Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer musst du seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du keine E-Rechnungen, auch nicht ab 2027 oder 2028: Diese Stufen gelten nur für regelbesteuerte Unternehmen. Wichtig wird das Ausstellen für dich erst, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest.
Was ist eine E-Rechnung und warum ist eine PDF keine?
Eine E-Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Strukturiert heißt: Die Rechnungsdaten stehen maschinenlesbar in einer XML-Datei, also einer Datei mit festen Feldern für Absender, Betrag, Steuersatz und so weiter. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen beiden Seiten vereinbartes, gleichwertiges Format sein.
In Deutschland begegnen dir vor allem zwei Formate:
| Format | Was du bekommst | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | eine reine XML-Datei | ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | eine PDF mit eingebetteter XML-Datei | ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
| PDF ohne XML, Scan, Foto, Papier | ein Dokument zum Lesen | nein, „sonstige Rechnung“ |
Eine normale PDF per E-Mail ist also keine E-Rechnung. Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnung“, genau wie jede Rechnung auf Papier. Bei ZUGFeRD gilt außerdem: Weichen die PDF-Ansicht und die XML-Daten voneinander ab, zählen die XML-Daten (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 12a).
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Ausnahmen gibt es nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Dein Lieferant braucht für eine E-Rechnung nicht deine Zustimmung. Kannst du sie nicht empfangen, hast du keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung.
Das klingt nach mehr, als es ist. „Empfangen können“ heißt praktisch drei Dinge:
- Ein Postfach. Ein E-Mail-Postfach genügt. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen brauchst du nicht.
- Lesbar machen. Eine XRechnung ist nur XML. Dein PDF-Programm zeigt sie nicht als Rechnung an. Du brauchst einen Viewer, also ein Programm, das die Daten als Rechnung darstellt. XRechnungen zeigt dir zum Beispiel der E-Rechnungs-Viewer der Steuerverwaltung auf elster.de an. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jede PDF. Weitere Wege zeigt der Artikel XRechnung öffnen.
- Das Original aufbewahren. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck reicht dafür nicht. Speichere also die XML-Datei oder die ganze ZUGFeRD-PDF. Dass du E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Archivsystems speicherst, ist umsatzsteuerlich für sich allein in der Regel kein Verstoß (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60).
Buchlio liest XRechnungen als UBL- oder CII-XML sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs lokal auf deinem Gerät aus, auch direkt aus deinem Postfach, und legt das Original unverändert ab. Mehr dazu unter Belege digitalisieren.
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Nach § 34a UStDV darfst du deine Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln. Diese Ausnahme hat kein Enddatum. Sie gilt also auch 2027 und ab 2028.
Du hast drei Wege:
- Papier ist immer erlaubt.
- PDF per E-Mail braucht die Zustimmung deines Kunden. Die ist formlos und kann stillschweigend erfolgen, etwa indem er deine PDF-Rechnungen ohne Widerspruch annimmt. Du kannst sie auch vorab vereinbaren, zum Beispiel in deinen AGB (Abschnitt 14.1 Abs. 7 und 14.7a Abs. 3 UStAE).
- E-Rechnung darfst du freiwillig schicken. An Geschäftskunden im Inland brauchst du dafür keine Zustimmung (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).
Manche Ratgeber schreiben noch, dass Kleinunternehmer für eine E-Rechnung die Zustimmung des Empfängers brauchen. So stand es im BMF-Schreiben vom 18.3.2025. Seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gilt das nicht mehr.
Eine freiwillige E-Rechnung lohnt sich, wenn deine Kunden sie wünschen, weil ihre Buchhaltung sie automatisch verarbeitet. Bei Aufträgen von Bundesbehörden ist sie ohnehin Pflicht: Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) verlangt E-Rechnungen; ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 €. Eine Ausnahme für Kleinunternehmer kennt sie nicht. Dafür brauchst du die Leitweg-ID der Behörde, eine Kennung für die Zustellung.
Welche Angaben deine Rechnung braucht, egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung, steht in Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben und Muster. Unverzichtbar ist der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Buchlio stellt Rechnungen mit vollständigen Angaben direkt als ZUGFeRD-PDF aus; mit Leitweg-ID oder Bestellreferenz steckt zusätzlich eine XRechnung in derselben Datei (Rechnungsprogramm für Selbstständige).
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Für wen gilt sie?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Für die Übergangszeit regelt § 27 Abs. 38 UStG, wann statt einer E-Rechnung noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine PDF erlaubt ist:
| Leistung ausgeführt | Wer | Papier oder PDF erlaubt? |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | alle | ja, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird |
| 2027 | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | ja, wenn die Rechnung bis 31.12.2027 übermittelt wird |
| 2027 | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | nein, E-Rechnung (Ausnahme: EDI-Verfahren bis 31.12.2027) |
| ab 1.1.2028 | alle | nein, E-Rechnung |
Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem:
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise, etwa Bahntickets (§ 34 UStDV),
- Rechnungen an Privatpersonen und an Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte im Inland.
Wird die Stufe 2027 verschoben? Stand: 15.10.2026
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert seit Sommer 2026, die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz vom 1.1.2027 auf den 1.1.2028 zu verschieben. Als Grund nennt er, dass die überarbeitete Norm und verbindliche Vorgaben für die Pflichtangaben noch fehlen.
Beschlossen ist das nicht. § 27 Abs. 38 UStG nennt weiterhin 2027. Auch der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 und die Stellungnahme des Bundesrats vom 25.9.2026 sehen keine Änderung vor. An deinen Pflichten als Kleinunternehmer ändert die Frage nichts. Ändert sich die Rechtslage, aktualisieren wir diesen Artikel.
Was passiert, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest?
Kleinunternehmer bist du nach § 19 UStG, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Gezählt werden die vereinnahmten Entgelte.
- Vorjahr über 25.000 €: Ab dem 1.1. des Folgejahres bist du regelbesteuert.
- Laufendes Jahr über 100.000 €: Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE, BMF-Schreiben vom 18.3.2025).
Ab dann gelten für dich die Regeln aller anderen Unternehmen. Dasselbe gilt, wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Du weist Umsatzsteuer aus, deine Rechnungen brauchen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, und an inländische Geschäftskunden stellst du grundsätzlich E-Rechnungen aus (BMF-FAQ, Frage 4).
Die Übergangsregeln aus der Tabelle gelten aber auch für dich. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, darfst du für Leistungen im Jahr 2027 noch PDF-Rechnungen schicken. Für Leistungen ab dem 1.1.2028 brauchen deine Geschäftskunden im Inland eine E-Rechnung, außer bei Beträgen bis 250 €.
Beispiel: Lena, Grafikdesignerin in Leipzig
Lena ist Grafikdesignerin in Leipzig und Kleinunternehmerin. 2025 hat sie 21.400 € umgesetzt.
Eine E-Rechnung kommt an. Im Oktober 2026 druckt eine Druckerei aus Halle Flyer für Lena und schickt eine XRechnung per E-Mail:
| Position | Betrag |
|---|---|
| 1.000 Flyer A5, netto | 250,00 € |
| 19 % Umsatzsteuer | 47,50 € |
| Gesamt | 297,50 € |
Lena öffnet die XML-Datei in einem Viewer, prüft Menge und Betrag und überweist 297,50 €. Die 47,50 € Umsatzsteuer bekommt sie nicht zurück, denn als Kleinunternehmerin ist sie vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen (Abschnitt 15.13 Abs. 6 UStAE). Die XML-Datei legt sie unverändert in ihrem Belegordner ab, nicht bloß einen Ausdruck.
Lena schreibt selbst eine Rechnung. Für eine Agentur in Dresden gestaltet sie ein Logo für 1.200,00 €. Umsatzsteuer weist sie nicht aus. Die Rechnung enthält den Hinweis „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Die Buchhaltung der Agentur bittet um eine E-Rechnung. Lena muss keine schicken, darf es aber, und sendet eine ZUGFeRD-PDF. Ihre anderen Kunden bekommen weiter normale PDFs.
Lena überschreitet die Grenze. Gegen Jahresende rechnet sie für 2026 mit 26.300 € Umsatz. Damit liegt sie über 25.000 € und ist ab dem 1.1.2027 regelbesteuert. Ihr nächstes Logo für die Agentur kostet dann:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Logo-Gestaltung, netto | 1.200,00 € |
| 19 % Umsatzsteuer | 228,00 € |
| Gesamt | 1.428,00 € |
Weil ihr Gesamtumsatz 2026 unter 800.000 € liegt, darf Lena für Leistungen im Jahr 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, solange die Agentur zustimmt. Für Leistungen ab dem 1.1.2028 braucht die Agentur von ihr eine E-Rechnung. Lena stellt deshalb schon 2027 um.
Checkliste: Das solltest du jetzt erledigen
- Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und deinen Lieferanten mitteilen.
- Einen Viewer für XRechnungen bereithalten und einmal ausprobieren.
- E-Rechnungen als Original ablegen: die XML-Datei oder die ganze ZUGFeRD-PDF, acht Jahre lang.
- Für PDF-Rechnungen die Zustimmung deiner Kunden sichern, etwa in deinen AGB.
- Deinen Umsatz gegen 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr) im Blick behalten.
- Bei Aufträgen von Bundesbehörden nach der Leitweg-ID fragen.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht ab 2028 auch für Kleinunternehmer?
Nur beim Empfang, und der gilt schon seit 2025. Ausstellen musst du als Kleinunternehmer auch ab 2028 keine E-Rechnung. Das ändert sich erst, wenn du regelbesteuert wirst.
Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und öffnen?
Ja. Ein E-Mail-Postfach genügt. XRechnungen zeigt dir zum Beispiel der Viewer der Steuerverwaltung auf elster.de an, ZUGFeRD-Rechnungen öffnest du wie jede PDF. Kosten entstehen erst, wenn du Software für Ablage oder Buchhaltung nutzen möchtest.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnungs-Software?
Vorgeschrieben ist keine. Software lohnt sich, wenn du viele E-Rechnungen bekommst oder selbst welche ausstellen willst. Achte dann darauf, dass sie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt, nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL.
Mein Lieferant schickt nur noch E-Rechnungen. Darf er das?
Ja. Er braucht dafür nicht deine Zustimmung. Kannst du die E-Rechnung nicht empfangen, hast du keinen Anspruch auf eine andere Form (Abschnitt 14.1 Abs. 4 und 5 UStAE).
Muss mir ein Software-Anbieter aus dem Ausland eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Ausländische Anbieter müssen dir keine E-Rechnung schicken. Ihre PDF-Rechnungen legst du ab wie jeden anderen Beleg.