Kurz gesagt: Erinnere zuerst freundlich und mahne dann klar, mit Betrag und Frist. Ab dem Verzug, also dem Zeitpunkt, ab dem dein Kunde rechtlich zu spät zahlt, stehen dir Verzugszinsen zu: seit dem 1.7.2026 sind das 6,52 % im Jahr bei Privatkunden und 10,52 % bei Geschäftskunden, bei Geschäftskunden zusätzlich 40 € Pauschale. Zahlt der Kunde trotzdem nicht, ist der gerichtliche Mahnbescheid der nächste Schritt. Forderungen, die 2023 entstanden sind, verjähren in der Regel mit Ablauf des 31.12.2026.
Zahlungsziel: Bis wann muss dein Kunde zahlen?
Das Zahlungsziel ist die Frist, die du deinem Kunden zum Bezahlen gibst. Es gehört nicht zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, hilft aber beiden Seiten. Steht keins auf der Rechnung und habt ihr nichts anderes vereinbart, ist der Betrag sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Fällig heißt: Du darfst das Geld verlangen. Im Verzug ist dein Kunde damit noch nicht.
Übliche Formulierungen für die Rechnung:
Zahlbar ohne Abzug bis zum 30.10.2026.
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug.
Zahlbar sofort ohne Abzug.Ein Datum ist am klarsten. Noch besser: Vereinbare den Zahlungstermin schon im Angebot oder Vertrag. Ist er dort nach dem Kalender bestimmt, gerät der Kunde nach Ablauf des Termins ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das nur auf der Rechnung steht, reicht dafür nicht: Der Bundesgerichtshof sieht darin nur ein eingeräumtes Zahlungsziel (Urteil vom 25.10.2007, III ZR 91/07).
Der Hinweis auf Rechnungen an Privatkunden
Privatkunden sind Verbraucher, also Menschen, die überwiegend privat einkaufen (§ 13 BGB). Bei ihnen greift die 30-Tage-Regel aus dem nächsten Abschnitt nur, wenn deine Rechnung darauf hinweist, zum Beispiel so:
Hinweis: Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang
dieser Rechnung, kommen Sie nach § 286 Abs. 3 BGB auch ohne Mahnung in Verzug.Ab wann ist dein Kunde im Verzug?
Das regelt § 286 BGB. Die häufigsten Fälle:
| Situation | Verzug beginnt |
|---|---|
| Zahlungstermin im Vertrag nach dem Kalender vereinbart | nach Ablauf des Termins, ohne Mahnung |
| Du mahnst, nachdem die Rechnung fällig ist | mit der Mahnung |
| Geschäftskunde, keine Mahnung | spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung |
| Privatkunde, keine Mahnung | nach 30 Tagen nur mit Hinweis auf der Rechnung |
| Kunde verweigert die Zahlung ernsthaft und endgültig | sofort |
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Wo ist der Unterschied?
Das Gesetz kennt nur die Mahnung. Als Mahnung zählt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung zu zahlen, die nach der Fälligkeit kommt (BGH, III ZR 91/07). Eine freundliche Zahlungserinnerung mit einer klaren Bitte um Zahlung ist rechtlich also schon eine Mahnung. Der Name ist eine Frage des Tons.
Eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor. Eine einzige reicht, um den Verzug auszulösen. Üblich sind eine freundliche Erinnerung und danach eine oder zwei Mahnungen.
In jedes Schreiben gehören:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- eine Frist mit konkretem Datum
- deine Bankverbindung, am besten mit der Rechnung im Anhang
- ein sachlicher Ton ohne Vorwürfe
Muster für die erste, freundliche Stufe:
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung 2026-0815
Guten Tag Frau Nordhof,
für meine Rechnung 2026-0815 vom 14.8.2026 über 3.570,00 € finde ich
noch keinen Zahlungseingang. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum
11.9.2026 auf das unten genannte Konto. Die Rechnung hänge ich an.
Haben Sie bereits gezahlt, ist diese Nachricht gegenstandslos.
Viele Grüße
Mara LindholmIn Buchlio legst du im Rechnungsprofil einen Mahnplan fest: nach wie vielen Tagen Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung fällig werden. Das fällige Schreiben öffnet sich vorausgefüllt, mit Verzugszinsen nach § 288 BGB, bei Geschäftskunden mit 40 € Pauschale statt Mahngebühr und, wenn deine IBAN hinterlegt ist, mit GiroCode über die Gesamtforderung. Verschickt wird nur, was du prüfst und freigibst. Mehr zum Rechnungsprogramm und zu den Preisen.
Verzugszinsen berechnen: Welche Zinssätze gelten 2026?
Die Verzugszinsen hängen am Basiszinssatz, einem Referenzzins, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli neu bekannt gibt. Seit dem 1.7.2026 beträgt er 1,52 % (Deutsche Bundesbank). Darauf kommt ein fester Aufschlag in Prozentpunkten (§ 288 BGB):
| Dein Kunde ist … | Aufschlag | Verzugszins seit 1.7.2026 |
|---|---|---|
| Privatkunde (Verbraucher) | 5 Prozentpunkte | 6,52 % im Jahr |
| Geschäftskunde, kein Verbraucher beteiligt | 9 Prozentpunkte | 10,52 % im Jahr |
Der höhere Satz gilt für Entgeltforderungen, also die Bezahlung deiner Leistung. Der nächste mögliche Änderungstermin ist der 1.1.2027. Läuft ein Verzug über einen Stichtag, rechnest du die Zeiträume getrennt.
Die Formel:
Verzugszinsen = offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365Rechne ungerundet und runde erst das Ergebnis auf den Cent.
Beispiel: Mara, Webdesignerin in Kassel
Mara baut für die Nordhof Möbel GmbH eine neue Website. Im angenommenen Angebot steht: „Zahlung bis zum 31.8.2026“. Ihre Rechnung vom 14.8.2026 lautet über 3.570,00 € (3.000,00 € netto plus 19 % Umsatzsteuer).
- 31.8.: Kein Geld. Weil der Termin vereinbart war, ist die GmbH ab dem 1.9.2026 im Verzug, ohne Mahnung.
- 4.9.: Mara schickt die freundliche Zahlungserinnerung.
- 1.10.: Immer noch nichts. Mara rechnet für die Mahnung die Zinsen für 30 Verzugstage aus, vom 1. bis 30.9.
| Rechenschritt | Betrag |
|---|---|
| Offener Rechnungsbetrag | 3.570,00 € |
| Zinssatz: 1,52 % + 9 Prozentpunkte | 10,52 % im Jahr |
| Zinsen: 3.570,00 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 | 30,87 € |
| Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB | 40,00 € |
| Forderung am 30.9.2026 | 3.640,87 € |
Grundlage ist der geschuldete Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer. Bei einem Privatkunden wären es mit 6,52 % nur 19,13 € Zinsen und keine Pauschale.
Maras Mahnung:
Betreff: Mahnung zu Rechnung 2026-0815
Guten Tag Frau Nordhof,
meine Rechnung 2026-0815 über 3.570,00 € war laut Vereinbarung am
31.8.2026 fällig. Trotz meiner Erinnerung vom 4.9.2026 ist keine Zahlung
eingegangen. Seit dem 1.9.2026 befinden Sie sich im Zahlungsverzug.
Offene Forderung am 30.9.2026:
Rechnungsbetrag 3.570,00 €
Verzugszinsen (10,52 %, 30 Tage) 30,87 €
Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB 40,00 €
Gesamt 3.640,87 €
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis zum 14.10.2026. Ab dem
1.10.2026 laufen weitere Verzugszinsen. Ohne Zahlungseingang bis
dahin beantrage ich einen gerichtlichen Mahnbescheid.
Viele Grüße
Mara LindholmDie 40-€-Pauschale: Wer bekommt sie?
Gerät ein Geschäftskunde mit der Bezahlung deiner Leistung in Verzug, stehen dir zusätzlich zu den Zinsen 40 € zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Das gilt auch für Abschlagsrechnungen.
- Nur bei Geschäftskunden. Von Privatkunden kannst du die Pauschale nicht verlangen.
- Am Verzug, nicht an der Mahnung. Die Pauschale entsteht mit dem Verzug der Forderung. Mehr Mahnungen bringen keine weiteren 40 €.
- Anrechnung. Verlangst du später Kosten für Inkasso oder Anwalt als Schadensersatz, werden die 40 € darauf angerechnet.
- Nicht wegzuverhandeln. Eine Klausel, die die Pauschale im Voraus ausschließt, gilt im Zweifel als grob unbillig und ist dann unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB).
Und Mahngebühren?
Einen festen Betrag für Mahngebühren nennt das Gesetz nicht. Eine Mahngebühr ist Ersatz für den Schaden, den dir der Verzug verursacht (§ 280 Abs. 2, § 286 BGB). Daraus folgt:
- Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, darfst du nicht berechnen.
- Verlangen kannst du nur Kosten, die dir tatsächlich entstehen, etwa Porto.
- Bei Geschäftskunden verlangst du statt einer Mahngebühr die 40 € Pauschale.
Kunde zahlt immer noch nicht: Was sind die nächsten Schritte?
Bevor du ein Verfahren startest, lohnt ein Anruf. Oft bringt eine Ratenzahlung schneller Geld als ein Gericht.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Das Mahnverfahren führt schriftlich zu einem Vollstreckungstitel, also einem Dokument, mit dem du die Forderung zwangsweise eintreiben lassen kannst. Es passt, wenn dein Kunde die Forderung nicht bestreitet, aber nicht zahlt. So läuft es (mahngerichte.de):
- Du füllst den Antrag auf online-mahnantrag.de aus und schickst ihn als unterschriebenen Barcode-Ausdruck per Post oder reichst ihn mit der Online-Ausweisfunktion ein. Zuständig ist das zentrale Mahngericht für deinen Wohn- oder Firmensitz.
- Das Gericht prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist, und stellt deinem Kunden den Mahnbescheid zu.
- Dein Kunde hat zwei Wochen, um zu zahlen oder zu widersprechen.
- Widerspricht er nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Dagegen bleiben ihm zwei Wochen für einen Einspruch.
- Widerspricht er, folgt ein normales Gerichtsverfahren.
Die Gerichtsgebühr ist eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38,00 € (Gerichtskostengesetz, Kostenverzeichnis Nr. 1100). Bei Maras 3.570,00 € sind das 74,00 €. Das Mahngericht nimmt die Kosten in den Mahnbescheid auf, dein Kunde soll sie mitzahlen.
Inkasso oder Anwalt?
Inkassodienstleister müssen beim Bundesamt für Justiz registriert sein, das Rechtsdienstleistungsregister ist kostenlos einsehbar (§§ 10, 16 RDG). Im Mahnverfahren dürfen sie dich vertreten, bis die Sache an das Streitgericht geht (§ 79 Abs. 2 Nr. 4 ZPO). Bestreitet dein Kunde die Forderung, etwa wegen angeblicher Mängel, ist anwaltlicher Rat sinnvoll.
Verjährung: Was bedeutet der 31.12.2026?
Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du deinen Schuldner kanntest (§ 199 Abs. 1 BGB). Für Forderungen, die 2023 entstanden sind, endet sie deshalb mit Ablauf des 31.12.2026. Danach darf dein Kunde die Zahlung verweigern (§ 214 BGB).
Eine normale Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie zum Beispiel durch die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Dafür genügt es, wenn dein Antrag vor Jahresende beim zuständigen Mahngericht eingeht und der Bescheid „demnächst“ zugestellt wird (§ 167 ZPO). Zahlt dein Kunde einen Teil, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).
Kunde zahlt nicht: Wie verbuchst du die offene Rechnung?
In der Einnahmenüberschussrechnung
In der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zählt eine Einnahme erst, wenn das Geld da ist (§ 11 Abs. 1 EStG). Eine offene Rechnung erhöht deinen Gewinn also nicht. Zahlt der Kunde nie, buchst du in der EÜR nichts aus, denn es war nie eine Einnahme erfasst. Eingehende Verzugszinsen und Pauschale sind Betriebseinnahmen.
Bei der Umsatzsteuer: Soll oder Ist?
- Kleinunternehmer: Ihre Umsätze sind steuerfrei, auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer (§ 19 UStG). Für sie stellt sich die Frage nicht.
- Soll-Versteuerung ist der Normalfall (§ 16 Abs. 1 UStG). Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, also des Monats oder Quartals, in dem du die Leistung erbracht hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Du führst sie also auch ab, solange der Kunde nicht gezahlt hat. Wird die Forderung uneinbringlich, berichtigst du die Steuer (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Uneinbringlich heißt laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschn. 17.1 Abs. 5) etwa: Der Kunde ist zahlungsunfähig, oder du kannst die Forderung auf absehbare Zeit nicht durchsetzen. Eine Ratenzahlung genügt dafür nicht. Zahlt der Kunde später doch, berichtigst du erneut.
- Ist-Versteuerung gibt es auf Antrag, zum Beispiel bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € oder für Freiberufler (§ 20 UStG). Die Steuer entsteht dann erst mit dem Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). Bleibt das Geld aus, schuldest du auch keine Umsatzsteuer.
Verzugszinsen und Mahngebühren sind umsatzsteuerlich Schadensersatz und kein Entgelt für eine Leistung. Auf sie fällt keine Umsatzsteuer an (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschn. 1.3 Abs. 6). Die 40-€-Pauschale regelt § 288 BGB ebenfalls als Ersatz für den Verzugsschaden; ausdrücklich nennt der Anwendungserlass sie nicht.
In Buchlio erfasst du den Mahnbetrag als eine Zahlung, auch beim Kontoauszug-Abgleich: Die Rechnung gilt als bezahlt, Zinsen, Pauschale und Mahngebühr werden als eigene, nicht steuerbare Einnahme gebucht. Bei größeren Ausfällen lass dich im Zweifel von deiner Steuerberatung beraten.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen brauche ich vor dem Mahnbescheid?
Keine bestimmte Zahl. Die Zustellung des Mahnbescheids steht sogar selbst einer Mahnung gleich (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine klare Mahnung mit Frist ist trotzdem fair.
Darf ich auch von Privatkunden Verzugszinsen verlangen?
Ja, 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit dem 1.7.2026 also 6,52 % im Jahr. Die 40-€-Pauschale gibt es bei ihnen nicht.
Was gilt, wenn auf der Rechnung kein Zahlungsziel steht?
Dann ist der Betrag sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). In Verzug kommt dein Kunde erst durch eine Mahnung oder nach 30 Tagen, Privatkunden nur mit Hinweis auf der Rechnung.
Kann ich eine unbezahlte Rechnung aus 2023 noch eintreiben?
In der Regel ja, bis zum Ablauf des 31.12.2026. Es reicht zum Beispiel, wenn dein Mahnbescheid-Antrag bis dahin beim zuständigen Mahngericht eingeht und „demnächst“ zugestellt wird.
Bekomme ich die Umsatzsteuer zurück, wenn der Kunde nie zahlt?
Bei Soll-Versteuerung ja, sobald die Forderung uneinbringlich ist (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Bei Ist-Versteuerung hast du sie gar nicht erst abgeführt.