Einrichten, verstehen, weiterarbeiten.

Für ein Microsoft-365- oder Outlook-Konto nutzt du in einem entsprechend konfigurierten Buchlio-Build die direkte Microsoft-Anmeldung. Bei anderen Domains fragt Buchlio standardisierte Autokonfigurationsprofile und DNS-SRV-Einträge ab. Outlook kennt darüber hinaus eigene Anbieterprofile; fehlen öffentliche Angaben für deine Domain, trägst du die Serverdaten des Hosters einmal manuell ein. Das bedeutet nicht, dass dein Postfach defekt ist.

Übernimm die Angabe deines Anbieters: direkter TLS-Zugang wird häufig mit Port 465 verwendet, STARTTLS meist mit Port 587. Für IMAP verwendet Buchlio verschlüsseltes TLS, üblicherweise an Port 993. Unverschlüsselte Verbindungen werden nicht akzeptiert.

Prüfe zuerst Benutzername, Server und Port. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung kann ein App-Passwort nötig sein. Gmail und Microsoft 365 verbindest du nach Möglichkeit über die direkte Anbieter-Anmeldung; ein normales Passwort reicht bei verpflichtender Modern Auth nicht.

Kontokonfiguration, ausgewählte Ordner, Passwörter und Anmeldetokens liegen verschlüsselt in einer Datei im App-Konfigurationsordner; den Schlüssel dazu verwahrt der System-Schlüsselbund. Nichts davon wird in den Cloud-Vault oder in Sicherungen geschrieben. Ein gespeichertes Passwort verwendet Buchlio nur für den Server, für den du es eingegeben hast; änderst du Server, Port oder Verschlüsselung, fragt Buchlio es erneut ab. Nachrichten und Anhänge werden lokal geprüft; Zugangsdaten gehören weder in Diagnoseprotokolle noch in Supportanfragen.

Im System-Schlüsselbund liegt der Schlüssel, mit dem Buchlio deine Zugangsdaten verschlüsselt. Weil Buchlio dort nur diesen einen Eintrag liest, fragt das System höchstens einmal statt für jedes Konto. Wenn du abbrichst oder ablehnst, pausiert Buchlio automatische Prüfungen und zeigt „E-Mail-Konten sind gesperrt“. Erst „E-Mail-Konten entsperren“ in den Einstellungen versucht den Zugriff erneut.

Melde dich zuerst mit deinem Buchlio-Konto an. Die Anmeldung läuft im Browser; dort vergleichst du einen Code mit der App. Ein neuer Arbeitsbereich führt dich danach in zwei Schritten durch „Dein Unternehmen“ und „Standards für deine Rechnungen“. Mit „Später einrichten“ überspringst du das und startest die Einrichtung jederzeit aus den Einstellungen neu. Prüfe anschließend unter Einstellungen › Rechnungen & Steuern Absender, Bankverbindung, Steuerfall, Texte und Rechnungsdesign in der Vorschau. App-Daten und Originale liegen standardmäßig in Dokumente / Buchlio; einen anderen Speicherort oder Cloud-Vault wählst du nur selbst aus.

Wähle in der Inbox „Dateien / ZIP“, „Ordner auswählen“ oder auf dem Smartphone „Foto aufnehmen“ – oder ziehe Dateien einfach hinein. Unterstützt werden PDFs, Bilder, XML-E-Rechnungen und gespeicherte E-Mails. Kontrolliere die lokal erkannten Angaben und entscheide über die Lieferantenzuordnung. XRechnung als UBL/CII sowie eingebettete ZUGFeRD- oder Factur-X-Daten werden strukturiert ausgelesen. Erst „Speichern & ablegen“ bestätigt den Beleg. Das Original bleibt unverändert erhalten.

Starte „Rechnung erstellen“ und übernimm Kunde sowie Leistungen aus den Stammdaten oder erfasse sie neu. Prüfe Datum, Zahlungsziel, Positionen, Steuerfall und Texte in der Live-Vorschau. Nach dem Ausstellen stehen PDF, XRechnung-XML und eine hybride ZUGFeRD-/Factur-X-PDF bereit. Ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert; Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift oder über Storno und einen neuen Entwurf.

Erstelle unter Angebote ein neues Angebot und prüfe es in der Vorschau. Nach dem Ausstellen bleibt es unverändert; du versendest es wie eine Rechnung per E-Mail. Nimmt dein Kunde an, hältst du die Annahme mit Datum fest und erzeugst die Auftragsbestätigung. Dort kannst du Positionen streichen oder Mengen reduzieren. „Rechnung erstellen“ übernimmt anschließend die noch offenen Mengen in einen Rechnungsentwurf.

E-Rechnungen gibt Buchlio für reguläre Rechnungen aus. Nötig sind unter anderem eine IBAN und zweistellige Ländercodes für Absender und Empfänger, bei Reverse Charge die USt-IdNr. beider Seiten. Die XRechnung verlangt zusätzlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Absenders, die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie eine Leitweg-ID oder Bestellreferenz. Fehlt etwas, nennt Buchlio die Angabe vor dem Export.

Aktiviere im Rechnungsentwurf den Bereich Wiederkehrend und wähle Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich sowie den nächsten Termin. Buchlio erkennt fällige Termine beim App-Start und während der Nutzung und legt einen Entwurf in der Inbox an. Ausstellen und Versand bleiben deine Entscheidung; Buchlio verschickt nichts automatisch.

Öffne den Bereich E-Mail, prüfe Empfänger, Absender, Betreff und Nachricht und bestätige den Versand. Bereits außerhalb von Buchlio versandte Rechnungen kannst du über das Kontextmenü als erledigt markieren.

Eine vollständige Zahlung erfasst du direkt am Beleg über „Vollständig bezahlt am“. Für Teilzahlungen, eine Finanzierung oder eine Anzahlung öffnest du „Teilzahlung oder Finanzierung erfassen“; im Dialog „Zahlungen“ speicherst du alle Einträge zusammen. Buchlio leitet daraus offen, teilbezahlt und bezahlt ab; ein Rechnungsdatum allein ist kein Zahlungsnachweis.

Wähle im Dialog „Zahlungen“ eine Finanzierung und trage Finanzierer, Kaufdatum, Anzahl der Raten und Gesamtrückzahlung laut Vertrag ein. Die Rechnung gilt ab dem Kaufdatum als bezahlt. Buchlio plant Fälligkeiten und Zinsanteile; jede Rate bestätigst du mit einem Klick, fällige Raten auch gesammelt. Als Ausgabe zählen nur die gezahlten Zinsen, die Tilgung verringert die Restschuld.

Der ursprüngliche Rechnungsbetrag bleibt erhalten. Für jede Zahlung bestätigst du den tatsächlich gezahlten EUR-Betrag; Buchlio schlägt dafür den EZB-Referenzkurs zum Zahlungstag vor. Weist die Rechnung deutsche Umsatzsteuer aus, auch bei Reverse Charge, braucht Buchlio deren EUR-Wert: von der Rechnung übernommen oder mit „BMF-Monatskurs verwenden“ aus dem Monatsdurchschnitt des Leistungsmonats. Eigene Rechnungen in Fremdwährung fragen den Wert vor dem Ausstellen ab.

Im Buchhaltungsprofil hinterlegst du neben dem Standard-Bankkonto weitere Zahlungskonten, etwa PayPal, jeweils mit eigenem DATEV-Konto. Beim Erfassen einer Zahlung wählst du unter „Bezahlt über“ das passende Konto; der DATEV-Buchungsstapel bucht die Zahlung dann darauf.

Wähle in der Inbox einen ganzen Ordner oder ein ZIP-Archiv mit bis zu 200 MB aus. Buchlio führt dich nacheinander durch die Belege; „Speichern & weiter“ übernimmt den aktuellen Beleg und öffnet den nächsten. Bereits vorhandene Dateien erkennt Buchlio als Dublette.

Der Bereich Fälligkeiten bündelt offene Eingangsrechnungen, die du bezahlen musst, und überfällige Ausgangsrechnungen. Bereits bestätigte Teilzahlungen werden vom offenen Betrag abgezogen.

Öffne eine überfällige Ausgangsrechnung in Fälligkeiten. Prüfe Empfänger, Absender, Vorlage, neue Frist und bei einer Mahnung die optionale Gebühr. Buchlio erzeugt den Mahnbeleg und hängt die ursprüngliche Rechnung an. Versendet wird erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung über ein ausgewähltes eigenes E-Mail-Konto.

Öffne Support in der App und wähle Fehler melden oder Funktion vorschlagen. Bei einem Fehler kannst du bereinigte Diagnose- und Geräteinformationen nach vorheriger Prüfung freiwillig beifügen. Zugangsdaten und Beleginhalte werden nicht automatisch angehängt.

Der Support-Bereich enthält Kurzanleitungen für die wichtigsten Abläufe. Bei Themen wie E-Mail-Servern oder App-Passwörtern kannst du zusätzlich diese Hilfe im Browser öffnen.

Buchlio arbeitet local-first im sichtbaren Arbeitsbereich. Einen Cloud-Vault verbindest du nur selbst. Originale bleiben unverändert, während fachliche Änderungen versionsbasiert zwischen deinen Geräten zusammengeführt werden.

Wähle unter Einstellungen › Speicher & Sync iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Nextcloud/WebDAV oder einen von dir synchronisierten Ordner. Beim ersten Verbinden entscheidest du, ob Buchlio einen vorhandenen Vault öffnet oder den aktuellen Arbeitsbereich übernimmt. Konflikte werden angezeigt und nicht still überschrieben.

Unter Einstellungen › Daten & Sicherung erzeugt „Sicherung erstellen“ eine ZIP-Datei mit App-Daten und Originalen an einem von dir gewählten Ort. Wiederherstellen zeigt zuerst eine Vorschau und legt vor der Übernahme eine Sicherheitskopie des aktuellen Stands an. Auch ohne Anmeldung kannst du auf dem Startbildschirm „Lokale Sicherung exportieren“ wählen. Bewahre wichtige Sicherungen zusätzlich an einem getrennten Ort auf.

Meldet Buchlio „Ein anderes Gerät nutzt ein neueres Buchlio-Format“, aktualisiere Buchlio auf diesem Gerät. Bis dahin übernimmt und lädt es nichts, Ansehen, Bearbeiten, Export und Sicherung bleiben aber möglich; nach dem Update läuft der Abgleich von selbst weiter. Meldet Buchlio eine andere Fassung eines Eintrags im Vault, bearbeite keine Dateien im Vault-Ordner und folge in der App der Anleitung „Sync angehalten: andere Fassung im Vault“ unter Support.

Ändert eine neue Version das Speicherformat, übernimmt Buchlio deine Daten beim ersten Öffnen automatisch. Vorher legt Buchlio eine Kopie der bisherigen Datenbank unter Sicherungen / Migrationen in deinem Arbeitsbereich an. Ältere Einträge im Vault werden beim Abgleich gelesen und übernommen, ohne die Dateien im Vault zu verändern.

Zum Öffnen deines Arbeitsbereichs brauchst du ein Buchlio-Konto. Nach einer Anmeldung öffnest du ihn bis zu sieben Tage ohne Internetverbindung. Ohne gültige Anmeldung bleibt „Lokale Sicherung exportieren“ erreichbar, damit du jederzeit an deine Daten kommst. „Abmelden“ entfernt Sitzung und Offline-Nachweis sofort von deinem Gerät.

Unter Einstellungen › E-Mail-Konten entfernst du ein Konto. Zugangsdaten und Prüfstand werden von diesem Gerät gelöscht; bereits bestätigte Belege bleiben erhalten. Die Freigabe beim Anbieter widerrufst du zusätzlich selbst: bei Google unter Verbindungen mit Drittanbieter-Apps, bei privaten Microsoft-Konten unter App-Berechtigungen. Ein App-Passwort löschst du im Sicherheitsbereich deines Mailkontos.

Unter Einstellungen › Speicher & Sync trennst du den Anbieter. Deine lokalen Daten bleiben erhalten, die Daten beim Anbieter ebenfalls; bei Dropbox widerruft Buchlio dabei zusätzlich die Freigabe. Brauchst du den Vault nicht mehr, löschst du ihn beim Anbieter: bei Google Drive liegt er in einem versteckten App-Bereich, den du in den Drive-Einstellungen unter „Apps verwalten“ bei Buchlio mit „Versteckte App-Daten löschen“ entfernst; bei Dropbox im App-Ordner von Buchlio; bei iCloud Drive, Nextcloud/WebDAV oder einem synchronisierten Ordner im gewählten Vault-Ordner. Den App-Zugriff widerrufst du bei Google unter Verbindungen mit Drittanbieter-Apps, bei Dropbox unter Verbundene Apps und bei Nextcloud, indem du das App-Passwort in den Sicherheitseinstellungen löschst.

Öffne unter Einstellungen › Konto & Abo „Konto im Browser öffnen“ und lösche das Konto im Kontoportal. Ein Website-Abo wird dabei sofort gekündigt; Apple- und Google-Abos kündigst du separat im jeweiligen Store. Die Kontolöschung löscht weder deinen lokalen Arbeitsbereich noch deinen Cloud-Vault.

Beachte vorher die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege. Deine Daten liegen im Arbeitsbereich, standardmäßig in Dokumente / Buchlio. Entferne zuerst E-Mail-Konten und Cloud-Verbindungen in der App und melde dich ab. Lösche danach den Arbeitsbereich-Ordner, den Vault bei deinem Cloud-Anbieter (siehe „Wie trenne ich meinen Cloud-Vault?“) und eigene Sicherungsdateien.