Kurz gesagt: Ein angenommenes Angebot wandelst du in eine Rechnung um, indem du die Rechnung aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung ableitest, statt sie neu abzutippen. Berechne dabei nur, was dein Kunde bestätigt hat. Hast du eine Anzahlung abgerechnet und erhalten, ziehst du sie in der Schlussrechnung mit Netto und Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG). So rechnest du weder gestrichene Positionen noch die Anzahlung doppelt ab.
Wo hakt es zwischen Angebot und Rechnung?
Viele Selbstständige schreiben dieselben Positionen dreimal: ins Angebot, in die Auftragsbestätigung und in die Rechnung. Jedes Abtippen ist eine Gelegenheit für Fehler.
- Änderungen gehen verloren. Der Kunde streicht eine Position oder halbiert eine Menge. In der Rechnung steht trotzdem das alte Angebot.
- Die Anzahlung fehlt. Die Schlussrechnung fordert den vollen Preis, obwohl die Hälfte schon bezahlt ist.
- Die Anzahlung ist falsch abgezogen. Abgezogen wird eine Anzahlung, die nie eingegangen ist, oder ein Bruttobetrag ohne die darin enthaltene Umsatzsteuer.
Eine falsche Rechnung bezahlt kaum jemand pünktlich. Was du tust, wenn trotzdem nichts kommt, steht in Kunde zahlt nicht.
Was sind Angebot und Auftragsbestätigung rechtlich?
Das Gesetz nennt das Angebot „Antrag“. Wer ihn macht, ist daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen (§ 145 BGB). Setzt du eine Frist, etwa „gültig bis 31.8.“, kann dein Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Eine verspätete Annahme gilt als neues Angebot (§ 150 Abs. 1 BGB).
Mit der Annahme kommt der Vertrag zustande. Nimmt dein Kunde nur mit Änderungen an, etwa „ja, aber ohne Newsletter“, gilt das als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB). Dieses neue Angebot nimmst du an, zum Beispiel mit deiner Auftragsbestätigung.
Die Auftragsbestätigung hält fest, was vereinbart ist. Wertvoll ist sie vor allem, wenn sich gegenüber dem Angebot etwas geändert hat. Das ist eine allgemeine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Steuerlich lösen beide Dokumente noch nichts aus. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, egal wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Angebot und Auftragsbestätigung rechnen nichts ab, sie beschreiben, was du liefern wirst. In der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zählt eine Einnahme erst, wenn das Geld dir zufließt (§ 11 EStG). Beide sind also keine Einnahme.
Schritt für Schritt: vom Angebot zur Schlussrechnung
- Angebot schreiben. Positionen mit Menge und Preis, dazu eine Frist, bis wann es gilt.
- Annahme festhalten. Notiere Datum und Weg, etwa die E-Mail deines Kunden. Prüfe, ob er alles angenommen hat oder nur einen Teil.
- Auftrag bestätigen. Die Auftragsbestätigung übernimmt das Angebot und streicht oder kürzt, was nicht beauftragt ist.
- Anzahlung abrechnen (optional). Schreib eine eigene Anzahlungsrechnung, etwa „Anzahlung 50 % für die Website laut Auftragsbestätigung“. Aus ihr muss hervorgehen, dass sie eine Anzahlung abrechnet (Abschnitt 14.8 UStAE, Abs. 1). Beschreibe die Leistung genau und nenne statt des Leistungsdatums den voraussichtlichen Zeitpunkt oder Kalendermonat der Leistung, dazu Netto, Steuersatz und Steuerbetrag der Anzahlung (Abs. 4). Schreibst du die Rechnung erst nach Zahlungseingang, gehört auch das Zahlungsdatum hinein, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).
- Schlussrechnung stellen. Die Schlussrechnung, im Gesetz „Endrechnung“, rechnet die ganze Leistung ab, mit allen üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Leite sie aus der Auftragsbestätigung ab, nicht aus dem ursprünglichen Angebot. Darin ziehst du die Anzahlungen ab, die vor der Leistung eingegangen sind und über die du eine Rechnung gestellt hast, jeweils mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Bei mehreren Anzahlungen genügen deren Summen (Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE).
Rechnest du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer ab, entfallen die Steuerbeträge. Die Anzahlung ziehst du trotzdem ab, sonst forderst du sie doppelt.
Beispiel: Webdesign mit 50 % Anzahlung und gestrichener Position
Jonas ist Webdesigner in Kassel und rechnet mit 19 % Umsatzsteuer ab. Am 3.8.2026 schickt er der Tischlerei Holm ein Angebot, gültig bis 31.8.2026:
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Netto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Konzept und Design | 1 pauschal | 2.400,00 € | 2.400,00 € |
| 2 | Umsetzung | 40 Std. | 85,00 € | 3.400,00 € |
| 3 | Newsletter-Anbindung | 1 pauschal | 900,00 € | 900,00 € |
| Summe netto | 6.700,00 € | |||
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 1.273,00 € | |||
| Gesamt | 7.973,00 € |
Am 10.8. antwortet die Tischlerei: „Machen wir, aber ohne Newsletter.“ Am 11.8. bestätigt Jonas den Auftrag ohne Position 3: netto 5.800,00 €, Umsatzsteuer 1.102,00 €, gesamt 6.902,00 €. Am selben Tag stellt er eine Anzahlungsrechnung über 50 %: netto 2.900,00 € plus 551,00 € Umsatzsteuer, zusammen 3.451,00 €. Das Geld kommt am 18.8. Die Umsatzsteuer darauf entsteht schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Bei monatlicher Abgabe gehören die 551,00 € also in die Voranmeldung für August.
Die Website geht am 25.9. online. Am 30.9. schreibt Jonas die Schlussrechnung:
| Netto | USt 19 % | Brutto | |
|---|---|---|---|
| Pos. 1 und 2 laut Auftragsbestätigung, Leistung am 25.9.2026 abgeschlossen | 5.800,00 € | 1.102,00 € | 6.902,00 € |
| abzüglich Anzahlung, Rechnung vom 11.8.2026, bezahlt am 18.8.2026 | −2.900,00 € | −551,00 € | −3.451,00 € |
| Noch zu zahlen | 2.900,00 € | 551,00 € | 3.451,00 € |
Zwei typische Fehler, durchgerechnet:
- Aus dem Angebot abgetippt: 7.973,00 € − 3.451,00 € = 4.522,00 €. Die Tischlerei soll 1.071,00 € zu viel zahlen, den gestrichenen Newsletter samt Steuer.
- Anzahlung vergessen: Die Rechnung fordert 6.902,00 €, also 3.451,00 € zu viel. Sie weist außerdem 1.102,00 € Umsatzsteuer aus. Diesen ganzen Betrag schuldet Jonas dann, obwohl er 551,00 € davon schon mit der Anzahlung abgeführt hat (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE, § 14c Abs. 1 UStG). Erst eine berichtigte Schlussrechnung behebt das.
Wie Buchlio Mengen und Anzahlungen im Blick behält
In Buchlio führt ein Weg vom Angebot über die Auftragsbestätigung zur Rechnung, ohne Abtippen (Rechnungsprogramm für Selbstständige).
- Angebot: Erstelle unter Angebote ein neues Angebot und prüfe es in der Vorschau. Nach dem Ausstellen bleibt es unverändert; du versendest es wie eine Rechnung per E-Mail. Angebote haben einen eigenen Nummernkreis (AN-). Ohne Entscheidung zeigt ein Angebot nach seinem Gültigkeitsdatum „Verfallen“.
- Annahme: Nimmt dein Kunde an, hältst du die Annahme mit Datum fest.
- Auftragsbestätigung: Daraus erzeugst du die Auftragsbestätigung, ebenfalls mit eigenem Nummernkreis (AB-). Dort kannst du Positionen nur streichen oder in der Menge reduzieren. Das PDF weist beides aus, so sieht auch dein Kunde, was sich geändert hat.
- Anzahlung: Zahlungen, Teilzahlungen und Anzahlungen erfasst du mit ihrem tatsächlichen Datum und Betrag direkt an der Rechnung. Buchlio leitet daraus offen, teilbezahlt oder bezahlt ab.
- Schlussrechnung: „Rechnung erstellen“ übernimmt die noch offenen Mengen in einen Rechnungsentwurf. Beim Ausstellen verhindert Buchlio, dass mehr berechnet wird als bestätigt. Eine Schlussrechnung zieht bezahlte Anzahlungsrechnungen mit Netto und Umsatzsteuer je Satz ab und fordert den Rest, im PDF ebenso wie in XRechnung und ZUGFeRD.
- Korrektur: Ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert. Eine Stornorechnung gibt die Mengen wieder frei. Storniert sie eine Schlussrechnung, werden auch deren Anzahlungen für eine korrigierte Schlussrechnung frei.
Angebote und Auftragsbestätigungen zählen in Buchlio nie als Einnahme und erscheinen in keiner Zahlungs- oder Steuerauswertung.
Buchlio gibt es für den Mac auf der Downloadseite. iPhone und iPad: bald im App Store. Windows und Android: bald verfügbar.
Häufige Fragen
Ist mein Angebot verbindlich?
In der Regel ja. Wer ein Angebot macht, ist daran gebunden, außer er hat die Bindung ausgeschlossen (§ 145 BGB). Mit einer Frist begrenzt du die Bindung: Danach kann dein Kunde nicht mehr annehmen (§§ 146, 148 BGB).
Brauche ich immer eine Auftragsbestätigung?
Nicht immer, der Vertrag kommt schon mit der Annahme zustande. Bei Privatkunden kann eine Bestätigung aber Pflicht sein, etwa bei Fernabsatzverträgen, die ausschließlich per E-Mail, Telefon oder Brief verhandelt und geschlossen werden. Dann musst du den Vertragsinhalt auf einem dauerhaften Datenträger bestätigen, bei Dienstleistungen spätestens bevor du mit der Arbeit beginnst (§ 312f Abs. 2 BGB).
Was gilt, wenn der Kunde die Anzahlung nicht bezahlt?
Dann entsteht aus der Anzahlungsrechnung keine Umsatzsteuer, denn sie entsteht nur auf das, was tatsächlich eingeht (Abschnitt 14.8 Abs. 2 und 5 UStAE). In der Schlussrechnung ziehst du nur Anzahlungen ab, die bezahlt sind.
Wie steht die Anzahlung in einer E-Rechnung?
Bis zum 30.6.2030 beanstandet die Finanzverwaltung nicht, wenn eine Schlussrechnung als E-Rechnung die bezahlten Anzahlungen als Summe im Feld „Paid amount“ (BT-113) abzieht und die Einzelheiten im Freitextfeld „Invoice note“ (BT-22) nennt. Anzahlungsrechnungen, die du vor deiner Pflicht zur E-Rechnung stellst, müssen keine E-Rechnung sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2 und 3). Das BMF behält sich Anpassungen für das künftige Meldesystem vor (Rn. 1, Stand 15.10.2026).