Votre studio
Musterkunde GmbH
| Leistung | Gesamt |
|---|---|
| Webdesign 8 Std. × 75,00 € | 600,00 € |
- Nettosumme
- 600,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 114,00 €
- Gesamtbetrag
- 714,00 €
RÉDIGER DES FACTURES AVEC BUCHLIO
Rédiger, vérifier et envoyer devis et factures.
Un profil de facturation plutôt qu’un travail manuel répété : enregistrez une fois l’émetteur, le design, les coordonnées bancaires et les textes, choisissez clients et articles, et contrôlez chaque devis (Angebot) et chaque facture (Rechnung) avant l’émission.
- Votre propre design avec logo et couleur
- Facture électronique avec XRechnung et ZUGFeRD
- Envoi via votre compte e-mail
- Paiements et relances en un coup d’œil
Facture électronique · ZUGFeRD
Payé · 714,00 €
Du devis à la facture finalisée.
Buchlio s’adresse aux indépendants et aux petites entreprises qui créent eux-mêmes leurs devis et factures et souhaitent garder leurs justificatifs et paiements dans le même espace de travail. Chaque étape reste traçable.
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Configurer le profil de facturation
Enregistrez les données de l’entreprise, le logo, la couleur, les coordonnées bancaires, le délai de paiement, le plan de relance et des textes réutilisables. Dans un nouvel espace de travail, « Configurer Buchlio » vous guide en quelques étapes : entreprise, fiscalité, factures et expert-comptable.
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Commencer par un devis, si vous le souhaitez
Émettez et envoyez un devis, consignez l’acceptation avec sa date et générez-en une confirmation de commande (Auftragsbestätigung). En haut de la section Devis, vous voyez quels devis envoyés attendent encore une décision et quand leur validité prend fin ; ensuite, ils affichent « Expiré ».
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Compléter destinataire et lignes
Reprenez clients et articles depuis les données de base ou créez-les lors de la saisie, avec en option un interlocuteur sous le nom de l’entreprise. À partir d’un devis accepté, la facture reprend les quantités restant à facturer.
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Vérifier en direct
Contrôlez les totaux, le traitement fiscal, les dates, les textes et la mise en page dans l’aperçu avant l’émission.
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Émettre et envoyer
À l’émission, la facture reçoit son numéro triable chronologiquement, par exemple 261006-1430-K3M9 ; si les informations sont complètes, un PDF hybride ZUGFeRD/Factur-X est directement créé. Avec « Envoyer », vérifiez le compte d’envoi, le destinataire, l’objet et le message, et n’envoyez qu’ensuite via l’un de vos propres comptes e-mail ; l’e-mail arrive à vos couleurs, avec logo et signature.
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Suivre le paiement
Saisissez les paiements, paiements partiels et acomptes avec leur date et leur montant réels directement sur la facture, ou reprenez-les depuis le relevé bancaire. Buchlio en déduit le statut en attente, partiellement payé ou payé.
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Traiter ce qui est dû
Vérifiez ensemble les factures en attente et en retard. Buchlio indique quel rappel de paiement (Zahlungserinnerung) ou quelle relance (Mahnung) prévoit votre plan de relance et l’ouvre prérempli pour vérification. Sous « Prochainement », vous voyez ce qui arrive à échéance dans les 14 prochains jours.
Tout l’essentiel autour de vos factures clients.
Les fonctionnalités s’imbriquent sans prendre à votre place les décisions que vous devriez vérifier vous-même.
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Votre propre design de facture
Logo, couleur d’accent, émetteur, coordonnées bancaires, textes d’introduction, de paiement et de conclusion font partie de votre profil de facturation. Des champs variables insèrent les informations récurrentes au bon endroit. Les e-mails envoyés directement portent la même couleur d’accent en cadre, votre logo en haut et, en bas, votre signature tirée du profil.
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Un GiroCode pour payer
Si votre IBAN figure dans le profil de facturation, les factures en EUR portent un GiroCode (QR EPC) pour le montant à payer, les rappels de paiement et les relances pour le montant total dû. Votre client le scanne avec son app bancaire au lieu de recopier l’IBAN et le montant. Le profil de facturation refuse d’emblée un IBAN dont la clé de contrôle est fausse.
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Réutiliser clients et articles
Saisissez une fois vos contacts et vos articles fréquents, puis sélectionnez-les pour la prochaine facture. Les nouvelles informations peuvent être reprises dans les données de base lors de l’enregistrement. Vous comparez côte à côte les entrées en double et les fusionnez ; les factures existantes restent inchangées.
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Devis et confirmations de commande
Les devis et confirmations de commande ont leurs propres séries de numéros (AN- et AB-) et sont émis et envoyés en PDF comme les factures. Dans la confirmation de commande, les lignes peuvent seulement être supprimées ou réduites en quantité ; le PDF fait apparaître les deux. Ces deux documents ne comptent jamais comme recette.
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Ne jamais facturer plus que confirmé
« Créer une facture » dérive la facture de la confirmation de commande ou du devis accepté. À l’émission, Buchlio empêche de facturer plus que ce qui a été confirmé ; une facture d’annulation (Stornorechnung) libère à nouveau les quantités.
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Calculer totaux et traitements fiscaux
Quantités, prix unitaires, remises et TVA sont calculés de façon traçable, par taux en cas de taux différents. Les cas exonérés mettent le taux à zéro et masquent les mentions de TVA (Umsatzsteuer) inadaptées. Une facture de solde (Schlussrechnung) déduit les factures d’acompte (Anzahlungsrechnung) payées avec le HT et la TVA par taux, et réclame le reste.
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Livraisons vers d’autres pays de l’UE
Vous émettez les livraisons de marchandises à des entreprises d’autres États de l’UE en tant que livraison intracommunautaire (Innergemeinschaftliche Lieferung) : avec les deux USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire), la mention légale et une facture électronique (E-Rechnung) en catégorie K. La Voranmeldung (déclaration anticipée de TVA, mensuelle ou trimestrielle dans ELSTER) affiche le chiffre d’affaires en Kz 41 (case numérotée du formulaire fiscal dans ELSTER), la Zusammenfassende Meldung (état récapitulatif des livraisons et prestations aux entreprises d’autres pays de l’UE) le liste par USt-IdNr. ; le dossier comptable la contient en CSV pour l’import dans Mein ELSTER. Le Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur, § 13b UStG) est réservé aux prestations de services ; Buchlio n’y accepte pas les marchandises vers l’étranger.
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ZUGFeRD et XRechnung dès l’émission
Buchlio émet directement les factures, avoirs (Gutschrift) et factures d’annulation aux informations complètes en PDF hybride ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3, profil EN 16931). Avec une Leitweg-ID (identifiant d’acheminement exigé par les clients publics sur les factures électroniques) ou une référence de commande, le même PDF contient en plus la XRechnung (UBL) ; en cas de Leitweg-ID, elle est aussi jointe à l’e-mail sous forme de XML distinct. Buchlio signale les informations manquantes avant l’émission ; sans elles, un PDF simple est créé.
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Devise étrangère avec TVA en EUR
Les factures en devise étrangère avec TVA allemande indiquent en plus la taxe en EUR. Si vous le souhaitez, Buchlio la convertit avec le BMF-Monatskurs (taux de change mensuel officiel pour la TVA, publié par le ministère fédéral des Finances) du mois de la livraison ou de la prestation ; le PDF, la XRechnung et ZUGFeRD portent cette valeur.
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Préparer des factures récurrentes
Buchlio vous propose, à la date prévue, les factures mensuelles, trimestrielles ou annuelles sous forme de brouillon. Une série peut aussi commencer plus tard, par exemple avec la prochaine année de facturation d’un client. Vous les vérifiez et les émettez vous-même ; rien n’est envoyé automatiquement.
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Vérifier l’e-mail avant l’envoi
Les factures non envoyées figurent dans la boîte de réception, sous Envoi. Le destinataire, l’objet et le message restent modifiables jusqu’à la validation, la formule d’appel nomme, selon votre choix, l’entreprise ou l’interlocuteur ; le PDF émis est joint automatiquement, en cas de Leitweg-ID aussi la XRechnung en XML. « Voici comment l’e-mail arrive » montre à l’avance exactement ce que reçoit votre client.
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Envois et retours sous contrôle
Sous « Envoi & réception » figure chaque envoi de l’année, avec son destinataire et son mode. Lorsque Buchlio relève la boîte mail par laquelle vous envoyez, il reconnaît les retours non distribués et les réponses : une facture non distribuable apparaît dans les notifications et est de nouveau à envoyer, une réponse s’affiche avec sa date.
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Traiter échéances et relances
Les factures clients en retard apparaissent avec leur montant restant dû. Selon votre plan de relance, les échéances et les notifications indiquent si le rappel de paiement, la 1re ou la 2e relance est due, et ouvrent la lettre préremplie. Buchlio calcule de façon traçable les intérêts de retard (Verzugszinsen) selon le § 288 BGB, pour les clients professionnels avec un forfait de 40 € au lieu des frais de relance (Mahngebühr). Rien n’est envoyé automatiquement : vous vérifiez et envoyez vous-même chaque lettre.
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Rapprocher le relevé bancaire
Buchlio lit l’export CAMT (XML, aussi en ZIP) ou CSV de votre banque en ligne uniquement sur votre appareil. Pour chaque opération, il propose la facture en attente correspondante – d’après le numéro de facture, le montant, le nom et la date – et reconnaît les paiements déjà saisis. Seul ce que vous confirmez est enregistré comme paiement ; il n’y a pas de connexion bancaire.
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Garder les corrections traçables
Les factures émises restent inchangées : l’e-mail, « Enregistrer le PDF » et les exports utilisent exactement le fichier enregistré à l’émission. « Corriger la facture » émet une facture d’annulation et ouvre une copie comme nouveau brouillon avec un nouveau numéro. Vous corrigez un montant partiel par un avoir faisant référence à la facture d’origine ; les deux documents sont aussi créés en facture électronique. Les saisies explicitement marquées comme test ou erronées peuvent être supprimées tant qu’elles n’ont pas été envoyées.
Les données de facturation restent dans votre espace de travail.
Buchlio enregistre les données de l’app et les originaux en local. Pour la synchronisation entre appareils, vous pouvez connecter, si vous le souhaitez, votre propre stockage cloud. Les identifiants de vos comptes e-mail sont chiffrés dans le dossier de configuration de l’app ; la clé est conservée par le trousseau du système. Ils n’arrivent pas dans le Vault.
Vous souhaitez aussi saisir des factures fournisseurs, des tickets de caisse et d’autres documents ? Voici comment numériser vos justificatifs avec Buchlio.
Questions fréquentes sur le logiciel de facturation.
Les factures avec Buchlio
Puis-je créer des factures en PDF avec Buchlio ?
Oui. Buchlio génère à partir des données de facture vérifiées un PDF dans le design que vous avez enregistré. Avant l’émission, vous voyez un aperçu en direct ; si les informations sont complètes, le PDF est en même temps une facture électronique.
Puis-je aussi rédiger des devis ?
Oui. Vous émettez les devis en PDF et les envoyez comme des factures. Si votre client accepte, vous le consignez avec la date et générez une confirmation de commande, puis plus tard la facture. Les devis et confirmations de commande n’apparaissent dans aucun rapport de paiements ou fiscal.
Buchlio prend-il en charge la XRechnung ?
Oui. Buchlio émet les factures, avoirs et factures d’annulation aux informations complètes en PDF ZUGFeRD/Factur-X dans le profil EN 16931, y compris en devise étrangère avec TVA en EUR. Avec une Leitweg-ID ou une référence de commande, une XRechnung (UBL) est en plus intégrée au même PDF ; en cas de Leitweg-ID, l’e-mail la joint sous forme de XML distinct, et « XML XRechnung » l’enregistre. Pour une facture, il faut notamment l’IBAN, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’émetteur ainsi que l’adresse e-mail du destinataire. Les XML UBL et CII reçus ainsi que les données intégrées aux PDF ZUGFeRD et Factur-X sont lus en local.
Buchlio peut-il envoyer des factures directement par e-mail ?
Oui. Vous pouvez connecter en local plusieurs de vos propres comptes e-mail et définir lesquels peuvent recevoir, envoyer ou les deux. Avant chaque envoi, vous choisissez l’expéditeur et vérifiez le destinataire, l’objet et le message ; le PDF de la facture est joint automatiquement. Les e-mails envoyés directement arrivent aux couleurs de votre profil de facturation, avec logo et signature, et sous « Envoi & réception » vous voyez chaque envoi avec ses retours non distribués et ses réponses. Vous pouvez aussi préparer l’e-mail dans l’app de messagerie.
Comment distinguer les factures en attente et les factures payées ?
Le statut de paiement découle exclusivement des paiements confirmés avec date et montant. Les montants en attente, paiements partiels et acomptes restent ainsi traçables, au lieu d’être simulés par un statut défini librement.
Buchlio remplace-t-il un expert-comptable ?
Non. Buchlio aide à créer, organiser et analyser vos documents. La vérification juridique et fiscale reste de votre ressort ou de celui de votre expert-comptable.
Votre prochaine facture peut être plus simple.
Buchlio pour Mac est disponible : rédigez vos prochains devis et factures avec Buchlio et testez gratuitement toutes les fonctionnalités pendant 7 jours. Pour toute question, écrivez-nous.