BELEGE ERFASSEN MIT BUCHLIO
Belege digitalisieren, ohne sie aus der Hand zu geben.
Fotografiere einen Beleg, wähle Scans, PDFs, E-Rechnungen oder ganze Ordner aus oder übernimm Rechnungen aus deinem eigenen Postfach. Buchlio verarbeitet die Dokumente auf deinem Gerät, schlägt Rechnungsdaten vor und lässt dich jede Angabe vor dem Ablegen prüfen.
Vom Foto zum prüfbaren Beleg.
Belege zu digitalisieren bedeutet mehr als eine Datei in einen Ordner zu legen. Damit du später suchen, filtern und Zahlungen nachvollziehen kannst, braucht die Rechnung verlässliche Angaben. Buchlio verbindet deshalb Originaldatei, lokale Dokumenterkennung und deine Prüfung.
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Dokument aufnehmen
Foto, Bilddatei, PDF, XML-E-Rechnung oder gespeicherte E-Mail auswählen, einen ganzen Ordner oder ein ZIP-Archiv übernehmen – oder unterstützte Inhalte aus ausgewählten Ordnern deiner verbundenen E-Mail-Konten importieren.
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Daten lokal erkennen
Native Texterkennung und ein ergänzender OCR-Fallback lesen Fotos und Scans auf deinem Gerät. XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X werden nach Möglichkeit strukturiert ausgewertet.
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Vorschläge kontrollieren
Lieferant oder Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Währung, Steuer und Kategorie prüfen und ergänzen.
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Geschäftspartner zuordnen
Einen erkannten Partner wiederverwenden, bewusst keinen Stammdatensatz anlegen oder einen neuen Kunden beziehungsweise Lieferanten speichern.
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Original ablegen
Die unveränderte Quelldatei bleibt erhalten; Buchlio organisiert den Beleg mit lesbaren Dateinamen und Ordnern.
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Zahlung bestätigen
Tatsächlich erfolgte Zahlungen und Teilzahlungen mit Datum und Betrag direkt am Beleg erfassen. Bei Fremdwährung schlägt Buchlio für den EUR-Betrag den EZB-Referenzkurs vor.
Weniger Abtippen, mehr Kontrolle.
Automatische Vorschläge beschleunigen die Erfassung. Gespeichert wird erst, was du geprüft und bestätigt hast.
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Fotos, Scans und PDFs erfassen
Dokumente lassen sich als Datei auswählen oder auf unterstützten Mobilgeräten fotografieren. Native Texterkennung und ein ergänzender OCR-Fallback lesen deutsch- und englischsprachige Rechnungen lokal aus.
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Ordner, ZIP-Archive und E-Mail-Dateien
Mit „Dateien / ZIP“ und „Ordner auswählen“ übernimmst du ganze Bestände auf einmal, auch gespeicherte E-Mails als .eml-Datei. Auf dem Mac, dem iPhone und Android-Geräten öffnest du Rechnungen außerdem direkt aus anderen Apps mit Buchlio.
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XRechnung und ZUGFeRD strukturiert prüfen
UBL- und CII-XML sowie eingebettete Rechnungsdaten aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs werden lokal ausgelesen. Lieferant, Nummer, Daten, Währung, Summen und Steuerfall bleiben prüfbare Vorschläge.
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Rechnungsanhänge aus dem Postfach prüfen
Du kannst mehrere eigene E-Mail-Konten direkt verbinden. Gmail und Microsoft 365 unterstützen in konfigurierten Beta-Builds OAuth; andere Anbieter IMAP/TLS. Pro Konto wählst du Posteingang, einzelne Ordner oder alle verfügbaren Ordner. PDF-, Bild- und XML-Anhänge sowie erkannte Rechnungsmails ohne Anhang landen in der Inbox, ohne die Nachricht als gelesen zu markieren. Zugangsdaten bleiben verschlüsselt auf deinem Gerät.
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Eingang und Ausgang unterscheiden
Buchlio nutzt deine Unternehmensdaten und erkannte Absender- sowie Empfängerangaben, um Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorzuschlagen. Unsichere Ergebnisse bleiben sichtbar zur Prüfung.
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Dubletten am Inhalt erkennen
Bereits importierte Dateien werden über ihren Inhalt erkannt, nicht nur über einen möglicherweise geänderten Dateinamen. Hat eine andere Datei denselben Lieferanten, dieselbe Rechnungsnummer, dasselbe Datum und denselben Betrag, weist Buchlio bei der Prüfung auf eine mögliche Dublette hin.
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Lieferanten und Kunden zuordnen
Bekannte Geschäftspartner können über übereinstimmende Angaben wiederverwendet werden. Bei keinem eindeutigen Treffer entscheidest du selbst zwischen bestehendem Partner, neuem Eintrag und keiner Stammdatenanlage.
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Zahlungen und Restbeträge nachvollziehen
Bestätigte Zahlungen und Teilzahlungen zeigen den bereits bezahlten und noch offenen Betrag. Das tatsächliche Zahlungsdatum bleibt Teil der Zahlungshistorie.
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Fremdwährung und Umsatzsteuer in EUR
Für Rechnungen in Fremdwährung schlägt Buchlio den EZB-Referenzkurs zum Zahlungstag vor. Weist die Rechnung deutsche Umsatzsteuer aus, auch bei Reverse Charge, übernimmst du den EUR-Steuerbetrag von der Rechnung oder rechnest ihn mit dem BMF-Monatskurs um. Fehlt er, markiert Buchlio den Beleg.
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Originale lokal und sichtbar behalten
Deine Quelldateien bleiben im lokalen Arbeitsbereich erhalten. Optional synchronisierst du den Vault über iCloud Drive, Google Drive, Dropbox oder Nextcloud/WebDAV.
Auch viele Belege bleiben durchsuchbar.
Listen werden in der nativen App effizient gefiltert und seitenweise geladen. Jahr, Zeitraum, Typ, Bearbeitungs- und Zahlungsstatus sowie Kategorie grenzen große Bestände ein, ohne erst alle Belege in die Oberfläche zu laden – auch mit zehntausend Belegen bleiben Blättern und Filtern flüssig. Exporte berücksichtigen die gewählten Daten und erhalten den Bezug zu deinen Originalen.
Du möchtest aus deinen Stammdaten direkt eigene Rechnungen erstellen? Zum Rechnungsprogramm für Selbstständige.
Häufige Fragen zur Belegerfassung.
Belege digitalisieren mit Buchlio
Werden meine Belege für die Texterkennung hochgeladen?
Nein. Die OCR- und Dokumentverarbeitung läuft in Buchlio auf deinem Gerät. Wenn du selbst einen Cloud-Vault verbindest, synchronisiert die App deinen Arbeitsbereich über diesen von dir gewählten Anbieter.
Kann Buchlio fotografierte Rechnungen erkennen?
Ja. Auf unterstützten Geräten kannst du Rechnungen fotografieren oder Bilder aus der Mediathek auswählen. Lesbarkeit, Licht, Perspektive und Dokumentaufbau beeinflussen das Ergebnis; deshalb bleiben alle erkannten Angaben prüfbare Vorschläge.
Unterstützt Buchlio XRechnung und ZUGFeRD beim Import?
Ja. Buchlio liest XRechnung als UBL- oder CII-XML sowie eingebettete Rechnungsdaten aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs lokal aus. Die extrahierten Werte werden nicht ungeprüft gebucht, sondern im normalen Belegdialog zur Kontrolle angezeigt.
Was passiert bei einer bereits importierten Datei?
Buchlio vergleicht den Dateiinhalt mit vorhandenen Originalen. Bei einer Dublette wird kein zweiter Beleg angelegt, sondern ein verständlicher Hinweis auf den bereits vorhandenen Beleg angezeigt.
Kann ich viele alte Belege auf einmal übernehmen?
Ja. Wähle in der Inbox einen ganzen Ordner aus oder importiere ein ZIP-Archiv mit bis zu 200 MB. Jeder Beleg landet zur Prüfung in der Inbox; bereits vorhandene Dateien erkennt Buchlio als Dublette.
Wie gehe ich mit Rechnungen in Fremdwährung um?
Der ursprüngliche Rechnungsbetrag bleibt erhalten. Für die Zahlung bestätigst du den tatsächlich gezahlten EUR-Betrag; Buchlio schlägt dafür den EZB-Referenzkurs vor. Enthält die Rechnung deutsche Umsatzsteuer, braucht Buchlio zusätzlich deren EUR-Wert – von der Rechnung oder über „BMF-Monatskurs verwenden“.
Muss ich für jeden Beleg einen Lieferanten anlegen?
Nein. Du kannst einen vorhandenen Geschäftspartner zuordnen, einen neuen Lieferanten oder Kunden anlegen oder bewusst keinen Stammdatensatz erstellen.
Bring echte Belege in die Beta mit.
Buchlio befindet sich in der geschlossenen Beta. Bewahre für Tests eine unabhängige Sicherung deiner Unterlagen auf und prüfe erkannte Angaben sorgfältig.