Kurz gesagt: Eine gute Buchhaltungssoftware für den Mac läuft als eigene App auf deinem Mac, speichert deine Belege an einem Ort, den du kennst, liest und schreibt E-Rechnungen und bereitet EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Übergabe an die Steuerberatung vor. Prüfe vor dem Abschluss auch, was mit deinen Daten passiert, wenn du das Abo beendest. Die zehn Fragen unten helfen dir beim Vergleich. Danach siehst du, wie Buchlio sie beantwortet und wo seine Grenzen liegen.
Warum ist Buchhaltung am Mac oft ein Kompromiss?
Viele Buchhaltungsprogramme laufen im Browser, andere sind für Windows gebaut. Bei Browser-Lösungen liegen deine Belege in der Regel beim Anbieter. Das kann bequem sein. Du solltest nur wissen, wo deine Unterlagen liegen und wie du sie wieder herausbekommst.
Gleichzeitig sind die Anforderungen gestiegen. E-Rechnungen kommen ins Postfach, die EÜR geht elektronisch ans Finanzamt, und die Steuerberatung möchte am Jahresende saubere Daten statt eines Schuhkartons.
Welche Pflichten sollte die Software abdecken?
Der Stand am 15.10.2026 für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR, die vereinfachte Gewinnermittlung aus Einnahmen und Ausgaben):
| Pflicht | Kleinunternehmer | Regelbesteuert |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | ja, seit 1.1.2025 | ja, seit 1.1.2025 |
| E-Rechnungen an Unternehmen im Inland ausstellen | nein, Papier oder PDF bleibt erlaubt | spätestens für Umsätze ab 1.1.2028 |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | in der Regel nein | in der Regel ja, elektronisch |
| Einnahmenüberschussrechnung | elektronisch | elektronisch |
- Empfangen: Alle Unternehmer im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können, ausdrücklich auch Kleinunternehmer (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Für den Empfang per E-Mail brauchst du kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen. Eine XRechnung ist aber eine reine XML-Datei: Ohne passendes Programm siehst du nur Code (XRechnung öffnen).
- Ausstellen: Als Kleinunternehmer darfst du deine Rechnungen immer auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, zum Beispiel als PDF schicken (§ 34a UStDV). Regelbesteuerte mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen das noch für Umsätze bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Melden: Kleinunternehmer geben keine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab (§ 19 Abs. 1 UStG), außer für Zeiträume, in denen sie als Empfänger selbst Umsatzsteuer schulden, etwa bei Reverse Charge (§ 18 Abs. 4a UStG). Regelbesteuerte übermitteln die Voranmeldung elektronisch (§ 18 Abs. 1 UStG). Die EÜR geht in beiden Fällen nach amtlichem Datensatz elektronisch ans Finanzamt (§ 60 Abs. 4 EStDV).
Mehr dazu steht im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Die Checkliste: zehn Fragen an jede Buchhaltungssoftware
| # | Frage | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| 1 | Läuft sie als eigene Mac-App? | Ein Programm, das direkt unter macOS läuft statt im Browser. Passt es zu deinem Prozessor und deiner macOS-Version? |
| 2 | Wo liegen deine Daten? | Auf deinem Mac, beim Anbieter oder in deiner eigenen Cloud? Siehst du deine Originalbelege als Dateien? |
| 3 | Geht es auch offline? | Im Zug oder bei schwachem Netz weiter Belege erfassen und Rechnungen schreiben. |
| 4 | Liest sie E-Rechnungen? | XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten) lesbar anzeigen und übernehmen. |
| 5 | Stellt sie E-Rechnungen aus? | Wichtig, sobald du regelbesteuert Rechnungen an Unternehmen im Inland schreibst. |
| 6 | Wie erfasst sie Belege? | Foto, PDF, Postfach – und wo läuft die Texterkennung? |
| 7 | Bereitet sie deine Steuern vor? | Umsatzsteuer-Voranmeldung, Anlage EÜR, als Kleinunternehmer ein Blick auf die Umsatzgrenzen. |
| 8 | Was bekommt die Steuerberatung? | Ein Export im DATEV-Format mit deinem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), dazu die Belege. |
| 9 | Wie gleicht sie mehrere Geräte ab? | Über welchen Dienst, und entscheidest du das selbst? |
| 10 | Was kostet sie, und was passiert ohne Abo? | Preis, Probezeit, Export und Zugriff auf deine Daten nach der Kündigung. |
So beantwortet Buchlio die zehn Fragen
- Eigene Mac-App: Buchlio für Mac läuft auf Macs mit Apple-Chip (M1 oder neuer) ab macOS 15. Du lädst es auf der Downloadseite herunter. Signierte Updates bietet Buchlio selbst an und installiert sie erst nach deiner Bestätigung.
- Daten: Belege, Kunden und Rechnungen bleiben in deinem lokalen Arbeitsbereich, standardmäßig im Ordner „Buchlio“ in deinen Dokumenten. Die Originaldateien bleiben unverändert, abgelegt mit lesbaren Dateinamen in Ordnern nach Jahr, Monat und Kategorie. Dein Buchlio-Konto regelt Anmeldung und Abo, nicht deine Buchhaltung.
- Offline: Mit aktivem Abo arbeitest du bis zu sieben Tage ohne Internetverbindung. Cloud-Abgleich und Postfachabruf laufen weiter, sobald du wieder online bist.
- E-Rechnungen lesen: XRechnungen als UBL- oder CII-XML sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs liest Buchlio lokal ein, auch mit mehreren Steuersätzen. Die Werte prüfst du im Belegdialog, bevor etwas gespeichert wird.
- E-Rechnungen ausstellen: Bei vollständigen Angaben stellt Buchlio Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen direkt als hybride ZUGFeRD-/Factur-X-PDF aus, mit Leitweg-ID oder Bestellreferenz samt eingebetteter XRechnung. Fehlende Angaben nennt Buchlio vor dem Ausstellen. Mehr dazu beim Rechnungsprogramm.
- Belege: Fotos, Scans, PDFs, ganze Ordner, ZIP-Archive und gespeicherte E-Mails übernimmst du per Auswahl oder ziehst sie aus dem Finder oder Apple Mail ins Fenster. Die Texterkennung läuft lokal auf deinem Gerät, auf Deutsch und Englisch, ohne externen KI-Dienst. Rechnungen aus mehreren eigenen Postfächern übernimmt Buchlio ebenfalls. Details unter Belege digitalisieren.
- Steuern: Die Jahresauswertung stellt die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung je Monat oder Quartal bis zur Zahllast zusammen. Das Jahrespaket bereitet die Anlage EÜR vor. Als Kleinunternehmer weist dich Buchlio darauf hin, wenn dein Umsatz die Grenzen von 25.000 € oder 100.000 € überschreitet.
- Steuerberatung: Das Buchhaltungspaket je Monat, Quartal oder Jahr enthält einen DATEV-Buchungsstapel nach SKR03 oder SKR04, die Umsatzsteuer-Voranmeldung, einen Prüfbericht und die Originalbelege.
- Mehrere Geräte: Den Abgleich wählst du selbst, über iCloud Drive, Google Drive, Dropbox oder Nextcloud/WebDAV. Ohne Cloud-Verbindung arbeitest du nur lokal. Buchlio für iPhone und iPad ist bald im App Store, Windows und Android sind bald verfügbar.
- Kosten: 9,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, beide mit 7 Tagen Probezeit und vollem Funktionsumfang. Ohne Abo bleibt Buchlio lesbar, deine Daten und Exporte bleiben verfügbar. Mehr bei den Preisen und allen Funktionen.
Wo liegen die Grenzen?
- Nur Macs mit Apple-Chip: Buchlio für Mac braucht einen Apple-Chip (M1 oder neuer) und macOS 15 oder neuer.
- Keine direkte Übermittlung: An DATEV oder ELSTER sendet Buchlio nichts. Die Werte überträgst du selbst in Mein ELSTER, das Paket gibst du deiner Steuerberatung.
- Keine Bankanbindung: Kontoauszüge liest Buchlio aus der CAMT- oder CSV-Datei deines Online-Bankings, nur auf deinem Gerät.
- Ist- oder Soll-Versteuerung: Die Umsatzsteuer rechnet Buchlio so, wie du es im Buchhaltungsprofil einstellst: nach dem Zahlungseingang oder nach der Leistung. Die Vorsteuer zählt, sobald Rechnung und Leistung vorliegen.
- Deutsche Regeln: Die steuerlichen Auswertungen folgen deutschen Regeln. Buchlio ersetzt keine Steuerberatung und beansprucht keine GoBD-Zertifizierung.
Beispiel: Jonas überschreitet die Kleinunternehmergrenze
Jonas ist Fotograf in Bremen und Kleinunternehmer. 2025 hat er 23.000,00 € eingenommen, 2026 gilt die Kleinunternehmerregelung für ihn also weiter. Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem, was tatsächlich eingegangen ist (§ 19 Abs. 2 UStG).
| Zeitraum 2026 | Eingang | Summe |
|---|---|---|
| Januar bis September | 19.600,00 € | 19.600,00 € |
| Oktober | 3.200,00 € | 22.800,00 € |
| November | 2.700,00 € | 25.500,00 € |
Damit überschreitet Jonas 2026 die Grenze von 25.000,00 € um 500,00 €. Weil für 2027 der Umsatz des Vorjahres zählt, gilt die Kleinunternehmerregelung für ihn 2027 nicht mehr. Er weist dann Umsatzsteuer in seinen Rechnungen aus und gibt in der Regel Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Für Umsätze ab dem 1.1.2028 schreibt er Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen.
Für Jonas zählt deshalb, dass seine Software beide Fälle kann. In Buchlio sieht er den Hinweis auf die Grenze in der Jahresauswertung. Seine Belege, Kunden und Rechnungen bleiben, wo sie sind, und seine Rechnungen stellt Buchlio bei vollständigen Angaben ohnehin als E-Rechnung aus. Lass dich bei so einem Wechsel im Zweifel von deiner Steuerberatung beraten.
Häufige Fragen
Gibt es Buchhaltungssoftware für den Mac kostenlos?
Für die Übermittlung ans Finanzamt brauchst du keine kostenpflichtige Software: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die meisten anderen Formulare findest du kostenlos in Mein ELSTER, dem Online-Finanzamt. Bei wenigen Belegen reichen manchen anfangs eine Tabelle und ein ordentlicher Ordner. Sobald E-Rechnungen, viele Belege oder eine Steuerberatung dazukommen, spart eine Software Zeit. Buchlio kannst du 7 Tage zur Probe nutzen.
Auf welchen Macs läuft Buchlio?
Auf Macs mit Apple-Chip (M1 oder neuer) ab macOS 15. Den Download findest du auf der Downloadseite.
Sendet Buchlio meine Steuererklärung ans Finanzamt?
Nein. Buchlio bereitet die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Werte der Anlage EÜR vor. Übertragen musst du sie selbst in Mein ELSTER, oder du gibst das Buchhaltungspaket an deine Steuerberatung.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Du kündigst zum Ende der Laufzeit. Danach wird Buchlio nur lesbar, ein Abo-Ende löscht keine Buchhaltungsdaten. Du siehst weiter alle Daten, Auswertungen und Originale, exportierst CSV-Dateien und das Buchhaltungspaket und erstellst Sicherungen. Anlegen, Ändern, Cloud-Abgleich und Postfachabruf pausieren, bis wieder ein Abo aktiv ist.