RECHNUNGEN SCHREIBEN MIT BUCHLIO
Angebote und Rechnungen schreiben, prüfen und versenden.
Ein Rechnungsprofil statt wiederholter Handarbeit: Absender, Design, Bankdaten und Texte einmal hinterlegen, Kunden und Leistungen auswählen und jedes Angebot und jede Rechnung vor dem Ausstellen kontrollieren.
Vom Angebot zur fertigen Rechnung.
Buchlio ist für Selbstständige und kleine Unternehmen gedacht, die Angebote und Rechnungen selbst erstellen und ihre Belege sowie Zahlungen im gleichen Arbeitsbereich behalten möchten. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
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Rechnungsprofil einrichten
Unternehmensdaten, Logo, Farbe, Bankverbindung, Zahlungsziel und wiederverwendbare Texte hinterlegen. Ein neuer Arbeitsbereich führt dich in zwei kurzen Schritten durch Unternehmen und Rechnungsstandards.
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Optional mit einem Angebot starten
Angebot ausstellen und versenden, die Annahme mit Datum festhalten und daraus eine Auftragsbestätigung erzeugen. Angebote ohne Entscheidung zeigen nach ihrem Gültigkeitsdatum „Verfallen“.
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Empfänger und Positionen ergänzen
Kunden und Leistungen aus den Stammdaten übernehmen oder beim Erstellen neu anlegen. Aus einem angenommenen Angebot übernimmt die Rechnung die noch offenen Mengen.
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Live prüfen
Summen, Steuerfall, Datumsangaben, Texte und Layout vor dem Ausstellen in der Vorschau kontrollieren.
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Ausgeben und versenden
PDF, XRechnung-XML oder eine hybride ZUGFeRD-/Factur-X-PDF erzeugen. Im E-Mail-Dashboard Absenderkonto, Empfänger, Betreff und Nachricht prüfen und erst dann über eines deiner eigenen E-Mail-Konten versenden.
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Zahlung nachvollziehen
Zahlungen, Teilzahlungen und Anzahlungen mit ihrem tatsächlichen Datum und Betrag direkt an der Rechnung erfassen. Buchlio leitet daraus offen, teilbezahlt oder bezahlt ab.
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Fälliges erledigen
Offene und überfällige Rechnungen gesammelt prüfen und bei Bedarf eine Zahlungserinnerung oder Mahnung vorbereiten.
Alles Wichtige rund um deine Ausgangsrechnungen.
Die Funktionen greifen ineinander, ohne dir Entscheidungen abzunehmen, die du selbst prüfen solltest.
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Eigenes Rechnungsdesign
Logo, Akzentfarbe, Absender, Bankdaten, Einleitungs-, Zahlungs- und Abschlusstexte gehören in dein Rechnungsprofil. Platzhalter setzen wiederkehrende Angaben passend ein.
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Kunden und Leistungen wiederverwenden
Geschäftspartner und häufige Leistungen einmal erfassen und bei der nächsten Rechnung auswählen. Neue Angaben können beim Speichern in die Stammdaten übernommen werden.
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Angebote und Auftragsbestätigungen
Angebote und Auftragsbestätigungen erhalten eigene Nummernkreise (AN- und AB-) und werden wie Rechnungen als PDF ausgestellt und versendet. In der Auftragsbestätigung lassen sich Positionen nur streichen oder in der Menge reduzieren; das PDF weist beides aus. Beide Dokumente zählen nie als Einnahme.
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Nie mehr berechnen als bestätigt
„Rechnung erstellen“ leitet die Rechnung aus der Auftragsbestätigung oder dem angenommenen Angebot ab. Buchlio verhindert beim Ausstellen, dass mehr berechnet wird als bestätigt; eine Stornorechnung gibt die Mengen wieder frei.
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Summen und Steuerfälle berechnen
Mengen, Einzelpreise, Rabatte und Steuer werden nachvollziehbar berechnet. Steuerfreie Fälle setzen den Steuersatz auf null und blenden unpassende Umsatzsteuerangaben aus.
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PDF, XRechnung und ZUGFeRD ausgeben
Die Rechnung steht als lesbare PDF und separat als strukturierte XRechnung-XML zur Verfügung. Reguläre Rechnungen lassen sich außerdem als hybride ZUGFeRD-/Factur-X-PDF im Profil EN 16931 ausgeben. Fehlende Pflichtangaben nennt Buchlio vor dem Export.
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Fremdwährung mit Umsatzsteuer in EUR
Rechnungen in Fremdwährung mit deutscher Umsatzsteuer weisen die Steuer zusätzlich in EUR aus. Buchlio rechnet sie auf Wunsch mit dem BMF-Monatskurs des Leistungsmonats um; PDF, XRechnung und ZUGFeRD tragen den Wert.
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Wiederkehrende Rechnungen vorbereiten
Monatliche, vierteljährliche oder jährliche Rechnungen legt Buchlio zum Stichtag als Entwurf an. Du prüfst und stellst sie selbst aus; verschickt wird nichts automatisch.
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E-Mail vor dem Versand prüfen
Das Versand-Dashboard zeigt ausgestellte Rechnungen. Empfänger, Betreff und Nachricht bleiben bis zur Freigabe editierbar; die PDF wird automatisch angehängt.
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Fälligkeiten und Mahnungen bearbeiten
Überfällige Ausgangsrechnungen erscheinen mit ihrem offenen Restbetrag. Erinnerung oder Mahnung, neue Frist, optionale Gebühr und Anhänge bleiben bis zum bestätigten Versand prüfbar.
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Korrekturen nachvollziehbar halten
Ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert. Für Korrekturen stellst du eine Gutschrift mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung aus oder stornierst sie mit einer Stornorechnung; ausdrücklich gekennzeichnete Test- oder Fehlerfassungen lassen sich separat entfernen.
Rechnungsdaten bleiben Teil deines Arbeitsbereichs.
Buchlio speichert App-Daten und Originale lokal. Für den Geräteabgleich kannst du optional deinen eigenen Cloud-Speicher verbinden. Die Zugangsdaten deiner E-Mail-Konten liegen ausschließlich im System-Schlüsselbund und werden nicht in den Vault geschrieben.
Du möchtest auch Eingangsrechnungen, Kassenbons und andere Unterlagen erfassen? So digitalisierst du Belege mit Buchlio.
Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm.
Rechnungen mit Buchlio
Kann ich mit Buchlio Rechnungen als PDF erstellen?
Ja. Buchlio erzeugt aus den geprüften Rechnungsdaten eine PDF in deinem hinterlegten Design. Vor dem Ausstellen siehst du eine Live-Vorschau.
Kann ich auch Angebote schreiben?
Ja. Angebote stellst du als PDF aus und versendest sie wie Rechnungen. Nimmt dein Kunde an, hältst du das mit Datum fest und erzeugst daraus eine Auftragsbestätigung und später die Rechnung. Angebote und Auftragsbestätigungen erscheinen in keiner Zahlungs- oder Steuerauswertung.
Unterstützt Buchlio XRechnungen?
Ja. Buchlio gibt zu einer ausgestellten regulären Rechnung strukturierte XRechnung-Daten als separate UBL-XML aus oder erzeugt eine ZUGFeRD-/Factur-X-PDF im Profil EN 16931, auch in Fremdwährung mit Umsatzsteuer in EUR. Für die XRechnung brauchst du unter anderem IBAN, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Absenders, die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie eine Leitweg-ID oder Bestellreferenz. Eingehende UBL- und CII-XML sowie eingebettete Daten aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs werden lokal ausgelesen.
Kann Buchlio Rechnungen direkt per E-Mail versenden?
Ja. Du kannst mehrere eigene E-Mail-Konten lokal verbinden und festlegen, welche davon empfangen, senden oder beides können. Vor jedem Versand wählst du den Absender und prüfst Empfänger, Betreff und Nachricht; die Rechnungs-PDF wird automatisch angehängt. Alternativ lässt sich die E-Mail in der Mail-App vorbereiten.
Wie werden offene und bezahlte Rechnungen unterschieden?
Der Zahlungsstatus ergibt sich ausschließlich aus bestätigten Zahlungen mit Datum und Betrag. Offene Beträge, Teilzahlungen und Anzahlungen bleiben dadurch nachvollziehbar, statt über einen frei gesetzten Status vorgetäuscht zu werden.
Ersetzt Buchlio eine Steuerberatung?
Nein. Buchlio hilft beim Erstellen, Ordnen und Auswerten deiner Unterlagen. Die rechtliche und steuerliche Prüfung bleibt bei dir beziehungsweise deiner Steuerberatung.
Deine nächste Rechnung darf einfacher werden.
Buchlio befindet sich in der geschlossenen Beta. Du möchtest das Rechnungsprogramm auf deinem Gerät ausprobieren?