Kurz gesagt: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kannst du selbst in Mein ELSTER übermitteln. Du ordnest die Belege eines Monats oder Quartals den Kennzahlen des Vordrucks zu, vor allem Kz 81 (Umsätze zu 19 %), Kz 66 (Vorsteuer) und Kz 83 (Zahllast, also dein Betrag ans Finanzamt). Abgabe und Zahlung sind am 10. Tag nach Ende des Zeitraums fällig. Ob monatlich oder vierteljährlich, hängt von deiner Umsatzsteuer im Vorjahr ab.
Wer muss abgeben: monatlich oder vierteljährlich?
Bist du regelbesteuert, also kein Kleinunternehmer, übermittelst du für jeden Voranmeldungszeitraum eine Voranmeldung (§ 18 UStG). Den Zeitraum bestimmt die Steuer des Vorjahres, also die Umsatzsteuer nach Abzug der Vorsteuer, der Steuer aus deinen Eingangsrechnungen (§ 18 Abs. 2 mit § 16 Abs. 2 UStG):
| Umsatzsteuer im Vorjahr | Du gibst ab |
|---|---|
| bis 2.000 € | vierteljährlich, oder das Finanzamt befreit dich ganz |
| über 2.000 € bis 9.000 € | vierteljährlich |
| über 9.000 € | monatlich |
Ältere Ratgeber nennen noch die überholten Grenzen 7.500 € und 1.000 €.
Als Kleinunternehmer gibst du grundsätzlich keine Voranmeldungen ab (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG), außer für Zeiträume, in denen du Steuer nach § 13b UStG schuldest (§ 18 Abs. 4a UStG).
Sonderregel für Gründer, Stand: 15.10.2026
Laut Gesetz gibst du im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich ab (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Für 2021 bis 2026 ist diese Pflicht ausgesetzt: Im Gründungsjahr zählt die Steuer, die du schätzt und dem Finanzamt mitteilst, im Folgejahr die tatsächliche Steuer des Gründungsjahres, umgerechnet auf ein ganzes Jahr. Eine Befreiung gibt es in diesen beiden Jahren nicht (Abschnitt 18.7 Abs. 5 UStAE).
Die Aussetzung endet mit 2026. Weder der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 noch die Stellungnahme des Bundesrats vom 25.9.2026 verlängern sie. Gründest du 2027 als Regelbesteuerter, gibst du nach heutigem Stand 2027 und 2028 monatlich ab. Hast du 2026 gegründet, frag vor deiner ersten Voranmeldung 2027 beim Finanzamt nach, ob du monatlich abgeben musst. Ändert sich die Rechtslage, aktualisieren wir diesen Artikel.
Bis wann musst du abgeben und zahlen?
Voranmeldung und Zahlung sind am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 UStG): für das zweite Quartal am 10. Juli, für den Mai am 10. Juni. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, endet die Abgabefrist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
Dauerfristverlängerung: Auf Antrag bekommst du für beide Fristen einen Monat mehr (§ 46 UStDV), das zweite Quartal ist dann am 10. August dran. Du beantragst sie einmal elektronisch, spätestens bis zur Frist der ersten Voranmeldung, für die sie gelten soll (§ 48 Abs. 1 UStDV). Sie gilt ohne Bescheid, bis du sie zurücknimmst oder das Finanzamt sie widerruft (Abschnitt 18.4 UStAE). Wer monatlich abgibt, zahlt dafür jedes Jahr bis 10. Februar (im ersten Jahr mit dem Antrag) eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV), die im Dezember in Kz 39 wieder abgezogen wird. Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt sie.
Welche Kennzahlen brauchst du?
Im Vordruck USt 1 A 2026 hat jede Angabe eine Kennzahl (Kz). Bemessungsgrundlagen, also Nettobeträge, trägst du in vollen Euro ein, Steuer und Vorsteuer mit Cent. Die wichtigsten für Solo-Selbstständige:
| Kz | Was hineingehört |
|---|---|
| 81 | Umsätze zu 19 %: netto, daneben die Steuer |
| 86 | Umsätze zu 7 %: netto, daneben die Steuer |
| 41 | Warenlieferungen an Unternehmen im EU-Ausland mit USt-IdNr. |
| 21 | Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland, die die Steuer dort schulden |
| 46/47 | Dienstleistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland (§ 13b Abs. 1 UStG) |
| 84/85 | andere Fälle nach § 13b, etwa Dienstleistungen aus Drittländern |
| 66 | Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer |
| 67 | Vorsteuer aus Leistungen nach § 13b |
| 39 | Abzug der Sondervorauszahlung, in der Regel nur im Dezember |
| 83 | verbleibende Zahllast oder Überschuss (mit Minus), immer ausfüllen |
Bei Reverse Charge schuldest du als Kunde die Umsatzsteuer statt des Anbieters (§ 13b UStG). Du trägst sie in Kz 47 oder 85 ein und ziehst sie in Kz 67 wieder ab, soweit die Leistung für dein Unternehmen ausgeführt wurde (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Für Kz 21 und 41 übermittelst du zusätzlich eine Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern, eine Liste deiner Umsätze je USt-IdNr. der Kunden (§ 18a UStG).
Schritt für Schritt: So machst du die Voranmeldung selbst
1. Sind die Belege des Zeitraums vollständig?
Sammle Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge und Eingangsrechnungen, auch von Abos ausländischer Anbieter. Ein Abgleich mit dem Kontoauszug zeigt, was fehlt.
2. Ist- oder Soll-Versteuerung?
Standard ist die Soll-Versteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht im Zeitraum deiner Leistung, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG; dazu Kunde zahlt nicht). Auf Antrag erlaubt das Finanzamt die Ist-Versteuerung, etwa wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 20 UStG). Dann zählt der Zahlungseingang, bei Überweisungen die Gutschrift (Abschnitt 13.6 UStAE).
Auch bei Ist-Versteuerung richten sich zwei Dinge nicht nach der Zahlung:
- Vorsteuer ziehst du ab, sobald die Leistung erbracht ist und die Rechnung vorliegt (Abschnitt 15.2 Abs. 2 UStAE).
- Reverse Charge und Kz 21 folgen dem Leistungszeitraum oder der Rechnung (§ 13b Abs. 1 und 2, § 18b UStG).
3. Kennzahlen ermitteln
Summiere die Nettobeträge je Steuersatz und Fall. Fremdwährungen rechnest du in Euro um, Minderungen wie Gutschriften trägst du mit Minus ein. Umsatzsteuer minus Vorsteuer ergibt Kz 83.
4. In Mein ELSTER übermitteln
Die Voranmeldung übermittelst du elektronisch, dafür brauchst du ein Konto bei ELSTER. Die Registrierung ist kostenlos, kann aber bis zu zwei Wochen dauern. Im Formular zur Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 wählst du den Zeitraum, trägst die Werte bei den Kennzahlen ein und übermittelst das Formular.
5. Zahlen
Überweise den Betrag aus Kz 83 bis zum Fälligkeitstag oder erteile dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat.
Beispiel: Jonas, Webentwickler in Kassel
Jonas ist regelbesteuert und hat Ist-Versteuerung. 2025 lag seine Umsatzsteuer bei 5.400 €, also gibt er 2026 vierteljährlich ab. Im zweiten Quartal 2026 gehen ein:
- 6.400,00 € netto plus 1.216,00 € Umsatzsteuer von einer Agentur in Hamburg für einen Website-Relaunch,
- 750,00 € netto plus 142,50 € von einer Bäckerei in Kassel für drei Monate Wartung,
- 2.000,00 € netto von einem Onlineshop in Wien mit USt-IdNr. für ein im Mai programmiertes Plugin.
Eine Rechnung über 1.800,00 € netto vom 28. Juni bezahlt der Kunde erst am 3. Juli. Sie gehört ins dritte Quartal.
Ausgaben mit Rechnung und Leistung im Quartal: ein Monitor (499,00 € netto, 94,81 € Vorsteuer), ein Coworking-Platz (3 × 180,00 € netto, 102,60 € Vorsteuer), Webhosting aus Deutschland (3 × 25,00 € netto, 14,25 € Vorsteuer). Ohne Umsatzsteuer berechnet: ein Design-Tool aus Irland (3 × 40,00 €) und Code-Hosting aus den USA (3 × 20,00 €, in Euro).
| Kz | Bemessungsgrundlage | Steuer |
|---|---|---|
| 81 (Hamburg, Kassel) | 7.150 € | 1.358,50 € |
| 21 (Wien) | 2.000 € | – |
| 46/47 (Irland) | 120 € | 22,80 € |
| 84/85 (USA) | 60 € | 11,40 € |
| 66 (Vorsteuer) | 211,66 € | |
| 67 (Vorsteuer § 13b) | 34,20 € | |
| 83 (Zahllast) | 1.146,84 € |
1.358,50 € + 22,80 € + 11,40 € − 211,66 € − 34,20 € = 1.146,84 €. Jonas übermittelt und zahlt bis Freitag, 10. Juli 2026. Die 2.000 € aus Wien meldet er zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung.
Selbst machen oder Steuerberatung?
Selbst machen passt, wenn du überschaubar viele, sich wiederholende Fälle hast und laufend erfasst. Hilfe ist in der Regel sinnvoll, wenn
- du gerade gegründet hast oder aus der Kleinunternehmerregelung wechselst,
- du Waren ins Ausland lieferst oder viele Auslandsfälle hast,
- Anlagen, ein Firmenwagen oder gemischt genutzte Kosten dazukommen,
- du Fehler in früheren Voranmeldungen vermutest.
Ein Mittelweg: Du gibst selbst ab, deine Steuerberatung prüft die ersten Voranmeldungen und übernimmt die Jahreserklärung.
Wie Buchlio dich unterstützt
Buchlio stellt je Monat oder Quartal die Kennzahlen des Vordrucks bis zur Zahllast oder zum Überschuss (Kz 83) zusammen, aus den Belegen und Zahlungen, die du erfasst hast. Du findest sie in der Jahresauswertung unter „Umsatzsteuer-Voranmeldung (Vorbereitung)“. Die Umsatzsteuer zählt so, wie du die Versteuerung im Buchhaltungsprofil einstellst: mit dem Zahlungseingang (Ist-Versteuerung) oder im Monat der Leistung (Soll-Versteuerung). Die Vorsteuer zählt, sobald Rechnung und Leistung vorliegen, auch vor der Zahlung, Reverse Charge mit Leistung beziehungsweise Rechnung. Unklares steht als Hinweis daneben.
Für Kz 41 und 21 listet Buchlio die Zusammenfassende Meldung je USt-IdNr. auf, das Buchhaltungspaket enthält sie als CSV zum Import in Mein ELSTER. Die Werte der Voranmeldung überträgst du selbst in Mein ELSTER. Deine Zahlung erfasst du mit „Steuerzahlung erfassen“ in Finanzen.
Mehr unter Funktionen. Buchlio für den Mac gibt es unter Downloads, für iPhone und iPad bald im App Store, für Windows und Android bald verfügbar.
Häufige Fragen
Muss ich abgeben, wenn ich keinen Umsatz hatte?
Ja, solange dich das Finanzamt nicht befreit hat. Die Pflicht gilt für jeden Voranmeldungszeitraum, und Kz 83 füllst du laut Vordruck in jedem Fall aus.
Was tue ich, wenn ich einen Fehler finde?
Übermittle für denselben Zeitraum eine berichtigte Voranmeldung mit einer 1 in Kz 10. Eine spätere Minderung, etwa durch eine Gutschrift, ist dagegen kein Fehler: Sie gehört in den Zeitraum, in dem sich der Betrag ändert (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG).
Was passiert, wenn ich zu spät dran bin?
Für eine verspätete Voranmeldung kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 Abs. 1 AO). Für eine verspätete Zahlung fällt je angefangenem Monat ein Säumniszuschlag von 1 % an, bei Überweisung erst nach drei Tagen (§ 240 AO).