Kurz gesagt: Seit dem 1.1.2025 legt § 34a UStDV fest, was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, die Leistung, der Betrag in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist dort nicht vorgeschrieben – das bestätigt die Finanzverwaltung ausdrücklich. Für deine eigene Ordnung lohnt sie sich trotzdem. Umsatzsteuer gehört nicht auf die Rechnung.
Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug, im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt und du nicht auf die Regelung verzichtet hast. Deine Umsätze sind dann seit 2025 steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Für deine Rechnungen gilt eine eigene, kürzere Liste: § 34a UStDV. Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) regelt Einzelheiten zum Umsatzsteuergesetz.
Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss mindestens enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und von deinem Kunden.
- Deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) vom Bundeszentralamt für Steuern. Möglich ist auch eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Die vergibt das Bundeszentralamt, wenn du die Kleinunternehmerregelung über ein besonderes Meldeverfahren auch in einem anderen EU-Staat nutzen willst (§ 19a UStG).
- Das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art deiner Leistung.
- Das Entgelt, also den Preis für deine Leistung, in einer Summe und den Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
- Das Wort „Gutschrift“, aber nur, wenn dein Kunde die Rechnung für dich ausstellt.
Mehr verlangt das Umsatzsteuerrecht nicht. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), die Verwaltungsanweisung für die Finanzämter, sagt es ausdrücklich: Kleinunternehmer-Rechnungen müssen „nur die in § 34a UStDV aufgeführten Angaben enthalten“ (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 18.3.2025).
Arbeitest du für ein Unternehmen, musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG).
Ist die Rechnungsnummer für Kleinunternehmer Pflicht?
Nein. Für reguläre Rechnungen schreibt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummer vor. In § 34a UStDV fehlt sie, und die Finanzverwaltung bestätigt das: Seit Oktober 2025 steht im Anwendungserlass wörtlich, dass Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV „keine fortlaufende Nummer enthalten“ müssen (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE, neu gefasst durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Das gilt für alle Umsätze seit dem 1.1.2025.
Weglassen solltest du die Nummer trotzdem nicht. Für deine Buchhaltung braucht jeder Beleg ein eindeutiges Merkmal, über das du ihn wiederfindest. Die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung für ordnungsmäßige Bücher und Aufzeichnungen, nennen dafür als Beispiele eine Dokumenten-ID oder eine „fortlaufende Rechnungsausgangsnummer“ (Rz. 77). Die Rechnungsnummer ist der einfachste Weg. Sie hilft dir auch, Zahlungen zuzuordnen und Rückfragen schnell zu klären.
Ähnlich ist es beim Leistungsdatum. Reguläre Rechnungen brauchen es (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG), § 34a UStDV nennt es nicht. Es schadet aber nicht und zeigt, in welchen Zeitraum die Leistung gehört.
| Angabe | Kleinunternehmer-Rechnung |
|---|---|
| Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht |
| Ausstellungsdatum | Pflicht |
| Menge und Art oder Umfang und Art der Leistung | Pflicht |
| Betrag in einer Summe mit Hinweis auf § 19 UStG | Pflicht |
| Rechnungsnummer | empfehlenswert |
| Leistungsdatum oder Leistungszeitraum | empfehlenswert |
| Bankverbindung und Zahlungsziel | empfehlenswert |
| Steuersatz und Steuerbetrag | gehören nicht auf die Rechnung |
Ein Rechnungsprogramm nimmt dir die Nummern ab. In Buchlio bekommt jede Rechnung beim Ausstellen eine zeitlich sortierbare Nummer wie 261006-1430-K3M9, und Steuerfall und Texte prüfst du vorher in der Live-Vorschau.
Wie formulierst du den Hinweis nach § 19 UStG?
Der Hinweis erklärt deinem Kunden, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht. Laut Anwendungserlass reicht Alltagssprache, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet. Als Beispiel nennt er „steuerfreier Kleinunternehmer“ (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE).
Formulierungen, die tragen:
- „Gemäß § 19 UStG gilt für diese Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.“ Das liegt nah am Wortlaut von § 34a UStDV.
- „Steuerfreier Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Das ist das Beispiel aus dem Anwendungserlass mit Paragraf.
Aus älteren Vorlagen kennst du vielleicht den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Er passt zur Rechtslage vor 2025, als § 19 UStG keine Steuerbefreiung war, sondern die Nichterhebung der Steuer regelte. Ob er die Steuerbefreiung eindeutig genug bezeichnet, regelt der Anwendungserlass nicht ausdrücklich. Mit einer Formulierung, die die Steuerbefreiung nennt, bist du auf der sicheren Seite.
Typische Fehler
- Umsatzsteuer ausgewiesen. Steht ein Steuerbetrag auf der Rechnung, schuldest du ihn in der Regel dem Finanzamt, obwohl deine Leistung steuerfrei ist. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
- „zzgl. MwSt.“ oder „netto“. Dein Preis ist der Endbetrag. Solche Zusätze lassen deinen Kunden vermuten, dass noch Umsatzsteuer dazukommt. Schreib „Gesamtbetrag“, auch in Angeboten.
- Hinweis vergessen. Dann fehlt eine Pflichtangabe. Du kannst ihn mit einem Dokument nachreichen, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV, der nach § 34a Satz 3 UStDV entsprechend gilt).
Was passiert, wenn trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung steht?
Seit 2025 ist ein solcher Steuerausweis ein „unrichtiger Steuerausweis“ nach § 14c Abs. 1 UStG. Du schuldest den ausgewiesenen Betrag, kannst die Rechnung aber gegenüber deinem Kunden berichtigen. Eine Ausnahme nennt das BMF-Schreiben vom 18.3.2025 (Rn. 5): Hast du die Leistung tatsächlich erbracht und die Rechnung an einen Endverbraucher gestellt, entsteht keine Steuer nach § 14c Abs. 1 UStG.
Beispiel: Jonas berechnet einer Agentur 1.740,00 € und nutzt aus Versehen eine alte Vorlage mit „zzgl. 19 % USt“. Auf der Rechnung stehen dann 330,60 € Umsatzsteuer und 2.070,60 € Gesamtbetrag. Weil die Agentur ein Unternehmen ist, schuldet Jonas die 330,60 € dem Finanzamt. Wie er die Rechnung berichtigt und was mit dem zu viel gezahlten Betrag passiert, klärt er am besten mit seiner Steuerberatung.
Muster: So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus
Jonas ist Fotograf in Köln und Kleinunternehmer. Für eine Agentur in Düsseldorf fotografiert er Produktbilder für einen Onlineshop. Alle Namen und Daten sind erfunden.
Jonas Brandt Fotografie
Jonas Brandt · Musterstraße 12 · 50667 Köln
Steuernummer: 123/4567/8901
Beispiel Kommunikation GmbH
Musterallee 5
40210 Düsseldorf
Rechnung Nr. 2026-031
Rechnungsdatum: 15.10.2026
Leistungszeitraum: 6.10.–8.10.2026
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Betrag
1 Fotoshooting Produktbilder 1 Tag 950,00 € 950,00 €
2 Bildbearbeitung 25 Bilder 18,00 € 450,00 €
3 Nutzungsrecht Website und 1 Pauschale 300,00 € 300,00 €
Social Media, 1 Jahr
4 Anfahrt Köln–Düsseldorf 1 Pauschale 40,00 € 40,00 €
Gesamtbetrag 1.740,00 €
Gemäß § 19 UStG gilt für diese Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum 29.10.2026.
IBAN: DE00 1234 5678 9012 3456 78 · Musterbank KölnSo setzt sich der Betrag zusammen: 950,00 € + 450,00 € + 300,00 € + 40,00 € = 1.740,00 €. Die Agentur überweist genau diesen Betrag, Umsatzsteuer kommt nicht dazu.
Pflicht sind hier Absender und Empfänger, Steuernummer, Rechnungsdatum, die Positionen, der Gesamtbetrag und der Hinweis. Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Bankverbindung sind freiwillig, aber nützlich.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €: noch weniger Angaben
Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 €, darfst du eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV ausstellen. Das gilt auch für Kleinunternehmer (§ 34a Satz 2 UStDV). Den Hinweis auf die Steuerbefreiung brauchst du aber auch hier (Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE).
| Angabe | Kleinunternehmer-Rechnung (§ 34a UStDV) | Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV) |
|---|---|---|
| Dein Name und deine Anschrift | Pflicht | Pflicht |
| Name und Anschrift des Kunden | Pflicht | nicht nötig |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | nicht nötig |
| Ausstellungsdatum | Pflicht | Pflicht |
| Menge und Art oder Umfang und Art der Leistung | Pflicht | Pflicht |
| Betrag in einer Summe | Pflicht | Pflicht |
| Hinweis auf die Steuerbefreiung | Pflicht | Pflicht |
| Rechnungsnummer | keine Pflicht | keine Pflicht |
Beispiel: Jonas verkauft einem Café einen gerahmten Fotodruck für 180,00 €. Auf den Beleg gehören sein Name und seine Anschrift, das Datum, „1 Fotodruck 40 × 60 cm, gerahmt“, 180,00 € und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name des Cafés und Steuernummer darf er weglassen.
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also auf Papier oder zum Beispiel als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Für ein PDF per E-Mail brauchst du das Einverständnis deines Kunden, eine besondere Form ist dafür nicht nötig. Eine E-Rechnung darfst du auch ohne Zustimmung schicken (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Empfangen musst du E-Rechnungen aber können (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Alles Weitere steht im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Was ändert sich, wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest?
Die Finanzverwaltung erklärt die Grenzen in Abschnitt 19.1 und 19.2 UStAE:
- Mehr als 25.000 € im Vorjahr: Im laufenden Jahr bist du ab dem 1. Januar kein Kleinunternehmer mehr.
- Mehr als 100.000 € im laufenden Jahr: Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig.
- Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €.
- Gezählt wird, was du tatsächlich eingenommen hast (vereinnahmte Entgelte).
Ab dann schreibst du reguläre Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG: mit Steuersatz und Steuerbetrag, fortlaufender Rechnungsnummer und Leistungsdatum. Für Rechnungen an Unternehmen gelten dann auch die Regeln zur E-Rechnung.
Beispiel: Jonas hat 2025 insgesamt 21.300 € eingenommen, 2026 bis Dezember 27.900 €. Für 2026 bleibt er Kleinunternehmer, denn sein Vorjahresumsatz lag unter 25.000 € und 2026 bleibt er unter 100.000 €. Ab dem 1.1.2027 ist er es nicht mehr, weil er 2026 mehr als 25.000 € umgesetzt hat. Seine erste Rechnung 2027 weist deshalb Umsatzsteuer aus.
Buchlio weist dich als Kleinunternehmer darauf hin, wenn dein Umsatz die Grenzen von 25.000 € oder 100.000 € überschreitet. Ob und ab wann du wechselst, besprichst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer fortlaufende Rechnungsnummern vergeben?
Für die Umsatzsteuer nicht: § 34a UStDV verlangt keine Rechnungsnummer, Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE bestätigt das. Für deine Buchhaltung braucht jeder Beleg aber ein eindeutiges Merkmal (GoBD, Rz. 77). Eine einfache Folge wie 2026-001, 2026-002 ist der bequemste Weg.
Darf ich eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?
Nur als Kleinbetragsrechnung bis 250 €. Darüber brauchst du deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. Hast du eine USt-IdNr., darfst du sie statt der Steuernummer angeben.
Darf ich „netto“ auf die Rechnung schreiben?
Besser nicht. § 34a UStDV verlangt das Entgelt „in einer Summe“, und als Kleinunternehmer gibt es nur diesen einen Betrag. „Netto“ oder „zzgl. MwSt.“ lassen deinen Kunden vermuten, dass Umsatzsteuer fehlt. „Gesamtbetrag“ ist eindeutig.
Was gilt bei Kunden im Ausland?
Die Steuerbefreiung nach § 19 UStG und damit § 34a UStDV gelten nur für Umsätze im Inland. Entscheidend ist der Ort der Leistung, also der Ort, an dem sie umsatzsteuerlich als ausgeführt gilt. Liegt er im Ausland, ist deine Leistung in Deutschland nicht steuerbar, also gar nicht von der deutschen Umsatzsteuer erfasst, und damit auch nicht nach § 19 UStG steuerfrei. Dann richten sich die Rechnungsangaben nach anderen Vorschriften. Lass dich in diesem Fall beraten.
Muss ich Privatkunden eine Rechnung schreiben?
In der Regel nicht. Eine Pflicht besteht bei Leistungen an Unternehmen und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine Rechnung ausstellen darfst du aber immer.