent les devis envoyés encore en attente de décision, avec la fin de leur validité.

Avec votre design, des totaux automatiques, l’aperçu en direct, des brouillons et l’export PDF ; Buchlio attribue lors de l’émission le numéro de facture, triable chronologiquement. Avec votre IBAN, les factures en EUR portent un GiroCode que votre client scanne avec son app bancaire. Les factures émises restent inchangées : « Corriger la facture » les annule et ouvre une copie comme nouveau brouillon, les avoirs (Gutschrift) et factures d’annulation (Stornorechnung) se réfèrent à la facture d’origine, les factures de solde (Schlussrechnung) déduisent les factures d’acompte (Anzahlungsrechnung) payées.

Lorsque les informations sont complètes, Buchlio émet directement vos factures, avoirs et factures d’annulation en PDF hybride ZUGFeRD/Factur-X, avec Leitweg-ID (identifiant d’acheminement exigé par les clients publics sur les factures électroniques) ou référence de commande, XRechnung intégrée comprise – y compris en devise étrangère, avec la TVA indiquée en plus en EUR. C’est exactement ce fichier qui reste l’original pour l’envoi et l’export. Buchlio signale les informations manquantes avant l’émission. Le développement vérifie automatiquement les deux formats avec des validateurs indépendants.

Le forfait mensuel de suivi ou le prochain retainer : Buchlio prépare des brouillons de factures chaque mois, chaque trimestre ou chaque année et vous rappelle de les valider. Une série peut aussi commencer plus tard, par exemple avec la prochaine année de facturation d’un client ; la section Échéances affiche la prochaine facture sous « Prochainement ». Rien n’est envoyé discrètement en arrière-plan.

Gérez une fois les données de base et sélectionnez-les pour la prochaine facture, au lieu de tout ressaisir. Vous comparez côte à côte les entrées en double et les fusionnez ; les factures et justificatifs existants restent inchangés.

Vérifiez le compte d’envoi, le destinataire, l’objet et le message avant l’envoi ; la formule d’appel s’adresse, selon votre choix, à l’entreprise ou à l’interlocuteur. Buchlio joint le PDF de la facture émise, en cas de Leitweg-ID aussi la XRechnung en XML, et, après votre validation, transmet l’e-mail de façon chiffrée au compte e-mail personnel choisi. Envoyé directement, il arrive aux couleurs de votre profil de facturation, avec votre logo en haut et votre signature en bas ; « Voici comment l’e-mail arrive » vous le montre à l’avance. Sous « Envoi & réception » figure chaque envoi avec son destinataire et son mode, ainsi que les retours non distribués et les réponses que Buchlio détecte lors du relevé des boîtes mail.

Rechercher, filtrer et analyser par mois, catégorie ou devise. Le rapport annuel affiche recettes, dépenses et excédent, et indique en premier ce qui reste à clarifier.

La TVA collectée (Umsatzsteuer) sur les recettes, la TVA déductible (Vorsteuer) et le montant provisoire à payer en un coup d’œil. Pour les entreprises individuelles allemandes, Buchlio estime en plus une réserve pour l’impôt sur le revenu et, si vous le souhaitez, pour la Gewerbesteuer (impôt communal sur les bénéfices commerciaux) – explicitement comme estimation ; les acomptes saisis la réduisent. Si vous êtes Kleinunternehmer (franchise de TVA des petites entreprises : pas de TVA sur les factures, pas de déduction de la TVA), Buchlio vous avertit lorsque votre chiffre d’affaires dépasse les seuils de 25 000 € ou 100 000 € selon le § 19 UStG, et calcule la Voranmeldung selon l’imposition ordinaire à la TVA (Regelbesteuerung) à partir de l’opération par laquelle vous dépassez 100 000 € ; cette opération est elle-même déjà imposable.

Par mois ou par trimestre, Buchlio rassemble les Kennzahlen (cases numérotées du formulaire fiscal dans ELSTER) jusqu’au montant à payer ou à l’excédent à vous rembourser (Kz 83) – la TVA selon l’Ist-Versteuerung (TVA due à l’encaissement) ou la Soll-Versteuerung (TVA due lors de la livraison ou de la prestation), comme réglé dans le profil comptable, la TVA déductible dès que la facture (Rechnung) est reçue et la livraison ou prestation effectuée, le Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur) selon la période de livraison/prestation ou la facture. Les livraisons intracommunautaires (Innergemeinschaftliche Lieferung) figurent en Kz 41. Buchlio établit la Zusammenfassende Meldung (état récapitulatif des livraisons et prestations aux entreprises d’autres pays de l’UE) par USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire) ; le dossier comptable la contient en CSV pour l’import dans Mein ELSTER. Les cas incertains sont signalés à côté ; vous reportez vous-même les valeurs dans Mein ELSTER.

Vous saisissez les versements de TVA, les remboursements ainsi que l’impôt sur le revenu et la Gewerbesteuer comme paiement d’impôt. Ils ne comptent ni comme recette ni comme dépense : la TVA figure dans l’Anlage EÜR (formulaire de l’état des recettes et des dépenses : recettes encaissées moins dépenses payées, joint à la déclaration d’impôt) l’année déterminée par la règle des dix jours (Kz 186 et 141), la Gewerbesteuer comme non déductible, et l’impôt sur le revenu reste privé.

Ordinateur portable, mobilier de bureau ou voiture : vous les amortissez directement depuis le justificatif – les ordinateurs avec leurs accessoires et les logiciels sur un an, les autres immobilisations jusqu’à 800 € HT en tant que GWG (bien de faible valeur, déduit en totalité l’année de l’achat), intégralement l’année d’acquisition, sinon de façon linéaire à partir du mois d’acquisition. Les sorties comptent avec leur valeur nette comptable ; le dossier annuel contient le tableau des immobilisations.

Pour les frais à usage mixte comme le téléphone portable ou Internet, seule la part professionnelle compte comme dépense et comme TVA déductible. Les forfaits sans justificatif pour le télétravail (Homeoffice), les repas en déplacement et les trajets, vous les saisissez dans le rapport annuel, de même que l’usage privé du véhicule de société selon la règle des 1 % ou le carnet de bord. Buchlio vérifie les cadeaux d’affaires (Geschenke) par personne bénéficiaire au regard du plafond de 50 €.

Buchlio vérifie les mentions obligatoires et crée un dossier comptable local par mois, trimestre ou année : lot DATEV selon SKR03 ou SKR04 (les plans comptables standard de DATEV), Umsatzsteuer-Voranmeldung, dans le dossier annuel la préparation de l’Anlage EÜR pour la reprise manuelle dans Mein ELSTER et le tableau des immobilisations, ainsi qu’un rapport de contrôle et les justificatifs originaux avec sommes de contrôle. Des remarques mettent en garde contre un double import dans DATEV et indiquent les périodes modifiées depuis l’export. Il n’y a ni transmission directe à DATEV ou à ELSTER, ni validation par DATEV ; les exports CSV et les sauvegardes locales complètes restent disponibles.

Saisissez les paiements, paiements partiels et acomptes avec leur date et leur montant réels, directement sur le justificatif. Buchlio en déduit le statut en attente, partiellement payé ou payé. Plusieurs comptes de paiement, comme le compte professionnel et PayPal, restent séparés dans l’export comptable.

Buchlio lit l’export CAMT ou CSV de votre banque en ligne uniquement sur votre appareil. Pour chaque opération, il propose le justificatif en attente correspondant et reconnaît les paiements déjà saisis ; seul ce que vous confirmez est enregistré comme paiement. Buchlio n’a pas besoin de connexion bancaire pour cela, et rien du relevé lui-même n’est enregistré ni transmis.

Vérifiez dans une liste de travail commune les factures fournisseurs en attente et les factures clients en retard. Les paiements partiels confirmés réduisent le montant restant affiché. Sous « Prochainement » figure ce qui arrive dans les 14 prochains jours : factures à échéance, prochaine étape de relance et nouvelles factures de vos séries. La boîte de réception, « À faire », rassemble en outre ce qui reste en suspens sur vos justificatifs – paiements, questions fiscales, envoi et nouveaux justificatifs –, le plus urgent d’abord.

Hébergement, logiciels, téléphone : Buchlio détecte les coûts récurrents à partir de vos justificatifs, même si le nom ou le montant varie parfois, et indique quand arrivera la prochaine facture. S’il en manque une, vous le voyez dans les échéances et sous forme de tâche dans la boîte de réception, et vous l’ajoutez par fichier, photo ou glisser-déposer. Ainsi, aucune dépense déductible ne reste en plan. Si un mois ne donne lieu à aucune facture, par exemple sous le montant minimal de facturation d’un fournisseur, vous le marquez comme traité avec « Pas de justificatif nécessaire » ; vous marquez les abonnements résiliés comme résiliés via « … ». Les deux marquages s’appliquent sur tous vos appareils.

Le plan de relance du profil de facturation définit au bout de combien de jours le rappel de paiement (Zahlungserinnerung), la 1re et la 2e relance sont dus, et quels frais s’appliquent. Les échéances et les notifications affichent la lettre due et l’ouvrent préremplie. Buchlio calcule les intérêts de retard (Verzugszinsen) de façon traçable : pour les clients professionnels, 9 points de pourcentage au-dessus du taux d’intérêt de base et un forfait de 40 € au lieu des frais de relance (Mahngebühr), pour les particuliers 5 points de pourcentage. Vous vérifiez et envoyez vous-même chaque lettre.

Vous saisissez une seule fois, selon le contrat, un achat à crédit via PayPal ou un crédit commerçant : financeur, date d’achat, nombre de versements et mensualité ou remboursement total. Buchlio planifie les échéances et les parts d’intérêts et affiche par exemple « Financé par PayPal · Versements payés : 2 sur 12 ». Les versements dus figurent sous « À faire », et Buchlio vous rappelle chacun une fois par une notification ; « Saisir le versement » ouvre le formulaire prérempli pour confirmation, et vous pouvez aussi saisir plusieurs versements dus en une fois. Le remboursement du capital et la charge d’intérêts restent traçables séparément.