Kurz gesagt: Eine XRechnung ist eine XML-Datei für Computer, deshalb siehst du beim Doppelklick nur Code. Kostenlos und ohne Upload liest du sie im E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung, der in deinem Browser läuft, oder mit dem Open-Source-Programm Quba für Mac und Windows. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jedes PDF, maßgeblich ist aber die eingebettete XML-Datei. Bewahre die Originaldatei acht Jahre unverändert auf, ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Warum sieht eine XRechnung aus wie Code?
Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bei der XRechnung ist das eine XML-Datei, ein Textformat mit einem benannten Feld für jede Angabe. Das BMF schreibt selbst, dieses Format sei „nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet“. Lesbar wird es erst mit einer Visualisierungsanwendung, also einem Viewer. So steht es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitt 14.1 Abs. 13, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.
So sieht ein Ausschnitt aus einer XRechnung aus:
<cbc:ID>RE-2026-1187</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-12</cbc:IssueDate>
<!-- … Absender, Empfänger, Positionen … -->
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1200.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1200.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1428.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1428.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>Die Feldnamen sind englisch, das Datum steht als Jahr-Monat-Tag, und Beträge haben einen Punkt statt eines Kommas: 1428.00 bedeutet 1.428,00 €. Dazu kommt, dass es die XRechnung in zwei Schreibweisen gibt, den sogenannten Syntaxen UBL und CII. So beschreibt es die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die den Standard betreut. Die Feldnamen unterscheiden sich: In CII steht der Zahlbetrag zum Beispiel in ram:DuePayableAmount. Ein guter Viewer kennt beide. Ein Doppelklick öffnet die Datei dagegen meist im Browser oder in einem Texteditor.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate setzen die europäische Norm EN 16931 um. Der Unterschied liegt in der Verpackung.
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Was du bekommst | eine .xml-Datei |
eine PDF im Archivformat PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Ohne Viewer lesbar? | nein | der PDF-Teil ja |
| Was gilt | die XML-Datei | der XML-Teil |
| Betreut von | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), in Frankreich als Factur-X |
ZUGFeRD kennt Profile, also Stufen mit unterschiedlich vielen Angaben: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 (auch COMFORT genannt), EXTENDED und XRECHNUNG (FeRD). Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Das Profil zeigt dir ein Viewer bei der Spezifikationskennung an.
Wichtig bei ZUGFeRD: Der XML-Teil ist führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die Daten aus dem XML (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 12a).
Wie öffnest du eine E-Rechnung kostenlos und ohne Upload?
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE, mehr in E-Rechnung als Kleinunternehmer).
Viele Software-Anbieter bieten Online-Viewer an, in die du die Datei hochlädst. Das funktioniert, aber die Rechnung verlässt dabei deinen Rechner, mit Namen, Anschriften, Bankverbindung und Details zum Auftrag. Wenn du so einen Dienst nutzt, lies vorher, ob und wie lange er Dateien speichert. Die folgenden Wege kommen ohne Upload aus.
Im Browser: der E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung
Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an (BMF-FAQ, Frage 12a). Ein ELSTER-Konto brauchst du dafür nicht. Am Mac und unter Windows gehst du gleich vor:
- Öffne www.e-rechnung.elster.de in deinem Browser.
- Zieh die XML- oder PDF-Datei in das Feld „Rechnungsdatei hier auswählen oder ablegen“ oder klick darauf und wähl die Datei aus.
- Die Rechnung erscheint als lesbare Ansicht mit Käufer, Verkäufer, Rechnungsdaten, Positionen und Beträgen.
Bei einem Test am 15.10.2026 hat die Seite nur ihre Darstellungsvorlagen geladen und die Rechnungsdatei nicht übertragen: Die Ansicht entsteht in deinem Browser. Die Steuerverwaltung nennt den Dienst unverbindlich und übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit der Daten.
Als Programm: Quba für Mac und Windows
Quba ist ein kostenloses Open-Source-Programm zum Anzeigen von E-Rechnungen. Es stellt XRechnungen in UBL und CII sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs lesbar dar und arbeitet dabei auf deinem Rechner. Das Projekt wird aktiv gepflegt, im Oktober 2026 bietet die Projektseite Version 2.0 an.
Am Mac:
- Lade auf quba-viewer.org die Mac-Version für Macs mit Apple-Chip.
- Öffne die DMG-Datei und zieh Quba in den Ordner „Programme“.
- Starte Quba und öffne die Rechnung.
Unter Windows:
- Lade auf quba-viewer.org die Windows-Version.
- Starte den Installer. Laut Projekt ist er unsigniert, Windows kann deshalb warnen. Lade Quba nur von der Projektseite oder von GitHub.
- Starte Quba und öffne die Rechnung.
Gut zu wissen: Die Anzeige läuft lokal. Für die Validierung schickt Quba die Datei bis Version 1.5 an einen Server des Projekts. Ab Version 2.0 prüft Quba laut Projekt offline.
ZUGFeRD: PDF öffnen und die XML-Datei finden
Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jedes PDF: am Mac mit Doppelklick in der Vorschau, unter Windows im Browser oder im Acrobat Reader. Was du dann siehst, ist der Bildteil. Die eigentliche E-Rechnung steckt als Anhang in der PDF, meist als factur-x.xml, beim Profil XRECHNUNG als xrechnung.xml (FeRD).
So kommst du an den XML-Teil, am Mac wie unter Windows:
- Lesbar: Öffne die PDF im E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung oder in Quba. Beide zeigen den XML-Teil als Rechnung an.
- Als Datei: Öffne die PDF in Firefox und wähle in der Seitenleiste „Anhänge“, oder im Adobe Acrobat Reader das Büroklammer-Symbol „Anlagen“. Dort kannst du die XML-Datei sehen und speichern, allerdings wieder als Code.
Zeigt dein PDF-Programm keine Anhänge an, nimm einen der beiden Wege oben.
Mit Buchlio am Mac
Eine Buchhaltungs-App wie Buchlio zeigt E-Rechnungen nicht nur an, sie übernimmt sie als Beleg. Sie liest XRechnungen als UBL- oder CII-XML sowie die eingebetteten Rechnungsdaten aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs lokal auf deinem Mac aus:
- Zieh den Anhang aus Apple Mail ins App-Fenster oder wähl in der Inbox „Belege auswählen“.
- Die App zeigt Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Beträge und Steuersätze als Vorschläge zur Prüfung.
- Mit „Speichern & ablegen“ bestätigst du den Beleg. Die Originaldatei bleibt unverändert erhalten.
Zum Einlesen brauchst du ein Abo, es beginnt mit 7 Tagen Probezeit. Die Windows-Version ist bald verfügbar. Mehr zur Belegerfassung steht unter Belege digitalisieren, die App findest du unter Downloads.
Für Technikaffine: der Validator der KoSIT
Ein Validator prüft, ob die Datei die technischen Regeln ihres Formats einhält. Das BMF nennt ihn als Weg, Format- und Geschäftsregelfehler zu erkennen (Abschnitt 14.1 Abs. 11 UStAE). Die Validierung ersetzt aber nicht deine eigene Prüfung, ob Inhalt und Beträge stimmen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a).
Die KoSIT stellt dafür einen kostenlosen Validator mit passender XRechnung-Konfiguration bereit. Er läuft lokal, braucht aber Java und die Kommandozeile; die KoSIT richtet ihn ausdrücklich an technisch Versierte. Am Mac und unter Windows gilt:
- Installiere Java ab Version 11.
- Lade den Validator und die XRechnung-Konfiguration von den Release-Seiten der KoSIT und entpacke die Konfiguration.
- Führe den Befehl aus der Anleitung der KoSIT aus. Den Prüfbericht schreibt der Validator als HTML-Datei, die du im Browser öffnest.
Was solltest du nach dem Öffnen prüfen?
Ist die Rechnung lesbar, prüfst du sie wie jede andere. Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG:
- Absender: vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Empfänger: dein vollständiger Name und deine Anschrift
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Leistung: Menge und Art, dazu Datum oder Zeitraum der Leistung
- Beträge: Entgelt je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag – rechne einmal nach
- Bankverbindung: Stimmt die IBAN mit der überein, die du von diesem Absender kennst?
- Anhänge: Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als Anhang in der E-Rechnung stecken. Art, Umfang und Gehalt der Leistung gehören aber in den strukturierten Teil (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 10–12). Achte im Viewer auf solche Anhänge.
- Bei ZUGFeRD: Stimmen PDF und XML überein? Wenn nicht, gilt das XML.
Bei Zweifeln fragst du beim Absender nach.
Welche Datei musst du aufbewahren?
Die XML-Datei. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Aufbewahrung erfolgt grundsätzlich im empfangenen Format. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE). Die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Aufbewahrung, sagen dasselbe für eingehende Rechnungen im XML-Format (Rz. 131).
Für dich heißt das:
- XRechnung: Speichere die
.xml-Datei unverändert. - ZUGFeRD: Speichere die PDF, denn die XML-Datei steckt darin. Den Bildteil musst du nur aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, die für die Steuer wichtig sind (GoBD Rz. 131). Mit der ganzen PDF hast du beides.
- Nicht umwandeln: Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine PDF der Ansicht ersetzt die XML-Datei nicht. Bei einer Umwandlung, etwa in ein Bildformat, darf der XML-Teil nicht verloren gehen (GoBD Rz. 125).
- Nicht neu speichern: Bearbeite die Datei nicht in Excel oder einem Editor und speichere sie dort nicht neu ab.
Umsatzsteuerlich ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein in der Regel kein Verstoß (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE). Für alles Weitere gelten die GoBD; im Zweifel fragst du deine Steuerberatung.
Beispiel: Jonas bekommt seine erste XRechnung
Jonas ist Fotograf in Bremen. Im Oktober 2026 schickt ihm seine Druckerei eine Mail mit dem Anhang RE-2026-1187.xml. Ein Doppelklick auf seinem Mac zeigt nur Code. Er erkennt 1428.00, mehr nicht.
So geht er vor:
- Er speichert den Anhang unverändert in seinem Belegordner
2026/10. - Er öffnet www.e-rechnung.elster.de und zieht die Datei hinein.
- Die Ansicht zeigt 40 Portfolio-Mappen zu je 30,00 €, Rechnungsdatum 12.10.2026, Leistungsdatum 9.10.2026, Steuersatz 19 %.
- Er rechnet nach:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| 40 × 30,00 € | 1.200,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % von 1.200,00 € | 228,00 € |
| Gesamtbetrag | 1.428,00 € |
- Die IBAN vergleicht er mit der letzten Rechnung der Druckerei. Sie stimmt, er überweist 1.428,00 €.
- Die XML-Datei bleibt sein Original. Er bewahrt sie mindestens bis Ende 2034 auf, denn die acht Jahre beginnen mit dem Ende des Jahres 2026.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung im Browser, in Excel oder auf Papier lesen?
Öffnen ja, lesen kaum: Du siehst Code oder einzelne Datenfelder, aber keine Rechnung. Die Ausnahme ist der E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung im Browser. Die lesbare Ansicht aus einem Viewer kannst du drucken oder über den Druckdialog als PDF sichern, am Mac mit „Als PDF sichern“, unter Windows mit „Microsoft Print to PDF“. Das ist eine Lesehilfe, das Original bleibt die XML-Datei.
Muss ich die XML-Datei aufbewahren, wenn ich die Rechnung ausgedruckt habe?
Ja. Aufbewahrt wird im empfangenen Format, also mindestens die XML-Datei, unverändert und acht Jahre lang (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE, § 14b UStG). Der Ausdruck ist nur eine Lesehilfe.
Ist eine ZUGFeRD-PDF eine E-Rechnung?
Ja, wenn sie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 entspricht und nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL erstellt wurde (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Maßgeblich ist der XML-Teil. Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG).
Darf ich vom Absender ein PDF verlangen?
Bitten darfst du immer, einen Anspruch hast du nicht. Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine andere Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Umgekehrt darf der Absender für Leistungen aus 2025 und 2026 bis Ende 2026 auf Papier oder mit deiner Zustimmung als PDF abrechnen, für Leistungen aus 2027 bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € dürfen das dauerhaft (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). Welches Format ihr nutzt, klärt ihr untereinander (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE). Stand: 15.10.2026.
Wie gebe ich E-Rechnungen an meine Steuerkanzlei weiter, etwa für DATEV?
Unverändert: bei einer XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF, keinen Ausdruck und keinen Screenshot. Laut DATEV haben DATEV-Programme wie Unternehmen online eine eigene Anzeige für E-Rechnungen. Auf welchem Weg die Dateien zu deiner Kanzlei kommen, sprichst du mit ihr ab.