Kurz gesagt: Für eine Monatspauschale hast du zwei Wege. Entweder schreibst du für jede Periode eine eigene Rechnung, oder du schließt einen Vertrag, der selbst als Rechnung gilt, eine sogenannte Dauerrechnung. Bei eigenen Rechnungen kommt es vor allem auf eine neue Rechnungsnummer und den richtigen Leistungszeitraum an. Damit keine Rechnung untergeht, hilft ein fester Termin, an dem der nächste Entwurf schon bereitliegt.
Warum gehen Monatsrechnungen so leicht schief?
Betreuungspauschale für die Website, Social-Media-Retainer, Wartungsvertrag: Die Leistung läuft jeden Monat weiter, und die Rechnung sieht jedes Mal fast gleich aus. Genau das macht sie fehleranfällig. Drei Fehler sind typisch:
- Vergessen: Die Rechnung für März fällt dir erst im Mai auf, weil auf dem Konto etwas fehlt.
- Falscher Zeitraum: Du kopierst die Rechnung vom Vormonat und änderst das Datum, im Text steht aber noch „Oktober“.
- Unklare Zahlungen: Drei gleiche Beträge kommen an, und du weißt nicht, welcher Monat damit bezahlt ist.
Rechnung je Monat oder Dauerrechnung?
Eine Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, egal wie es heißt. Deshalb kann auch ein Vertrag eine Rechnung sein.
| Rechnung je Periode | Dauerrechnung (Vertrag) | |
|---|---|---|
| Aufwand | jeden Monat, jedes Quartal oder Jahr eine Rechnung | einmal, solange sich nichts ändert |
| Leistungszeitraum | steht auf jeder Rechnung | darf sich aus den Zahlungsbelegen ergeben |
| Preis oder Umfang ändern sich | einfach in der nächsten Rechnung | neues Dokument nötig |
Weg 1: Für jede Periode eine eigene Rechnung
Du stellst nach jedem Monat oder Quartal eine vollständige Rechnung aus. Zusatzstunden, ein neuer Preis oder eine Pause im August landen einfach in der nächsten Rechnung. Für Pauschalen ist das oft der einfachere Weg.
Weg 2: Der Vertrag als Dauerrechnung
Ein Vertrag gilt als Rechnung, wenn er alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält (Abschnitt 14.1 Abs. 17 UStAE, dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass der Finanzverwaltung). Als Beispiele nennt die Finanzverwaltung Miet-, Wartungs- und Pauschalverträge. Steht der Zeitraum der einzelnen Teilleistung, hier also des einzelnen Monats, nicht im Vertrag, reicht es, wenn er sich aus den Zahlungsbelegen ergibt, etwa aus Überweisungen oder Kontoauszügen (Abschnitt 14.5 Abs. 17 UStAE).
Die Grenzen:
- Alle Pflichtangaben gehören hinein, auch Steuersatz und Steuerbetrag. Die Steuer muss „eindeutig, klar und unbedingt“ ausgewiesen sein (Abschnitt 14.1 Abs. 18 UStAE).
- Änderungen brauchen ein neues Dokument. Steigt etwa die Pauschale, enthält der Vertrag nicht mehr die richtigen Angaben. Bei E-Rechnungspflicht bildest du die Änderung in einer neuen E-Rechnung ab (Abschnitt 14.5 Abs. 17 UStAE).
- E-Rechnung: Zwischen Unternehmen im Inland ist die Rechnung grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG), mit Übergangsfristen bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Bei einem Dauerschuldverhältnis, also einem Vertrag über eine laufende Leistung, genügt dann einmalig eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Für einen Vertrag, den du zulässigerweise auf Papier oder als PDF erteilt hast, musst du keine zusätzliche E-Rechnung ausstellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Worauf kommt es bei jeder wiederkehrenden Rechnung an?
Eine Folgerechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Bei Pauschalen sind vier Punkte besonders wichtig.
1. Eine neue Rechnungsnummer. Das Gesetz verlangt eine „fortlaufende Nummer“, die einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Lückenlos muss die Folge nicht sein, und Ziffern und Buchstaben dürfen kombiniert werden (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Jede Monatsrechnung bekommt also ihre eigene Nummer.
2. Der Leistungszeitraum. Die Rechnung nennt, wann du die Leistung erbracht hast (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Bei einer Monatspauschale genügt der Kalendermonat, etwa „Leistungszeitraum: November 2026“ (§ 31 Abs. 4 UStDV). „Betreuung bis heute“ reicht nicht, weil der Beginn fehlt (Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE).
3. Gleiche Beträge, eindeutig zugeordnet. Auch wenn die Pauschale gleich bleibt, stehen Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag auf jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG). Weil sich die Beträge nicht unterscheiden, hilft die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Bitte deine Kunden darum, dann ordnest du jede Zahlung dem richtigen Monat zu.
4. Ein klares Zahlungsziel. Das Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Es entscheidet aber, ab wann du nachhaken kannst. Ist im Vertrag ein Termin nach dem Kalender vereinbart, etwa „zahlbar bis zum 10. des Folgemonats“, kommt dein Kunde danach ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Wie es danach weitergeht, steht in Kunde zahlt nicht.
Beispiel: Svenja und ihre drei Monatspauschalen
Svenja ist Social-Media-Beraterin in Münster und regelbesteuert. Drei Kunden zahlen ihr eine feste Monatspauschale für Redaktionsplan, Posts und Auswertung:
| Kunde | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Café Anker GmbH | 650,00 € | 123,50 € | 773,50 € |
| Fahrradladen Speiche e. K. | 890,00 € | 169,10 € | 1.059,10 € |
| Weingut Rebhang GbR | 1.200,00 € | 228,00 € | 1.428,00 € |
| Summe pro Monat | 2.740,00 € | 520,60 € | 3.260,60 € |
Aufs Jahr sind das 36 Rechnungen und 39.127,20 € brutto.
Bisher hat Svenja am Monatsende die Rechnungen vom Vormonat kopiert. Im Juli ging die Rechnung an den Fahrradladen unter, aufgefallen ist es erst im September. Im Oktober stand auf der Rechnung ans Weingut noch „Leistungszeitraum: September 2026“. Diese Rechnung hat sie mit einem Dokument berichtigt, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Ab November gilt für alle drei Kunden ein fester Ablauf:
- Rechnungsdatum ist der letzte Tag des Monats. Die Rechnungen vom 30.11.2026 sind bei 14 Tagen Zahlungsziel bis zum 14.12.2026 zahlbar.
- Jede Position nennt den Monat, etwa „Social-Media-Betreuung, Leistungszeitraum: November 2026“.
- Vor dem Ausstellen prüft Svenja jeden Entwurf: Monat, Betrag, Empfänger.
Wie Buchlio wiederkehrende Rechnungen vorbereitet
Buchlio nimmt dir das Erinnern ab, nicht die Entscheidung. Die monatliche Betreuungspauschale oder den nächsten Retainer bereitet Buchlio als Rechnungsentwurf vor, monatlich, vierteljährlich oder jährlich, und erinnert dich an die Freigabe. Verschickt wird nichts still im Hintergrund.
So läuft es ab:
- Im Rechnungsentwurf aktivierst du den Bereich „Wiederkehrend“ und wählst Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich sowie den nächsten Termin. Beginnt die Serie erst später, setzt du das Rechnungsdatum auf den ersten Termin und speicherst den Entwurf.
- Buchlio erkennt fällige Termine beim App-Start und während der Nutzung. In der Inbox erscheint „Folgerechnung ist fällig“ mit „Entwurf öffnen“.
- Im Entwurf prüfst du Datum, Zahlungsziel, Positionen, Steuerfall und Texte in der Live-Vorschau. Das Leistungsdatum rückt im selben Rhythmus vor wie das Rechnungsdatum, ein Monatsende bleibt dabei Monatsende.
- Beim Ausstellen vergibt Buchlio die Rechnungsnummer, zeitlich sortierbar wie 261006-1430-K3M9. Entwürfe haben noch keine. Bei vollständigen Angaben ist die ausgestellte PDF zugleich eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
- Vor dem Versand prüfst du Absenderkonto, Empfänger, Betreff und Nachricht und sendest erst dann über eines deiner eigenen E-Mail-Konten.
Kunden und Leistungen pflegst du einmal in den Stammdaten und wählst sie bei der nächsten Rechnung aus. Zahlungsziel, Bankverbindung und Texte liegen im Rechnungsprofil. Steht deine IBAN dort, tragen EUR-Rechnungen einen GiroCode mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck, den dein Kunde mit der Banking-App scannt. Beim Abgleich mit dem Kontoauszug schlägt Buchlio zu jedem Umsatz die passende offene Rechnung vor, nach Rechnungsnummer, Betrag, Name und Datum. Als Zahlung gespeichert wird nur, was du bestätigst.
Mehr dazu im Rechnungsprogramm für Selbstständige. Buchlio für den Mac lädst du auf der Downloadseite. iPhone und iPad sind bald im App Store, Windows und Android bald verfügbar.
Häufige Fragen
Muss ich für eine Monatspauschale jeden Monat eine Rechnung schreiben?
Nein. Ein Vertrag mit allen Pflichtangaben kann als Dauerrechnung gelten (Abschnitt 14.1 Abs. 17 UStAE). Eine Rechnung je Monat ist trotzdem oft einfacher, weil sich Änderungen dann leichter abbilden lassen.
Darf zwischen meinen Rechnungsnummern eine Lücke sein?
Ja. Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Jede Nummer darf aber nur einmal vergeben werden.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Zum Teil. Auf einer Rechnung nach § 34a UStDV sind Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt keine Pflichtangaben. Statt der Steuer steht dort der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, und E-Rechnungen musst du nicht ausstellen. Nummer und Monat helfen dir trotzdem beim Zuordnen der Zahlungen. Mehr dazu in Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben und Muster.