Rechnungen aus E-Mails automatisch sammeln und ablegen

Kurz gesagt: Rechnungen aus E-Mails gehen selten verloren. Sie liegen nur verstreut: im Anhang, hinter einem Link oder im Text der Nachricht. Ein eigener Ordner, eine Filterregel und eine feste Viertelstunde pro Woche reichen, um sie vollständig einzusammeln. Aufbewahren musst du die Rechnung selbst, in der Regel acht Jahre und in dem Format, in dem sie ankam. Die E-Mail brauchst du nur, wenn sie mehr ist als ein Briefumschlag.

Warum fehlen am Jahresende Rechnungen?

Software-Abos, Hosting, Plattformen: Fast jede laufende Ausgabe meldet sich per E-Mail, nur nicht einheitlich.

So kommt die Rechnung	Was du ablegst
PDF im Anhang	die PDF-Datei
Link zum Kundenkonto	die Datei hinter dem Link
Text in der E-Mail	die E-Mail selbst
E-Rechnung (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF)	die Datei im Original

Dazu kommen mehrere Postfächer. Du denkst „mach ich später“, die Mail rutscht nach unten, und im Dezember beginnt die Suche.

Ein einfaches System ohne Software

Du brauchst kein Programm, nur drei Gewohnheiten.

1. Ein Ordner für Rechnungen

Lege in jedem Postfach zwei Ordner an: „Rechnungen“ für alles, was noch abzulegen ist, und „Rechnungen erledigt“ für alles, was du gespeichert hast.

2. Eine Filterregel

Eine Filterregel sortiert passende Mails automatisch in den Ordner. In Apple Mail und Outlook heißt sie „Regel“, in Gmail „Filter“, der ein Label setzt. Ein guter Start:

Wenn eine dieser Bedingungen zutrifft:
  Absender enthält:  rechnung | billing | invoice | receipts
  Betreff enthält:   Rechnung | Invoice | Receipt | Beleg | Quittung
Dann verschieben nach: Rechnungen

Lege die Regel möglichst im Webmail deines Anbieters an. Dann greift sie auch, wenn dein Rechner aus ist. Fehlt eine Rechnung im Ordner, ergänzt du ihren Absender.

3. Eine feste Viertelstunde pro Woche

Trag dir einen Termin ein, etwa freitags um 16 Uhr, und geh den Ordner durch:

Anhänge speichern, mit einem Namen, den du wiederfindest, zum Beispiel 2026-10-02_Anbieter_23,80.pdf.
Links öffnen und die Rechnung herunterladen. Das Kundenkonto gibt es in ein paar Jahren vielleicht nicht mehr.
Rechnungen im Mailtext als E-Mail-Datei sichern (Endung .eml), nicht als Ausdruck. In Apple Mail ziehst du die Nachricht dazu in einen Finder-Ordner.
E-Rechnungen unverändert speichern, also die XML-Datei oder die ganze ZUGFeRD-PDF.
Die Mail verschieben nach „Rechnungen erledigt“.

Einmal im Monat legst du den Kontoauszug daneben: Jede Abbuchung für ein Abo braucht eine Rechnung. So fällt eine Lücke nach Wochen auf, nicht erst nach einem Jahr.

Ein Ordner auf dem Rechner allein gilt nach den GoBD, den Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Aufbewahrung, regelmäßig nicht als unveränderbar. Dafür braucht es zusätzliche Maßnahmen wie Sicherungen, Sperren oder Versionierung (Rz. 110).

Was musst du aufbewahren: Anhang oder E-Mail?

Es zählt die Funktion der E-Mail, nicht ihre Form (GoBD Rz. 121).

Rechnung im Anhang: Die Datei ist die Rechnung. Die E-Mail ist nur „Transportmittel“, wie früher der Briefumschlag. Enthält sie sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges, musst du sie nicht aufheben.
E-Mail mit eigenen Absprachen: Steht in der Mail selbst etwas zum Geschäft, etwa ein vereinbarter Preis, hat sie die Funktion eines Geschäftsbriefs. Dann bewahrst du sie mit auf.
Rechnung im Mailtext: Hier ist die E-Mail selbst die Rechnung, eine „sonstige Rechnung“ im Sinne des Umsatzsteuerrechts (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE). Du bewahrst sie als Beleg auf.
Rechnung hinter einem Link: Die Rechnung ist die Datei im Kundenkonto, nicht die Mail mit dem Link. Lade sie herunter.
E-Rechnung: Maßgeblich ist der strukturierte Teil, also die XML-Daten. Ihn bewahrst du unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Den lesbaren PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchst du nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält (GoBD Rz. 119 und 131). Am einfachsten behältst du die ganze Datei. Wie du eine XML-Rechnung lesbar machst, zeigt XRechnung öffnen.

Für alle Fälle gilt:

Im empfangenen Format. Eine per E-Mail eingegangene PDF-Rechnung darfst du nicht nur ausgedruckt aufbewahren (GoBD Rz. 119). Elektronische Belege bewahrst du grundsätzlich in dem Format auf, in dem sie kamen (Rz. 131). Speicherst du eine E-Mail als PDF, gehen Kopfdaten wie der Absender verloren, was zu deinen Lasten gehen kann (Rz. 129).
Echt, unversehrt und lesbar, und zwar die ganze Frist lang (§ 14b Abs. 1 Satz 2 und § 14 Abs. 3 UStG). Eine E-Rechnung wandelst du deshalb nicht in ein Bildformat um, denn dabei ginge die XML verloren (GoBD Rz. 125).

Unterlage	Frist	Grundlage
Rechnungen, die du erhältst, auch als Mailtext	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO
E-Mail mit der Funktion eines Geschäftsbriefs	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 3 AO
E-Mail, die nur Umschlag ist	keine	GoBD Rz. 121

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde oder der Brief einging (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG, § 147 Abs. 4 AO). Was wann weg darf, zeigt Aufbewahrungsfristen für Selbstständige.

Wie Buchlio Rechnungen aus deinen Postfächern übernimmt

Das System funktioniert, kostet aber Handarbeit. Buchlio übernimmt das Einsammeln, die Prüfung bleibt bei dir.

Mehrere eigene Postfächer. Microsoft 365 und Outlook verbindest du ohne App-Passwort per direkter Anmeldung beim Anbieter (OAuth). Gmail und Google Workspace verbindest du per IMAP mit einem App-Passwort von Google, andere Anbieter und eigene Domains per IMAP. Deine Zugangsdaten bleiben verschlüsselt auf deinem Gerät.
Du wählst die Ordner. Pro Konto entscheidest du: Posteingang, einzelne Ordner wie dein Rechnungsordner oder alle Ordner. Deine Filterregel von oben arbeitet also weiter.
Anhänge und Rechnungsmails. PDF-, Bild- und XML-Anhänge, auch aus weitergeleiteten Nachrichten, landen zur Prüfung in der Inbox, ebenso erkannte Rechnungsmails ohne Anhang. Buchlio markiert keine Nachricht als gelesen.
Erst prüfen, dann speichern. Buchlio erkennt die Rechnungsdaten lokal auf deinem Gerät und liest XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X strukturiert aus. Du prüfst die Vorschläge, erst „Speichern & ablegen“ bestätigt den Beleg. Das Original bleibt unverändert erhalten.
Keine doppelten Belege. Dubletten erkennt Buchlio am Inhalt, auch wenn ein anderes deiner Geräte die Rechnung schon aus demselben Postfach übernommen hat.
Einzelne Mails per Drag-and-drop. Anhänge ziehst du aus Apple Mail oder Outlook ins Fenster. Eine ganze E-Mail aus Apple Mail wird als .eml selbst zum Beleg und zeigt ihren Text. Ihre Anhänge löst Buchlio dabei nicht heraus. Für eine Rechnung im Mailtext ziehst du also die Mail, für eine Rechnung im Anhang den Anhang.

Rechnungen hinter einem Link lädst du selbst herunter und ziehst sie ins Fenster. Mehr zur Belegerfassung steht unter Belege digitalisieren. Buchlio gibt es für den Mac auf der Downloadseite. iPhone und iPad: bald im App Store. Windows und Android: bald verfügbar.

Beispiel: Tarek und seine zwölf Software-Abos

Tarek ist Webentwickler in Bremen. Er zahlt zwölf Software-Abos, elf monatlich und eines jährlich. Das sind 11 × 12 + 1 = 133 Rechnungen im Jahr. Sie kommen in zwei Postfächer: seine Geschäftsadresse bei einem Webhoster und eine ältere Gmail-Adresse.

So kommt die Rechnung	Abos	Rechnungen pro Jahr
PDF im Anhang	7 monatlich	84
Text in der E-Mail	1 monatlich	12
ZUGFeRD-PDF	1 monatlich	12
Link zum Kundenkonto	2 monatlich, 1 jährlich	25
Summe	12	133

Im letzten Januar hat Tarek einen Samstag lang gesucht und trotzdem neun Rechnungen nachgefordert. Dieses Jahr sortiert in beiden Postfächern eine Filterregel die Rechnungen in den Ordner „Rechnungen“. In Buchlio hat er beide Konten verbunden, die Geschäftsadresse per IMAP und Gmail mit App-Passwort, und jeweils nur diesen Ordner gewählt. So kommen 84 + 12 + 12 = 108 Rechnungen von selbst in die Inbox. Die 25 Rechnungen hinter Links lädt er selbst herunter, gut zwei im Monat.

Freitags prüft er im Schnitt 133 ÷ 52 ≈ 2,6 Rechnungen, statt 133 Belege auf einmal im Januar. Am Monatsende zeigt ihm der Kontoauszug, ob jedes seiner elf Monatsabos eine Rechnung hat.

Häufige Fragen

Muss ich die E-Mail aufbewahren, wenn ich den Anhang gespeichert habe?

In der Regel nicht. Ist sie nur der Umschlag für die Rechnung, musst du sie nicht aufheben (GoBD Rz. 121). Stehen eigene Absprachen darin, bewahrst du sie mit auf.

Brauche ich ein eigenes Postfach für E-Rechnungen?

Nein. Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Für die Ordnung reicht ein eigener Ordner mit Filterregel.

Kann Buchlio Rechnungen aus Gmail übernehmen?

Ja, per IMAP mit einem App-Passwort von Google. Dafür brauchst du die Bestätigung in zwei Schritten. Bei Google Workspace kann die Verwaltung deiner Organisation IMAP oder App-Passwörter sperren. Die Schritte stehen in der Hilfe.