Kurz gesagt: Lade die Umsätze eines Monats aus deinem Online-Banking herunter, am besten als CAMT-Datei, sonst als CSV. Dann gehst du Zeile für Zeile durch: Jede Zahlung bekommt ihren Beleg, jede bezahlte Rechnung ihr Zahlungsdatum, Privates bleibt draußen. Das lohnt sich, weil in der Einnahmenüberschussrechnung zählt, wann Geld fließt. Was übrig bleibt, sind deine offenen Posten.
80 Umsätze im Monat: Wo hakt es?
Am 1. Oktober öffnest du das Online-Banking: 80 Umsätze im September. Die meisten sind schnell klar, bei ein paar Zeilen fängt das Raten an:
- Eine Gutschrift über 2.856,00 € passt zu keiner einzelnen Rechnung.
- Eine Kundin hat nur die Hälfte überwiesen.
- Bei einer Abbuchung steht nur PayPal, eine Rechnung dazu fehlt.
- Eine Kartenzahlung in der Markthalle war privat.
Ohne Abgleich weißt du nicht sicher, welche Rechnung bezahlt ist, welcher Beleg fehlt und was gar nicht in die Buchhaltung gehört.
Warum ist der Abgleich so wichtig?
Einnahmenüberschussrechnung: Es zählt das Zahlungsdatum
Ermittelst du deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), also als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG), gilt das Zuflussprinzip: Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie dir zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem du sie leistest (§ 11 EStG).
Eine offene Rechnung erhöht deinen Gewinn also noch nicht, und eine Dezember-Rechnung, die im Januar bezahlt wird, ist in der Regel eine Einnahme des neuen Jahres. Ausnahmen gibt es etwa für Anschaffungen, die du abschreibst (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG). Privates gehört nicht hinein: Betriebsausgaben sind nur Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG).
Umsatzsteuer: Ist- oder Soll-Versteuerung?
Als Kleinunternehmer brauchst du die Zahlungen auch: Die Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr werden nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist (§ 19 UStG).
Bist du regelbesteuert, kommt es auf die Art der Versteuerung an. Der Voranmeldungszeitraum ist der Monat oder das Quartal deiner Voranmeldung.
| Soll-Versteuerung | Ist-Versteuerung | |
|---|---|---|
| Grundlage | vereinbarte Entgelte, der Normalfall (§ 16 Abs. 1 UStG) | vereinnahmte Entgelte, auf Antrag (§ 20 UStG) |
| Umsatzsteuer entsteht | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung erbracht hast | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingegangen ist |
| Möglich für | alle Regelbesteuerten | zum Beispiel bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr oder für Freiberufler |
Bei der Ist-Versteuerung entscheidet der Kontoauszug also, in welcher Voranmeldung deine Umsatzsteuer steht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
Offene Posten: Wer schuldet wem noch Geld?
Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt sind: Forderungen an deine Kunden und Rechnungen, die du selbst noch zahlen musst. Erst der Abgleich zeigt dir rechtzeitig, wann eine Zahlungserinnerung fällig ist. Wie es dann weitergeht, steht unter Kunde zahlt nicht.
CAMT oder CSV: Welchen Export brauchst du?
Für den Abgleich brauchst du eine Datei, die ein Programm lesen kann; ein PDF-Kontoauszug ist zum Lesen gedacht.
- CSV ist eine einfache Tabelle mit einer Zeile je Umsatz. Du öffnest sie in jeder Tabellenkalkulation. Spalten und Aufbau unterscheiden sich von Bank zu Bank.
- CAMT steht für Cash Management und gehört zum internationalen Standard ISO 20022. Die Datei ist XML; jede Angabe, etwa Verwendungszweck oder Referenz, steht in einem eindeutig benannten Feld.
| Format | Inhalt |
|---|---|
| camt.053 | Tagesauszug, also die Umsätze eines Buchungstags nach Tagesabschluss |
| camt.052 | Umsätze im Laufe des Tages |
| camt.054 | Einzelheiten zu Sammelbuchungen und Rückläufern |
camt.053 löst das ältere Format MT940 ab. Bietet deine Bank beides an, nimm CAMT.
Wo findest du den Export? Such in der Umsatzübersicht deines Kontos nach „Exportieren“ oder „Herunterladen“. Wie der Punkt heißt und welche Formate es gibt, ist von Bank zu Bank verschieden. Wähle als Zeitraum einen vollen Monat.
So gleichst du ohne Software ab
- Export öffnen. Öffne die CSV-Datei des Monats in einer Tabellenkalkulation und ergänze die Spalten „Beleg“ und „Status“.
- Offene Rechnungen daneben legen: deine unbezahlten Rechnungen und die Eingangsrechnungen, die du noch zahlen musst.
- Zeile für Zeile zuordnen. Such zuerst die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, dann den genauen Betrag, dann Name und Datum.
- Status vergeben: zugeordnet, Beleg fehlt oder privat.
- Rechnungen als bezahlt markieren, mit Datum und Betrag aus dem Auszug.
- Lücken schließen. Fehlende Belege besorgen. Was dann noch offen ist, sind deine offenen Posten.
Typische Stolpersteine
- Sammelüberweisungen: Ein Kunde bezahlt mehrere Rechnungen auf einmal. Teile den Betrag auf und prüfe, ob die Summe auf den Cent aufgeht.
- Teilzahlungen: Die Rechnung bleibt mit dem Rest offen. Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer nur für den Teil, der schon eingegangen ist.
- PayPal: Auf dem Kontoauszug steht meist PayPal statt des Händlers, Zahlungen aus deinem PayPal-Guthaben fehlen dort ganz. Die Einzelheiten stehen in deinem PayPal-Konto. Gleiche es wie ein eigenes Konto ab.
- Gebühren: Kontoführung und Kartengebühren deines Geschäftskontos stehen auf dem Auszug, ohne dass eine Rechnung kam. Erfasse sie trotzdem als Ausgabe. Zieht ein Zahlungsdienst seine Gebühr direkt ab, kommt weniger an, als auf der Rechnung steht. Für die Umsatzsteuer zählt in der Regel der volle Betrag, den dein Kunde zahlt (§ 10 Abs. 1 UStG); die Gebühr ist eine eigene Ausgabe.
- Privates auf dem Geschäftskonto: Markiere es und lass es draußen. Ein getrenntes Konto macht den Abgleich einfacher.
Wie hilft Buchlio beim Abgleich?
Du exportierst die Umsätze wie oben als CAMT (camt.052, .053 oder .054, auch als ZIP) oder CSV und wählst in den Fälligkeiten „Kontoauszug abgleichen“.
- Nur auf deinem Gerät: Buchlio liest die Datei lokal. Eine Bankverbindung braucht es nicht, vom Auszug selbst wird nichts gespeichert oder übertragen.
- Vorschläge: Zu jedem gebuchten Euro-Umsatz schlägt Buchlio den passenden offenen Beleg vor, nach Rechnungsnummer, Betrag, Name und Datum. Das klappt auch bei Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und Erstattungen.
- Schon erfasst: Zahlungen, die du bereits am Beleg eingetragen hast, erkennt Buchlio.
- Du entscheidest: Übernimm Vorschläge einzeln oder alle sicheren auf einmal, oder ordne Umsätze selbst zu. Als Zahlung gespeichert wird nur, was du bestätigst.
Aus den bestätigten Zahlungen leitet Buchlio offen, teilbezahlt und bezahlt ab; Teilzahlungen reduzieren den angezeigten Restbetrag. Offene und überfällige Rechnungen stehen in einer gemeinsamen Arbeitsliste. Zahlungskonten wie Geschäftskonto und PayPal bleiben im Buchhaltungsexport getrennt. Bietet deine Bank CAMT an, ist das der zuverlässigste Weg; CSV erkennt Buchlio an der Kopfzeile. Alle Funktionen findest du auf der Startseite.
Buchlio gibt es für den Mac, zum Laden auf der Downloadseite. Für iPhone und iPad ist es bald im App Store, für Windows und Android bald verfügbar.
Beispiel: Jonas gleicht seinen September ab
Jonas ist Fotograf in Freiburg, regelbesteuert mit Ist-Versteuerung, und gibt seine Voranmeldung monatlich ab. Am 1.10.2026 lädt er den September als CAMT-Datei herunter: 80 Umsätze, 73 davon Routine. Sieben brauchen einen zweiten Blick:
| Datum | Gegenüber | Verwendungszweck | Betrag | Was dahintersteckt |
|---|---|---|---|---|
| 2.9. | Druckerei Kornblume | Rg. 4471 | −357,00 € | offene Eingangsrechnung |
| 4.9. | Hafenkontor GmbH | 260814-0930-T7KD, 260821-1415-M2QX | +2.856,00 € | zwei Rechnungen: 1.785,00 € und 1.071,00 € |
| 8.9. | Café Lindgrün | Teilzahlung 260825-1610-P9WE | +595,00 € | Hälfte von 1.190,00 € |
| 12.9. | PayPal | Einkauf | −89,00 € | Speicherkarten, Beleg fehlt |
| 19.9. | Markthalle | Kartenzahlung | −23,40 € | privat |
| 22.9. | Studio Nordlicht | 260901-1130-R4HN | +714,00 € | Zahlung schon am Beleg erfasst |
| 30.9. | eigene Bank | Kontoführung | −9,90 € | Bankgebühr ohne Rechnung |
Für Druckerei, Sammelüberweisung und Teilzahlung schlägt Buchlio die offenen Belege vor, Jonas bestätigt. Die Zahlung von Studio Nordlicht erkennt Buchlio als bereits erfasst. Die Rechnung für die Speicherkarten lädt Jonas im Kundenkonto des Shops herunter, die Kontoführung erfasst er als Beleg ohne Dokument; dann ordnet er beide Umsätze zu. Die Markthalle bestätigt er nicht, dazu wird nichts gespeichert.
| Ergebnis September | Betrag |
|---|---|
| Zahlungseingänge (Hafenkontor, Café Lindgrün, Studio Nordlicht) | 4.165,00 € |
| darin Umsatzsteuer: 4.165,00 € × 19 ÷ 119 | 665,00 € |
| Ausgaben (Druckerei, Speicherkarten, Kontoführung) | 455,90 € |
| privat, keine Ausgabe | 23,40 € |
| noch offen bei Café Lindgrün | 595,00 € |
Die 665,00 € Umsatzsteuer gehören in Jonas’ Voranmeldung für September. Mit Soll-Versteuerung hätte er die 456,00 € aus den Hafenkontor-Rechnungen schon für August angemeldet, weil er die Fotos im August geliefert hat. Die Rechnung von Café Lindgrün steht jetzt auf „teilbezahlt“, mit 595,00 € offenem Betrag.
Häufige Fragen
Welches Datum zählt: Rechnungsdatum oder Zahlung?
In der EÜR zählt die Zahlung (§ 11 EStG). Ausnahme um den Jahreswechsel: Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben gehören zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie bis zu zehn Tage vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und gezahlt werden (H 11 EStH).
Braucht Buchlio Zugriff auf mein Bankkonto?
Nein. Buchlio greift nicht auf Bankkonten zu. Du lädst den Export selbst herunter, Buchlio liest ihn nur auf deinem Gerät und speichert vom Auszug nichts. Deine Kontoauszüge legst du deshalb wie gewohnt selbst ab.
Was mache ich mit privaten Umsätzen auf dem Geschäftskonto?
Lass sie ohne Beleg, denn private Ausgaben sind keine Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). In Buchlio bestätigst du solche Umsätze einfach nicht; gespeichert wird nur, was du bestätigst.