Kurz gesagt: Seit dem 1.1.2025 bewahrst du Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge 8 statt 10 Jahre auf. Das gilt auch für ältere Belege, deren alte Frist Ende 2024 noch lief. Deine Aufzeichnungen, etwa die Einnahmen-Ausgaben-Liste, bleiben bei 10 Jahren, Geschäftsbriefe bei 6. Am 1.1.2027 dürfen damit Belege aus 2018 und früher weg, solange keine offene Steuerfestsetzung sie noch braucht.
Welche Unterlagen bewahrst du 10, 8 oder 6 Jahre auf?
Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO. Sie gelten auch, wenn du deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelst, also ohne Bilanz. Das stellen die GoBD klar, die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Aufbewahrung (Rz. 115). Für Rechnungen nennt § 14b UStG ebenfalls 8 Jahre. Bist du Kaufmann, sieht § 257 HGB dieselben Fristen vor.
Für Selbstständige mit EÜR heißt das:
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen samt den Unterlagen, die man zu ihrem Verständnis braucht. Bei dir sind das vor allem die laufende Liste deiner Einnahmen und Ausgaben und das Anlagenverzeichnis, in dem du Anschaffungen zum Abschreiben führst. Für die EÜR selbst und deine Steuererklärungen nennen die Übersichten der IHKs ebenfalls 10 Jahre.
- 8 Jahre: Buchungsbelege, also alles, was eine Einnahme oder Ausgabe nachweist. Dazu gehören Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Kassenbons und Kontoauszüge.
- 6 Jahre: empfangene Geschäftsbriefe und Kopien der versendeten, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen oder E-Mails mit Kunden. Dazu kommen sonstige Unterlagen, die für die Steuer von Bedeutung sind.
Es zählt die Funktion, nicht der Name (GoBD Rz. 121). Ein Brief, nach dem du buchst, wird zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Verträge ordnen die IHK-Übersichten deshalb nach ihrer Rolle ein: als Buchungsbeleg, wenn Zahlungen darauf beruhen, sonst als Geschäftsbrief. Die Frist rechnen sie ab Vertragsende. Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, darfst du wegwerfen, sobald du die Rechnung dazu erhalten oder verschickt hast (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO).
Ab wann gelten die 8 Jahre – auch rückwirkend?
Die kürzere Frist stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323) und gilt seit dem 1.1.2025. Entscheidend ist die Übergangsregel in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO: Die 8 Jahre gelten für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht bis einschließlich 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Rechnungen regelt § 27 Abs. 40 UStG dasselbe.
Die Verkürzung erfasst damit auch alte Belege. Am 1.1.2025 durften Buchungsbelege aus 2015 und 2016 auf einen Schlag weg. Nach altem Recht wären es nur die aus 2014 gewesen. Seitdem kommt jedes Jahr am 1. Januar ein Jahrgang dazu: 2017 am 1.1.2026, 2018 am 1.1.2027.
Für Aufzeichnungen und Geschäftsbriefe bleibt alles beim Alten. Die Faustregel „alles 10 Jahre“ stimmt also nicht mehr, und die 8 Jahre gelten nicht erst für Belege ab 2025.
Wann beginnt die Frist?
Keine Frist beginnt am Tag des Belegs. Sie startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, du den Brief empfangen oder verschickt hast oder die Aufzeichnung gemacht hast (§ 147 Abs. 4 AO). Bei Büchern zählt die letzte Eintragung, bei Rechnungen das Jahr der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).
Zwei Beispiele:
- Rechnung vom 15.3.2026: Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2026 und endet am 31.12.2034. Ab dem 1.1.2035 darf die Rechnung weg.
- Einnahmen-Ausgaben-Liste für 2025, in die du im März 2026 die letzte Korrektur einträgst: Hier zählt 2026. Die 10 Jahre laufen bis zum 31.12.2036.
Ablaufhemmung: solange das Finanzamt noch ändern darf
Eine abgelaufene Frist allein reicht nicht. Unterlagen bleiben, soweit und solange sie für Steuern wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt einen Steuerbescheid erlassen oder ändern darf. Für Einkommen- und Umsatzsteuer beträgt sie in der Regel vier Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem du die Erklärung abgibst (§§ 169, 170 AO).
Meist ist sie längst vorbei, wenn die Aufbewahrungsfrist endet. Länger aufheben musst du vor allem, wenn (§ 171 AO):
- über einen Einspruch oder eine Klage noch nicht entschieden ist (Abs. 3a),
- eine Außenprüfung begonnen hat (Abs. 4),
- ein Bescheid vorläufig ergangen ist (Abs. 8).
Dazu kommen Belege, die spätere Jahre betreffen. Den Kaufbeleg eines Geräts, das du abschreibst, brauchst du für jede Abschreibung (GoBD Rz. 81).
Was darf ab dem 1.1.2027 weg? Die Tabelle
| Frist | Typische Unterlagen bei EÜR | Darf ab 1.1.2027 weg, wenn aus |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichnungen, Anlagenverzeichnis; laut IHK-Übersichten auch EÜR und Steuererklärungen | 2016 und früher |
| 8 Jahre | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge | 2018 und früher |
| 6 Jahre | Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Kundenkorrespondenz, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | 2020 und früher |
„Aus“ meint das Jahr, mit dessen Ende die Frist begann: Beleg entstanden, Rechnung ausgestellt, Brief empfangen oder verschickt, letzte Eintragung gemacht. Eine EÜR für 2016, die du 2017 erstellt hast, darf also erst am 1.1.2028 weg.
Für jede Zeile gilt der Vorbehalt der Ablaufhemmung. Bevor du einen Ordner leerst, prüfe kurz: Läuft für das Jahr noch ein Einspruch, eine Prüfung oder ein vorläufiger Bescheid? Schreibst du etwas daraus noch ab? Dann bleibt der betroffene Teil.
E-Rechnungen und PDFs: Was digital kommt, bleibt digital
Eine Rechnung, die per E-Mail als PDF kommt, bewahrst du digital auf. Ein Ausdruck allein reicht nicht (GoBD Rz. 119). Die Datei hebst du in dem Format auf, in dem sie angekommen ist (Rz. 131). Die E-Mail selbst brauchst du nicht, wenn sie nur der Umschlag war und sonst nichts Wichtiges enthält (Rz. 121).
Bei einer E-Rechnung kommt es auf den strukturierten Teil an, also die maschinenlesbaren Rechnungsdaten im XML-Format. Ihn bewahrst du unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60):
- Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Diese Datei bewahrst du unverändert auf.
- Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteter XML. Behalte die Datei so, wie sie kam, und wandle sie nicht in ein Bildformat um. Dabei ginge die XML verloren (Rz. 125, 129).
- Den lesbaren PDF-Teil musst du nur zusätzlich aufheben, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die in der XML fehlen, etwa Buchungsvermerke (Rz. 119, 131).
Wie du als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfängst, steht im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Über die ganze Frist müssen deine Dateien verfügbar, lesbar, maschinell auswertbar und unverändert bleiben (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 108 und 119). Ein normaler Ordner, in dem sich jede Datei überschreiben lässt, genügt dafür laut GoBD in der Regel nicht ohne weitere Maßnahmen wie Sicherungen, Sperren oder Versionierung (Rz. 110). Für die Umsatzsteuer gibt das BMF Entwarnung: Allein weil du E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems speicherst, verstößt du regelmäßig nicht gegen § 14b UStG (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Für die übrigen steuerlichen Zwecke verweist das BMF auf die GoBD (Rn. 61).
Buchlio behält jede importierte Quelldatei unverändert, auch XML-E-Rechnungen und ZUGFeRD-PDFs, und legt sie mit lesbaren Dateinamen in Ordnern nach Jahr, Monat und Kategorie ab. Sicherungen erstellst du als ZIP-Datei an einem Ort deiner Wahl. Das Buchhaltungspaket für deine Steuerberatung enthält die Originalbelege mit Prüfsummen.
Darf ich das Papier nach dem Scannen wegwerfen?
In der Regel ja. Nach GoBD Rz. 140 darfst du Papierbelege nach dem Scannen vernichten, soweit keine Vorschrift das Original verlangt. Das nennt man ersetzendes Scannen. Ein Foto mit dem Smartphone zählt dabei wie ein Scan (Rz. 130). Diese Punkte müssen stimmen:
- Bildlich gleich: Der Scan muss mit dem Papier bildlich übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Farbe brauchst du, wenn sie etwas bedeutet, etwa rote Minusbeträge (Rz. 137).
- Verfahren dokumentiert: Halte schriftlich fest, wer scannt, wann, welche Belege, wie du Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfst und wie du Fehler festhältst (Rz. 136). Diese Verfahrensdokumentation bewahrst du so lange auf wie die Belege, die sie erklärt (Rz. 154). Wie ausführlich sie sein muss, hängt von der Komplexität deines Betriebs ab (Rz. 151). Eine kostenlose Vorlage bieten Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband als Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen an (Stand 2019).
- Danach nur digital: Notizen gehören nach dem Scan nicht mehr aufs Papier (Rz. 139).
- Scan und Text sichern: Den Scan hebst du die ganze Frist auf. Ergänzt du ihn per Texterkennung (OCR) um durchsuchbaren Text, bewahrst du auch diesen Text nach Prüfung auf (Rz. 130). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist nicht nötig (Rz. 138).
Im Original behältst du:
- Unterlagen, die eine Vorschrift im Original verlangt (Rz. 140). Im Steuerrecht sind das Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, wenn du bilanzierst, sowie Zollunterlagen, die amtliche Urkunden sind (§ 147 Abs. 2 AO).
- Dokumente, deren Beweiskraft als Scan verloren ginge, etwa Verträge mit Originalunterschrift. Das entscheidest du selbst (Rz. 140).
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie lückenhaft, ist das allein kein Grund, deine Buchführung zu verwerfen, solange alles nachvollziehbar und prüfbar bleibt (Rz. 155). Schreib sie trotzdem einmal auf. Ändert sich dein Ablauf, ergänzt du sie mit Datum, sodass jede Fassung erhalten bleibt (Rz. 154).
Fotos und Scans erfasst Buchlio auf deinem Gerät und legt die Datei unverändert ab, mehr dazu unter Belege digitalisieren. Ob dein Ablauf als ersetzendes Scannen trägt, hängt an deiner Verfahrensdokumentation, nicht an der App. Eine GoBD-Zertifizierung beansprucht die App nicht.
Beispiel: Jonas räumt zum Jahreswechsel den Keller auf
Jonas ist Fotograf in Freiburg und ermittelt seinen Gewinn per EÜR (Name und Zahlen sind erfunden). Am 2.1.2027 steht er vor seinem Regal und entscheidet so:
| Ordner | Entscheidung am 2.1.2027 |
|---|---|
| Belege 2015 bis 2018 | darf weg, 2015 bis 2017 schon früher; eine Ausnahme siehe unten |
| Belege 2019 | bleibt bis zum 1.1.2028 |
| EÜR 2015, erstellt im April 2016 | darf weg |
| EÜR 2016, erstellt im Mai 2017 | bleibt bis zum 1.1.2028 |
| Kundenkorrespondenz 2019 und 2020 | darf weg |
| Kundenkorrespondenz 2021 | bleibt bis zum 1.1.2028 |
Die Ausnahme: Im Mai 2018 hat Jonas eine Kamera für 6.400,00 € gekauft und sie bis 2025 abgeschrieben. Die Festsetzungsfrist für 2025 läuft noch, und für diese Abschreibung zählt der Kaufbeleg. Jonas heftet ihn deshalb in den Ordner für 2025.
Seit Januar 2026 fotografiert Jonas Kassenbons direkt nach dem Kauf. Auf einer Seite hat er festgehalten, wer scannt, wann er das tut, wie er die Lesbarkeit prüft und wo die Dateien liegen. Die geprüften Bons aus 2026 wirft er weg. Den unterschriebenen Mietvertrag für sein Atelier behält er im Original.
Häufige Fragen
Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Belege von vor 2025?
Ja. Sie gilt für alle Buchungsbelege und Rechnungen, deren 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, § 27 Abs. 40 UStG). Belege aus 2015 und 2016 durften deshalb schon am 1.1.2025 weg.
Wann darf ich einen Beleg aus 2026 vernichten?
Ab dem 1.1.2035. Die 8 Jahre beginnen mit Ablauf des 31.12.2026. Braucht ihn dann noch eine offene Steuerfestsetzung, bleibt er länger.
Reicht ein Ausdruck einer Rechnung, die per E-Mail kam?
Nein. Was digital ankommt, bewahrst du digital auf (GoBD Rz. 119). Einen Ausdruck darfst du zusätzlich behalten. Umgekehrt darf Papier nach einem ordentlichen Scan in der Regel weg.
Gelten die Fristen auch für Kleinunternehmer?
Ja. § 14b UStG verpflichtet jeden Unternehmer, Rechnungen 8 Jahre aufzubewahren. Als Kleinunternehmer bist du Unternehmer, nur deine Umsätze sind steuerfrei (§ 19 UStG). Für Aufzeichnungen und alle übrigen Belege gilt § 147 AO wie für alle mit EÜR (GoBD Rz. 115).