Configurer, comprendre, continuer.

Pour un compte Microsoft 365 ou Outlook, vous utilisez la connexion directe Microsoft. Pour les autres domaines, Buchlio interroge des profils d’autoconfiguration standardisés et des enregistrements DNS SRV. Outlook connaît en outre ses propres profils de fournisseurs ; si des informations publiques manquent pour votre domaine, vous saisissez une fois manuellement les données serveur de votre hébergeur. Cela ne signifie pas que votre boîte mail est défectueuse.

Reprenez l’indication de votre fournisseur : l’accès TLS direct s’utilise souvent avec le port 465, STARTTLS généralement avec le port 587. Pour IMAP, Buchlio utilise un TLS chiffré, habituellement sur le port 993. Les connexions non chiffrées ne sont pas acceptées.

Vérifiez d’abord le nom d’utilisateur, le serveur et le port. Si la double authentification est activée, un mot de passe d’application peut être nécessaire. Via IMAP et SMTP, Gmail exige toujours un mot de passe d’application à la place de votre mot de passe Google ; seul un compte déjà connecté via la connexion avec Google n’en a pas besoin. Avec Google Workspace, l’administration peut avoir bloqué IMAP ou les mots de passe d’application. Vous connectez Microsoft 365 et Outlook via la connexion directe auprès du fournisseur ; un mot de passe normal ne suffit pas lorsque Modern Auth est obligatoire.

La configuration du compte, les dossiers sélectionnés, les mots de passe et les jetons de connexion sont chiffrés dans un fichier du dossier de configuration de l’app ; la clé est conservée par le trousseau du système. Rien de tout cela n’est écrit dans le Cloud-Vault ni dans les sauvegardes. Buchlio n’utilise un mot de passe enregistré que pour le serveur pour lequel vous l’avez saisi ; si vous modifiez le serveur, le port ou le chiffrement, Buchlio le redemande. Les messages et pièces jointes sont vérifiés en local ; les identifiants n’ont leur place ni dans les journaux de diagnostic ni dans les demandes d’assistance.

Le trousseau du système contient la clé avec laquelle Buchlio chiffre vos identifiants. Comme Buchlio n’y lit que cette seule entrée, le système demande au plus une fois au lieu de le faire pour chaque compte. Si vous annulez ou refusez, Buchlio suspend les vérifications automatiques et affiche « Les comptes e-mail sont verrouillés ». Seul « Déverrouiller les comptes e-mail » dans les paramètres retente l’accès.

Sans connexion à un compte, un nouvel espace de travail vous accueille avec « Bienvenue dans Buchlio » : « Découvrir d’abord » l’ouvre en lecture seule, « Se connecter et essayer 7 jours gratuitement » mène à la connexion sous Paramètres › Compte & abonnement. La connexion se fait dans le navigateur ; vous y comparez un code avec celui de l’app. Vous souscrivez ensuite un abonnement ; il commence par 7 jours d’essai. Avec l’accès en écriture, « Configurer Buchlio » vous guide en cinq étapes à travers « Votre entreprise », « Votre fiscalité » avec le modèle fiscal ainsi que l’Ist-Versteuerung (TVA due à l’encaissement) ou la Soll-Versteuerung (TVA due lors de la livraison ou de la prestation), « Vos factures » avec le délai de paiement et le logo, et « Expert-comptable » : si vous travaillez avec un expert-comptable qui utilise DATEV, vous y saisissez le Beraternummer (numéro DATEV de l’expert-comptable) et le Mandantennummer (numéro DATEV du client) ainsi que le plan comptable, et reprenez si vous le souhaitez l’affectation standard DATEV ; pour finir, « Tout est prêt » récapitule. « Continuer » enregistre chaque étape, « Configurer plus tard » met fin à la configuration ; tant qu’aucun profil de facturation n’existe, vous la relancez sous Paramètres › Factures & fiscalité avec « Commencer la configuration ». Ensuite, la boîte de réception affiche « Prochaines étapes » : connecter un compte e-mail, connecter un autre appareil, créer une première sauvegarde et, avec un expert-comptable, saisir ses informations DATEV. Ce qui est fait disparaît, et la carte peut être masquée. Vérifiez ensuite sous Paramètres › Factures & fiscalité l’émetteur, les coordonnées bancaires, le traitement fiscal, les textes et le design de la facture dans l’aperçu. Les données de l’app et les originaux se trouvent par défaut dans Documents / Buchlio ; c’est uniquement vous qui choisissez un autre emplacement ou un Cloud-Vault. Si un service cloud synchronise votre dossier Documents, Buchlio vous demande l’emplacement au premier démarrage et propose un dossier local.

La boîte de réception s’appelle « À faire » et liste chaque justificatif avec des tâches en suspens, le plus urgent d’abord : conflits de paiement, factures (Rechnung) classées à partir de leur date d’échéance, remboursements à effectuer, versements dus, factures propres en retard, paiements sans traitement fiscal ni valeur en EUR, factures, avoirs (Gutschrift) et annulations (Storno) non envoyés, ainsi que nouveaux justificatifs à vérifier. Le bouton d’une ligne effectue la tâche principale, par exemple « Saisir un paiement », « Vérifier la lettre (Relance n° 1) » ou « Envoyer » ; les autres se trouvent dans le menu « … ». Les filtres Tout, Paiements, Fiscalité, Envoi et À vérifier limitent la liste. Sous Envoi, « Tout marquer comme envoyé » marque, après confirmation, tous les documents listés que vous avez envoyés par un autre moyen ; Buchlio n’envoie rien. Au-dessus de la liste figurent les conflits de synchronisation, les factures récurrentes à émettre et les justificatifs manquants des coûts récurrents des deux derniers mois, chacun avec son action, comme « Ajouter le justificatif » ; le nombre affiché sur la boîte de réception les inclut. Un justificatif en conflit de synchronisation n’apparaît que là, jusqu’à ce que vous le résolviez avec « Vérifier les conflits ». Sans accès en écriture, les tâches restent visibles, mais pas leurs actions.

Sur Mac, choisissez « Choisir des justificatifs » dans la boîte de réception : fichiers, archives ZIP et dossiers peuvent être mélangés dans une seule sélection. Sous Windows, « Choisir des justificatifs » prend les fichiers et les archives ZIP, « Choisir un dossier » des dossiers entiers. Sur smartphone, vous choisissez « Prendre une photo », « Depuis la photothèque » ou « Fichiers / ZIP ». Vous recadrez une photo sous « Vérifier le document » directement sur l’image : faites glisser les coins et les bords du cadre ; l’extérieur est assombri. Avec « Page », vous capturez d’autres pages, et « Utiliser le scan » crée le justificatif. Sur ordinateur, vous faites aussi glisser fichiers et dossiers directement dans la fenêtre, de même que des pièces jointes d’Apple Mail ou d’Outlook. Un e-mail entier d’Apple Mail devient lui-même le justificatif et affiche son texte ; Buchlio n’en extrait pas les pièces jointes. Sont pris en charge les PDF, les images, y compris HEIC, les factures électroniques (E-Rechnung) XML et les e-mails enregistrés (.eml). La XRechnung en UBL/CII ainsi que les données ZUGFeRD ou Factur-X intégrées sont lues de façon structurée. Dans le justificatif, vous vérifiez les propositions dans les groupes Justificatif, Montant et TVA, Comptabilisation et Paiement, et décidez de l’association au fournisseur ; la date ou la période de livraison/prestation figure sous la date de facture ; si le justificatif n’en indique pas, le champ affiche la date de facture. Seul « Enregistrer & classer » confirme le justificatif. L’original reste conservé sans modification.

Une note de restaurant ou d’hôtel comporte souvent des montants à 7 % et à 19 %. Choisissez « Plusieurs taux de TVA » dans le justificatif et saisissez le montant TTC par taux ; Buchlio calcule le HT et la TVA par taux et indique ce qui manque encore pour atteindre le prix total. La reconnaissance de texte propose la répartition à partir du tableau de TVA du justificatif, les factures électroniques (E-Rechnung) l’apportent avec elles. Dans le lot DATEV, chaque taux figure sur sa propre ligne.

Si vous avez saisi un justificatif sans document, comme des frais bancaires ou un ticket de stationnement, ouvrez-le et choisissez « Ajouter l’original » ; sur smartphone, vous pouvez aussi photographier le justificatif, sur ordinateur faire glisser le fichier sur la fenêtre. Buchlio enregistre l’original sans le modifier et le synchronise avec vos appareils. Les valeurs saisies sont conservées ; un original existant n’est jamais remplacé.

Lancez « Créer une facture » et reprenez le client et les articles depuis les données de base, ou saisissez-les. Sous « Interlocuteur (facultatif) », vous indiquez une personne qui figure dans le bloc d’adresse sous le nom de l’entreprise. Vérifiez la date, le délai de paiement, les lignes, le traitement fiscal et les textes dans l’aperçu en direct ; sur téléphone, « Aperçu » dans l’en-tête de la boîte de dialogue bascule entre les informations et l’aperçu. Si votre IBAN figure dans le profil de facturation, une facture en EUR porte un GiroCode pour le montant à payer. Buchlio attribue le numéro de facture à l’émission, triable chronologiquement, comme 261006-1430-K3M9 ; les brouillons n’en ont pas encore. Si les informations sont complètes, le PDF émis est en même temps une facture électronique (E-Rechnung) ZUGFeRD/Factur-X. Il reste l’original inchangé : l’e-mail, « Enregistrer le PDF » et les exports utilisent exactement ce fichier.

Les factures (Rechnung) émises restent inchangées. Si quelque chose ne va pas, par exemple le destinataire, choisissez « Corriger la facture » dans le menu « … » de la facture : après confirmation, Buchlio émet une facture d’annulation (Stornorechnung) et ouvre une copie comme nouveau brouillon, qui reçoit un nouveau numéro à l’émission. Envoyez la facture d’annulation au destinataire de la facture d’origine. Pour corriger un montant partiel, utilisez un avoir (Gutschrift) : choisissez « Créer un avoir » dans le menu « … » de la facture. Buchlio ouvre une copie sous forme d’avoir qui se réfère à la facture ; ne laissez que les lignes à créditer ou ramenez-les au montant à créditer. Une saisie de test ou erronée jamais envoyée se supprime dans le menu « … » avec « Supprimer la saisie de test/erronée ».

Sous Devis, créez un nouveau devis (Angebot) et vérifiez-le dans l’aperçu. Après l’émission, il reste inchangé ; vous l’envoyez par e-mail comme une facture (Rechnung). Si votre client accepte, vous consignez l’acceptation avec sa date et générez la confirmation de commande (Auftragsbestätigung). Vous pouvez y supprimer des lignes ou réduire des quantités. « Créer une facture » reprend ensuite les quantités restant à facturer dans un brouillon de facture. En haut de la section Devis, « Sans décision » indique quels devis envoyés attendent encore une réponse et quand leur validité prend fin. Vous mettez un devis à la corbeille via « … » ou dans le devis lui-même ; un devis accepté et un devis avec confirmation de commande ou facture sont conservés.

Buchlio émet les factures (Rechnung), avoirs (Gutschrift) et factures d’annulation (Stornorechnung) en facture électronique (E-Rechnung) dès que les informations sont complètes. Sont notamment nécessaires le pays de l’émetteur et du destinataire sous forme de code ou de nom, par exemple DE ou Allemagne, pour une facture votre IBAN et, en cas de Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur, § 13b UStG) ou de livraison intracommunautaire (Innergemeinschaftliche Lieferung), l’USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire) des deux parties. La XRechnung intégrée exige en plus l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’émetteur, l’adresse e-mail du destinataire ainsi qu’une Leitweg-ID (identifiant d’acheminement exigé par les clients publics sur les factures électroniques) ou une référence de commande. S’il manque quelque chose, Buchlio l’indique dès avant l’émission ; sans ces informations, un PDF simple est créé. Pour un destinataire avec Leitweg-ID, vous n’émettez la facture qu’une fois la XRechnung complète.

Pour les prestations de services, vous choisissez le traitement fiscal « Reverse Charge » (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur), pour les livraisons de marchandises « Livraison intracommunautaire » – Buchlio n’accepte pas les marchandises vers l’étranger en Reverse Charge. Les deux cas nécessitent votre USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire) et celui de votre client. Pour la livraison intracommunautaire (Innergemeinschaftliche Lieferung), Buchlio imprime la mention légale de l’exonération et marque la facture électronique (E-Rechnung) avec la catégorie K ; dans la Voranmeldung (déclaration anticipée de TVA, mensuelle ou trimestrielle dans ELSTER), le chiffre d’affaires figure en Kz 41 (case numérotée du formulaire fiscal dans ELSTER).

Dans le brouillon de facture, activez la section Récurrence et choisissez Mensuel, Trimestriel ou Annuel ainsi que la prochaine date. Si la série ne commence que plus tard, par exemple avec la prochaine année de facturation d’un client, fixez la date de facture à ce jour et enregistrez le brouillon : ce jour-là, Buchlio vous rappelle de l’émettre. Buchlio détecte les dates échues au démarrage de l’app et pendant l’utilisation, et affiche dans la boîte de réception « Une facture récurrente à émettre » avec « Ouvrir le brouillon ». L’émission et l’envoi restent votre décision ; Buchlio n’envoie rien automatiquement.

Les factures (Rechnung) non envoyées figurent dans la boîte de réception sous le filtre Envoi. Choisissez « Envoyer », vérifiez le destinataire, l’expéditeur, l’objet et le message, et confirmez l’envoi ; Buchlio joint lui-même le PDF émis. Que la formule d’appel nomme l’entreprise ou l’interlocuteur, vous le définissez dans le profil de facturation, sous Modèles d’e-mail, avec « Formule d’appel dans les e-mails » ; elle s’applique aussi aux rappels de paiement (Zahlungserinnerung) et aux relances (Mahnung). Les factures déjà envoyées en dehors de Buchlio, vous les marquez dans le menu « … » avec « Marquer comme envoyé », plusieurs à la fois sous le filtre Envoi avec « Tout marquer comme envoyé ». Sous Envoi & réception, vous voyez chaque envoi avec son destinataire et son mode. Lorsque Buchlio relève la boîte mail par laquelle vous envoyez, il signale un e-mail revenu comme non distribuable, et la facture figure de nouveau sous Envoi ; une réponse de votre client y apparaît avec sa date.

Sous Envoi & réception › Envoyés figure le journal des envois : chaque envoi de l’année choisie avec son destinataire et son mode, par exemple via SMTP ou Gmail, y compris les documents que vous avez marqués comme envoyés. À côté figure son état : « Envoyé », « Réponse le … » ou « Non distribuable » avec le message du serveur de messagerie. Sous Reçus, vous voyez pour chaque boîte mail quand Buchlio a vérifié pour la dernière fois et combien de messages il a repris ; « Relever maintenant » vérifie immédiatement. Le journal des relevés indique les e-mails qui ont apporté des justificatifs sur cet appareil, ainsi que les retours non distribués et les réponses reconnus. « Gérer les comptes » mène à vos comptes e-mail.

Dans le profil de facturation, sous « Design des e-mails », vous définissez comment arrivent les e-mails envoyés directement : en e-mail HTML avec votre logo en haut et une signature en bas, avec nom, adresse, téléphone, e-mail et site web. La couleur d’accent du profil, la même que sur vos factures (Rechnung), encadre l’e-mail et colore le fond et les liens. Vous ajoutez en cochant une case le Steuernummer (numéro fiscal attribué à l’entreprise par le Finanzamt, le centre des impôts local) et l’USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire) ainsi que les coordonnées bancaires, et choisissez la police entre Moderne, Classique et Neutre. Sous « Mentions obligatoires dans la signature », vous saisissez ce que les GmbH, les UG et les commerçants inscrits au registre du commerce doivent indiquer dans leurs e-mails professionnels, par exemple le tribunal d’enregistrement, le numéro d’immatriculation et les gérants. Un aperçu montre immédiatement le résultat, et avant chaque envoi vous voyez sous « Voici comment l’e-mail arrive » exactement ce que reçoit le destinataire. Le logo est intégré à l’e-mail lui-même ; rien n’est chargé à l’ouverture. Si vous préparez plutôt un e-mail dans votre app de messagerie, Buchlio y ajoute la signature en texte.

Si Buchlio trouve sous Données de base des entrées créées en double, il les signale au-dessus de la liste comme doublons possibles. « Comparer et fusionner … » affiche les deux entrées côte à côte : celle qui reste, celle qui est archivée, quand elles ont été créées et toutes les informations. Les informations divergentes sont marquées ; ce sont celles de l’entrée conservée qui s’appliquent, Buchlio complète les champs vides à partir de l’entrée archivée et, pour les contacts, regroupe les rôles. « Conserver l’autre entrée » inverse les côtés ; sur téléphone, chaque information figure au-dessus de ses deux valeurs. « Fusionner » archive la deuxième entrée. Les factures (Rechnung) et justificatifs existants restent inchangés, et l’entrée archivée peut être restaurée depuis les archives.

Vous saisissez un paiement complet directement dans le justificatif, via « Entièrement payé le ». Pour des paiements partiels, un financement ou un acompte, ouvrez « Saisir un paiement partiel ou un financement » ; dans la boîte de dialogue « Paiements », vous enregistrez toutes les entrées en une fois. Buchlio en déduit le statut en attente, partiellement payé ou payé ; une date de facture seule n’est pas une preuve de paiement.

Dans la boîte de dialogue « Paiements », choisissez un financement et saisissez le financeur, le montant financé, le jour où le financeur paie le commerçant (généralement la date d’achat), le nombre de versements et la mensualité ou le remboursement total selon le contrat, et si vous le souhaitez « Premier versement le ». La facture (Rechnung) est considérée comme payée à partir du décaissement. Dans la même boîte de dialogue, Buchlio affiche le plan de versements avec les échéances et les parts d’intérêts ; vous saisissez le prochain versement avec « Enregistrer comme payé », plusieurs versements dus également en une fois. Les versements dus figurent en outre sous « À faire » et dans Échéances, chacun aussi une fois sous forme de notification ; « Saisir le versement » ouvre le formulaire avec la date, le montant et la part d’intérêts du versement, et rien n’est enregistré avant votre confirmation. Lors du rapprochement du relevé bancaire, Buchlio propose les prélèvements du financeur comme versement dû. Vous saisissez un remboursement anticipé avec « Remboursement anticipé (pas un versement régulier) » : les versements restants se répartissent alors le reste du contrat ; si le financeur recalcule, vous adaptez le contrat sous « Modifier le contrat ». Seuls les intérêts payés comptent comme dépense ; le remboursement du capital réduit le capital restant dû.

Le montant initial de la facture est conservé. Pour chaque paiement, vous confirmez le montant réellement payé en EUR ; Buchlio propose pour cela le taux de référence de la BCE du jour du paiement. Si la facture (Rechnung) indique une TVA (Umsatzsteuer) allemande, y compris en cas de Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur), Buchlio a besoin de sa valeur en EUR : reprise de la facture ou calculée avec « Utiliser le BMF-Monatskurs » (taux de change mensuel officiel pour la TVA, publié par le ministère fédéral des Finances) à partir de la moyenne mensuelle du mois de la livraison ou de la prestation. Pour vos propres factures en devise étrangère, cette valeur est demandée avant l’émission.

Dans le profil comptable, vous enregistrez, en plus du compte bancaire par défaut, d’autres comptes de paiement, par exemple PayPal, chacun avec son propre compte DATEV. Lors de la saisie d’un paiement, vous choisissez sous « Payé via » le compte approprié ; le lot DATEV y comptabilise alors le paiement.

Dans la boîte de réception, sélectionnez un dossier entier ou une archive ZIP jusqu’à 200 Mo – sur Mac avec « Choisir des justificatifs », sous Windows avec « Choisir un dossier » ou « Choisir des justificatifs » – ou faites glisser le dossier dans la fenêtre. Buchlio vous guide d’un justificatif à l’autre avec « Justificatif x sur y » : « Classer & continuer » confirme le justificatif actuel et ouvre le suivant, « Enregistrer & continuer » le laisse à vérifier. Buchlio reconnaît les fichiers déjà existants comme doublons.

La section Échéances regroupe les factures fournisseurs en attente que vous devez payer, le prochain versement de chaque financement en cours et les factures clients en retard. Les paiements partiels déjà confirmés sont déduits du montant en attente. Les factures (Rechnung) classées à partir de leur date d’échéance, les versements dus et les factures propres en retard figurent en outre dans la boîte de réception, sous « À faire ». En dessous, « Prochainement » montre ce qui arrive dans les 14 prochains jours : les factures envoyées qui arrivent alors à échéance, la prochaine étape de relance et les nouvelles factures de vos séries ; viennent ensuite les coûts récurrents.

Sous Échéances › Coûts récurrents, Buchlio affiche les dépenses qu’un fournisseur facture chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, avec la prochaine date attendue et un total approximatif par mois. S’il manque le justificatif pour une échéance de cette année ou de l’année précédente, « Justificatif manquant » figure à côté, avec le mois ; les justificatifs manquants des deux derniers mois figurent aussi comme tâche dans la boîte de réception. Un clic sur la série, ou dans la boîte de réception sur « Ajouter le justificatif », ouvre une fenêtre pour l’ajouter : choisissez le fichier, faites-le glisser sur la fenêtre ou photographiez le justificatif, comme dans la boîte de réception. Si une échéance ne donne lieu à aucune facture (Rechnung), par exemple parce que le fournisseur ne facture pas sous son montant minimal, choisissez-y « Pas de justificatif nécessaire » ; « Afficher de nouveau comme manquant » annule ce choix. Via « … », vous ouvrez la dernière facture ou marquez la série comme résiliée ; les séries résiliées figurent repliées en dessous, jusqu’à ce qu’un nouveau justificatif les réactive. Les deux marquages s’appliquent sur tous vos appareils. Buchlio détecte une série à partir de trois justificatifs d’un même fournisseur au même rythme, ou dès deux pour des justificatifs presque identiques ou que vous avez marqués comme « Récurrent ». De petites différences de nom, de montant ou de jour ne gênent pas. Si un fournisseur porte soudain un tout autre nom, associez ses justificatifs au même contact. Si trois échéances passent sans justificatif ni résiliation, la série est considérée comme terminée.

Définissez votre plan de relance dans le profil de facturation : au bout de combien de jours le rappel de paiement (Zahlungserinnerung), la 1re et la 2e relance (Mahnung) sont dus, et quels frais s’appliquent. Les échéances, la boîte de réception et les notifications indiquent alors quelle lettre est due pour une facture client en retard et l’ouvrent préremplie. Pour les clients professionnels en retard de paiement, Buchlio calcule des intérêts de 9 points de pourcentage au-dessus du taux d’intérêt de base (§ 288 Abs. 2 BGB) et, au lieu de frais de relance (Mahngebühr), le forfait de 40 €, pour les particuliers 5 points de pourcentage ; la lettre montre le calcul. Pour les clients professionnels, le retard commence au plus tard 30 jours après l’échéance et la réception de la facture (Rechnung ; § 286 Abs. 3 BGB) ; si la facture est revenue non distribuée, seule la remise ultérieure compte. Vérifiez le destinataire, l’expéditeur, le délai et les montants. Buchlio joint la facture d’origine et n’envoie qu’après votre confirmation expresse, via un compte e-mail personnel choisi ; il n’envoie rien automatiquement. Si votre client paie le montant de la relance, vous le saisissez comme un seul paiement – y compris lors du rapprochement du relevé bancaire : Buchlio comptabilise la facture comme payée, et les intérêts de retard (Verzugszinsen), le forfait et les frais de relance comme recette propre hors champ de la TVA, dans l’Anlage EÜR (formulaire de l’état des recettes et des dépenses : recettes encaissées moins dépenses payées, joint à la déclaration d’impôt) en Kz 103 (case numérotée du formulaire fiscal dans ELSTER), sans TVA (Umsatzsteuer).

Dans votre banque en ligne, exportez les opérations en CAMT (XML, aussi en ZIP) ou en CSV et choisissez « Rapprocher un relevé bancaire » dans Échéances. Buchlio lit le fichier uniquement sur votre appareil et ne l’enregistre pas. Pour chaque opération en euros comptabilisée, il propose le justificatif en attente correspondant (numéro de facture, montant, nom, date) et reconnaît les paiements déjà saisis. Il propose les prélèvements de votre financeur comme le plus ancien versement en attente du financement (« Versement 4 sur 12 · Financeur ») et les reprend comme remboursement du capital avec la part d’intérêts du plan de versements. Reprenez les propositions une par une ou toutes les propositions sûres en une fois, ou associez vous-même les opérations. Si votre banque propose le CAMT, c’est la voie la plus fiable ; Buchlio reconnaît le CSV à sa ligne d’en-tête.

Le rapport annuel affiche sous « Umsatzsteuer-Voranmeldung (préparation) » (déclaration anticipée de TVA, mensuelle ou trimestrielle dans ELSTER), par mois ou par trimestre, les Kennzahlen (cases numérotées du formulaire fiscal dans ELSTER) du formulaire avec la base d’imposition, la TVA et le montant à payer ou l’excédent à vous rembourser (Kz 83). La TVA (Umsatzsteuer) compte selon le réglage de l’exigibilité dans le profil comptable : en Ist-Versteuerung à l’encaissement, en Soll-Versteuerung le mois de la livraison ou de la prestation, même impayée. La TVA déductible (Vorsteuer) compte dès que la facture (Rechnung) est reçue et la livraison ou prestation effectuée, même avant le paiement ; le Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur) compte avec la livraison/prestation ou la facture, même impayée. Pour les livraisons intracommunautaires (Innergemeinschaftliche Lieferung ; Kz 41) et les prestations aux entreprises d’autres pays de l’UE (Kz 21), Buchlio établit la Zusammenfassende Meldung (état récapitulatif des livraisons et prestations aux entreprises d’autres pays de l’UE) par USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire), en euros entiers, avec L pour les livraisons et S pour les autres prestations ; les livraisons comptent le mois de leur facture, au plus tôt avec la livraison et au plus tard le mois suivant, les prestations le mois de leur exécution – payées ou non. Le dossier comptable la contient en CSV pour l’import dans Mein ELSTER. En tant que Kleinunternehmer (franchise de TVA des petites entreprises : pas de TVA sur les factures, pas de déduction de la TVA), vous ne déposez pas de Zusammenfassende Meldung. Ce qui ne peut pas être affecté clairement est signalé à côté. Vous reportez vous-même les valeurs dans Mein ELSTER ; « Dossier comptable… » à côté du choix de la période crée le dossier de cette période.

Choisissez « Saisir un paiement d’impôt » dans Finances et indiquez l’impôt, la période et le montant, pour la TVA (Umsatzsteuer) aussi la Dauerfristverlängerung (prolongation permanente d’un mois du délai de la Voranmeldung, la déclaration anticipée de TVA) et le prélèvement. Les paiements et remboursements ne comptent ni comme recette ni comme dépense. La TVA figure dans l’Anlage EÜR (formulaire de l’état des recettes et des dépenses : recettes encaissées moins dépenses payées, joint à la déclaration d’impôt) en Kz 186 ou 141 (cases numérotées du formulaire fiscal dans ELSTER) ; un versement pour un mois ou un trimestre jusqu’à la fin du Wirtschaftsjahr (exercice), dû et payé au plus tard dix jours après – le 10 janvier pour une année civile –, compte pour le Wirtschaftsjahr précédent (§ 11 Abs. 2 S. 2 EStG). La Gewerbesteuer (impôt communal sur les bénéfices commerciaux) n’est pas déductible, l’impôt sur le revenu reste privé ; tous deux réduisent la réserve fiscale estimée. Un justificatif déjà saisi comme dépense se convertit dans le justificatif avec le type de justificatif « Paiement d’impôt ».

Ouvrez la dépense, par exemple pour un ordinateur portable, et choisissez « Amortir comme immobilisation ». Buchlio propose la durée d’utilisation selon la catégorie d’immobilisation, par exemple un an pour les ordinateurs et les logiciels. Jusqu’à 800 € HT, l’immobilisation compte en tant que GWG (bien de faible valeur, déduit en totalité l’année de l’achat) intégralement l’année d’acquisition – à l’exception des accessoires informatiques comme un écran ou une imprimante, inutilisables sans ordinateur, qui comptent eux aussi intégralement l’année d’acquisition, avec une durée d’utilisation d’un an –, sinon de façon linéaire à partir du mois d’acquisition. Si elle sort de l’actif, vous saisissez la date et, le cas échéant, la facture de vente. Le rapport annuel affiche les amortissements, le dossier annuel le tableau des immobilisations ; l’AfA (amortissement d’un bien sur sa durée d’utilisation) est comptabilisée par votre expert-comptable dans sa comptabilité des immobilisations. Buchlio ne gère ni les postes collectifs ni l’AfA dégressive. Pour les acquisitions de juillet 2025 à fin 2027, Buchlio signale l’AfA dégressive afin que vous la choisissiez avec votre expert-comptable avant la première déclaration d’impôts.

Vous saisissez dans le justificatif la part privée des frais mixtes, comme le téléphone portable ou Internet : seule la part professionnelle compte comme dépense, et seule elle donne droit à la TVA déductible (Vorsteuer) – y compris pour les abonnements de fournisseurs de l’UE en Reverse Charge (autoliquidation : le client doit la TVA à la place du fournisseur). Les forfaits sans justificatif – télétravail (Homeoffice), repas en déplacement, trajets avec votre voiture personnelle et vers le premier lieu d’activité – se saisissent dans le rapport annuel, sous « Données annuelles ».

Si vous utilisez aussi un véhicule de société à titre privé, vous le saisissez dans le rapport annuel, sous « Données annuelles » – un véhicule par année. Buchlio calcule l’usage privé selon la règle des 1 % avec plafonnement aux frais réels ou selon votre carnet de bord, le comptabilise mois par mois avec TVA (Umsatzsteuer) et l’affiche dans le bénéfice, l’Umsatzsteuer-Voranmeldung (déclaration anticipée de TVA, mensuelle ou trimestrielle dans ELSTER) et l’Anlage EÜR (formulaire de l’état des recettes et des dépenses : recettes encaissées moins dépenses payées, joint à la déclaration d’impôt), en Kz 106 (case numérotée du formulaire fiscal dans ELSTER) – pour les voitures électriques et hybrides avec la moitié ou le quart du prix catalogue. La règle des 1 % suppose un usage professionnel de plus de 50 %. Pour un Kleinunternehmer (franchise de TVA des petites entreprises : pas de TVA sur les factures, pas de déduction de la TVA), l’usage privé ne génère pas de TVA. Vous saisissez les frais du véhicule dans les catégories « Leasing automobile », « Taxe et assurance du véhicule » et « Frais d’utilisation du véhicule ». Les justificatifs de véhicule n’ont pas de part privée propre ; l’usage privé ne compte que via le véhicule de société dans les données annuelles. Pour le plafonnement aux frais réels, seuls comptent les frais de ces trois catégories ainsi que l’amortissement et les intérêts d’« Immobilisation : voiture ».

Choisissez dans le justificatif la catégorie « Cadeaux d’affaires » et saisissez sous « Bénéficiaires » une personne par ligne. Buchlio répartit le montant de façon égale et inscrit les cadeaux (Geschenke) jusqu’à 50 € par personne et par Wirtschaftsjahr (exercice) dans l’Anlage EÜR (formulaire de l’état des recettes et des dépenses : recettes encaissées moins dépenses payées, joint à la déclaration d’impôt) en Kz 174 (case numérotée du formulaire fiscal dans ELSTER), au-delà, TVA non déductible (Vorsteuer) comprise, en Kz 164. Pour la TVA déductible, le seuil s’apprécie par année civile.

Dans le rapport annuel, « Dossier comptable » ouvre la vérification. Choisissez l’année, le trimestre ou le mois ; Buchlio indique ce qui doit être résolu avant l’export et crée un fichier ZIP contenant le lot DATEV, l’Umsatzsteuer-Voranmeldung (déclaration anticipée de TVA, mensuelle ou trimestrielle dans ELSTER), le rapport de contrôle et les justificatifs originaux, et dans le dossier annuel en plus la préparation de l’Anlage EÜR (formulaire de l’état des recettes et des dépenses : recettes encaissées moins dépenses payées, joint à la déclaration d’impôt) et le tableau des immobilisations. Sous « Exports précédents », vous voyez les exports antérieurs de cet appareil ; Buchlio vous signale si une période a déjà été exportée sans changement ou a été modifiée depuis, car un nouvel import crée un deuxième lot dans DATEV.

Ouvrez Support dans l’app et choisissez Signaler un problème ou Proposer une fonctionnalité. Pour un problème, vous pouvez joindre volontairement, après les avoir vérifiées, des informations de diagnostic et sur l’appareil expurgées. Les identifiants et les contenus des justificatifs ne sont pas joints automatiquement. Vous pouvez écrire dans votre langue ; vous recevrez la réponse dans la même langue.

La section Support contient des guides rapides pour les principaux processus. Pour des sujets comme les serveurs de messagerie ou les mots de passe d’application, vous pouvez en plus ouvrir cette aide dans le navigateur.

Buchlio enregistre tout d’abord en local, dans votre espace de travail visible. Un Cloud-Vault, c’est uniquement vous qui le connectez. Les originaux restent inchangés, tandis que les modifications de contenu sont fusionnées entre vos appareils sur la base de versions.

Sous Paramètres › Stockage & synchro, choisissez iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV ou un dossier que vous synchronisez vous-même. Lors de la première connexion, vous décidez si Buchlio ouvre un Vault existant ou reprend l’espace de travail actuel. Les versions divergentes d’un justificatif ou de ses paiements sont affichées et non écrasées en silence ; Buchlio fusionne paramètre par paramètre les paramètres que vous modifiez sur deux appareils. Buchlio synchronise en arrière-plan ; si vous touchez « Cloud-Vault · à jour » en haut de la barre, il synchronise immédiatement. Lors de la connexion, de la synchronisation, du déplacement ou de la déconnexion, la carte Cloud-Vault indique ce qui est en cours. La première synchronisation d’un Vault connecté montre d’abord que le Vault liste ses fichiers, puis une barre de progression avec les fichiers lus de vos autres appareils ; Buchlio reste utilisable pendant ce temps.

Sous Paramètres › Données & sauvegarde, « Créer une sauvegarde » génère un fichier ZIP contenant les données de l’app et les originaux, à l’emplacement de votre choix. « Restaurer » vérifie la sauvegarde et affiche d’abord un aperçu ; avant la reprise, Buchlio crée une sauvegarde de sécurité de l’état actuel. S’il manque des originaux dans l’espace de travail ou dans la sauvegarde, l’aperçu indique les justificatifs concernés, et « Restaurer quand même » les reprend sans ces originaux ; la sauvegarde de sécurité contient chaque original existant. Dans le justificatif, « Ajouter à nouveau l’original » ajoute de nouveau le même fichier ; un Vault connecté le fournit lors de la prochaine synchronisation. La restauration interrompt une connexion cloud, que vous rétablissez ensuite ; les comptes e-mail et les autres identifiants ne font pas partie de la sauvegarde. La sauvegarde et la restauration fonctionnent aussi sans connexion à un compte ni abonnement actif. Conservez en plus les sauvegardes importantes dans un lieu séparé.

Si Buchlio ne trouve pas l’espace de travail au démarrage, par exemple parce que le dossier a été déplacé ou qu’un service cloud ne l’a pas encore fourni, il affiche « Buchlio n’a pas pu démarrer » avec la raison. « Réessayer » relance dès que le dossier est de nouveau accessible. Sur ordinateur, « Choisir un dossier » ouvre l’espace de travail à son nouvel emplacement. « Restaurer depuis une sauvegarde » le recrée à partir d’un fichier de sauvegarde, sur ordinateur, si vous le souhaitez, dans un dossier vide avec « Choisir un autre dossier ».

Si Buchlio signale « Un autre appareil utilise un format Buchlio plus récent », mettez à jour Buchlio sur cet appareil. Si la mise à jour est déjà parue pour cet appareil, Buchlio l’exige avec « Mise à jour de l’app requise » : jusqu’à l’installation, seuls la consultation, l’export et la sauvegarde sont possibles. Si elle n’est pas encore disponible, par exemple pendant la vérification sur l’App Store, vous pouvez continuer à modifier ; jusque-là, Buchlio ne reprend rien du Vault et n’y envoie rien. Après la mise à jour, la synchronisation reprend d’elle-même. Si Buchlio signale une autre version d’une entrée dans le Vault, ne modifiez aucun fichier dans le dossier du Vault et suivez dans l’app le guide « Synchro interrompue : autre version dans le Vault » sous Support.

Pour des corrections urgentes, Buchlio peut imposer une version minimale. Les versions plus anciennes sont alors en lecture seule jusqu’à la mise à jour : données, rapports, exports et sauvegardes restent disponibles, modifications et synchronisation sont suspendues. « Mettre à jour » mène, dans les versions des Stores, au Store, et dans la version du site web aux mises à jour de l’app sous Paramètres › Général.

Buchlio annonce une nouvelle version une fois dans les notifications, avec ses nouveautés ; un appui dessus ouvre la mise à jour. Les versions des Stores sont mises à jour par le Store concerné. Dans la version Mac de buchlio.de, vous vérifiez aussi vous-même via le menu Buchlio › Rechercher des mises à jour… ou sous Paramètres › Général › Mises à jour de l’app, et installez depuis là ; Buchlio vérifie la signature avant l’installation, puis redémarre. Cette version n’installe les mises à jour que depuis le dossier « Applications » : si vous lancez Buchlio directement depuis le téléchargement ou la fenêtre du DMG, il propose de s’y déplacer.

Si une nouvelle version modifie le format de stockage, Buchlio reprend automatiquement vos données à la première ouverture. Auparavant, Buchlio crée une copie de l’ancienne base de données sous Sicherungen / Migrationen dans votre espace de travail. Les entrées plus anciennes du Vault sont lues et reprises lors de la synchronisation, sans modifier les fichiers du Vault.

Buchlio ouvre votre espace de travail même sans connexion à un compte ni abonnement actif, mais alors en lecture seule ; vous pouvez ainsi aussi essayer l’app au préalable. Une remarque sous la barre de titre en indique la raison et, avec « Se connecter » ou « S’abonner », vous ramène à l’accès en écriture. Vous voyez toutes les données, tâches, vues d’ensemble et rapports, ouvrez les originaux, exportez des fichiers CSV et le dossier comptable, créez et restaurez des sauvegardes, partagez des documents, déconnectez les comptes e-mail et cloud, modifiez l’affichage, installez des mises à jour et accédez au support. La création, la modification, la suppression, les imports (fichiers, partage, appareil photo, e-mail, relevés bancaires), l’envoi d’e-mails, la synchronisation cloud, le relevé des boîtes mail, les notifications d’échéance et les modifications automatiques nécessitent une connexion et un abonnement actif ; la période d’essai de 7 jours et les délais de grâce en cas de problème de paiement en font partie. Trois jours avant la fin d’une période d’essai ou d’un abonnement résilié, une notification vous le rappelle. Les modifications locales pas encore synchronisées sont conservées et synchronisées après la réactivation. Avec un abonnement, une preuve hors ligne confirme l’accès en écriture jusqu’à sept jours sans connexion Internet. « Se déconnecter » supprime immédiatement la session et la preuve hors ligne de votre appareil.

Connectez-vous d’abord comme d’habitude par code e-mail, Google ou Apple. Ouvrez ensuite, sous Paramètres › Compte & abonnement, « Ouvrir le compte dans le navigateur » et choisissez, sous « Connexion et sécurité », « Ajouter une clé d’accès » ; c’est possible dans les dix minutes qui suivent une connexion. Confirmez avec Face ID, votre empreinte digitale ou le code PIN de votre appareil. Dès lors, vous choisissez sur la page de connexion « Se connecter avec une clé d’accès », sans code e-mail. Buchlio ne vous demande pas non plus l’app d’authentification, car la clé d’accès associe déjà l’appareil à Face ID, à l’empreinte digitale ou au code PIN. Les clés d’accès synchronisées, par exemple dans le trousseau iCloud ou dans le Gestionnaire de mots de passe de Google, fonctionnent sur tous les appareils avec le même compte. Vous supprimez une clé d’accès dans le portail du compte ; dans votre gestionnaire de mots de passe, vous la supprimez vous-même.

Vous supprimez un compte sous Paramètres › Comptes e-mail. Les identifiants et l’état de vérification sont supprimés de cet appareil ; les justificatifs déjà confirmés sont conservés. Vous révoquez en plus vous-même l’autorisation chez le fournisseur : vous supprimez un mot de passe d’application dans la section sécurité de votre compte mail, pour Gmail sous Mots de passe des applications. Un compte connecté par connexion au fournisseur, vous le dissociez chez Google sous Vos connexions à des applications et services tiers, pour les comptes Microsoft personnels sous Autorisations des applications.

Vous déconnectez le fournisseur sous Paramètres › Stockage & synchro. Vos données locales sont conservées, de même que les données chez le fournisseur ; pour Dropbox, Buchlio révoque en plus l’autorisation. Si vous n’avez plus besoin du Vault, vous le supprimez chez le fournisseur : sur Google Drive, il se trouve dans un espace d’application masqué, que vous supprimez dans les paramètres de Drive, sous « Gérer les applications », pour Buchlio avec « Supprimer les données d’application cachées » ; sur Dropbox, dans le dossier d’application de Buchlio ; sur iCloud Drive, Nextcloud/WebDAV ou dans un dossier synchronisé, dans le dossier du Vault choisi. Vous révoquez l’accès de l’app chez Google sous Vos connexions à des applications et services tiers, chez Dropbox sous Applications connectées et chez Nextcloud en supprimant le mot de passe d’application dans les paramètres de sécurité.

Ouvrez le contact sous Données de base. Si aucun justificatif, aucune facture (Rechnung) et aucun devis (Angebot) ne s’y réfère, choisissez « Supprimer définitivement », par exemple lorsqu’un contact demande la suppression de ses données. Buchlio le supprime, avec ses versions antérieures, sur cet appareil, dans le Cloud-Vault et, lors de la prochaine synchronisation, sur vos autres appareils ; cette action est irréversible. Les sauvegardes plus anciennes le contiennent encore jusqu’à ce que vous les supprimiez. Si des justificatifs ou des factures lui sont liés, vous pouvez seulement l’archiver en raison de l’obligation de conservation ; l’éditeur en indique alors la raison.

Choisissez « Supprimer le compte » sous Paramètres › Compte & abonnement ; le portail du compte s’ouvre directement sur la suppression. Si votre connexion y remonte à plus de dix minutes, vous vous reconnectez, puis la suppression se rouvre. Un abonnement web est alors résilié immédiatement ; vous résiliez séparément les abonnements Apple et Google dans le Store concerné. La suppression du compte ne supprime ni votre espace de travail local ni votre Cloud-Vault.

Tenez d’abord compte des délais légaux de conservation des factures (Rechnung) et des justificatifs. Vos données se trouvent dans l’espace de travail, par défaut dans Documents / Buchlio. Supprimez d’abord les comptes e-mail et les connexions cloud dans l’app, puis déconnectez-vous. Supprimez ensuite le dossier de l’espace de travail, le Vault chez votre fournisseur cloud (voir « Comment déconnecter mon Cloud-Vault ? ») et vos propres fichiers de sauvegarde.