Kurz gesagt: Deine Steuerberatung braucht Belege, Kontoauszüge, deine Einnahmen und Ausgaben, offene Posten, Anlagegüter und Privatanteile. Am wenigsten Abtipparbeit macht ein DATEV-Buchungsstapel: eine CSV-Datei im DATEV-Format, die eine Kanzlei mit DATEV direkt einlesen kann. Ein eigenes DATEV-Programm brauchst du dafür nicht, nur eine Software, die das Format schreibt, und eine kurze Absprache zu Kontenrahmen und Zeitraum.
Warum der Belegordner Zeit und Honorar kostet
Einmal im Jahr, manchmal jedes Quartal, geht ein Ordner zur Kanzlei. Darin liegen Rechnungen, Kassenbons, ausgedruckte Online-Rechnungen und Kontoauszüge. Dort tippt jemand jeden Beleg ab, ordnet ihm ein Konto zu und sucht die passende Zahlung auf dem Kontoauszug.
Das zeigt sich im Honorar. Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) sieht für die Buchführung einschließlich Kontieren, also dem Zuordnen jedes Belegs zu einem Konto, eine Monatsgebühr von 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr vor. Für die Buchführung nach Belegen, die du selbst kontiert hast, sind es 1/10 bis 6/10 (§ 33 StBVV). Für Vorarbeiten zur Einnahmenüberschussrechnung, die über das übliche Maß erheblich hinausgehen, erhält die Kanzlei die Zeitgebühr, also ein Honorar nach Zeitaufwand (§ 25 Abs. 2 StBVV). Was das für dich bedeutet, hängt von deiner Vereinbarung mit der Kanzlei ab.
Checkliste: Unterlagen für die Steuerberatung
Bist du selbstständig und nicht zur Buchführung verpflichtet, kannst du deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG). Dafür braucht deine Kanzlei in der Regel:
| Unterlage | Wozu die Kanzlei sie braucht |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen | Einnahmen |
| Eingangsrechnungen und Quittungen | Ausgaben und Vorsteuer |
| Kontoauszüge aller Geschäftskonten, auch PayPal | Abgleich, was wann bezahlt wurde |
| Übersicht deiner Einnahmen und Ausgaben | Überblick und Kontrolle auf Lücken |
| Offene Posten zum Jahresende | Unbezahltes zählt erst bei Zahlung |
| Anlagegüter mit Rechnung, Kaufdatum und Abgängen | Abschreibung über mehrere Jahre |
| Privatanteile, etwa für Handy, Internet oder Auto | Nur der betriebliche Teil zählt |
| Steuerzahlungen und Erstattungen | Umsatzsteuer und Vorauszahlungen |
| Verträge für Leasing, Kredite und Abos | Zinsen und laufende Kosten |
Drei Regeln stehen dahinter. In der EÜR zählt eine Einnahme grundsätzlich in dem Jahr, in dem das Geld ankommt, eine Ausgabe in dem Jahr, in dem du zahlst (§ 11 EStG). Abschreibungen gelten auch in der EÜR (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG). Und Betriebsausgaben sind nur Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG).
Für die Einkommensteuererklärung kommen private Unterlagen dazu. Wie lange du Belege aufbewahrst, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Selbstständige.
Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?
Das DATEV-Format ist laut DATEV Developer Portal eine CSV-basierte Dateischnittstelle für den Import von Daten in DATEV Rechnungswesen. Ein Buchungsstapel ist eine solche Datei mit den Buchungen eines Zeitraums. Ihr Name beginnt mit EXTF_, ihr Aufbau ist fest:
- Eine Kopfzeile mit Angaben wie Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge, Zeitraum und Kontenrahmen.
- Eine Zeile mit Spaltenüberschriften.
- Je Buchung eine Zeile mit Betrag, Soll oder Haben, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegnummer und Buchungstext.
Der BU-Schlüssel ist ein Steuerungskennzeichen für verschiedene Funktionen und Sachverhalte, etwa die Umsatzsteuer der Buchung. Deine Kanzlei liest den Stapel über die Stapelverarbeitung in DATEV Rechnungswesen ein. DATEV empfiehlt, je Buchungsperiode eine eigene Datei zu erstellen.
SKR03 oder SKR04: Welchen Kontenrahmen nimmst du?
Ein Kontenrahmen ist das Verzeichnis der Buchungskonten. Jedes Konto hat eine mindestens vierstellige Nummer. Am weitesten verbreitet sind laut DATEV der SKR03 und der SKR04. Beide sind nicht auf eine Branche zugeschnitten. Sie unterscheiden sich im Aufbau:
| Kontenrahmen | Prinzip | Reihenfolge der Konten |
|---|---|---|
| SKR03 | Prozessgliederung | nach den Abläufen im Unternehmen, von der Leistungserstellung bis zur Leistungsverwertung |
| SKR04 | Abschlussgliederung | nach den gesetzlichen Vorgaben für Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung |
Einen eigenen Standard-Kontenrahmen für Freiberufler gibt es laut DATEV nicht. Sie passen SKR03 oder SKR04 an ihre Anforderungen an. Die Frage „SKR03 oder SKR04?“ beantwortet deshalb deine Kanzlei: Weil sich Zusammensetzung und Reihenfolge der Konten unterscheiden, muss dein Stapel zu dem Kontenrahmen passen, mit dem sie deine Buchhaltung führt.
So läuft die Übergabe Schritt für Schritt
- Einmal absprechen. Kläre mit deiner Kanzlei:
- Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04
- Sachkontenlänge, also wie viele Stellen die Kontonummern haben. Sie muss laut DATEV beim Import zur Einstellung deines Mandats passen.
- Berater- und Mandantennummer für die Kopfzeile
- Beginn deines Wirtschaftsjahres
- Zeitraum: Monat, Quartal oder Jahr
- Format: DATEV-Buchungsstapel, dazu die Belege als Dateien
- Weg: wie Dateien und Kontoauszüge zur Kanzlei kommen
- wer die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibt
- Vollständig machen. Alle Belege erfassen, Zahlungen mit dem Kontoauszug abgleichen, offene Posten prüfen.
- Exportieren und übergeben. Je Zeitraum ein Stapel mit den Belegen, auf dem vereinbarten Weg und mit einer kurzen Notiz zu Besonderheiten.
So löst Buchlio die Übergabe
In Buchlio öffnet „Buchhaltungspaket“ in der Jahresauswertung die Prüfung. Du wählst Jahr, Quartal oder Monat. Buchlio prüft Pflichtangaben, nennt, was vor dem Export zu lösen ist, und erstellt lokal auf deinem Gerät eine ZIP-Datei mit:
- DATEV-Buchungsstapel nach SKR03 oder SKR04
- den Werten der Umsatzsteuer-Voranmeldung
- im Jahrespaket der Anlage-EÜR-Vorbereitung für die manuelle Übernahme in Mein ELSTER und dem Anlagenverzeichnis
- einem Prüfbericht
- den Originalbelegen mit Prüfsummen, digitalen Fingerabdrücken, an denen sich Änderungen an einer Datei erkennen lassen
Was die Checkliste verlangt, erfasst du dabei gleich mit: Den Privatanteil gemischter Kosten trägst du im Beleg ein, nur der betriebliche Teil zählt als Ausgabe. Mehrere Zahlungskonten wie Geschäftskonto und PayPal bleiben im Buchhaltungsexport getrennt. Anlagegüter schreibst du direkt aus dem Beleg ab, die AfA bucht deine Steuerberatung in ihrer Anlagenbuchhaltung. Kontoauszüge liest Buchlio nur zum Abgleich auf deinem Gerät und speichert sie nicht. Gib sie deiner Kanzlei deshalb getrennt, wenn sie sie haben möchte.
Unter „Bisherige Exporte“ siehst du frühere Exporte dieses Geräts. Buchlio warnt vor einem doppelten Import in DATEV und nennt Zeiträume, die sich seit dem Export geändert haben.
Wichtig: Buchlio ist kein DATEV-Programm. Es gibt keine direkte DATEV- oder ELSTER-Übermittlung und keine fachliche Abnahme durch DATEV. Den Stapel liest deine Kanzlei selbst ein, die fachliche Prüfung bleibt bei ihr. Auch ohne aktives Abo kannst du das Buchhaltungspaket exportieren.
Alle Funktionen findest du auf der Startseite. Buchlio gibt es für den Mac auf der Downloadseite. iPhone und iPad sind bald im App Store, Windows und Android bald verfügbar.
Beispiel: Mara übergibt im Februar
Mara ist Fotografin in Freiburg und keine Kleinunternehmerin, sie weist also Umsatzsteuer aus. Ihre Voranmeldungen gibt sie vierteljährlich selbst in Mein ELSTER ab, mit den Werten aus Buchlio. EÜR und Steuererklärung macht ihre Kanzlei, die mit SKR03 arbeitet.
Im Februar 2027 erstellt Mara das Jahrespaket 2026. Die Prüfung nennt zwei Belege ohne Original: einen Parkschein und eine Bankgebühr. Mara reicht beide als Foto und PDF nach. Danach sieht ihr Jahr so aus:
| Vorgang | Betrag | Wo er landet |
|---|---|---|
| Bezahlte Rechnungen 2026 | 52.400,00 € netto | Einnahmen 2026 |
| Rechnung vom 15.12.2026, bezahlt am 20.1.2027 | 1.500,00 € netto + 285,00 € USt = 1.785,00 € | Einnahmen 2027 |
| Handy: 12 × 30,00 € netto, 40 % privat | 360,00 € netto | 216,00 € Ausgabe, 144,00 € privat |
| Kamera im März 2026 | 2.890,00 € netto | Anlagenverzeichnis, AfA durch die Kanzlei |
Buchlio rechnet nach Zahlung: Die Rechnung vom Dezember zählt erst 2027, weil das Geld erst im Januar kam. Mara erwähnt sie als offenen Posten in ihrer Notiz an die Kanzlei.
Die ZIP-Datei und ihre Kontoauszüge schickt Mara auf dem vereinbarten Weg. Die Kanzlei liest den Stapel ein, prüft die Buchungen, bucht die Abschreibung der Kamera und erstellt die EÜR, ohne einen Ordner abzutippen.
Häufige Fragen
Brauche ich DATEV, um einen DATEV-Export zu erstellen?
Nein. Das DATEV-Format ist eine öffentlich beschriebene CSV-Schnittstelle. Den Buchungsstapel erzeugt ein Programm, das dieses Format schreibt. Einlesen muss ihn deine Kanzlei in DATEV Rechnungswesen.
SKR03 oder SKR04 als Freiberufler?
Laut DATEV gibt es dafür keinen eigenen Standard-Kontenrahmen. Nimm den Kontenrahmen deiner Kanzlei.
Wie oft sollte ich übergeben?
Gibt deine Kanzlei die Umsatzsteuer-Voranmeldung für dich ab, im Rhythmus der Voranmeldung, also monatlich oder vierteljährlich (§ 18 Abs. 1 und 2 UStG). Als Kleinunternehmer gibst du in der Regel keine Voranmeldung ab (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Dann reicht oft die Übergabe einmal im Jahr. Sprich den Rhythmus mit deiner Kanzlei ab.
Was passiert, wenn ich nach dem Export noch etwas ändere?
Schickst du einen Zeitraum zweimal, kann er in der Kanzlei doppelt eingelesen werden. Buchlio weist dich deshalb darauf hin, wenn ein Zeitraum schon unverändert exportiert wurde oder sich seitdem geändert hat. Sag deiner Kanzlei Bescheid, bevor du einen geänderten Zeitraum noch einmal schickst.